En busca de la eficacia

11-2006

Este artículo trata sobre un tema que me parece nos interesa a todos y es como ser más eficientes en lo que hacemos; es decir hacerlo lo mejor posible consumiendo la menor cantidad de recursos posible, y en este caso me voy a enfocar en lo que creo el único recurso que todos tenemos por igual: el tiempo.

No importa cual sea nuestra edad, condición socioeconómica, nivel de conocimientos, país de residencia, todos tenemos la misma disponibilidad de tiempo: solo 24 al día y digo solo subrayado y en negrita porque independientemente cual sea nuestra posición dentro de una organización o si trabajamos como profesionales independientes hay tanto que hacer que el tiempo no alcanza, me imagino que si usted continua leyendo esto es porque se identifica con lo que digo.

Este artículo esta basado en mi interpretación personal del libro "El ejecutivo eficaz de Peter Drucker", quien es un renombrado escritor, profesor y consultor del mundo empresarial, ha trabajado con algunas de las compañías mas grandes del mundo, así como con los gobiernos de USA; Canada y Mexico.

Bueno para entrar en materia, en palabras textuales del señor Drucker "que puedo yo decir que no sea obvio y trillado", pues creo que lo mas importante es que "la eficacia puede y debe ser aprendida" ya que de esto depende en gran parte el progreso social, todas las empresas, instituciones gubernamentales, hospitales, centros de enseñanza, entre otros están a cargo de personas y mientras mas eficientes sean, mayor beneficio para todos.

Es importante entones definir que es un ejecutivo, es quien en virtud de su posición o conocimientos es responsable del funcionamiento y resultados de una organización, es quien debe tomar decisiones y no limitarse con cumplir ordenes, ya que sus conocimientos le permiten resolver mejor que cualquier otro las situaciones cotidianas o de nivel estratégico en la organización.

Y es importante que en este punto no pensemos solamente en las personas que tienen altos puestos en una organización, obviamente la mayor parte de los gerentes son ejecutivos, pero en el mundo competitivo en que vivimos muchas personas de nivel medio deben ser ejecutivas porque tienen puestos de responsabilidad en donde deben tomar decisiones. Sería difícil para una organización tener éxito si esta liderada por el ejecutivo más eficaz rodeado de personas sin talento, capacidad o criterio.

Entonces usted que esta leyendo esto lo más probable es que sea un ejecutivo; si debe planificar, organizar, integrar, motivar y evaluar, no importa en que nivel de la organización se desempeña su aporte es valioso para el resultado final.

Hablemos pues de las realidad que enfrenta un ejecutivo; como mencione anteriormente el ejecutivo esta mejor capacitado para resolver muchas situaciones en la organización, sin embargo no es el único, por lo que debe poseer el criterio para enfocarse solo en aquellas situaciones realmente fundamentales, las demás deben ser delegadas.

Otro aspecto importante es que toda empresa, aun las más pequeñas se componen de varias áreas de trabajo, en el caso de las empresas de manufactura algunas de estas pueden ser: investigación y desarrollo, proveeduría, ingeniería, comercial y financiera, en las empresas comercializadoras el ámbito es más limitado pero eso no garantiza que no exista diferencia de criterios entre los distintos departamentos y eso es importante, cada uno aporta valor al producto final, sin embargo todos los esfuerzos deben estar encaminados hacia la misma meta, si los intereses de un área están en conflicto con otra, se produce inoperancia organizacional. Aquí le corresponde al gerente general establecer muy claramente el rumbo de la empresa como un todo, y el límite de acción para cada departamento.

Al establecer esto no debe perder de vista que los resultados no se producen dentro, sino fuera de la empresa, cuando un cliente compra sus productos o servicios y le genera ingresos. Muchas veces se comete el error de concentrarse tanto en los asuntos internos que no se le da la importancia debida al entorno, que al final es donde se determina el éxito o fracaso de la organización.

Según mencionó Drucker él estudio sistemáticamente que es lo que los ejecutivos eficientes hacen y los demás no hacen y que es lo que ellos pasan por alto y las personas que no son tan eficientes hacen.

En su estudio observo que los ejecutivos eficientes difieren entre si por lo que hacen y por el modo de realizarlo, por su personalidad: los hay extrovertidos y sumamente tímidos, por su capacidad y talento, algunos son eruditos y estudiosos y otros son gente con poca preparación académica, sus características físicas tampoco son un común denominador, pero hay algo que todos tienen en común: la practica que les permite ser eficaces en cuanto hacen, la efectividad es un hábito, es decir una suma de acciones repetidas, para crear un hábito se debe repetir una acción todas las veces que sea necesario hasta que se convierta en un reflejo mecánico.

En el libro El vendedor mas grande del mundo, hay una frase que dice "me creare buenos hábitos y me haré esclavo de esos hábitos" personalmente creo que es un excelente consejo.

Pero a pesar de que esto es fácil de entender no es tan sencillo llevarlo a la práctica, para eso se requiere disciplina y autocontrol, las cuales son virtudes de un ejecutivo eficiente, así que si no las tenemos debemos de desarrollarlas y si las tenemos de fortalecerlas.

Drucker dice que existen 5 hábitos mentales fundamentales que debe adquirir cualquier persona que aspire a ser un ejecutivo eficaz.

1. Conocer la disponibilidad de tiempo y procurar utilizarlo de la mejor manera posible.

2. Orientar los esfuerzos hacia resultados.

3. Construir con fuerzas y no con flaquezas, ya sean propias, de nuestros subordinados, compañeros, jefes entre otros.

4. Establecer prioridades.

5. Tomar decisiones efectivas.