Reuniones productivas

Autor: Ricardo Olmus Restrepo 

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

10-2005

Las empresas sobresalientes dedican especial atención a desarrollar una cultura de Reuniones Productivas. Nuevas herramientas tecnológicas están permitiendo una rápida y fácil difusión de estas metodologías de tal forma que pueden llegar a convertirse en hábitos y parte de una cultura de alto rendimiento.

1. Introducción

Las reuniones son parte del día a día de las organizaciones de hoy. Se usan para analizar problemas, tomar decisiones, lograr compromiso de equipos de trabajo, desarrollar proyectos pero como lo mencionan muchos ejecutivos también para "ocuparse cuando no hay claridad de las prioridades del día" .

La manera en que se llevan a cabo las reuniones en una empresa, son el reflejo de su Cultura Organizacional.

"Reuniones Productivas crean Empresas Productivas" Uno de los slogans internos de INTEL, una de las empresas mas productivas del planeta. Andy Groove, su CEO y gestor de una de las culturas mas eficientes, personalmente entrenaba a sus de ejecutivos en hacer de las Reuniones, eventos realmente Productivos.

Este articulo se centra en una manera extremadamente sencilla de mejorar los resultados de empresa, construyendo una Cultura de Alto Rendimiento, utilizando las Buenas Practicas de las empresas sobresalientes.

2. Reunionitis Uno De Sus Mayores Problemas

Las paredes de las salas de reuniones de Intel preguntan:

· Sabe cual es el propósito de esta reunión?
· Tiene una Agenda?
· Cual es su rol en esta reunión?

Siendo una invitación directa a repensar la necesidad y tiempo dedicado a una reunión.

Sin embargo la realidad de la mayoría de las organizaciones del mundo muestra lo contrario:

Un estudio publicado a comienzos del 2.005 con mas de 38.000 gerentes en el mundo, junto con otros estudios muestran que:  

 Y que la calidad de las reuniones de una empresa esta directamente relacionada con los resultados financieros.

Sin embargo muchos ejecutivos no están interesados, ni dispuestos a cambiar los hábitos que generan reuniones improductivas.

 Muchas personas:

· nunca han experimentado o pensado en el poder que puede tener una reunión altamente efectiva, por lo tanto no reconocen la importancia de estas.

· Tienen una gran resistencia a cambiar una practica ineficiente y por ello les parece que es mas conveniente continuar como hasta ahora.

· No han recibido entrenamiento, herramientas, ni metodologías para hacer de sus reuniones eventos efectivos.

· Están llenos de tareas y reuniones, no les queda tiempo para terminar las tareas básicas: Quien tiene tiempo y energía para mejorar la eficiencia de sus reuniones? y mientras tanto en ellas se va gran parte de su tiempo productivo.

Consideran este como un tema "light" que no es de prioridad en su trabajo.

3.1 Antes de la Reunión

Nuestra experiencia con grupos de trabajo de empresas de primer nivel es que cuando las personas responden a estas preguntas, se logran evitar muchas reuniones que en realidad no eran necesarias. "En una reunión, cada minuto que pasa, debe multiplicarse por el numero de participantes de la misma" este es el costo de la reunión, mas lo que esas personas podrían haber estado haciendo si no hubiesen estado en la misma.

3.1.1 Preguntas previas

Gran parte de la agilidad y facilidad de las reuniones empieza mucho antes de la reunión:

Algunas preguntas pueden ayudar a profundizar sobre la reunión:

3.1.2 Planear la Reunión

Business Mapping es una solución extremadamente potente y fácil para planear Reuniones Productivas:

En un Mapa Plantilla, se colocan rápidamente las preguntas clave y se planean los elementos centrales. Note que lo interesante del mapa es que se elimina la necesidad de escribir largos párrafos, se utilizan palabras clave en conjunto con imágenes, estructurando la información por las categorías relevantes:

Una plantilla base para realizar fácilmente esta planeación es esta:

 Luego de planeada la reunión, se informa a los involucrados, los detalles de la misma, de la manera mas completa posible. El mapa de la reunión es una herramienta ideal, para ser enviada los participantes, ya sea una copia en papel del mismo o si se cuenta con una Solución de Mapas Digitales, se envía por email. Los participantes sabrán con anterioridad no solo los objetivos, la agenda, los detalles logístico y demás, sino que podrán preparar la información o sus conceptos antes los temas ha ser considerados.

 Este primer paso "Planear y Compartir el plan" de la reunión de por si solo traerá gran eficiencia al desarrollo de la reunión, mientras que creara el ambiente propicio para valorar el tiempo y recursos invertidos en estas. Nuestra experiencia muestra que las reuniones que se llevan a cabo toman mucho menos tiempo y se requieren menos reuniones para lograr los objetivos planteados.

3.2 Durante la Reunión

El Mapa de la Reunión se convierte entonces en la guía para del desarrollo de la misma.

Si se cuenta con un VideoBeam y una solución de Mapas Digitales, para manejo de información visual, se utiliza para llevar a cabo la reunión e ir capturando la información clave durante la misma; Si no, se puede entregar a cada participante una copia del mapa, así como se definen las reglas básicas para la reunión:

 Así mismo algunas de las soluciones mas potentes de Mapas Digitales, traen incorporadas toda una cantidad de posibilidades para anexar la información clave requerida para la reunión.

La sola inclusión del mapa en la reunión, trae concentración y eficiencia a los equipos de trabajo, mientras que la captura de información en vivo, trae gran sentido de participación y compromiso con las decisiones tomadas.
Las reuniones se convierten en eventos altamente participativos y motivantes, así como el formato visual de los mapas facilita la presentación y análisis de los problemas.

3.3 Después de la Reunión

Al terminar la reunión se tiene entonces listo un Mapa de Acción de la reunión, idealmente con detalles de tareas, responsables, compromisos y fechas.

El mapa con los notas de la reunión se convierte en la minuta, con tal vez unos ajustes de edición adicionales y lista para ser enviada a las personas interesadas.

De una manera fácil y rápida el proceso de Mapa, junto con una metodología sencilla de buenas practicas gerenciales, le ha dado la oportunidad a la empresa de traer productividad efectiva a una de las áreas donde mas se invierte tiempo y recursos.

4. Conclusiones

Las reuniones se han convertido en una actividad diaria y creciente en el trabajo de los profesionales de hoy en día. Sin embargo muchos lideres empresariales no dan importancia a este tema y no tienen interés en modificar sus hábitos improductivos. Como lo demuestran múltiples estudios, este tema es no solo clave en el desarrollo organización, sino que esta directamente asociado a los resultados financieros de las empresas.

Los Mapas Digitales o El Proceso de Visualización de Información, aparecen como una solución de aplicación inmediata que además de motivante y fácil de aprender, no exige mayores inversiones económicas, ni de tiempo por parte de las empresas.

La forma de operación se "aprende" con solo participar en una Reunión utilizando estas herramientas y se disemina rápidamente por toda la empresa.

Bibliografía:
-Survey Finds Workers Average Only Three Productive Days per Week. Microsoft suvey with 38.000 executives worlwide. March 15, 2.005
-A network MCI Conferencing White Paper. Meetings in America: A study of trends, costs and attitudes toward business travel, teleconferencing, and their impact on productivity (Greenwich, CT: INFOCOMM, 1998),
-Robert B. Nelson and Peter Economy, Better Business Meetings (Burr Ridge, IL: Irwin Inc, 1995), 5.
-Eric Matson, "The Seven Sins of Deadly Meetings," in Fast Company, par. 11-13 [online magazine]
-Pen Computing Group, 1998
-George David Kieffer, The Strategy of Meetings (New York, NY: Simon & Schuster, 1988), 13.
 

Ricardo Olmus Restrepo ricardo.olmusarrobaflexusgroup.com  Socio Consultor de Flexus Group  Administrador de empresas con especialización en Mercadeo de la U. de los Andes, Bogotá  Ha trabajado en: Borden Foods: Director de Mercadeo para América Latina, Gerente General de Borden Venezuela, Gerente General Borden Ecuador, Gerente de Mercadeo Cicolac Borden Colombia Pepsi Cola: Director de Franquicias Nestle: Gerente Lácteos Adicionalmente es consultor en Cambio Organizacional, Productividad y Desarrollo Estratégico