¿En qué consiste y cuál es su finalidad?
En este trabajo se presentan los resultados de una investigación
exhaustiva, cuya finalidad es resaltar la gran relevancia que a nuestro
juicio tiene el subsistema de aplicación de recursos humanos en lo
referente al “Diseño de los Puestos de Trabajo”, ya que entendemos que
éste representa una fuerza motora importante en el desarrollo productivo
de las organizaciones en sentido general.
INTRODUCCIÓN
En estos tiempos, se escucha con frecuencia frases como: “gran parte de
la competitividad de la empresa reside en el bienestar del empleado”;
“administrar con las personas, en lugar de administrar personas”; pero
más allá de ser frases trilladas, la experiencia ha demostrado que una
buena parte del éxito del empleado en el desempeño de su trabajo viene
dado por su grado de adaptación al puesto y al entorno.
Es por eso que las organizaciones avanzadas buscan equilibrar la
armonía del trabajador con la competitividad de la empresa, por lo que,
encontrar un acoplamiento óptimo entre empleado y puesto de trabajo es
un objetivo que debe ser establecido desde el principio.
Fernández, (2004): “Para que los profesionales estén motivados y
trabajen a pleno rendimiento, uno de los requisitos es que se encuentren
cómodos, en el sentido más amplio de la palabra, en su puesto de
trabajo. Además, la motivación y muy especialmente su antónimo, la
desmotivación, son sentimientos que se irradian, contribuyendo a forjar
un determinado clima laboral que repercute exponencialmente en la
productividad de toda la organización”.
Por lo tanto, la adaptación del puesto de trabajo no responde a fórmulas mágicas sino que es el resultado de la confluencia de multitud de factores que tienen que ver con un buen diseño, análisis y descripción de puestos.
Raventos, (2004): “El mejor diagnóstico es aquel que responda al diseño óptimo de cada plaza ocupacional, analizada individualmente, y que permita al conjunto de la organización alcanzar la armonía y el máximo rendimiento”.
Efectivamente, las nuevas teorías de gestión han demostrado la ineficacia de las ideas tradicionales que el mundo de la empresa tenía equivocadamente asumidas. La productividad ya no es sinónimo de tiempo que se pasa en el puesto de trabajo, ahora, la tendencia mayoritaria sitúa a la persona por delante de la organización y, por ello, que el trabajador desempeñe su labor óptimamente y, en este afán, la simbiosis entre persona y puesto clave.
BASE CONCEPTUAL
Actualmente, el concepto de puesto o cargo también se ha visto afectado por la globalización y las exigencias del mundo moderno. Esto quiere decir que, no son estables, estáticos ni definitivos; todo lo contrario, están en constante cambio para poder adaptarse a las permanentes transformaciones tecnológicas, económicas, sociales, culturales y legales.
Chruden y Sherman citado por Chiavenato (1992) definen un cargo como: “una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización.
Bryan Livy citado por Chiavenato (1992) define un cargo como: “la
reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona
que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el
organigrama”.
Chiavenato (1999), utilizando el termino cargo como equivalente de
puesto lo define: “un cargo constituye una unidad de la organización y
consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los
demás cargos. La posición del cargo en el organigrama define su nivel
jerárquico, la subordinación, los subordinados y el departamento o
división donde está situado”.
De todas estas definiciones, si bien Chiavenato sintetiza en uno el
concepto de cargo citado por los otros autores, se evidencia un enfoque
todavía tradicional jerárquico, sin embargo otros autores como Mondy y
Noe (1997), utilizan un enfoque más transversal y lo presentan como
parte de un proceso.
Así, Mondy y Noe (1997) lo definen: “un puesto de trabajo es la esencia
misma del grado de productividad de una organización, por tanto,
consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una
organización pueda alcanzar sus objetivos”.
En consecuencia y como se pudo apreciar, existen dos enfoques respecto
del concepto de puesto o cargo de trabajo, del cual se tomará el
propuesto por Mondy y Noe como base conceptual para el presente trabajo.
DISEÑO DE PUESTOS
Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos,
cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeación efectiva
de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los
puestos. Para ello, los directivos de hoy en día debieran invertir más
de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseño de
puestos claves en la empresa.
Muy pocas empresas tienen presente que también el puesto de trabajo
requiere diseño y una perfilación viable para la persona que lo detenta.
Un diseño del puesto de trabajo erróneo es fuente principal de
desmotivación, insatisfacción y baja productividad de los recursos
humanos (Malik, 2000).
Es así que Mondy, (1997) señala: “el diseño de puestos consiste en
determinar las actividades específicas que se deben desarrollar, los
métodos utilizados para desarrollarlas, y cómo se relaciona el puesto
con los demás trabajos en la organización”.
Chiavenato, (1999): “el diseño del cargo es la especificación del
contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás
cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales y
personales del ocupante del cargo”.
Como se puede apreciar estas definiciones se relacionan en contenido,
pero se hallan algo pobres. A continuación, mencionaremos a otros
autores que tratan el tema desde una óptica algo más amplia.
Gómez-Mejía (2000), describe el diseño de puestos como: “proceso de
organización del trabajo a través de las tareas necesarias para
desempeñar un cargo específico”.
Fernández (2001) opina: “el diseño de puestos de trabajo es el
procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información
relativa a un puesto de trabajo”.
Así mismo, Chiavenato en su libro Gestión del Talento agrega: “el diseño
de los cargos es el proceso de organización del trabajo a través de las
tareas necesarias para desempeñar un cargo específico. Incluye el
contenido del cargo, las calificaciones del ocupante y las recompensas
de cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la
organización”.
Analizando el conjunto de concepciones aquí citadas, sacamos como
conclusión que, el Diseño de Puestos de Trabajo es un proceso de
organización del trabajo que tiene como objetivo estructurar los
elementos, deberes y tareas de los puestos de una organización,
atendiendo el contenido, requisitos, responsabilidades, condiciones,
calificaciones y recompensas de los ocupantes, para lograr que el
desempeño de los puestos ocupe un lugar en la oferta de valor que se
desea brindar al cliente.
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Frecuentemente, se escucha a los empresarios decir que su manual de
descripción de puestos no les ha aportado nada. Otros peor aún, que no
se necesita el manual de puestos ya que los trabajadores saben con
exactitud lo que deben hacer. De cualquier forma, todos concluyen con el
mismo resultado, es decir, su manual de descripción de puestos no es
importante, ni necesario.
No obstante, como se ha ido describiendo a lo largo del presente
trabajo, el acontecer de la vida productiva que presentan y reflejan las
empresas en la actualidad, teniendo en consideración los cambios que
tanto a nivel macro como en su entorno individual se presentan, nos
indica que se presenta un cambio organizacional inevitable, de donde
podemos destacar, que para que las empresas logren continuar e
incrementar su nivel de ventas, rentabilidad y productividad, que les
traería como resultado una consolidación en el mercado y mayor
aceptación por sus clientes, es indispensable contar con personal de muy
alta calidad y con un elevado grado de compromiso con la empresa; es
decir, se debe contar con la persona ideal para cada puesto de trabajo,
que cumpla con el perfil y los requerimientos necesarios tal como lo
indica el análisis de puestos.
Ya lo decía Fuertes y Pereda citado por García (2001): “Un buen análisis
y descripción de puestos ha de recoger toda la información relativa a
los puestos de la organización: el espacio físico, ambiente o entorno de
trabajo, herramientas a utilizar, funciones y tareas del puesto,
responsabilidades, conocimientos etc.; es decir, todo lo que
directamente o indirectamente influye o puede influir en el correcto
desempeño de un puesto de trabajo”.
Por lo tanto, el análisis y descripción de puestos de trabajo “es un
proceso que consiste en determinar mediante un riguroso estudio los
elementos o características inherentes a cada puesto”. (Harper y Lynch,
1992).
Pero el análisis y descripción de puestos como su nombre lo indica, está
conformado por dos términos: por un lado, el análisis de puestos y por
otro, la descripción de puestos. Algunos autores como Cuesta (2005),
fusionan ambos términos; pero la mayoría de la literatura consultada
trata los términos por separado para de esta forma definirlos
minuciosamente. Por consiguiente, existen dos puntos de vista.
Autores como Chiavenato (1999), opinan que la descripción de puestos es
el punto de partida para el análisis de los mismos y la determinación de
las especificaciones de los puestos. Otros como Mondy y Noe (1997),
Folch (1997), Cuesta (2000) coinciden en que el análisis de puestos
proporciona la información necesaria para la definición de los
requisitos o especificaciones de los puestos que se deben recoger con la
descripción de puestos.
En este sentido y para la realización del presente trabajo se tomará
como referencia los criterios expuestos por Mondy, Folch y Cuesta.
Ahora bien, y ¿qué es el análisis de puestos?. Chiavenato (1999), define
el análisis de cargos como: “el proceso de obtener, analizar y registrar
informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y
determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le
atañan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto
desempeño”.
El análisis de puestos es “conocer todas y cada una de las tareas que ha
de llevar a cabo una persona en un puesto de trabajo, así como los
requerimientos mínimos para ocupar el mismo, para que sea desempeñado en
forma eficaz” (Gama, 1992).
Gomez-Mejía, (2000): “el análisis de puestos es un proceso sistemático
de recolección de información para tomar decisiones respecto a los
puestos. El análisis de puestos identifica las tareas, los deberes y las
responsabilidades de determinado puesto.
El análisis de puestos según Mondy y Noe (1997) es: “el proceso
sistemático de determinar las habilidades, deberes y conocimientos
necesarios para desempeñar puestos en una organización. Es una técnica
esencial siempre presente de recursos humanos, que proporcionará datos
sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para
desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del
puesto”.
El mismo autor, propone desarrollar el análisis de puestos cuando:
Ø Se funda una organización y se inicia un programa de análisis de
puestos por primera vez.
Ø Se crean nuevos puestos.
Ø Se modifican de manera significativa los puestos como resultado de
nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas.
Folch citado por Mondy (1997) opina: “el análisis de puestos proporciona
un resumen de deberes y responsabilidades en relación con otros puestos,
los conocimientos y habilidades necesarios y las condiciones de trabajo
en las que se realiza”.
En síntesis, los autores coinciden en afirmar que, con el análisis de
puestos se pretende determinar por un lado las tareas, responsabilidades
y requisitos que el puesto exige y por otro, los conocimientos y
habilidades para desempeñarlo adecuadamente.
De tal forma, el análisis de puestos sería un proceso de determinación
de las funciones o actividades, responsabilidades y deberes, objetivos y
condiciones que debe poseer un puesto y el tipo de persona que contenga
las cualidades, cualificación, conocimientos, habilidades y capacidades
que le permita desempeñarlo adecuadamente.
Ahora bien, todas esas tareas, requisitos, responsabilidades,
conocimientos y habilidades son plasmados en documentos básicos y muy
útiles para recursos humanos: descripciones y especificaciones de
puestos.
La descripción del cargo se refiere a las tareas, los deberes y
responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo
se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por tanto,
los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas
especificaciones. (Chiavenato, 1999)
Mondy y Noe, (1997): “la descripción de puestos es un documento que
proporciona información acerca de las tareas, deberes y
responsabilidades del puesto. Las cualidades mínimas aceptables que debe
poseer una persona con el fin de desarrollar un puesto específico se
contienen en la especificación del puesto”.
Chiavenato, (1999) añade: “La descripción del cargo es un proceso que
consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo
diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración
detallada de las funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados
para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los
objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un
inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y
las responsabilidades que comprende”.
Mondy y Noe, (1997): “La especificación del puesto es un documento que
contiene las capacidades mínimas aceptables que debe tener una persona a
fin de desempeñar un puesto específico. Los aspectos que se suelen
incluir en este documento son los requerimientos educacionales, la
experiencia, los rasgos de la personalidad y las habilidades físicas.
En general, la descripción del cargo presenta el contenido de éste de
manera impersonal, y las especificaciones suministran la percepción que
tiene la organización respecto de las características humanas que se
requieren para ejecutar el trabajo, expresadas en términos de educación,
experiencia, iniciativa, etc. Es preciso señalar que en la descripción
de puestos debe plasmarse no lo que se hace; ya que lo que se esté
haciendo puede que sea erróneo y requiera una revisión; por eso, la
descripción del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no a lo que
realiza el ocupante.
CONCLUSIONES
De esta manera y con todo lo expuesto hasta aquí, podemos argumentar que
es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto
permitiría la posibilidad de obtener todas las características e
información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta
información permitirá establecer la descripción y especificación de cada
puesto, y a su vez proporcionará la base para unificar los subsistemas
que conforman la gestión de los recursos humanos.
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