SUB CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

Autor: Jorge E. Pereira

MARKETING ESTRATÉGICO

08-2006

La sub contratación de actividades logísticas es sólo una opción que se presenta a la empresa, que no tiene porque ser siempre la opción adecuada. Para decidir sobre la oportunidad de la sub contratación, se recomienda fijarse en la coincidencia entre los objetivos de la empresa, y los objetivos asumibles por la sub contratación.

En el entorno interno y externo de la empresas, que deberá corresponderse con el entorno óptimo para el éxito de una sub contratación. Una vez desarrollados estos puntos, el documento señala la falta de atención en ellos (al decidir a favor o en contra de subcontratar) como una de las fuentes de riesgo asociada a la sub contratación de servicios logísticos.

No obstante, la principal fuente de riesgo sería la propia relación empresa cargadora-operador logístico: problemas de comunicación, pérdida de confidencialidad, cambios funcionales o estratégicos en las empresas, etc.

La cobertura frente a estos riesgos se haría formalmente por vía contractual (estableciendo las cláusulas apropiadas en el contrato) y funcionalmente manteniendo un departamento de logística competente dentro de la empresa cargadora.

Este departamento de logística, necesariamente con suficiente recursos técnicos y humanos, se encargaría de la dirección del sistema subcontratado, control y seguimiento de los servicios y coordinación con el operador.

Análisis interno previo

Otra de las recomendaciones es la necesidad de un profundo análisis técnico del sistema logístico de la empresa (o simplemente de los servicios logísticos cuya sub contratación se plantea), después de una decisión inicial a favor de subcontratar y antes de la selección de un operador logístico.

La importancia de este análisis previo radica en la singularidad de cada solución logística. En particular, hay que tener en cuenta que:
Un proceso de sub contratación de servicios logísticos no puede extrapolarse de unas condiciones o circunstancias a otras.

Los costos y el nivel de servicio objetivo, parámetros básicos de una sub contratación, dependen de la situación estratégica de cada empresa.
Para redactar un proyecto de sub contratación, y con él abrir las negociaciones con los operadores logísticos, es fundamental el conocimiento detallado de las características, condicionantes y necesidades logísticas de la empresa. Esta información es la que debe aportar el análisis previo.

El análisis interno se dividirá en dos partes: el análisis del sistema logístico actual y sus conclusiones o proyecto de sub contratación.
A su vez, se deberá hacer el análisis del sistema logístico actual en cinco fases.

Descripción del sistema logístico.
Descripción de los flujos del sistema, de los servicios u operaciones, de las instalaciones, de los equipos, de la estructura organizativa y funcional.

Costos logísticos.
Parámetro principal, junto con los niveles de servicio, para la evaluación de un sistema logístico o para juzgar un proyecto de sub contratación. Por lo tanto, su evaluación y análisis resulta ineludible.

Niveles de servicio.
Al igual que los costos logísticos, la identificación y evaluación de los niveles de servicio de un sistema logístico no puede eludirse. Los niveles de servicio actuales, comparados con los niveles de objetivos de las alternativas de sub contratación facilitarán la evaluación de estas últimas.

 Para cada servicio u operación del sistema, se recomienda identificar los aspectos clave del nivel de servicio, seleccionar los parámetros que los valoran, determinar metodologías para cuantificar los parámetros y tabular y analizar históricamente los datos.

Sistema de información.
Este apartado se centrará en el análisis de los flujos de información del sistema logístico actual, como primer paso para la descripción de la interrelación de estos flujos con los flujos de materiales.

 Como contenido de esta fase se debe hacer la descripción de los documentos intercambiado, los circuitos excepcionales o de emergencia, los flujos de control, el cuadro de relaciones entre responsables, los equipos informáticos, etc.

Gestión del sistema.
El último apartado del análisis del sistema logístico actual estará dedicado a exponer sus procedimientos de gestión.

 En primer lugar se localizarán y tipificarán los centros de decisión del sistema: funciones, nivel de conocimientos y abanico de relaciones para cada uno. Seguidamente, se procederá a analizar el funcionamiento del sistema logístico como la interrelación entre el flujo de información y el flujo de materiales: criterios de decisión, tiempo invertido, nivel de error, funcionamiento excepcional, procedimientos de control del sistema, parámetros de valoración, etc.
Jorge E. Pereira -