Las seis F

Autor: Dr. Mauricio Lefcovich. 

MEJORES PRÁCTICAS

10-2005

Otra forma de construir procesos magros

Diseñar, planificar, organizar, dirigir y controlar un proceso productivo de manera tanto eficaz como eficiente, es un desafío y al mismo tiempo el objetivo fundamental de toda empresa que aspire a la excelencia.
 
Lograr el mejor proceso requiere tanto de creatividad como de capacidad crítica, lo cual implica poder objetar los paradigmas existentes, tanto propios como del entorno, construyendo nuevas formas de pensar la producción.
 
La mejor manera de pensar en los procesos productivos es desde la perspectiva de las Seis “F”, debido ello a la primer letra de las palabras: fundamento, flexibilidad, fuerza, fiabilidad, flujo y fidelidad.
 
Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que haciendo uso de diversos insumos, sean estos humanos, materiales, tecnológicos, máquinas e información, tiene por objetivo la generación de productos o servicios con valor agregado, para uso interno o externo.
 
El objetivo de todo proceso como se manifiesta es generar un valor agregado, por lo cual toda actividad o proceso que consume recursos pero no genera valor agregado, ni para la empresa ni para los consumidores, debe ser eliminado.

 
El proceso para funcionar y cumplir sus objetivos correctamente debe hacerlo de manera armónica y equilibrada, y la mejor manera de encontrar ello es concentrándose en el análisis de las Seis “F”, veamos porqué.
 
En primer lugar tenemos los fundamentos, que son los principios sobre los cuales se asienta el proceso productivo. Lo primero que debemos hacer es cuestionarnos cuales son los principios en los cuales se basa actualmente nuestros procesos y actividades, y que tanto se adaptan ellos a las necesidades y expectativas del mercado, como a las técnicas utilizadas por nuestros principales competidores. Si el mercado requiere productos de calidad y a un bajo precio, y nosotros con nuestra tecnología solo estamos en condiciones de ofrecer calidad pero no precios aceptables, deberemos hacer uso del benchmarking para adoptar las mejores técnicas existentes, sean estas pertenecientes o no a nuestros competidores directos. Es factible adoptar para un proceso o actividad determinada, una técnica de una empresa que no forme parte de nuestra industria.
 
Modificar dichos fundamentos es imperioso a los efectos de recuperar o continuar con los niveles de competitividad. Hoy las empresas de categoría mundial adoptaron como sistema productivo la filosofía y sistema “Just in Time”.
 
El “just in time” otorga a los procesos la suficiente flexibilidad para hacer frente tanto a los cambios de productos, como a las alteraciones de volúmenes y períodos de demanda. Flexibilidad implica la capacidad de cambiar sin destruir los procesos generadores. Ello no sólo implica la capacidad de cambio de las máquinas en cuanto a velocidades y combinaciones existente entre ellas, sino también la flexibilidad de la mano de obra o del personal, capacidad que queda demostrada en la facilidad para conformar diversos grupos, adaptarse a diversas producciones o actividades, y la capacidad de ejecutar diferentes tipos de funciones en las áreas que le son más frecuentes como en otras. Así por ejemplo en el Japón muchas empresas automotrices ante la caída en la demanda disminuyó el personal de planta productiva y traslado al personal sobrante al área ventas. De tal forma se adaptaba la cantidad de personal a las necesidades reales del proceso, pero al mismo tiempo se utilizaba más personal para fomentar la venta de rodados.
 
En el just in time la fluidez de los procesos resulta fundamental a los efectos de reducir al mínimo los desperdicios como los plazos de los ciclos completos. Para adquirir ligereza en los procesos es menester eliminar sistemáticamente los “cuellos de botella” como todas las obstrucciones, sean estas físicas, administrativas, burocráticas e inclusive de pensamiento. Lograr la mejor fluidez implica configurar el mejor flujo, o sea el mejor movimiento tanto de las personas, como de la información, insumos, partes, productos en proceso y terminados. Desarrollar el mejor lay-out, sin entorpecimientos ni interferencias, y obteniendo la mejor visibilidad de los procesos, no sólo permite eliminar desperdicios, sino que ayuda a lograr el mayor grado de flexibilidad.
 
Lograr gestionar la producción como un flujo responde por otra parte a la necesidad de eliminar los procesos por lotes, con las consecuentes sobreproducción de partes y artículos terminados. Producir de uno en uno respetando una frecuencia armónica es el ideal del just in time.
 
Se obtiene la mayor fluidez en la medida que los procesos son posean fidelidad y fiabilidad. En cuanto a la fidelidad entendemos por tal la capacidad de reproducción exacta y la exactitud en el cumplimiento de las especificaciones. Reducir los niveles de fallas implica menos reprocesamiento, y consecuentemente mayor velocidad de salida de los productos a la venta a un menor coste. Para lograr este fidelidad es fundamental contar con la fiabilidad, la cual está dada por el grado de confianza en el funcionamiento y rendimiento de una pieza o de una máquina. Cuanto mayor sea la fiabilidad de las máquinas, menores serán los tiempos de espera, y menor la producción fallida, lo cual contribuye a la mejor fluidez de los procesos. No menos importante resulta para ello la fiabilidad de los insumos recepcionados.
 
Esa rapidez en la rotación de los insumos y productos, son un indicativo de la fuerza de los procesos, de la energía y capacidad de la empresa para generar flujos positivos de ingresos. Lograr esa armonía y equilibrio en los flujos implica estructurar los fundamentos adecuados, para lograr la mayor fiabilidad y fidelidad de forma tal de obtener tanto flexibilidad como fluidez.
 
La mejora en el flujo se logra mediante un mejor diseño de los recorridos, eliminando transportes y movimientos innecesarios. La flexibilidad pasa tanto por la capacitación, y entrenamiento del personal, como así también por la reducción en los tiempos de preparación de las máquinas. La fidelidad implica la implementación del TQM, en tanto que alcanzar la mejor fiabilidad de las máquinas consiste en poner en práctica el Mantenimiento Productivo Total.

Conclusión

Lograr, hacer viable las Seis “F” permite a la organización lograr la armonía y equilibrio en sus procesos, de forma tal de evitar las Cuatro F Negativas, que son la fricción, el freno, la fragmentación y el frenesí. Las averías, los tiempos prolongados de preparación, la falta de partes e insumos, los problemas de detección de defectos son algunas de las causas principales de fricción en los procesos y del consecuente frenado de los flujos de los productos en proceso. Por otro lado la fragmentación de los procesos por funciones son una de las principales causas de improductividades. Esa falta de armonía termina dando como resultado el frenesí en el desempeño de los trabajadores y directivos. Falta de calidad, incapacidad para cumplir en tiempo y forma con los pedidos, sobre costos, excesos de desperdicios y excesos en las horas de trabajo terminan generando el frenesí.

La falta de equilibrio y armonía genera un mayor consumo de recursos de forma improductiva, impidiendo la competitividad de la empresa y frenando su crecimiento y expansión. De igual forma como en la naturaleza los seres vivos se desarrollan de manera armónica y desequilibrada, una empresa debe perseguir tal armonía. Cuando se pierde el equilibrio deben llevarse a cabo las acciones tendientes a reestablecerlo y protegerlo.

Bibliografía
 
Los Doce Ceros – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com - 2005
 
Kaizen. Una búsqueda de equilibrio y armonía – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com - 2005
 
Just in Time – Mauricio Lefcovich – www.tuobra.unam.mx - 2005
 
Excelencia en la manufactura – Mauricio Lefcovich – www.ilustrados.com - 2004
 
El Sistema de Producción Toyota – Yasuhiro Monden – Ediciones Macchi – 1993
 

Dr. Mauricio Lefcovich.  Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor.  E-mail: mlefcovicharrobahotmail.com   

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