CÓMO SER UNA PERSONA EFECTIVA

Autor: Alberto Núñez Mendoza

Conceptos y Herramientas de Administración

26-02-2008

El presente es un extracto de los principales conceptos contenidos en el libro “Los Siete Hábitos de las Personas Altamente Efectivas”, escrito por el autor norteamericano Stephen Covey.

Actualmente es fácil encontrarnos personas que consideran que existe un aparente destino fatal en la vida, achacándolo todo a su mala fortuna, como causa principal de los problemas que enfrentan en su vida conyugal, familiar, sentimental o de trabajo. Algunos intentan resolverlos sólo con la ayuda de expertos terapeutas o haciendo uso de técnicas novedosas de desarrollo personal, olvidando que, muchas veces, para resolver un problema siempre es necesario, primero, llegar a su raíz.

Todas las personas nos encontramos inmersos, en un momento u otro, en una amplia variedad de preocupaciones como padres, hermanos, hijos, trabajadores, etc., en relación a aspectos de salud, bienestar, deuda externa, etc.. Mientras que las personas proactivas utilizan su tiempo y energía en actuar dentro de sus zonas de influencia, esto es, en aquellos aspectos de su vida donde tiene cierto control, las personas reactivas solo tienen como su principal foco de atención su zona de preocupaciones, donde el individuo no tiene ningún control sobre los elementos, provocándole actitudes negativas que se reflejan en acusar a los demás de sus problemas o a todo tipo de situación externa.

Covey identifica dos grandes periodos en el desarrollo de la humanidad:  
El primero basado en lo que él llama "la ética del carácter", donde conceptos tales como honestidad, humildad, justicia, paciencia y laboriosidad tuvieron una importancia radical como principios básicos para guiar a las personas hacia la felicidad.
El segundo periodo, que caracteriza a la sociedad actual, está basado en la llamada "ética de la personalidad", donde aspectos tales como las actitudes, aptitudes y formas de comportamiento deseables pueden ser adquiridos como nuevas habilidades a través de la práctica y durante períodos de aprendizaje relativamente cortos.
Para el autor, los siete principios presentados en su obra, deben interpretarse como hábitos basados en la modificación de paradigmas y principios que al interrelacionarse entre si, ayudan a las personas a generar la felicidad y el éxito.

Pero, ¿qué es un Paradigma?

El término debe entenderse como sinónimo de modelo, creencia personal o marco de referencia bajo el cual los individuos visualizamos el mundo. Nuestros paradigmas representan la forma en la que entendemos, percibimos e interpretamos el mundo en que vivimos. Son como una especie de "mapas mentales" que cada individuo lleva consigo y utiliza al enfrentarse a las distintas situaciones que se le van presentando en la vida.

Bajo el razonamiento anterior, nuestros problemas no pueden resolverse simplemente cambiando nuestra actitud y conductas, sino sólo cambiando nuestros "mapas mentales" o paradigmas, convencidos de que, desde un inicio, contábamos con el "mapa erróneo" de la situación.

En nuestros "mapas", el territorio se ilumina por una serie de "faros" que simbolizan los principios humanos fundamentales como la igualdad, honestidad, integridad, dignidad humana, vocación de servicio, calidad y excelencia, los cuales nos ayudan a encontrar una "realidad objetiva". A diferencia de lo que solo obtenemos a través del aprendizaje de prácticas, estos principios son profundos, universales, permanentes y evidentes.

Proceso de Cambio y Crecimiento personal

Muchas veces la forma en la que vemos el problema es el principal obstáculo que enfrentamos al tratar de resolverlo, por ello, siempre es recomendable revisar nuestros paradigmas, carácter y motivos para ser capaces de vernos a nosotros mismos desde una nueva perspectiva, desde dentro hacia fuera, para poder arribar a nuevos niveles de pensamiento.

Adicionalmente debemos convencernos que para lograr lo que deseamos siempre es necesario pasar por todas y cada una de las etapas de los procesos de crecimiento y desarrollo de la persona, reconociendo que no existen atajos a través de los cuales podamos evitar transitar por cada una de ellas.

Lo anterior podemos aplicarlo a aquellas empresas que tratan de elevar sus niveles de calidad con simples actos de autoridad y deseos de cambio de la Dirección. No es suficiente que propietarios y directivos lancen discursos encendidos a los empleados buscando mejorar el desempeño, o promover cursos avanzados sobre cómo atender y sonreírle mejor a los clientes o utilizar esporádicamente servicios de asesoría externa, cuando se está ignorando al mismo tiempo, de manera consciente o no, el clima de desconfianza y baja moral que se produce al utilizar técnicas que la mayoría del personal considera manipuladoras. Las situaciones negativas en las organizaciones únicamente pueden cambiarse cuando el personal percibe la existencia de un ambiente de confianza y honestidad.

Covey esquematiza sus siete hábitos alineándolos a lo largo de un continuo, donde, en un extremo localiza un estado de dependencia de la persona, mientras en el opuesto, ubica a la interdependencia, pasando por un punto medio, donde se encuentra la independencia. Bajo este contexto, la dependencia representa un estado de seguridad del individuo porque " tú me cuidas"; mientras que la independencia simboliza un sentimiento de seguridad en que "yo puedo hacerlo"; y la interdependencia, el paradigma del individuo que está seguro porque "juntos podremos hacerlo".

Los hábitos 1,2, y 3 hablan de la lucha que los individuos deben librar para lograr su independencia o victoria sobre uno mismo (el yo puedo hacerlo), mientras que los hábitos 4, 5 y 6 representan el logro de la interdependencia o la victoria junto con los demás, realizando mejores trabajos en grupo y desarrollando de mejor manera las habilidades de comunicación y cooperación. Finalmente, el hábito siete simboliza el estado que ayuda al individuo a lograr un balance en todas las dimensiones de su vida a través de la renovación continua.

Estos hábitos están basados en el paradigma de que solo se puede alcanzar la efectividad personal de manera armónica con las leyes naturales, donde:
E= P/CP

Significando que el Equilibrio personal (E) se logra a través de la óptima relación entre lo que se debe producir (P) y la capacidad con la que contamos para producirlo (CP).

La función anterior puede ejemplificarse con la tan conocida fábula de "El Ganso de los huevos de Oro", cuya moraleja nos recuerda que muchas veces nos concentramos en lo que debemos producir (los huevos de oro) mientras olvidamos a quién lo produce (el ganso) y terminamos por destruirlo. Este principio también podemos aplicarlo a las empresas en relación a sus clientes cuando recomendamos a los supervisores "tratar a los subordinados como deseamos que ellos traten a los clientes".


HÁBITOS PARA LOGRAR LA EFECTIVIDAD

Hábito 1.- Ser Proactivo.

Covey nos dice que las teorías clásicas del comportamiento que tratan de explicar la naturaleza del hombre pueden agruparse en tres grandes campos:

a) El Determinismo Genético.- en el que se establece que nuestros padres y abuelos son los causantes de todo lo que somos y lo que nos pasa (soy así porque mi abuelo era así, ¡me viene de sangre!).
b) Determinismo Psíquico.- el cual sugiere que el origen de nuestros problemas es la manera en que fuimos criados por nuestros padres durante la infancia.
c) Determinismo Ambiental.- donde nuestros problemas tienen su origen en las personas que nos rodean y que siempre han tratado de sacar provecho de nosotros.

El autor concluye diciendo que aunque las anteriores concepciones tuvieran cierto grado de verdad, dentro de cualquier proceso de estímulo - respuesta, siempre existirá una zona de libre albedrío o de "libertad de elegir", donde los individuos tienen la capacidad de tomar nuevas iniciativas y responsabilizarse de su propio destino. Cuando permitimos que las fuerza externas nos controlen, nos convertimos simplemente en sujetos reactivos.

Si la visión que tenemos de nosotros mismo no fuera más que un simple reflejo del espejo de la sociedad -con sus paradigmas, opiniones y percepciones- lo más probable es que lo que veríamos sería una imagen distorsionada de nosotros mismos y de nuestra realidad, debido a que la mayoría de esas opiniones, por lo regular, están basadas en opiniones más proyectivas que reflexivas (caray, es tan fácil que... ¡hasta tú podrías hacerlo!).

Hábito 2.- Ten siempre en mente el resultado que esperas obtener.

Es importante contar en todo momento con una fotografía o paradigma de lo que quisiéramos ver al final de nuestro trabajo o proyecto que nos hemos echamos a cuestas, convencidos de que las cosas en la vida pueden disfrutarse dos veces, una, cuando las visualizamos en nuestra mente, y otra, cuando las hacemos realidad. La visualización es una característica fundamental de los líderes, actuando siempre antes que los administradores (la visión siempre antecede a la gestión).

Hábito 3.- Coloca siempre lo más Importante al Principio.

Este hábito se basa en los escritos de Alvin Tofler (La Tercera Ola), donde se menciona que cada generación va dejando a la siguiente los cimientos necesarios para lograr mayores avances.

El reto de las personas en la sociedad moderna no se encuentra ya solamente en administrar su tiempo de la mejor manera para realizar lo que se propone, sino, más bien, en saber administrarse a uno mismo y dejar de enfocarse solamente en las cosas y el tiempo. El reto consiste, más bien, en mantener el equilibrio entre lo que se produce y lo que permite producirlo (P / CP) y mejorarlo día a día.

Este concepto se entiende de mejor manera al imaginar una "Matriz de Administración del Tiempo" con dos ejes donde se definen los niveles de urgencia e importancia de las cosas. Los individuos utilizan su tiempo de cuatro maneras diferentes - cada una de ellas ocupando un cuadrante de la matriz- dependiendo del grado de urgencia e importancia que le asigna a cada cosa que debe realizar.

En el cuadrante I se encontrarán las cosas importantes, pero no urgentes, que tienen que ver con los resultados que se esperan obtener en el futuro y que contribuyen a desarrollar los conceptos estratégicos de la empresa o institución como son la Misión, valores y metas prioritarias (como elaborar el plan estratégico de la empresa para los próximos 5 años o diseñar una nueva estrategia de ventas para el próximo año). En el cuadrante II encontraremos las cosas que son importantes y urgentes a la vez, cosas que, por lo regular, presionan, ocasionan crisis y fatigan a las personas (situaciones en las que ¡urge enviar el reporte de operaciones a las oficinas centrales el día de hoy, ya que debería haber salido ayer!, o ¡urge pagar la hipoteca del edificio el día de hoy para que no carguen intereses moratorios a partir de mañana!). A continuación, en el cuadrante III, estarán las cosas que ni son importantes ni urgentes, en las que acostumbran refugiarse las personas que se sienten agobiadas realizando trabajos del cuadrante II como un lugar de relajación y descanso. (como inventar cualquier excusa para acudir a la oficina del jefe a criticar sin razón a otros compañeros de trabajo, o colocar montañas de papeles sobre el escritorio para simular que se tiene mucho trabajo). Finalmente, en el cuadrante IV encontraremos las cosas que aunque son urgentes, no son importantes pero requieren de nuestra atención inmediata por estar presentes y visibles (como el contestar el teléfono en medio de una entrevista de ventas o interrumpir al propietario quien debe firmar todos los documentos que emite la empresa por falta de políticas de delegación).

	URGENCIA
IMPORTANCIA	I	II
	III	IV

Es un hecho que la mayoría de personas tratan de pasar la mayor parte de su tiempo en las cosas importantes pero no urgentes (Cuadrante I), pero en la realidad, sólo dedican una fracción mínima de su tiempo a esa zona, enfrascados en realizar las actividades de los otros cuadrantes. La gente efectiva para tener una visión integral de las cosas trabaja en las cosas importantes antes que lleguen a ser urgentes, manteniendo el equilibrio, la disciplina y control. Centrarse en las actividades del cuadrante I no es fácil, ya que implica que la persona tenga altos niveles de asertividad (saber decir no en ocasiones, aún al mismo jefe, en base a prioridades perfectamente definidas y cuando la situación lo amerite).

Hábito 4.- Pensar en Ganar / Ganar

Yo gano - tú ganas no solo es considerada como una técnica de negociación, sino también como una filosofía integral de vida (holística) sobre las interacciones humanas. Esta filosofía está basada en el paradigma de que existen suficientes oportunidades para todos, donde el éxito de una persona no significa necesariamente el fracaso de otra.

Hábito 5.- Entiende Primero a los Demás

Esta aseveración implica un cambio de paradigma severo para la mayoría de las personas ya que, por lo regular, somos educados en base a lo contrario. Definitivamente no hemos sido educados para escuchar y entender a los demás, más bien, estamos tan llenos de autoconcepciones sobre lo que está bien hecho y lo que debemos hacer, que nuestras conversaciones se convierten en simples monólogos, sin querer enterarnos de lo que realmente opinan y les sucede a los demás.

Es necesario desarrollar nuestra habilidad de escuchar con empatía (recorriendo el mismo camino en los zapatos del otro), sin que esto signifique que siempre debemos estar de acuerdo en todo con los demás, sino simplemente que primero tratemos de entender lo que se nos trata de comunicar antes de emitir nuestra opinión.

Hábito 6.- Haz un uso Extensivo de la Sinergia

La Sinergia es la esencia del liderazgo y está basada en los principios anteriormente mencionados, los cuales catalizan, unifican y desbordan el potencial de las personas. Si tratamos de definir el término de manera sencilla, diríamos que la sinergia representa una función donde 1+1>2. Es decir, es una función que representa la relación que existe entre cada una de las partes con el todo, donde el resultado total siempre será mayor a la suma de las partes (si nuestra experiencia empresarial no ha sido en el área de comercialización, es más rentable contratar a un experto en el campo que esperar a hacernos expertos nosotros en el área para que el departamento empiece a funcionar. Adicionalmente, no debemos esperar que el experto necesariamente piense igual que nosotros).

La principal característica de la sinergia es que valora las diferencias de las partes (sus fuerzas y debilidades), las respeta, construyendo sobre las fuerzas y equilibrando las debilidades.

Hábito 7.- Afilar el Hacha de tiempo en tiempo.

Bajo este hábito se reconoce la necesidad de que las personas participen en procesos continuos de capacitación y desarrollo dentro de varios campos, enfocándose en desarrollar nuevos talentos y acrecentar su potencialidad para hacer lo que se pensó sería imposible.

En este hábito se resalta la importancia de darle un mantenimiento continuo a nuestras habilidades, fortaleciendo y preservando nuestra capacidad de generación de trabajo y buscando renovarnos continuamente en las cuatro dimensiones en las que descansa nuestra naturaleza humana: física, espiritual, mental y socio/ emocional.
 

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Alberto Núñez Mendoza

Licenciado en administración de empresas por la Universidad Nacional Autónoma de México, Maestro en Administración por la University of Colorado y Especialista en Administración Internacional del Programa OEA-IMCE . En la actualidad es autor de artículos y director de Administración en Red, empresa dedicada a brindar servicios de consultoría a micro y pequeñas empresas en la zona norte de México y sur de los estados Unidos, Centroamérica y Grecia. Durante su trayectoria de más de 22 años ha sido profesor en programas a nivel licenciatura y maestría en diferentes escuelas de administración como: la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Universidad Intercontinental (UIC), Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) sedes Ciudad Juárez y Cd.de México, Universidad de San Pedro Sula (USPS) y Universidad Tecnológica de Honduras. 

México. www.degerencia.com