Diseño de los puestos de trabajo como elemento de mejora de la actividad económica en una organización

Autor: Angela Maday Fernández

Análisis descripción y diseño de cargos

07-2005

Centro Nacional de Sanidad Agropecuaria

Resumen

Se realizó el Análisis y Descripción de los 22 puestos de trabajo de la actividad económica- financiera de la Organización, a partir de la aplicación de un procedimiento propio para el diseño de los puestos de trabajo. Se realizó el análisis de correspondencia entre el ocupante actual y el profesiograma del cargo, lográndose una mayor organización y satisfacción del ocupante en el puesto.

Summary
 
The analysis and descripcion of the 22 posts of job of the economical – financial activity of the Organization are shown, a proper procedure for the design of the posts of job was used. The analysis of correspondence between the present occupant and the professiogram of the post is shown, a better organization and satisfaction of the occupant in the post was achieved.

Introducción.

El Análisis y Descripción de los puestos de trabajo (ADPT) comúnmente se ha considerado como una herramienta básica para el establecimiento de toda política de recursos humanos en las organizaciones, pues casi todas las actividades desarrolladas en el área de recursos humanos se basan de uno u otro modo en la información que proporciona este procedimiento (2,3,4,9).
[http://www.gestiopolis.com/estilos/primer-scroll.htm]
Se define como el proceso de determinación, mediante la observación y el estudio, de los elementos componentes de un puesto específico, estableciéndose las responsabilidades, capacidades, relaciones, requisitos físicos y personológicos que se exigen, los riesgos que se comportan y las condiciones ambientales en las que se desarrolla el puesto. (6)

A partir de la aplicación y desarrollo del Subsistema de Gestión de Recursos Humanos de las áreas económico-financieras de la organización como parte del Nuevo Modelo de Gestión Económico Financiera(11), aprobado por el Ministerio, implementa el ADPT para el cumplimiento del objetivo propuesto en el subsistema de Empleo, atendiendo a que los calificadores de cargos que actualmente se utilizan resultan insuficientes desde su composición técnica, al no reflejar requisitos físicos, de personalidad, relaciones, condiciones de trabajo y riesgos que, entre otros aspectos, resultan imprescindibles para el perfeccionamiento en las organizaciones.

Desarrollo

El Subsistema de Gestión de Recursos Humanos de las áreas económico-financieras se estructuró en 5 subsistemas:

¨ Subsistema de provisión.
¨ Subsistema de empleo.
¨ Subsistema de formación y desarrollo.
¨ Subsistema de preservación.
¨ Subsistema de control.

Dentro de ellos el Subsistema de empleo, forma parte de la planeación de los recursos humanos, la organización del trabajo y la evaluación del desempeño, tiene entre sus objetivos:

Definir las funciones, contenido de trabajo, responsabilidades, nivel de complejidad, requisitos y posición jerárquica de cada puesto de trabajo dentro de la estructura.

Establecer la organización y métodos de trabajo que deben regir en cada uno de los procesos, así como la distribución de tareas e interrelaciones laborales, de tal forma que se garanticen los objetivos trazados y que al mismo tiempo los recursos humanos tengan una participación creadora y efectiva. Determinar la calidad de las condiciones de trabajo que requiere cada puesto y ejercer las acciones para lograr que éstas favorezcan la productividad, el clima laboral y el bienestar de los trabajadores. Establecer los planes, y ejecutar las acciones que garanticen el desarrollo del trabajo dentro de las normas de seguridad e higiene requerida, todos estos elementos bajo la aplicación del procedimiento para el análisis y descripción de los puestos de trabajo diseñado en la organización.

Resultados de la aplicación del Procedimiento de Análisis y Descripción de los puestos de trabajo a la Dirección de Economía en una Organización

El Procedimiento de ADPT diseñado en la organización (6) consta de 7 etapas de trabajo, interrelacionadas entre sí, teniendo en consideración los siguientes elementos:

· Características y objetivos de la Organización.
· Políticas, estrategias y acciones de GRH definidas en el sistema(10).
· Objetivos y alcance del diseño de los puestos.
· Procedimientos existentes consultados en la bibliografía.

Fue imprescindible analizar los procedimientos existentes en la literatura para de acuerdo a las necesidades y realidades de nuestra Organización, tomar de ellos los elementos que pudieran servir de base para el diseño del procedimiento.

Dentro de los procedimientos valorados estás los de autores como Raymundo Amaro Guzmán, 1987, (1) quién plantea que todo procedimiento de ADPT debe contener la identificación y naturaleza del puesto, la descripción del trabajo y los requerimientos de capacidad y el Grupo Consultor Harper & Lynch, 1992, (9) que incluye los objetivos, necesidades y requisitos tanto físicos como mentales.

La aplicación de este procedimiento a los puestos de trabajo de la Dirección de Economía nos trajo como resultado el diseño de la totalidad de los puestos de trabajo del área, a partir del desarrollo de cada una de las etapas descritas en el procedimiento.

1. Diagnóstico de la situación actual.

El diagnóstico de la situación del área arrojó que de los 435 puestos de trabajo de la organización, 22 corresponden a la esfera económica, para un 5,05%, teniendo cubiertas el 100% de las plazas proyectadas. El posicionamiento de los puestos de trabajo en el organigrama y las relaciones establecidas entre ellos, son la siguiente:

Relaciones que se establecen

· Con todos los grupos y direcciones de la organización.
 
De acuerdo a la escala salarial, se distribuyen como sigue Tabla 1:

Tabla. 1: Distribución de los puestos de trabajo por escala salarial
Fuente: Modelo P1: Plantilla de Cargos

Los contenidos de trabajo utilizados son los que establecen los calificadores vigentes aprobados por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social:

· Controlador - Facturador
· J’ de Departamento de Contabilidad
· Planificador “B” (Especialista Principal)
· Especialista “A” en Contabilidad de Costo.
· Especialista “B” en Contabilidad y Costos.
· Contador.
· Encargado “A” de almacén
· Comprador – Chofer D
· Mediante la aplicación de encuesta se detectaron problemas de organización del trabajo que afectaban el buen desarrollo del mismo y que confirmaban la necesidad de realizar el diseño de los puestos de trabajo.

2. Información a los trabajadores

En el desarrollo de esta etapa se diseño una presentación en Power Point con el objetivo de informarles a los trabajadores implicados en el estudio, los elementos fundamentales del ADPT, su objetivo, utilización, el procedimiento a aplicar, la técnica de toma de información a utilizar en cada caso y el papel de los ocupantes actuales, así como los posibles beneficios que se obtendrían de la aplicación de esta técnica.

3. Captación y Análisis de la Información

En la captación y análisis de la información, cabe resaltar que no existe un método de búsqueda de información mejor o peor, sino que la elección de uno u otro deberá basarse en las características de cada puesto y de la organización en que se está llevando a cabo el proceso (7), fueron realizadas 22 encuestas, 10 entrevistas, 8 observaciones y el análisis del grupo de expertos donde se valoraron sistemáticamente las necesidades de profundizar en determinadas informaciones según el caso.

4. Análisis y Evaluación de la información.
Una vez recopilada la información como resultado de la última fase, la misma fue revisada por cada jefe inmediato al puesto y analizada, mediante el trabajo en equipo, por el grupo de expertos, el que determinó las funciones, responsabilidades, requisitos, condiciones y medios para realizar el trabajo. Por último se definieron las características físicas y personológicas necesarias para el correcto desarrollo del puesto por parte del ocupante, dando como resultado el profesiograma de cada cargo.

De los análisis realizados en el Dpto. de Contabilidad se vio la necesidad de cubrir la plaza de Auditor General, se organizaron los puestos, diseñándose sobre la base del cumplimiento de las Normas Generales de Contabilidad y los Principios de Control Interno(8) para una mayor seguridad y consecutividad en el desarrollo de los procesos. En todos los puestos se aplicó el nuevo calificador de cargos, Resolución 14/2003 (12) para la definición de la nomenclatura de la plaza y salario del cargo.

5. Diseño de los puestos de trabajo.

A partir del análisis de la información compilada y enriquecida, se elaboraron los profesiogramas de 22 puestos de trabajo diseñados, de las diferentes categorías ocupacionales.

6. Análisis de correspondencia.

Con la elaboración de los profesiogramas de los cargos quedaron establecidos los requisitos y habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto, por lo que se realizó el análisis de correspondencia entre puestos diseñados y ocupante actual, determinándose que:

1. No existen problemas en el cumplimiento de los requisitos físicos y personológicos.
2. Las áreas tienen realizados los estudios de riesgos
3. El estudio del mapa del conocimiento, (5), permitió cubrir la plaza de Auditor General que se encontraba vacante en la Organización y realizar movimientos internos en el Dpto. de Contabilidad. Además se detectaron necesidades de aprendizaje, para las cuales se establecieron planes de formación .

7. Actualización

A partir de los diseños realizados, se establece sistemáticamente la actualización de los mismos, en dependencia de las situaciones reales que se presenten y sobre la base del procedimiento descrito, en consecuencia a lo planteado en esta etapa a los 6 meses de implementado el diseño, se aplicó una encuesta para medir el nivel de satisfacción del ocupante en el puesto, dirigido a 4 aspectos fundamentales:

A- Nivel de organización alcanzado en el desarrollo de sus funciones.
B- Optimización de su fondo de tiempo.
C- Conocimientos en su puesto de funciones, responsabilidades, relaciones y condiciones.

D-  Nivel de satisfacción

Los resultados muestran un 90% de satisfacción del ocupante en su puesto de trabajo mejorando así el desempeño en esta área de trabajo, lo que demuestra la utilidad de esta técnica siempre que se le dote de la versatilidad y capacidad de adaptación adecuada para afrontar y vencer los retos a los que se ven sometidas las Organizaciones y de esta forma alcanzar un mayor perfeccionamiento en la actividad económica y beneficios en la gestión de los recursos humanos dentro de ella.

Los resultados del trabajo confirman las ventajas en dos líneas fundamentales:


1. Beneficios del Análisis y Diseño de puestos de trabajo para la Organización:

§ Diseños de puestos actualizados sobre la base de las nuevas tendencias de la Gestión de los Recursos Humanos.
§ Cumplir con uno de los requisitos establecidos dentro del componente ambiente de control de la Resolución 297/03 de Control Interno
§ Una correcta distribución de las cargas en todos los puestos que permite un aprovechamiento del fondo de tiempo más favorable.
§ Al ser diseñados los puestos teniendo como base las Normas Generales de Contabilidad y los Principios de Control Interno se proporciona una mayor seguridad y consecutividad en el desarrollo de los procesos.
§ Diseños flexibles que permiten incorporar nuevas funciones a los puestos.
§ Establecimiento de planes de superación que satisfacen las necesidades individuales de cada puesto.

2. Beneficios del Análisis y Diseño de puestos de trabajo para los Recursos Humanos de la esfera económica en la Organización.

§ Explotación adecuada de las capacidades de cada individuo y mejor aprovechamiento de la jornada laboral.
§ Conocimiento por parte de cada ocupante de sus responsabilidades y funciones a ejecutar en el puesto.
§ Conocimiento por parte de los trabajadores de las condiciones y riesgos en su puesto de trabajo.
§ Determinación de las necesidades de aprendizaje en cada puesto a partir del ocupante.
§ Clima laboral favorable entre los miembros del colectivo y mejora de los flujos de información.

Conclusiones

· El diseño de los puestos de trabajo en la Dirección de Economía permitió la aplicación y desarrollo del Subsistema de Empleo como parte del Subsistema de Gestión de los Recursos Humanos del área .económica-financiera
· La realización del análisis de correspondencia entre el puesto y el ocupante actual, permitió proyectar acciones de formación, de seguridad del trabajo y otras, además de cubrir el cargo de Auditor General, clave para la organización.

Bibliografía

1. Amaro Guzmán, R: Administración de Personal, Editorial Limusa, México 1987.
2. Beer, M. et al. "Dirección de los Recursos Humanos". México CECSA, 1990.
3. Chiavenato,I. "Administración de Recursos Humanos". México. Ed. McGraw-Hill, 1988.
4. Cuesta Santos , A. "Tecnología de Gestión de Recursos Humanos". Ediciones FAR, La Habana, 1997.
5. Fernández, I. “ Conocimiento para Innovar” [en línea enero 2003]. Disponible en: http:// www.madrimasd.org. [Consulta febrero 16 2004].
6. Fernández López, Angela Maday: Procedimiento para el análisis y descripción de puestos de trabajo y su validación en el CENSA”. Tesis de Maestría,2004
7. Fernández Ríos, M. "Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo". Ediciones Díaz de Santos, S.A, Madrid 1995.
8. Comité Estatal de Finanzas. Finanzas al Día: Normas Generales de Contabilidad. Sección II, Tomo I, 2004
9. Harper y Lynch. "Manuales de Recursos Humanos". Madrid. Ed. La Gaceta de los Negocios. España.1992
10. Palenzuela Páez, Iris: “Sistema de Gestión de Recursos Humanos en el CENSA”. Tesis de Maestría, 1998
11. Perfeccionamiento de la Actividad Económica. Editorial “Félix Varela”, La Habana, 2002
Resolución 14/03: Calificador común de calificaciones técnicas. Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. Cuba. 2003
 

[http://www.gestiopolis.com/estilos/cierre-lectura.htm]

Ing. Angela Maday Fernández López - madayarrobacensa.edu.cu 

López Iris Palenzuela Páez Esther G. Díaz Hernández

Dirección de Gestión de Recursos Humanos. Centro Nacional de Sanidad Agropecuaria. [http://www.gestiopolis.com/estilos/fondo-contenidos.htm]

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