Confección de los papeles de trabajo

Autor: Lic. Ederlys Hernández Meléndrez y Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

04-2006

Los Papeles de Trabajo son la evidencia documental más importante de la Auditoria, la calidad de los mismos, su confección, los requisitos que estos deben cumplir, los atributos y las propiedades se muestran como aporte fundamental de este artículo, el que forma parte de una exhaustiva investigación realizada por sus autores como resultado del ejercicio de su profesión vinculada a la actividad de Auditoria.

En este ilustramos de forma muy clara todos los elementos anteriormente mencionados para lograr Papeles de Trabajo de altísima calidad y que muestren concretamente los hallazgos detectados.

Los papeles de trabajo han de encabezarse de acuerdo con su contenido, por lo general es el jefe de la auditoría el que los encabeza y en muchos casos es él quien comienza el trabajo en ellos para mostrar a sus auxiliares la forma en que deben realizarse.

 Una vez terminada la auditoría, los papeles de trabajo se ordenan en el expediente de trabajo de auditoría correspondiente.


Con el objetivo de confeccionar los papeles de trabajo con la calidad adecuada, de forma, que cumplan los requisitos necesarios, se considerarán las siguientes indicaciones:

a) Poner el encabezamiento en la parte superior, ubicándose al centro o lado izquierdo, según el tipo de papel que se utilice y la forma en que se archivarán.
 
Este encabezamiento contendrá:
 
¨ Nombre de la entidad o dependencia  objeto de Auditoría.
 
¨ Nombre de la hoja de trabajo u objetivo, referido a la cuenta o procedimiento que se revisa.
 
¨ Fecha o período que se revisa, según el caso, que puede ser en letra o en número.
 
b) Utilizar el cuño de identificación, en la parte superior derecha, al ancho de una hoja de 8,5 pulgadas, lugar que permitirá  fácil localización de la hoja de trabajo. En los casos que las hojas de trabajo sean de mayor ancho, se cortarán a partir de esa medida, hasta el nivel de la parte inferior del encabezamiento, dejando visible toda la parte superior de la hoja, Encabezamiento e Identificación.
 
El cuño de identificación deberá contener los espacios de:
 
PT (Identifica el Papel de Trabajo que se habilita)
AUDITOR (Iniciales del Auditor)
FECHA (Fecha en que se habilita el Papel de Trabajo)
 
c) Utilizar el papel de trabajo adecuado para cada asunto, papel columnar de 5, 8 y más  columnas, de estados, análisis, etc., papel rayado, mostrada como PT: Hojas de Notas, o sin rayas, las que pueden utilizarse adicionalmente  para concluir comprobaciones de diferentes papeles de trabajo.
 
d) De acuerdo con la forma del papel de trabajo y la de su archivo, mediante el tema que trata y número indicado, además la media firma del autor y la fecha en que se confecciona.
 
e) No escribir por las dos caras para facilitar su manipulación y lectura.
 
f) Contenga el resumen de los resultados de las verificaciones efectuadas, al pie y de no ser posible, en hoja adjunta.
 
g) Consignar en cada hallazgo, que así lo requiera la normativa o procedimiento que se incumple.
 
h) La información matemática que contenga sea correcta.
 
i) Sean legibles, limpios y claros.
 
j) Emplear una adecuada redacción que permita a cualquier persona autorizada tener acceso a los mismos y la interpretación de su contenido.
k) Tener el diseño apropiado de acuerdo con el objetivo que se persiga y otras cuestiones   de forma.
 
l) Se hayan empleado correctamente marcas, rayas y dobles rayas.
 
m) Las hojas de trabajo estén dobladas correctamente.
 
n) Se conserven adecuadamente, en el proceso de ejecución de la Auditoría.
 
o) Que contengan referencias cruzadas con los hallazgos que se relacionan entre sí.
 
p) No incluir en una misma hoja, notas o comentarios sobre asuntos distintos, utilizando una hoja para cada materia tampoco incluirá análisis de cuentas diferentes, salvo que tengan una relación muy estrecha y se complementen.
 
q) Cuando sean objetos de revisión deberá dejarse constancia en los mismos de la revisión realizada, mediante la firma de quien lo realizó y la fecha en que se efectuó.
 
r) El auditor tendrá siempre presente que el contenido y orden de los papeles de trabajo reflejan su grado de competencia, experiencia y conocimientos.
 
s) Al confeccionar los papeles de trabajo correspondientes a las Notas, deberá utilizar plecas como sangría, para identificar los resultados de las comprobaciones por los resultados de los exámenes provenientes de los diferentes papeles de trabajo, plasmándose además el origen de estas, como referencia cruzada entre estos papeles.
 
t) En cada papel de trabajo Hojas de Notas, debe el auditor utilizar referencia cruzada con los resultados del Informe, ello facilitará la preparación del mismo.

Índice y organización de los Papeles de Trabajo.

El Auditor debe indiciar los Papeles de Trabajo durante la auditoría, ya que de esa forma facilita la búsqueda de cualquier dato o información que desee mientras se realiza el trabajo.

Estos deben ser organizados por cuentas del Balance, que han sido objeto de comprobaciones y verificaciones y al final, colocar aquellos papeles de trabajo que no están vinculados directamente con alguna de las cuentas contables o temas que fueron objeto de examen.
 
Los papeles de trabajo se deben indiciar en el mismo orden en que las cuentas o grupos de cuentas aparecen en los estados Financieros, primero las del Balance General y después las del Estado de Resultados.
 
BG Balance General
ER Estado de Resultado
EC Estado de Costo de Producción y de la Mercancía Vendida
AJ Asientos de Ajustes

N Notas. (Incluye todas las notas de la Auditoría, ordenadas según orden del abecedario utilizado en su ejecución

A-Z  Cuentas y Grupos de Cuentas, se ordenarán de acuerdo con el mismo archivo de los Papeles de Notas, y se tendrá en cuenta, la identificación de la letra del Tema y por supuesto la numeración correspondiente:
Ejemplo:
“PT: A-1
 PT: A-1-1
 PT: A-1-2, etc
 PT: A-2
 PT: A-2……
……. Et.
Siguiente Tema
“PT: B-1
 PT: B-1-1
 PT: B-2
 PT: B-3
 Etc.

Todo papel de trabajo relativo a una cuenta o grupo de cuentas, un Tema, deberá asignársele un número de orden empezando por la letra A. Después del número que se le otorgue se pondrá un guión (-) y a continuación el número consecutivo que le correspondiere a:
 
¨ Papeles de trabajo correspondiente al grupo de cuentas “Efectivo en Caja y Banco” se numerarán como

“A” “Efectivo en Caja y Banco” los papeles de trabajo correspondientes se numerarán “A-1”, “A-2” , “A-3”, etc.

Y si en una acción se necesitara un soporte documental contenido en la anterior entonces se utilizaría un dígito adicional para identificarla sin perder la identidad de la acción, luego:
“sería la letra, el primer dígito, y el segundo

Ejemplo

PT: A-1-1

¨ Papeles de trabajo correspondiente al grupo de cuentas de “Cuentas por Cobrar”, se numerarán con el número que le corresponda, digamos D y a continuación después de la línea inclinada, el número consecutivo que corresponda a cada uno de los papeles de trabajo, “D-1”, “D-2”, “D-3”, etc.

Los papeles de trabajo que no corresponden a una cuenta, deberán clasificarse y enumerarse acorde con el tema que se trate, siguiendo igual procedimiento que el antes señalado.

Los papeles de trabajo de carácter general, o sea los que no se corresponden con una cuenta contable o con alguna temática del control interno, deberán clasificarse dentro de un

“Otros” siguiendo los mismos criterios de numeración antes consignados, si se tratase de otro tipo de auditoría, organizará los temas correspondientes y asignará de igual forma una letra, y un número o varios si ello es necesario, e indiciará al inicio para posibilitar su búsqueda.

Si después de haber enumerado los papeles de trabajo relativos a un tema determinado surgiera la necesidad de archivar uno o varios que pertenezcan al mismo tema y por estar utilizados los números consecutivos correspondientes, no sea posible darles la numeración que le corresponderían se le asignará el número del papel de trabajo cuya temática es la más afín con el nuevo o nuevos que se requieran archivar, adicionándole a los mismos después de un punto el número consecutivo correspondiente ejemplo: “A-¿-”, etc.

Requisitos que deben observarse en la confección de los Papeles de Trabajo

Deben ser confeccionados de tal forma, que permitan:

¨ La sistemática revisión del desarrollo del trabajo de auditoría por el jefe del grupo, supervisiones o el jefe del órgano, según corresponda.
 
¨ Que otros auditores puedan proseguir los trabajos interrumpidos por cualquier causa, por los auditores que iniciaron la auditoría.
 
¨ Obtener la evidencia de las conclusiones y juicios significativos que se emiten en los informes de auditoría, por otros auditores que no hayan tenido contacto con la auditoría practicada.
 
¨ Posibilitar información suficiente a los auditores que efectuarán una nueva auditoría a la entidad.
 
¨ Permitir a los auditores externos, la revisión de las mismas, ya sean, de instituciones estatales o entidades independientes que se contraten.
 
Otros requisitos importantes:
 
¨ Contener las evidencias relevantes, suficientes, competentes y razonables de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas por los auditores y sus resultados que sustenten los juicios y conclusiones que se formulen en el informe, así como las notas y observaciones redactadas, que permitan elaborar el informe de la auditoría, garantizando que en el momento de confeccionar el informe no se requiera de información adicional.
 
¨ Deben contener la información suficiente que no requiera de explicaciones complementarias.
 
¨ Deben ser veraces y los cálculos plasmados en los mismos deben ser exactos.
 
¨ En los mismos deben considerarse los objetivos, alcance, programas, guías y metodología empleada e la auditoría, incluyendo métodos y criterios utilizados para la determinación de las muestras y su obtención.
 
¨ Debe dejarse constancia del origen o fuente de la información para que quede fijado el valor de la evidencia, además, deberá reflejarse el alcance y las limitaciones de las comprobaciones e investigaciones practicadas para indicar el grado de responsabilidad que asume el auditor.
 
¨ Deben estar organizados de forma tal que la rápida localización de cualquier información contenida en los mismos para lo cual deben paginarse de forma tal que al detallarlos en la Hoja de Control del Expediente de la Auditoría esta funcione como un índice.

Cuños del Auditor
 
Los cuños que se han habilitado son los siguientes:
 
¨ El cuño de identificación, cuyo objetivo es facilitar el reconocimiento de los papeles de trabajo, al contener el número del papel de trabajo (PT), tema que abarca el mismo, al tiempo que incluye la fecha y la media firma del auditor actuante que lo elabora.

¨ El cuño  del auditor, el cual tiene como objetivo que al plasmarse en los documentos que se revisan quede constancia de que este ha sido objeto de comprobación por el auditor.

Marcas del Auditor
 
Son los símbolos que utiliza el auditor con el objetivo de dejar constancia fehaciente de los actos ejecutados; lo que permite que otros funcionarios autorizados conozcan cuales fueron las acciones desarrolladas.
 
Los auditores necesariamente tienen que tener un arsenal de marcas de revisión preestablecidas que indiquen las comprobaciones y verificaciones realizadas en libros, formularios y otros documentos que examinen, como prueba desarrollada por el auditor que actuó.
 
Las marcas que se señalarán a continuación son a modo indicativo pudiendo los auditores actuantes utilizar aquellas con las que estén más familiarizados, pero en ese caso es obligatorio consignar en los papeles de trabajo las marcas utilizadas y su significación,

para permitir a otros auditores reconocer el tipo de verificaciones y comprobaciones realizadas por los que actuaron en los documentos objeto de verificación.

Las marcas que se indican son las siguientes:
 
Es obligatorio consignar en los P/T las marcas que el auditor utiliza y su significación.
 
A continuación se señala un grupo de marcas como ejemplo de las que puede utilizar el auditor.

 

Marca

Significado

W

Verificaciones de cálculos y sumas.( exactitud de las operaciones matemáticas)

4

Comprobación de anotación en documentos y registros. Comprobada la operación registrada contra los documentos originales.

 

Ø

Examen de pase de un registro a otro.

ü   

Comprobación de prueba física.

Ä

Prueba de Submayor contra la cuenta control. Cotejado contra el saldo del mayor.

 

O

Verificaciones de jefe de grupo.

>

Verificaciones del supervisor.

v     

Incumplimiento además  de las normas del manual  de contabilidad vigente en los libros, registros, formularios y otros documentos contables y administrativos.

(/)

En los casos en que el auditor tenga alguna observación al respecto de la verificación realizada, deberá anteponer a la marca estampada el símbolo.

Responsable: Jefe de Grupo y Auditores
 
Objetivos:

· Servir como guía para el trabajo, en el cual los auditores puedan consultar y adaptar a las condiciones y características de cada entidad.

· Ayuda  a organizar y coordinar las fases de ejecución y revisión de la auditoría.

· Proporcionar información que sirva de preparación metodológica a todos los profesionales de la Contabilidad, Auditoría y a otros administrativos y técnicos de la  Organización.  

· Uniformar la confección de los papeles de trabajo hasta su archivo en el Expediente de Auditoría.

· Elemento fundamental para resumir la opinión sobre los resultados de la auditoría y elaborar el Informe final.
 
Estándares:
 
En la ejecución de la auditoría pueden utilizarse varios documentos que respaldan exámenes, comprobaciones,

solicitudes, verificaciones, muestras, cálculos, en fin pueden ser evidencias confeccionadas por el auditor, o suministradas internamente por el auditado o por un tercero, de manera, que su presentación no podrá limitarse a un estilo único.

 No obstante, se han previsto estándares basados en la necesidad de uniformar las preparadas por el auditor, entre las que citamos las siguientes:
 
Ø Papeles de Trabajo de 3, 5, y más  Columnas.

Ø Hoja de Notas

Ø Cuentas “T”

Ø Documentos de diferentes transacciones tomados de los sistemas contables y comerciales establecidos por el auditado para controlar y registrar los diferentes hechos económicos de la entidad.

Ø Documentos necesarios para soportar exámenes efectuados, preparados por el auditado.

Ø Otros documentos preparados por el auditor en la realización de determinadas acciones de diferentes etapas de la Auditoría.
 
Riesgos:
 
1. No llevar a cabo el examen de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

2. No asegurarse de la persona responsable y competente sobre la razonabilidad de las diferentes manifestaciones financieras.

3. El auditor no está preparado para dudar de la validez e integridad de la evidencia.

4. Que la muestra tomada no sea suficiente para sustentar los resultados del examen efectuado y el cumplimiento de los objetivos programados.

5. No evaluar la evidencia aplicando técnicas confiables que aseguren su validez y razonabilidad.

6. No identificar el nivel de importancia relativa y de riesgo probable de una evidencia.

7. Las evidencias documentales no expresan con claridad el objetivo del alcance de las comprobaciones efectuadas.

8. Los hallazgos no se definen claramente y carecen de razonabilidad para sustentar el resultado del examen, la conclusión y recomendación para demostrar la naturaleza y alcance del trabajo realizado.

9. No limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes.

10. Las comprobaciones y sus resultados expuestos no son lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero esté en capacidad de fundamentar conclusiones y recomendaciones mediante su revisión.
 
Durante los trabajos de Consultoría, los auditores internos deben considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos significativos, entre ellos:
 
· Detectar una irregularidad, y no seguir el proceso hasta el final, entre ellos documentos no firmados, cuentas no aceptadas, saldos envejecidos, existiendo un riesgo, de no detectar la comisión de un hecho delictivo.

· Concebir una acción, y dar cumplida simplemente la misma, obviando secuencias lógicas del proceso de investigación, existe el riesgo de no detectar y exponer deficiencias
 
Los auditores internos deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de los trabajos de Consultoría en los procesos de identificación, análisis y evaluación de las ex-posiciones de riesgo significativas en la organización.
 
Un sistema complejo de aplicaciones incluye un gran número de procedimientos que pueden no dejar un rastro completo, por consiguiente, los errores en la lógica de un programa de aplicaciones pueden ser difíciles de detectar oportunamente por procedimientos manuales.
 
Controles:
 
Todos los papeles de trabajo son objeto de control, tanto por el jefe de grupo como supervisores actuantes, las que pueden realizarse tanto en la etapa de la ejecución de la Auditoría, o después de terminada. Se archivan en el Expediente de la Auditoría según lo establecido en la Organización que brinda el servicio
 

Lic. Ederlys Hernández Meléndrez y Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez - ederlysmelendrezarrobayahoo.com  adelkyssarrobayahoo.com.mx

Profesora Auxiliar adjunta de la Universidad de Las Villas, aspirante a titular, más de 30 años vinculados a la actividad empresarial. Supervisora de la Corporación Copextel SA. Cuba. Basta experiencia en temas de Contabilidad, Finanzas y Auditoría. Actualmente trabaja en un proyecto de tesis doctoral vinculado a Manuales de Procedimientos de Contabilidad y Auditoría en dicha Corporación. Miembro de la Sociedad Cubana de Auditoría. Aspirante al Título de Doctor. Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez.                 

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