Informe de supervisión en Auditoría

El trabajo realizado por los supervisores debe reflejarse en un documento escrito (Acta de Supervisión) como constancia de esta acción, que debe reflejar las insuficiencias o fallas técnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se deriven, como resultado de la revisión del trabajo de los auditores, por parte del funcionario o especialista encargado de ejecutarla, la que debe realizarse sistemáticamente y a medida que se avance en las distintas etapas de la Auditoría.

La siguiente investigación sugiere los aspectos fundamentales que deben tenerse en cuenta en la realización de un Informe de Supervisión.

Introducción

La supervisión del trabajo del personal asignado a la auditoría es necesaria para que los que trabajan en todos los niveles del examen comprendan los objetivos generales del mismo y los procedimientos necesarios para lograrlos.

Se debe poner en conocimiento del personal de auditoría mucha de la información obtenida durante la etapa de planeación relacionada con las características de la entidad a examinar, en especial los posibles problemas contables y de revisión, y la oportunidad con que deben aplicarse los procedimientos de auditoría.

Debido a que gran parte del trabajo detallado lo llevan a cabo los auditores éstos deben poner en conocimiento a los supervisores los problemas contables y de auditoría importantes que se descubran durante el examen.

Al efecto se utilizan los papeles de trabajo elaborados durante la auditoría para revisar el trabajo realizado.

Pueden existir variaciones en la forma de preparación de los papeles de trabajo de acuerdo con la habilidad y experiencia de cada auditor, pero siempre cumpliéndose lo establecido en el Manual de Auditoría sobre la presentación de estos.

De ningún modo deben faltar evidencias en los papeles de trabajo que demuestren cómo se llevaron a cabo en realidad los procedimientos de auditoría y sus resultados.

Sin duda alguna el personal se enfrentará a problemas y tendrá necesidad de buscar el consejo del supervisor. Estos problemas, incluyendo la solución deben aparecer en los papeles de trabajo.

Así se forma la evidencia que prueba que el personal recibió una supervisión apropiada. Sobre este asunto es necesario hacer una aclaración especial:

El auditor debe asegurarse de que para cada pregunta que se refleja en los papeles de trabajo se ha presentado y documentado por completo una solución adecuada.

De lo contrario la presencia de preguntas sin sus correspondientes respuestas podría ser una indiscutible evidencia de que faltó supervisión del personal y el debido cuidado profesional.

Si existen diferencias de opiniones, al no estar de acuerdo algún auditor con la solución final, después de discutido el problema, deberán quedar constancias de ello en los papeles de trabajo.

Por supuesto, la solución final dada a la controversia debe fundarse y describirse apropiadamente en dichos documentos.

Por lo general se diseñan los papeles de trabajo de modo tal que las personas que los preparan tienen que poner sus iniciales y la fecha de elaboración.

Al revisar el trabajo el supervisor también firma con sus iniciales los papeles para dejar constancia de su intervención.

El manual de auditoría ha diseñado papeles de trabajo de modo que el auditor ante cada comprobación tenga que poner sus iniciales, e incluso se distribuyen cuños para inicial las evidencias que soportan una comprobación en documentos del auditado.

Resulta beneficioso la práctica de revisar y evaluar la aplicación de un programa por etapas, procedimiento que ayuda al supervisor para asignar el trabajo a los auditores, supervisar el mismo y mantenerse informado del progreso de la auditoría.

Objetivos

El propósito esencial de la supervisión es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y la calidad razonable del trabajo. Una supervisión y un control adecuado de la auditoría son necesarios en todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la exploración hasta la emisión del informe y su análisis con los factores de la entidad auditada.

Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditoría y que el informe final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas.

Una supervisión adecuada debe asegurar que:

• Todos los miembros del grupo de auditoría han comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de auditoría, y que no tienen impedimentos personales que limiten su participación en el trabajo.
• La auditoría se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditoría y las prácticas generalmente aceptadas para esta actividad.
• Se sigue el plan de auditoría elaborado al efecto y se aplican los procedimientos previstos, considerando las modificaciones autorizadas.
• El jefe de grupo revisa el trabajo de los auditores internos subordinados.
• El trabajo realizado por el jefe de grupo sea revisado por el supervisor
• Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten adecuadamente las conclusiones, recomendaciones, y opiniones y señalamientos reflejados en el informe final.
• En el informe final de la auditoría se expongan las conclusiones, detalles y recomendaciones que se consideren pertinentes de acuerdo con los resultados de las revisiones efectuadas.

Desarrollo

El trabajo de los auditores internos agrupados en una Unidad de Auditoría Interna, debe ser revisado por el jefe de grupo y supervisado por el dirigente o funcionario facultado para ello.

La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la Auditoría Interna desde su inicio hasta la presentación del informe al nivel competente.

La supervisión implica determinar si se están alcanzando los objetivos previstos en la Auditoría Interna y dirigir los esfuerzos de los auditores internos hacia su cumplimiento.

El trabajo realizado por los supervisores debe reflejarse en un documento escrito (Acta de Supervisión) como constancia de esta acción, que debe reflejar las insuficiencias o fallas técnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se deriven.

La revisión del trabajo de los auditores internos, por parte del jefe de grupo, debe realizarse sistemáticamente y a medida que se avance en las distintas etapas de la Auditoría Interna, de manera que se garantice que:

• Los papeles de trabajo sean legibles, comprensibles y reflejan:

a) un diseño apropiado de acuerdo con el objetivo que se persigue y otras cuestiones de forma;

b) suficiente información, de forma que no requieran explicaciones complementarias;

c) la constancia de todas las revisiones efectuadas por los funcionarios facultados para ello;

d) la descripción del significado de las marcas de revisión utilizadas por los auditores internos, en los casos en que éstas no estén establecidas centralmente;

e) los resultados del trabajo realizado y las notas que deben ser incluidas en el informe, si procedieran;

• Las evidencias obtenidas sean relevantes, suficientes y competentes;
• Los cálculos plasmados en los papeles de trabajo sean correctos; y
• Las pruebas realizadas o las muestras aplicadas sean las adecuadas.

La supervisión tiene normalmente dos niveles de ejecución: el que corresponde al que se realiza sistemáticamente por el jefe de grupo y el que acomete el funcionario de la Dirección designado como supervisor.

Lo anterior permite que el jefe de grupo revise el trabajo del resto de los auditores vinculados con la auditoría y el supervisor, el trabajo del jefe de grupo; además, de forma más general, el de la auditoría en su conjunto.

Jefe de grupo

La revisión por parte del jefe de grupo debe realizarse sistemáticamente y en la medida que avance el trabajo, garantizando que los papeles de trabajo sean legibles y contengan o reflejen:

• El formato apropiado de acuerdo con el propósito que se persigue y otros detalles formales establecidos en el Manual de la Organización correspondiente.
• Suficiente información y que la misma no necesite explicación complementaria.
• La constancia de las limitaciones que hayan afectado el alcance de la auditoría.
• Los resultados del trabajo realizado, los resúmenes de los temas verificados, actas o informes parciales y la propuesta del informe definitivo de cada tema.
• Que las evidencias obtenidas sean suficientes, relevantes, competentes y razonables.
• Que sean correctos los cálculos plasmados en los mismos.
• Las pruebas realizadas y que sean las adecuadas.
• Que las marcas en los papeles de trabajo muestren convenientemente las comprobaciones y revisiones ejecutadas.
• Las referencias cruzadas entre documentos que se relacionan entre sí.
• La constancia escrita del análisis efectuado con los jefes de las áreas al concluir la revisión de cada tema, mediante el uso del Acta de Información y Análisis de Deficiencias y violaciones por Áreas o Temas.

Supervisor

La revisión que ejecuta el supervisor no tiene la misma sistematicidad que la del jefe de grupo, pero se desarrolla en todas las etapas de la auditoría y son:

De exploración

El supervisor debe comprobar en esta etapa si el grado de fiabilidad otorgado por el jefe de grupo sobre el control interno (contable y administrativo) se corresponde con los elementos que aportan las revisiones, comprobaciones y actualizaciones de datos, antecedentes y otras cuestiones, según lo dispuesto en el Documento Exploración. (Véase Artículo publicado en este sitio, titulado “La exploración previa”.

Asimismo, debe evaluar las sugerencias del jefe de grupo referidas a la conveniencia o necesidad de variar el objetivo original o el alcance de la auditoría.

Del planeamiento

El supervisor verifica que el planeamiento de la auditoría responde a los objetivos generales fijados inicialmente o, a los que se añadieron o modificaron con posterioridad.

Igualmente, si son consecuentes con los resultados de la exploración previa realizada; comprobando que dentro de dicho planeamiento se reflejen como mínimo:

• El período auditable.
• Que las áreas que serán auditadas constituyan las de mayor relevancia para alcanzar los objetivos de la auditoría.
• El detalle de las principales comprobaciones a ejecutar, incluyendo las verificaciones a realizar dirigidas a constatar que se hayan erradicado las violaciones y deficiencias detectadas en auditorías anteriores.
• Que existe una distribución racional de las tareas a realizar entre los auditores actuantes y los especialistas de otras esferas que participan, así como que los mismos disponen de su plan de trabajo individual.
• Que el tiempo asignado a cada tarea sea el adecuado, teniendo en cuenta la complejidad de la misma y la experiencia del auditor responsable de su ejecución.

Verificado lo anterior, procede a aprobar el planeamiento.

De ejecución

En esta etapa el supervisor debe visitar la unidad en la cual se está desarrollando el trabajo, comprobando, principalmente, mediante la revisión de los papeles de trabajo; que se están cumpliendo las Normas de Auditoría de acuerdo con la fase del trabajo que se esté ejecutando, entre ellas:

que se haya o se esté realizando un estudio y evaluación consecuente del control interno (contable y administrativo), cuyos resultados fundamentarán el alcance y la extensión de las verificaciones y comprobaciones ejecutadas o a ejecutar en la auditoría.

Además, debe tener en cuenta:

• El nivel de cumplimiento de los objetivos fijados y del planeamiento aprobado.
• Que las comprobaciones realizadas tengan la profundidad adecuada y muestren correctamente los resultados, así como que las evidencias de los hallazgos cumplan con los requisitos de suficiencia, relevancia y competencia.
• Que las técnicas de muestreo utilizadas, permitan, a partir de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, inferir el estado de las operaciones en el período seleccionado como auditable.
• La evidencia de que se han realizado las reuniones con los jefes de las áreas auditadas para informar los resultados de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, así como, que se recogen en las Actas de Notificación de los Resultados de Auditoría (parciales) sus opiniones;

Quedando constancia de ello mediante firma del funcionario de la entidad y la del auditor actuante.

• Que, de ser posible, la confección del informe final de la auditoría se esté elaborando paralelamente al desarrollo de la auditoría.
• Que en la confección de los papeles de trabajo se cumple con lo establecido en el Manual de la Organización que corresponda.

De confección del informe final

En esta etapa se le da forma definitiva al informe final de la auditoría y generalmente se termina al concluir ésta en el terreno; siendo la etapa en que el supervisor debe verificar que se han observado las Normas de Auditoría, en especial, referido a Normas para la Presentación de Informes, y además comprobar:

• La adecuada preparación de los papeles de trabajo tal como se señala en la etapa de Ejecución.
• Las referencias cruzadas entre los papeles de trabajo y el informe final.
• Que la calificación otorgada al control interno (contable y administrativo) y otras evaluaciones que se den se correspondan con el tipo de auditoría realizada, sean razonables, adecuadas y estén acordes con los resultados de la auditoría.
• Que todo lo que se consigna en el informe final esté reflejado en los papeles de trabajo y que responde a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
• Que los resultados de las comprobaciones en cada área se hayan analizado con un enfoque abarcador, de forma que sea posible concretar esos resultados en su íntima interrelación, y el impacto de conjunto en la gestión de la entidad.
• Que el informe cumpla además, con lo establecido en la organización que corresponda.

En todas las etapas, el supervisor debe dejar constancia en los papeles de trabajo y documentos revisados, mediante firma o cuño personal y fecha en que se realizó la comprobación, así como las orientaciones impartidas, de ser necesario esto último.

Otras funciones del supervisor

Entre sus funciones, el supervisor debe exponer por escrito su valoración del desarrollo de la auditoría y sus resultados, en especial, en lo referido al cumplimiento de los objetivos previstos, así como las orientaciones impartidas al jefe de grupo y auditores actuantes.

Igualmente, debe informar al jefe del departamento los resultados de cada supervisión realizada y su valoración final del trabajo

Cuando el jefe del departamento de auditoría lo determine, el supervisor debe participar en la reunión de análisis de los resultados de la auditoría con los factores de la entidad auditada.

Debe tenerse en cuenta que la participación en esta reunión le permite valorar el desenvolvimiento del jefe de grupo en dicha reunión.

Responsable:

El procedimiento será ejecutado por:

a) El Jefe de Grupo al auditor.

b) El supervisor al Jefe de Grupo

c) El supervisor al auditor, si en la Auditoría no se ordena Jefe de Grupo.

Estándares:

• Acta de Supervisión

Por cada supervisión efectuada se emitirá un Informe utilizando el Estándar “Acta de Supervisión”.

Riesgos:

1.  Que los auditores tengan impedimentos que limiten comprender de forma clara y precisa la etapa que se supervisa.
2.  No se cumplan las recomendaciones dejadas en supervisiones anteriores.
3.  Que las supervisiones no se efectúen en el momento necesario que requiere la Auditoría y/o el auditor que realice el trabajo.
4.  Poca preparación del supervisor para valorar el desenvolvimiento de una actividad y/o auditoría.