EVALUACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: UNA VISIÓN INTEGRAL SOBRE LAS ÁREAS QUE DETERMINAN EL ÉXITO O FRACASO DE LOS MISMOS

Autor: Luis Fernando Sanchez Maldonado

Mejores prácticas

26-02-2008

Evaluación y gestión de proyectos: En el desarrollo de las actividades productivas de las organizaciones, cada vez es mas frecuente la estructuración de proyectos como alternativa para desarrollar productos y servicios que generen valor a las mismas y a sus accionistas. La correcta definición y gestión de los mismos determina el éxito o fracaso en el logro de los objetivos propuestos y por ende la generación o destrucción de riqueza para las empresas que los emprenden. La formulación y gestión adecuada de un proyecto, requiere conocer los aspectos relacionados con la formulación adecuada, las áreas y herramientas disponibles para su administración y los aspectos del entorno que determinan los resultados obtenidos en la ejecución del mismo. La correcta formulación, definición del alcance, vinculación del personal requerido, así como la ejecución de actividades de planeación, control y cierre, inciden en los beneficios que salen de la ejecución de un proyecto. ¿Qué características definen un proyecto? ¿Que actividades se ejecutan durante su realización? ¿Como se agrupan estas actividades en el ciclo de vida del mismo? ¿Que áreas están involucradas en el conocimiento necesario para entender integralmente un proyecto?. Estos interrogantes se abordan a continuación.

Contexto del proyecto

Definición de proyecto. Son varios los intentos realizados para definir un proyecto, sin embargo la mayoría de autores coinciden en algunas características comunes involucradas en su definición. Los proyectos son desarrollados por personas, tienen carácter temporal es decir, no son actividades repetitivas sin una terminación. Su realización involucra la utilización de recursos limitados, requieren de una planeación, ejecución y un control. De esta manera el proyecto un esfuerzo temporal de recursos limitados para crear un producto o servicio único.

Un proyecto es temporal. El carácter temporal significa que los proyectos tienen un inicio y finalización determinado. Los proyectos inician en un momento determinado involucrado recursos y finalizan cuando se alcanzan los objetivos o cuando por la dinámica del mismo y luego de una evaluación del plan frente a los resultados obtenidos se determina que es más conveniente finalizarlo antes de lo previsto.

Un proyecto es único. El carácter único significa que los resultados obtenidos del proyecto, el producto final o el servicio prestado luego de finalización del mismo, no se ha realizado anteriormente. La realización de un proyecto involucra personas, condiciones del medio ambiente organizacional, recursos físicos entre otros que son difícilmente repetibles con las mismas características en otro proyecto. Estas condiciones individuales lo hacen único.

Estructuración de un proyecto. Como dijimos anteriormente los proyectos involucran la utilización de recursos y su organización para producir los resultados esperados. Esto significa la estructuración detallada de las actividades necesarias, el orden en que deben desarrollarse y los demás recursos y esfuerzos necesarios en cada una de ellas.

La formulación de un proyecto involucra entonces, la identificación de un necesidad, o un problema que al solucionarlo representa beneficios para quienes se ven directamente afectados. La motivación por corregir el problema o suplir la necesidad trae como consecuencia una serie de ideas y soluciones que originan el nacimiento de un proyecto.

La estructuración de un proyecto implica entonces, la valoración de estas de estas ideas, la definición de los beneficios derivados, consecuencias e implicaciones de su implementación. De esta manera, estructurar un proyecto alrededor de estas ideas conlleva la determinación de los objetivos a alcanzar y los indicadores que van a permitir evaluar el logro de estos objetivos.

De la misma manera, esos objetivos se lograran a través de la realización de actividades específicas, la vinculación de las personas necesarias y la definición de los conocimientos involucrados dependiendo de la naturaleza del problema a resolver.

Es importante en la estructuración del proyecto, identificar aquellas personas que se verán afectadas positiva y negativamente con la materialización de la idea, el tiempo requeridos para llevarla a cabo, la forma de involucrar, implantar y difundir el producto o servicio resultante del proyecto. Por esta razón la formulación y estructuración de un proyecto requiere de una visión integral y diferentes puntos de vista para identificar los aspectos anteriormente mencionados.

El registro de la información obtenida y el análisis realizado son fundamentales para profundizar posteriormente en el detalle del proyecto y de esta manera definir los objetivos, expectativas y la forma en que la estructura del proyecto cubrirá las aspectos identificados y documentados que determinan la implantación de la idea propuesta.

Factores que afectan el proyecto

El mercado afecta el desarrollo del proyecto. Existen un sin numero de factores que determinan la transformación de ideas en proyectos, y a partir de ahí la realización exitosa del mismo. Algunos proyectos se enmarcan en entornos caracterizados por el dinamismo del mercado, en los cuales los resultados del proyecto están ligados a las ofertas que se hacen a los clientes que participan en dicho mercado. Por lo que los cambios que sucedan producto de los cambios en las necesidades de los clientes se traducen en cambios al interior del proyecto.

La cultura determina Factores que afectan al proyecto. Los proyectos se desarrollan al interior de las organizaciones. En ellos participan personas que presentan comportamientos influenciados por el estilo y las costumbres de dichas organizaciones. Por consiguiente, los resultados y la dinámica del proyecto esta constantemente afectada por la cultura organizacional. Las decisiones tomadas alrededor del mismo pueden ser vistas de diversas formas para los miembros de la organización y dependiendo de ello, asumirán posiciones contributivas, detractoras o imparciales sobre el proyecto o sobre sus miembros.

La resistencia al cambio afecta al proyecto. Por otra parte, quienes utilizaran el producto o servicios, resultado de la implantación del proyecto, afectan la realización del mismo. En este sentido, la resistencia al cambio generado por la sensación que produce salir de la zonas de seguridad a la que nos acostumbramos con una determinada forma de hacer las cosas, se convierte en uno de los aspectos que no se deben descuidar cuan do se piensa en administración de proyecto.

Los factores que afectan dependen de la fase en que se encuentre. Los aspectos que afectan el proyecto se presentan típicamente en determinadas fases o momentos en que se encuentra. Así por ejemplo el desgaste de las relaciones entre los involucrados en un proyecto cuando se presentan diferencias o conflictos, generados por la dinámica del proyecto, o las percepciones diferentes sobre un mismo tema, son comunes y determinantes para el resultado esperado. En muchos casos se presenta al enfocar las energías, en las personas que influencian el problema, mas que en el problema en si mismo.

Los cambios de rumbo drásticos perjudican al proyecto. Los cambios de rumbo, frecuentes en algunos proyectos y ocasionados por la reacción ante un cambio del mercado o del entorno del proyecto, afectan negativamente el mismo, al no permitir la culminación de tareas o finalización de entregables esperados en una determinada fase del proyecto. Esto lleva frustraciones a los involucrados, al no suplir sus necesidades de realización y no ver concretado su esfuerzo en productos concretos o entregables tangibles.

Las emociones de la gente influencian el proyecto. Los proyectos son desarrollados por personas. Esto quiere decir que esta influenciado por aspectos subjetivos asociados a la naturaleza de los individuos que trabajan en el. Factores como el compromiso de sus miembros, la afinidad con las actividades que el equipo desarrolla, el grado de empatia y en general la emoción que se genera alrededor del proyecto, se convierten en el combustible que hace que los resultados esperados, se logren a pesar de los inconvenientes.

El proyecto es afectado por la situación que atraviesan las empresas participantes en el mismo. En algunos casos la realización del proyecto involucra a mas de una organización, una de ellas actúa como cliente o consumidor del servicio y la otra como proveedora de parte de los insumos para el proyecto. En este sentido, la situación o “momentum” corporativo que vive el proveedor puede afectar positiva o negativamente un proyecto. Así por ejemplo si la situación financiera del proveedor esta atravesando situaciones difíciles, esto puede traducirse en reducción de los recursos financieros asignados al proyecto, con un efecto domino en las personas y otras del mismo.

La curva de aprendizaje de temas requeridos para la obtención de los objetivos propuestos, afectan el proyecto. Algunos proyectos involucran la utilización de nuevas tecnologías, en ellos el grado de incertidumbre sobre su capacidad, sumado a la curva de aprendizaje necesaria para obtener un dominio sobre los beneficios y limitaciones reales de las nuevas tecnologías, frecuentemente constituyen factores que consumen mayores recursos como tiempo y costo.

Cuando la curva de aprendizaje se ha cubierto y se ha reducido el nivel de incertidumbre sobre la nueva tecnología, se afectan las expectativas al conocerse si todas las cosas previstas son soportadas o no o si deben buscarse caminos adicionales que permitan evitar las limitaciones encontradas en su uso.

Los afectados por los resultados del proyecto, pueden influir negativamente en el mismo. En algunas ocasiones los resultados del proyecto afectaran a personas, ya sea porque su forma de trabajo se modificara o porque sus actividades serán automatizadas y por ende no será necesaria su presencia para la compañía. Mas aun algunos proyectos incluyen a estas personas como proveedores de información de procesos o miembros del equipo de proyecto.

Es de esperase que se presente oposición frente a la implementación del proyecto, que se traduzca en obstáculos para la finalización del mismo. Los proyectos de outsourcing de procesos son un buen ejemplo de estas situaciones. En donde se entrega un determinado proceso a un tercero lo cual generara despidos al interior de la compañía que implementara el proyecto.

Áreas de conocimiento en administración de proyectos

Capital humano, tiempo, alcance, costo. Desde el punto de vista sistémico, un proyecto empresa una serie de recursos que son procesados para producir una salidas. La optimización de estos recursos se convierte en la meta para facilitar los resultados esperados. Como ya lo hemos mencionado antes, los recursos involucrados incluye a las personas, el tiempo disponible para realizarlo, presupuesto, conocimiento necesario. Estas son áreas que requieren un conocimiento específico y una forma adecuada de administrarse en un proyecto.

Calidad. Adicionalmente la combinación de estos recursos dará como resultados unos entregables que pueden ser productos o servicios con niveles de calidad esperados por el cliente o por los usuarios finales. La calidad es entonces otra área a administrar en el desarrollo del proyecto.

Alrededor del proyecto se genera información que es de interés para todos los involucrados con el mismo. Cada uno de ellos requiere información sobre el avance, o información para tomar decisiones sobre temas que afectan el proyecto.

Comunicaciones. Por otra parte, en ocasiones se necesita involucrar ciertos niveles de la organización para facilitar su desarrollo. Por esta razón, el proyecto requiere de una administración adecuada de la información que se genera en su interior y de la forma de comunicarlo a los interesados. Es muy frecuente que el manejo inadecuado de las comunicaciones de un proyecto se convierta en la causa de fracaso del mismo. Las personas involucradas que no reciben información sobre el avance o los beneficios que se obtienen en su desarrollo, no perciben como las expectativas que tienen sobre el resultado, se van obteniendo con el paso del tiempo. Eso genera desinterés y baja la importancia que tiene el proyecto para la organización.

Abastecimiento. El proyecto requiere también de insumos al inicio y durante su ejecución. La forma de garantizar que estos recursos se vinculan en el momento adecuado y con las características requeridas, son áreas que requieren la atención de la gerencia del proyecto para su correcta administración y evitar así, sobre costos o pérdidas de tiempo por la falta de un recurso oportunamente.

Integración. La iniciación e integración de los proyectos es otro tema que requiere administración. La definición de lo que se necesita para iniciar, las personas que deben participar, la forma de organizar el trabajo, entre otros, son aspectos que determinan el éxito o fracaso del proyecto.

Riesgos. Existe la posibilidad de que las cosas no salgan bien. En otras palabras, durante la realización del proyecto aparecen sucesos que amenazan la finalización del mismo. Esto sugiere una administración del riesgo asociado a los factores que afectan al proyecto y que permitan anticipar las medidas necesarias para minimizar el impacto negativo que puedan tener sobre los resultados esperados.

Fases y ciclo de vida

Las actividades a desarrollar para administrar un proyecto se circunscriben en fases normalmente. Normalmente el desarrollo del proyecto involucra la generación de entregables claves, que determinan claramente un avance en el proyecto total. Los puntos en los que se culminan estos entregables determinan la culminación de una fase y la iniciación de otra. Generalmente a la iniciación de una nueva fase, precede una evaluación de la calidad de los entregables los tiempos involucrados y la corrección de los errores encontrados.

En proyectos de tecnología por ejemplo, las fases están determinadas por los entregables que contienen la definición de los requerimientos de la solución, el diseño de la solución para soportar estos requerimientos, la implementación del diseño, las pruebas para verificar la solución y la puesta en marcha y adopción de la misma.

En el ciclo de vida tradicional la finalización de las fases del proyecto y por consiguiente de la finalización de los entregables asociados a cada una de léalas, garantizan el avance del proyecto hasta su culminación.

En el ciclo de vida en espiral incremental, la definición de requerimientos, diseño, implementación, pruebas y puesta en marca de soluciones, se desarrolla varias veces durante todo el proyecto. La realización de estas cuatro fases se conoce como una iteración, por lo que se itera varias veces hasta la finalización del proyecto.

Iteraciones para avanzar en la realización del proyecto. Las iteraciones iniciales están más centradas en la definición y formulación del proyecto. Las iteraciones intermedias están mas centradas en el diseñó y construcción y las iteraciones finales están centradas en la construcción y puesta en marcha de la solución.

Invitación al lector

La realización y administración de proyectos requiere una visión integral que vincule los factores que determinan el éxito o fracaso del mimo. Todos y cada uno de los temas descritos en el presente documentos incluyen metodologías y herramientas específicas que facilitan su ejecución práctica. En este punto surgen algunos interrogantes cuya respuesta complementa la información explicada en este documento: ¿Que herramientas están disponibles para la administración del tiempo? ¿Del alcance, Riegos y demás áreas a administrar en sus proyectos? ¿De que manera puede abordar la estructuración y realización sus proyectos?

Referencias

SMITH Howard, FINGAR Peter, Business Process Management: the third wave. The breakthrough that redefines competitive advantage for the next fifty years, Megahan-Kiffer Press, 2003,Tampa, Florida, USA

HELDMAN Kim, PMP: Project Management Professional Study Guide, Sybex, 2002, , Unites States of America.

Project Management Institute, http://www.pmi.org, 2004, , Unites States of America.

BURLTON, Roger T. Business Process Management: Profiting from process, Sams. Publishing, 2001, Unites States of America.
 

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Luis Fernando Sanchez Maldonado

Luis Fernando Sanchez Maldonado Ingeniero de Sistemas egresado de la Universidad Distrital en Colombia ,realizo estudios de postgrado en Gerencia Estratégica en la Universidad de la Sabana en el mismo país. Adelanta estudios de postgrado en Desarrollo de Software para Redes en la Universidad de los Andes en Colombia. Se graduó como (MBA) Magíster en Administración de Empresas en la Universidad Externado de Colombia. Ha liderado varios proyectos de comercio electrónico e ebusiness, implementación de servicios de pago electrónico y automatización de procesos de negocio para varias empresas en Colombia. Actualmente trabaja como consultor de la compañía BPM Global Solutions S.A especializada en mejoramiento de procesos de negocio bajo el concepto BPM (Business Process Management); de la cual es socio fundador.  Colombia www.degerencia.com