Conservación de documentos: microfichas

Autor: Katia Caraballoso Granado y Aded Esquivel Duque

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

02-2006

En las entidades de información es necesario contar con un local que tenga las condiciones mínimas para brindar un servicio capaz de ofrecerles la posibilidad a los usuarios de consultar adecuadamente la información deseada.

El crecimiento de las fuentes de información hace que cada día se busquen métodos más eficientes para la localización de la misma; debido a ello los fondos y el uso intenso de los documentos que lo conforman, se han visto en la necesidad de buscar formas que ayuden a un mayor ahorro de espacio, a una más rápida localización de los materiales originales, a la conservación de los ejemplares únicos y aquellos documentos que estén muy deteriorados.

La técnica de la filmación en los microportadores ha contribuido en estas cuestiones, debido a que el material es duradero, de fácil manipulación, entre otras cuestiones que en el transcurso del trabajo se irán dando a conocer.

Es, la microficha, uno de los soportes informativos utilizados en las instituciones de información, aunque con el avance y desarrollo tecnológico que estamos viviendo en nuestros días haya quedado un poco atrás en el tiempo.

Entre los microportadores podemos citar como las más conocidas: el microfilme, las fichas de apertura, las fichas jacket, la microficha, etc., siendo esta última el objeto principal de nuestro trabajo.

II. Las microfichas

El principal procedimiento reprográfico para los archivos de los países en desarrollo, en la década de los 90’, fue la micrografía, técnica asociada con la producción, manejo y uso de las microformas y algún aparato de copia rápida para obtener copia en papel directamente del original.

Entre las formas que adoptan los microportadores, la microficha juega un papel especial.

Se plantea que por esos años, los que adoptaron por la micrografía como un medio para la preservación se pudieron sentir seguros que sus materiales impresos estuvieron bien preservados y dispusieron de la tecnología vital para transferir el material a otros medios si así se desea.

Por su bajo costo y alta calidad, la micrografía aunque confronte dificultades fue muy bien aceptada por instituciones de diferentes índoles con la finalidad de preservar materiales impresos.

Las microfichas están contempladas dentro de las microformas, estas últimas según el programa General de Información y UNISIST “cubren toda clase de microimágenes, estas pueden ser transparentes u opacas, en formas de rollos de películas, de fotogramas (una sola imagen) o de hojas o tarjetas de diversos tamaños.

Son imágenes fotográficas reducidas de documentos que deben ampliarse en un aparato o proyector para poder leerlas”. [1]

De las microfichas se puede decir que son microformas rectángulares, transparentes y planas las cuales contienen el número de microimágenes colocadas en columnas y filas, puede tener título (...) su soporte es una película plástica de poliéster y el aglutinante es una capa de gelatina.[2]

La microficha es una película plana de 105 x 148 mm como standard, puede ser de 72; 98 ó 270 cuadros, esta medida viene dada por el lente usado.

La técnica de microfilmación es el proceso mediante el cual se obtiene de los documentos las copias en negativos de un coeficiente de reducción de 10 a 100 veces. Esta técnica es anterior a la de la microficha.

Es posible utilizar, para el almacenamiento de la información y/o el intercambio, microfichas de 98 cuadrados.

En la República Demócrata Alemana (RDA) existe la línea Pentaka donde se ofrece un sistema completo para la confección de la microficha. Entre las que se puede citar:

Cámara Pentaka A 100

Permite la copia en microfichas de originales de formato entre A 4 y A 2. Realiza las funciones automáticamente. Copia en cuadros simples o dobles, según se necesite. Posee factores de reducción entre 20 y 27.5. Se pueden realizar de 30 a 40 microfichas por día.

Cámara Pentaka A 200

Para copia de planos de formato hasta A 0. Equipo de revelado E 100. Realiza el revelado, fijado, lavado y secado de las fichas. Procesa 44 fichas por hora.

Pentaka K100 Realiza copias en positivo (película de plata) por contacto con la microficha en negativo. Realiza 200 copias / hora.

Duplicador Diazo DD 1

Compuesto por una unidad de exposición DDB 1 y otra de revelado DDE 1. El duplicado se realiza por contacto de la película de plata con la diazo expuesta a la intensidad de luz de una lámpara de mercurio y revelada con vapores de amoniaco al 25 %.

Lector impreso Pentaka R 100

Copia de película positiva a papel sensibilizado en formato A 4. Desitómetro SET. Para realizar mediciones de densidad de la película. Realiza indicaciones entre 0 y 2.5.

Cámara Procesadora de Microficha FUJI

Este sistema se basa en los mismos principios que el sistema Pentaka. La cámara procesadora es toda una unidad, ya que realiza automáticamente todos los procesos: copia, revela, fija, lava y seca la película.

Tanto el sistema Pentaka como el de FUJI están estandarizados para microfichas de 105 x 148 mm y 60 cuadros (con títulos).

II. 1. Ventajas de los sistemas de microfichas

· Este sistema cumple sus objetivos y funciones según la utilización que de este se haga.
· En cuanto a los tiempos de acceso a la información, las microfichas permite localizar más rápidamente la misma, ya que la búsqueda a través de fichas es más rápida que a través de rollos.

· Respecto a la manipulación de la película, es más cómodo el sistema de microficha.
· La microficha permite un ahorro de espacio que puede disminuir hasta el 95%.
· Como un medio de almacenamiento es duradero y poco costoso

· Permite el ahorro de materiales, ya que se puede disponer de un gran número de ejemplares de una o varias publicaciones copiadas en película con considerable ahorro del papel.

· La microficha disminuye el trabajo físico del personal.
· Tiene aplicación en todas las ramas de la ciencia y la economía.

· Con la microficha existe la posibilidad de aplicar la automatización en la búsqueda de la información.
· Las normas para crear, procesar, almacenar y leer no se ha hecho absoluta (todo lo que se necesita es luz y aumento).

· Las copias están reconocidas como sustitutos legalmente aceptable de documentos originales.
· Esta técnica puede teóricamente almacenar imágenes en escala gris de alta calidad de manera económica.

II. 2. Desventajas de los sistemas de microfichas

· el filme se puede rayar con el manejo.
· Se debe almacenar por lo general en una bóveda y distribuirse copias solamente para uso general.

· Cada generación o copia que se hace pierde resolución (10%).
· La mayoría de los impresores y lectores deben manipular el filme y las copias automáticas hechas por el impresor, lector que son de muy baja calidad.

· Las variaciones de creación del filme se pueden determinar solamente después que se haya terminado la filmación y las páginas malas deben ser vueltas a filmar y colocadas en su lugar correspondiente.

II. 3. Normas para la confección de microfichas

Para la confección de microfichas se deben tener en cuenta las normas internacionales.

Estas normas incluyen cómo debe elaborarse las microfichas; la distribución de los cuadros, cómo distribuir el encabezamiento de la microficha, etc.

La atención técnica adecuada es fundamental para mantener en equipamiento de alta tecnología.

Los locales para el equipamiento de un sistema, ya sea Pentaka o FUJI o cualquier otro, deben estar previstos según las indicaciones del fabricante (estabilidad del piso, luces del local, consumo de agua, electricidad, temperatura y humedad de los locales).

El mantenimiento programado de los equipos es fundamental y alarga grandemente la vida de los mismos.

La calificación y el conocimiento que tenga el personal en la manipulación de los equipos son de gran importancia.

III. CONSERVACIÓN DE LAS MICROFICHAS

Para la conservación de las películas de halogenuro de plata se deben tener en cuenta los siguientes factores:

¨ Buen lavado para la eliminación del tiosulfato de sodio y que resistan mayor tiempo sin temor al deterioro.

¨ Manejarlas con extrema limpieza, tocándola solo con guantes no fibrosos y evitando ralladuras.

¨ Locales climatizados. Sería inútil el trabajo cuidadoso en la confección de la microficha si no garantizamos locales adecuados y la climatización de estos.

¨ La temperatura y la humedad del aire constituyen uno de los factores que más influyen en el deterioro de las películas. Si las condiciones de almacenamiento son malas, las características fotográficas sufren cambios. Por ejemplo: a altas humedades se favorece la formación de hongos y bacterias.

¨ El material fotográfico virgen debe conservarse en frigoríficos o locales climatizados por debajo de 18°C de temperatura y una humedad entre 50 y 60%.

¨ Las películas ya expuestas deben conservarse en locales protegidos de la acción del sol, climatizados entre 16 y 18 °C y 50 y 60 % de humedad relativa, tratando de mantener siempre estos parámetros dentro de dichos rangos, ya que variaciones bruscas de temperatura o humedad podrían provocar afectaciones en la película.

¨ Se deben realizar controles de calidad dentro de variados períodos de tiempo a un grupo aleatorio de películas, para ver cómo se conservan.[3]

IV. CARACTERÍSTICAS MATERIALES

Esto se extrajo de las recomendaciones relativas a las microfichas generadas por ordenador (com.) basadas en el Manual de Información y Documentación en Materia de Propiedad Industrial teniendo en cuenta el proyecto de norma internacional ISO/DIS 5126.

à Espesor
El espesor de la microficha debe proporcionarle una rigidez suficiente que le permita una fácil manipulación. La gama de espesores brutos de la microficha excluyendo, llegado el caso, la capa antihalo del encabezamiento debe ser:

Þ para películas de acetato de celulosa: 0,13 mm a 0,23 mm para películas con base de poliéster: 0,10 mm a 0,23 mm.

Una capa antihalo del encabezamiento opaca o translúcida es opcional (la utilización de esta capa antihalo restringe las posibilidades de reproducción). Si se utiliza una capa antihalo en el encabezamiento, el espesor de la microficha no debe aumentar más de 0,01 mm.

à Identificación de la capa sensible
Para facilitar la copia de una microficha a otra, una muesca o un corte en una esquina pueden servir para identificar la capa sensible de la microficha. La muesca debe ser practicada en el lado más pequeño de la microficha, cerca de la esquina apropiada y puede tener cualquier forma, pero su profundidad no debe ser superior a 1,6 mm.

Cuando se utilice un corte en una esquina éste sólo se practicará en la esquina apropiada del encabezamiento. Las dimensiones nominales del corte deben ser: 6 mm en el largo de la microficha y 9 mm en su ancho.

La capa sensible debe identificarse por uno de los siguientes métodos:
* Método A -

Cuando la película virgen o la microficha se coloca en posición horizontal respecto a su lado mayor y la muesca en el ángulo inferior derecho o el corte en el ángulo superior izquierdo, la capa sensible se encuentra frente al observador.

* Método B - Cuando la película virgen o la microficha se coloca en posición vertical y la muesca o el corte en el ángulo superior derecho, la capa sensible se encuentra frente el observador.

à Redondeo de las esquinas y medidas relativas a las esquinas cortadas
Las esquinas de la microficha pueden redondearse, excepto la que ha sido cortada. Cuando se redondeen las esquinas no se deben quitar más de 3 mm de los dos lados que constituyen la esquina. Cuando se han quitado fragmentos de un borde mediante el redondeo o corte de una esquina, la línea recta que prolonga el borde en la dirección deseada deberá servir como base para la medida de las dimensiones y del espaciamiento.

Encabezamiento

El encabezamiento situado encima del bloque de imágenes de cada ficha debe reservarse para las referencias de identificación. Todos los caracteres en el encabezamiento deben estar verticales y en el sentido de la lectura. Todos los elementos deben ser legibles sin necesidad de ampliación.

Las zonas mínimas reservadas al encabezamiento.

Si fuese necesario un espacio suplementario para el encabezamiento se deberá utilizar la zona asignada a la(s) fila(s) entera(s) de imágenes siguientes.

El encabezamiento ocupa la parte superior de la microficha. La zona mínima reservada al encabezamiento debe ser utilizada únicamente para este fin y para fines de identificación, y no para microimágenes.

à Paginación

Cuando la microficha se coloca de forma que el encabezamiento se encuentre vertical y en el sentido de la lectura, la primera microimagen debe estar situada en la esquina superior izquierda del área rayada.

Los fotogramas de las imágenes siguientes deben aparecer unos al lado de otros, de arriba a abajo, de columna en columna y de izquierda a derecha (paginación vertical), o bien unos al lado de otros de izquierda a derecha, de fila en fila y de arriba a abajo (paginación horizontal).

à Identificación de las microfichas-continuación

Cuando se utilizan microfichas-continuación cada microficha de la serie, incluyendo la primera, debe identificarse secuencialmente por un número de orden. La última microficha de la serie, mientras sea posible, debe identificarse como tal.

à Identificación de los fotogramas

Cuando se utilicen coordenadas para identificar el emplazamiento de las imágenes, se deberán utilizar letras para identificar las filas. Empezando por la fila superior debajo del encabezamiento, la 1 a fila será la A, la 2 a la B, etc.

Las columnas se deben identificar mediante números, empezando por la izquierda. La primera columna deberá llevar el N° 1, la segunda el N° 2 etc. La indicación de las coordenadas en la microficha es facultativa. Si se realiza, deberá hacerse en los márgenes o en la zona inferior del encabezamiento.

IV. 1. DENSIDAD DE LA INFORMACION (CONCENTRACIÓN DE CARACTERES)

Las dimensiones de las imágenes de la microficha generada por ordenador, son función de la reducción aparente.

Se admite que la densidad de caracteres de un documento en papel equivalente sea de 60 caracteres por 6,45 cm 2 (pulgada al cuadrado), lo que corresponde a un paso de carácter de 2,54 mm (0,1") y un espacio entre líneas de 4,23 mm (0,16").

Cuando se sitúan las coordenadas en el margen inferior, pueden interferir con los sistemas automáticos de corte que detectan las marcas de corte.

IV. 2. REQUISITOS DE CALIDAD

Legibilidad de la microficha de primera generación. Requisitos

·En el centro y en cada esquina del fotograma de la imagen entera debe estar registrada una matriz cuadrada de 12 líneas con al menos 20 caracteres y símbolos presentes en una secuencia aleatoria, incluyendo todos los caracteres y símbolos susceptibles de ser generados por la COM.

·Las muestras para ensayo deben contener las informaciones concentradas horizontal y verticalmente, representativas de la concentración máxima prevista. Cada carácter o símbolo así generado, debe poder ser identificado sin error en una copia en papel o en una pantalla de lectura. Método de ensayo.

·La escala de aumento para la impresión o para la lectura no debe ser inferior a 12X, de forma que la altura del carácter mayúscula más pequeño sea de 1,6 mm (0,063") cómo máximo. El espacio entre dos líneas sucesivas de caracteres en la cuadrícula no debe ser superior a 7/8 de la altura de la letra E mayúscula.

Las COM alfanuméricas cuya altura de caracteres esté comprendida entre 2,28 mm y 2,54 mm (0,09" y 0,1") deben emplear un aumento máximo para la lectura o la impresión de 16X para una reducción nominal de 1:24 y de 32X para una reducción nominal de 1:48 de la imagen del sistema.

La proyección se debe realizar con una iluminación aproximada de 540 lux.

·Este ensayo debe realizarse de forma sistemática con el fin de conseguir un buen control de calidad.

à Legibilidad de las copias de reproducción

La generación siguiente que sirve de copia de distribución, debe respetar los mismos criterios de legibilidad que la primera generación.

à Convexidad y curvatura

Una microficha completamente tratada y cortada en el formato de distribución debe colocarse con su lado convexo sobre una superficie plana, durante 6 horas al menos, en una atmósfera cuya temperatura sea de 23 ± 2°C y cuya humedad relativa sea de 50 ± 5%, después de lo cual ninguna parte de la microficha debe estar a más de 6,5 mm por encima de la superficie.

à Embalaje

Las microfichas destinadas a difusión deben estar limpias, secas y embaladas de forma que estén convenientemente protegidas contra todo deterioro (p.ej. en bolsas de plástico selladas).

Conviene utilizar piezas de refuerzo en cartón o fibra para evitar que se doblen, enrollen o deformen.

Cada microficha, o en el caso de microfichas continuación, el juego completo de microfichas (4 como máximo) puede suministrarse también en un sobre de papel. Con el fin de que sea posible leer las indicaciones que figuran en el encabezamiento, los sobres deben llevar una ventana en la parte superior.

El papel utilizado para los sobres debe ser de una calidad tal que proteja a las microfichas durante su almacenamiento y manipulación y no debe contener productos químicos que pudieran deteriorarlas.

V. PROCESO DE MICROFILMACIÓN EN LA BIBLIOTECA NACIONAL JOSÉ MARTÍ

¿Cómo se hace en la Biblioteca Nacional José Martí el preceso de microfilmación?, pues es esto precisamente de lo que se tratará en este capítulo, ya que gracias a ese procesamiento es que se pudo comprender realmente ¿cómo se hace?, ¿qué se hace?, ¿para qué se hace?,¿cómo es su funcionamiento?, entre otras preguntas; ya que sólo con la explicación teórica que brindan las fuentes documentales no es posible el entendimiento total, es por eso que se recurrió a fuentes no documentales, es decir, fue necesario apoyarse principalmente en la experiencia del personal técnico que radica en la Biblioteca Nacional José Martí ( BNJM ).

Pues bien, se comenzará diciendo que la cámara procesadora que se utiliza para la microfilmación en dicha institución, es de marca FUJI del año 1979, es toda una unidad, pues realiza automáticamente todos los procesos: copia, revela, fija, lava y seca la película; es decir es todo un proceso contínuo.

Por ser este proceso contínuo, la microficha se cambia sola hasta llegar a la última; este proceso dura de 11 - 13 minutos. Por la parte de atrás del equipo se preparan las químicas, se introducen en la caja, el revelador, el fijador y el agua.

	Químicos usando pomos
Fijador	A-3-24 500 ml	A-202 125 ml
Revelador	A-87-1 500 ml	A-87-2 50 ml
Agua	4 Litros

Es válido aclarar que el operador realiza todo este proceso con la utilización de guantes y en la oscuridad evitando así que se vele el material fotográfico. Se coloca el paquete de 50 microfichas en el chasi moviendo este para que se despeguen, evitando así, la humedad, pues al salir se debe refrigerar.

Al introducirlas en el chasi se deben colocar las microfichas con el brillo hacia arriba con la ranura a la izquierda. La refrigeración no solamente es al paquete de microfichas sino también a los químicos. Luego que está revelada la microficha se se guardan en un cubículo con aire acondicionado.

La intensidad de la luz está en dependencia de la coloración de la página y con el fin de determinar una adecuada iluminación. La densidad se mide en las partes oscuras, debe ser de 1.0 - 1.25 si es más salen las letras muy quemadas, esto ocurre en el medidor de densidad, aparato que sirve para su medición.

La máquina procesadora tiene un “frame indicator” que es igual a la hoja del operador por donde este se guía, por tanto si el operador se equivoca la máquina también y habría que desechar el material fotográfico.

Todos los días este proceso de microfilmación exige una prueba por parte del personal encargado del material que allí labora, pues el revelador tiene un desgaste químico al igual que el fijador ya que cualquier basurita de polvo podría rayar el material.

La cámara se limpia 1 vez por semana y se preparan nuevamente los químicos.

Actualmente en la BNJM se microfichan solamente libros cubanos. Antes de comenzar el proceso se pone una carta tecnológica ( ver Anexo # 2 ).

Para medir la legibilidad del material (debe verse en la carta hasta 8 rayitas en un microscopio, lo que indica que el material está visible).

Cada vez que se termine una microficha se debe poner la carta tecnológica, esto se hace gracias a que el operador está sentado cerca de la máquina procesadora para observar el reloj que indica que está cambiando de microficha y así evitar la confusión, el doble trabajo y el desecho del material. Hay que aclarar que cámara procesadora FUJI que se utiliza en la BNJM solo microficha libros por el formato que presenta con una escala de 22 cm.

Cuando se termine con el libro que se esté microprocesando, la última página es FIN, que se lo pone el operador para que el usuario tenga conocimiento que es el final del libro. Los periódicos y revistas se les hacen el proceso de microfilmación.

Todo en el libro se microficha, incluso la propia carátula del libro con el fin de que el usuario vea y sienta que tiene frente a él, el libro en sí, con todas sus partes.

Para el proceso de microfilmación se utiliza revelador, por lo que se necesita 4 litros y 500 mltros (4 ½ litros) de revelador para diluirlo en agua; el horno debe estar entre 20 - 23 °C de temperatura, si se pasa de esta temperatura se quema la microficha.

A esa microficha ya una vez acumulada la información que debe estar contenida en ella se reproduce, no llevándola a papel, sino al llamado diazo que es una película de plata al igual que la microficha.

La microficha se duplica al hacer contacto con la película de plata con la diazo expuesta a la intensidad de luz de una lámpara de mercurio y revelada con vapores de amoniaco al 25 %.

Este proceso se hace a través del duplicador del diazo (este trabaja con sales de amoniaco).

La densidad en el negativo debe estar entre 0.89 - 1.25 y se mide en las partes oscuras esto está en dependencia con el tipo de papel del documento que se esté microprocesando, por ejemplo: si el papel del libro, en este caso,

si es amarilla necesita más luz, pero en caso que el papel sea más blanco necesitaría menos luz a la hora de hacer el duplicado. El diazo es el que se le brinda al usuario para su trabajo.

Finalmente, cuando el usuario va a consultar un documento que se dirige al catálogo, a la hora de la entrega se le comunica al usuario, en caso de deterioro o pérdida, que no se le puede efectuar el préstamo del documento pero si desea que lo puede consultar a través de este soporte; en caso que el usuario acepte lo sitúan en un local con las condiciones creadas para el préstamo de dicho servicio y así el usuario puede irse con la información que necesite, pues puede ver las microfichas en el lector (este es el instrumento mediante el cual se leen las microfichas ).

V.1. Consideraciones:

· local con aire acondicionado las 24 hras;

· estantes separados de las paredes;

· archivos metálicos;

· las microfichas deben colocarse en sobres cuyo papel esté libre de ácido, con pH neutro o ligeramente básico, ni aditamentos en los sobres que contienen los materiales (tanto el original como el positivo);

· esta técnica es más duradera que la información digitalizada, puede durar hasta 100 años;

· se puede reproducir la información contenida en las microfichas a través del scanner.

VI. CONCLUSIONES

¨ La utilización de las microfichas ha sido de gran importancia debido a que durante años se ha podido probar que su material es duradero, tal es así que muchas veces la usan para soportar documentos que reportan alguna importancia ya sea para el usuario o para la nación.

¨ Como se ha podido apreciar tienen características comunes y únicos que pertenecen sólo a ese tipo de técnica que se lleva a cabo en ella.

¨ Su conservación no es tan costosa a diferencia de otros soportes sin embargo cuando se deteriora no es posible su restauración, por ello hay que manipularlas con extrema limpieza.

¨ Son importantes, además, pues son capaces de reducir el espacio a un 95%.

VII. RECOMENDACIONES

¨ Que se mantenga el servicio en la BNJM.
¨ Que se implemente en otros centros ya sea en Ciudad de La Habana, como en las diversas provincias del país.

VIII. BIBLIOGRAFÍA

1. Maritza Dorta Valdés, Orlando Rubiera Valdés, “Equipos de microfilmación; microfilmes; microfichas y análisis del sistema Pentaka”, Actualidades de la Información Científica y Técnica (marzo, 1982) 19-24.

2. Maylet Osorio Salgado, Leydis Sánches Hernández, “Conservación de microformas en la Biblioteca Nacional José Martí” (Trabajo de Diploma, Universidad de La Habana, 1995), 30.

3. Maritza Dorta Valdés, Orlando Rubiera Valdés, “Equipos de microfilmación; microfilmes; microfichas y análisis del sistema Pentaka”, Actualidades de la Información Científica y Técnica (marzo, 1982) 36.

4. Análisis y diseño de sistemas de información.

5. Manual de información y documentación en materia de propiedad industrial (Diciembre, 1990), ST.7/F - 3.7.6.9

1 Maylet Osorio Salgado, Leydis Sánches Hernández , “ Conservación de microformas en la Biblioteca Nacional José Martí” (Trabajo de Diploma, Universidad de La Habana, 1995), 30.
2 Ibidem 1, 36
[3] Maritza Dorta Valdés, Orlando Rubiera Valdés, “ Equipos de microfilmación; microfilme, microfichas y análisis de sistema Pentakta”, Actualidades de la Información Cietífico y Técnica (marzo, 1982) 23-24.