Evidencias y papeles de trabajo

Autor: Lic. Ederlys Hernández Meléndrez y Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

04-2006

La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los hallazgos detectados por el auditor, de ahí la importancia que reviste la suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia así como la calidad y claridad de los Papeles de Trabajo, atendiendo a que la información de aquí se recoge está escrita siempre a terceros que son los clientes de nuestro servicio.

En este artículo presentamos la importancia de ambos elementos, los requisitos de los mismos, sus propósitos y elementos más importantes a tener en cuenta en su confección para que demuestren las afirmaciones del auditor.

Evidencias
 
Incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acerca de la exactitud de proposiciones remitidas a él para su revisión.
 
El auditor no busca una prueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos del encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad de las manifestaciones financieras de la dirección y/o de la adecuación de las actividades del Control Interno.
 
Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor.


Las evidencias se clasifican en:
 
Ø Evidencia física: se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia física es decisiva para lograr los objetivos de la Auditoría Interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos.

Ø  Evidencia documental: puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización.

Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditorías externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones de terceros.

Las evidencias internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, políticas y procedimientos internos.

La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relación con los objetivos de la Auditoría Interna.

Ø Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a través de otras formas de trabajo en las auditorías internas.

Se requiere la confirmación si van a utilizarse como prueba, por medio de la:

—   confirmación por escrito del entrevistado;

—  el análisis de múltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados; y
—   comprobación posterior en los documentos.

Ø Evidencia analítica: surge del análisis y verificación de los datos.

El análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organización u otras fuentes que pueden ser utilizadas.

También pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios del sector al que pertenece la organización.

Ø  Evidencia informática: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologías y personal informático. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informática, el Auditor Interno:

—  puede efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y

— si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos

Los requisitos básicos de la evidencia están referidos a la suficiencia, competencia y relevancia.

La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados.

La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad.

Los factores que indican la fuerza de las pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar pueden estar vinculados, entre otros, a:

Ø nivel de importancia del asunto a comprobar;
Ø grado de riesgo asociado con la adopción de una conclusión errónea;
Ø resultados mostrados en el Expediente Único; y
Ø sensibilidad de la organización al asunto a comprobar.

La competencia se refiere a que la evidencia debe ser válida y confiable. El auditor 
interno debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e integridad de la evidencia.

De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación como una limitación en el alcance de la Auditoría Interna. La validez, confiabilidad e integridad de la evidencia puede evaluarse tomando en consideración los siguientes factores:

Ø la evidencia que se obtiene de fuentes externas es más confiable que la obtenida de la propia organización;

Ø la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno adecuado es más confiable que aquélla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente o no se ha establecido;

Ø la evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta;

Ø los documentos originales son más confiables que sus copias;

Ø las evidencias orales comprobadas por escrito son más confiables que las evidencias orales; y

Ø la evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a la persona expresarse libremente merece más crédito que aquélla que se obtiene en circunstancias comprometedoras.

La relevancia de la evidencia se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho.

También está muy relacionada con los objetivos previstos en la Auditoría Interna y el vínculo directo y claro que debe existir entre éstos y la evidencia analizada.

Los criterios que actúan en la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia a obtener y, en consecuencia, en la realización del trabajo de los auditores internos, son los de Importancia relativa y Riesgo probable.

La identificación del nivel de Importancia relativa y de Riesgo probable por parte de los auditores internos es un asunto de juicio profesional, que puede determinarse teniendo en cuenta, entre otras, las cuestiones siguientes:

Ø la sensibilidad, el interés estratégico o nacional, el impacto social de los productos, servicios, actividades u operaciones de la organización;

Ø requerimientos legales y reguladores aplicables;

Ø la consideración de cuestiones tales como la actitud, la aptitud, la autoridad y la responsabilidad de los dirigentes y el resto del personal; e

Ø involucran necesariamente consideraciones relacionadas con la calidad (naturaleza) y cantidad (importe) de la evidencia examinada en su relación con los objetivos previstos en la Auditoría Interna.

Papeles de Trabajo

La base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros es la revisión que se realiza de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente, competente y relevante mediante la inspección, observación, investigación y confirmación como base de la opinión del auditor.

Por consiguiente, la opinión del auditor depende de la obtención y evaluación de evidencia suficiente, competente y relevante.

El estudio de las declaraciones de la administración y las características esenciales para considerar válidos los datos y la información como evidencia de auditoría. Los diversos tipos de evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de la administración, se evalúan en cuanto a su confiabilidad, relevancia y otras características esenciales.

Son las diferentes técnicas utilizadas por los auditores para obtener la evidencia de auditoría, la que se hará documentar en los procedimientos de auditoría con la información revisada, bajo la forma de papeles de trabajo.

Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor.

Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los métodos utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algún tipo de registro en los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo.

Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditoría, los análisis, los memorando, las cartas de confirmación y declaración, resúmenes de documentos de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor.

Los papeles de trabajo también pueden obtener la forma de información almacenada en cintas películas u otros medios.

El formato exacto de los papeles de trabajo varía con el tamaño, complejidad y circunstancias de cada compromiso de auditoría.

Además, cada auditor, o Unidad de Dirección de Auditoría, tiene por lo general ciertas preferencias por la manera exacta como se deben preparar los papeles de trabajo.

El auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o del supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a los aspectos generales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como guía para el trabajo, en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y características de cada trabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar.

Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el informe que se elabore. Por tanto deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan en el informe.

Los requisitos principales a tener en cuenta son:

Ø expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la Auditoría Interna;

Ø incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la Auditoría Interna;

Ø ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel;

Ø suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la Auditoría Interna, esté en capacidad de funda-mentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión. No deben requerir de explicaciones orales;

Ø ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia.  Deben contener índices y referencias adecuados;

contener la identificación del significado de las marcas de revisión utilizadas por los Auditores Internos, en los casos en que éstas no estén establecidas centralmente; y

Ø contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

Ø cada nivel debe establecer procedimientos para garantizar que los papeles de trabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por la Ley.

Ø    Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado una nueva Auditoría Interna, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que ésta se ejecute, oportunidad en la que se analizará la conveniencia de conservar o no todos o una parte de éstos.

Propósitos de los papeles de trabajo

Como una acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditoría, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propósitos principales de estos son:

· Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisión de auditoría.

· Proporcionar información que será incluida en el informe de auditoría.

· Servir como respaldo de la opinión del auditor.

Los papeles de trabajo también sirven como evidencia en caso de demandas legales, fuente de información para futuras declaraciones y otros informes especializados, solicitados por otros órganos de competencia y como guía para exámenes de auditoría posteriores.

Organización y coordinación del examen de auditoria

Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases de la auditoría mientras se llevan a cabo.

Durante la auditoría de una entidad grande se pueden asignar auxiliares a las diferentes fases de la revisión.

Los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han completado todas las etapas del examen, por lo que resulta necesaria la terminación de este, ante la comprobación del examen efectuado.

Con frecuencia los auditores no pueden terminar una fase completa de la auditoría en un momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado hasta el punto en que fue interrumpido, de modo de saber dónde continuar su trabajo, ya sea por el mismo auditor o por otro si así lo requiere la situación presentada. Además, estos deben estar siempre en condiciones para la presentación ante una supervisión o análisis ante el auditado.

Información a incluir en el informe de auditoría

Los papeles de trabajo proporcionan la información que se incluirá en el informe del auditor. El Expediente de auditoría está integrado por los estados financieros, notas complementarias y la opinión del auditor, mostrada en cada papel de trabajo.

La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base para el informe, el cual además se archiva en el Expediente, con todos los papeles de trabajo elaborados en el transcurso de la Auditoría.

 Si se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el Órganos  de la Administración del Pública datos para cualquier proceso adicional, las comprobaciones sobre los exámenes, hallazgos, comentarios de sus incumplimientos y recomendaciones, están contenidos en los papeles de trabajo.

Respaldo a la opinión del auditor

El objetivo final de una auditoría es la expresión de la opinión del auditor. Los papeles de trabajo sirven para respaldarla.

El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

 Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado de modo adecuado y que se basó sobre la revisión de los controles internos, que los Auditores o Auxiliares fueron supervisados con propiedad, y que se revisó suficiente evidencia competente.

También el auditor está afirmando que los estados financieros presentan razonablemente la situación de la entidad, si se trata de una Auditoría Financiera, y los resultados de las operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas las informaciones importantes en los estados fueron revisadas para determinar que presentan razonablemente lo que en realidad ha sucedido dentro de la entidad.

En una Unidad de Auditores grande el Director o Jefe, que tiene la responsabilidad de la auditoría,  descansa en los supervisores, jefes, Auditores y auxiliares, para llevar a cabo la mayor parte de las fases de la revisión.

Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo realizado y las conclusiones a que llegó cada una de estas personas, y también evidencia de que el trabajo a cada nivel fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato.

Evidencia legal

Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones legales.

Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyar su afirmación de que realizaron la auditoría de un modo profesional, que ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en la realización de la revisión.

Al revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores, el Auditor jefe de grupo, debe a cada nivel preguntarse si cualquiera de la información que aparece allí o si la ausencia de alguna información podría ser utilizada para atacar la competencia del trabajo en algún momento posterior en que quizás esas personas no estuvieran disponibles para ofrecer aclaraciones adicionales.

En los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias, y cualquier conclusión final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente justificada.

En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicación adecuada para la conclusión a que se llegó.

Informes especializados

Otra función de los papeles de trabajo es proporcionar la información necesaria para la preparación de informes a la administración sobre la suficiencia de los controles internos, o para la preparación de declaraciones o informes a otros órganos gubernamentales.

En ocasiones los auditados necesitan información de los papeles de trabajo para los informes que preparan ellos mismos, o pueden necesitar información debido a que hayan sido destruidos sus registros originales.

Guía para auditorias subsecuentes

Usualmente el auditor debe revisar en el Expediente de la entidad los papeles de trabajo de la auditoría anterior para llevar a cabo la revisión actual.

Los papeles de trabajo de la auditoría anterior señalan las dificultades encontradas y la solución que se les dio. Así, el auditor está alerta sobre la posibilidad de encontrar una situación similar en la actualidad.

Además, por la auditoría anterior el auditor debe estar familiarizado con la descripción del sistema de contabilidad y los controles, a fin de estar consciente de los cambios que se produzcan durante el año y hacer las modificaciones necesarias en el programa de auditoría.

Existe gran peligro en seguir con demasiada fidelidad los papeles de trabajo de la auditoría anterior.

El auditor se beneficiará viendo el formato de un análisis en particular de la vez anterior, pero sólo debe utilizar ese mismo formato si es adecuado para la situación de la actual.

La duplicación de los pasos de auditoría señalados en los papeles de trabajo de la anterior puede muy bien dar como resultado pasos innecesarios e inadecuados, así como la omisión de algunos procedimientos fundamentales para una auditoría adecuada en las actividades y acontecimientos de la actual.

Propiedad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su propiedad y por lo general se considera confidencial la información que contienen. Usualmente antes de entregar información que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene el consentimiento del auditado.

Si recibe una citación o un requerimiento judicial en el que le pidan información de los papeles de trabajo, el auditor tiene que entregarla.

 También el auditor puede verse en la necesidad de revelar alguna información incluso contra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de auditoría, como sucede en los casos en que subsecuentemente se descubren hechos que existían a la fecha del informe del auditor.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo. Debe conservarlos en tanto son importantes para auditorías subsecuentes y para cumplir cualquier requisito legal. Debe cumplir con las normativas que al efecto existan.

Tipos de papeles de trabajo

Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular toda la evidencia que necesita el auditor para emitir una opinión profesional, los tipos de papeles de trabajo tienen necesariamente que ser muy variados.

Algunos papeles de trabajo siguen un formato estándar, mientras que otros son un simple memorando de una discusión que se llevó a cabo relativa a la revisión de auditoría.

Los principales tipos de papeles de trabajo son: 1) planes de auditoría, 2) hoja de trabajo y asientos de ajuste, 3) Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de una tema

4) sumarios descriptivos, para los casos de auditoría financiera o certificación de estados financieros 5) declaraciones y confirmaciones, y 6) actas y otros registros.

Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible, y no dejar dudas relativas al asunto con el cual se relacionan. A continuación se describen cada uno de los principales tipos de papeles de trabajo.

Planes de auditoría

Los papales de trabajo deben contener la evidencia de que el auditor ha desarrollado una estrategia general para la conducción y alcance de la revisión.

Se deben hacer anotaciones en relación con la actividad en la cual opera la entidad auditada, condiciones que exijan procedimientos especiales de auditoría, cualquier principio contable poco usual utilizado, y la naturaleza de cualquier informe especial que se deba rendir.

 El programa de auditoría, documento de planeación que establece los procedimientos de auditoría que se estiman serán necesarios para cumplir los objetivos de la auditoría, puede estar respaldado por un cuestionario de control interno, diagramas de flujos, un organigrama, y evidencia general que ayude a dar forma al curso de la revisión.

 Entre los papeles de trabajo se incluyen las anotaciones preparadas durante el desarrollo del examen sobre asuntos pendientes a investigar más adelante, junto con una explicación completa de la solución de estos asuntos, generalmente se adquieren y analizan en la exploración preliminar.

Hoja de trabajo

El balance de comprobación es el vínculo conector entre los libros de contabilidad y los estados financieros sobre los que el auditor emite sus criterios. La hoja de trabajo es la cédula de control que muestra, las interrelaciones de todas los demás papeles de trabajo relativos a las cuentas examinadas, tal vez agrupadas, con los otros tipos de evidencias.

 Este sistema de preparar y organizar los papeles de trabajo mostrando una hoja de trabajo por grupos de cuentas del balance general, una hoja de trabajo del estado de resultados, es importante pues constituyen una guía importante de trabajo para el Auditor, ya que cada una de las partidas en estas hojas de trabajo aparecen analizadas en sus correspondientes papeles de trabajo, generalmente se utilizan Hojas de 8 columnas o más, la que aparece en el Manual de Papelería Institucional.

Usualmente para cada juego de papeles de trabajo se prepara un índice que muestra con claridad la ubicación dentro del archivo de papeles de trabajo por temas, previstos en el planeamiento, los que deben organizarse, según criterios del auditor, aspecto importantes a la hora de confeccionar las notas del Informe, hoja de trabajo borrador del informe del auditor, todas las notas y otras informaciones recopiladas como evidencia.
 

Lic. Ederlys Hernández Meléndrez y Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez - ederlysmelendrezarrobayahoo.com   adelkyssarrobayahoo.com.mx

raduada de Licenciatura en Contabilidad y Finanzas en el año 2001. Actualmente labora como Profesora de Auditoría en la Facultad de Contabilidad y Finanzas del Centro Universitario "José Martí Pérez" de Sancti Spíritus, Cuba. Ha cursado diversos estudios de postgrados en Materia de Auditoría, Contabilidad y Finanzas y temas relacionados. Aspirante al Título de Doctor.

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