A pesar de tantos libros y seminarios sobre la importancia de la administración participativa, muchas empresas siguen aún los principios de Taylor, por la forma en cómo se administran. La Administración Científica, que nace con Taylor, nos legó la triste historia de que los gerentes pensaban, los supervisores hablaban y los empleados hacían.
Diferentes autores han hablado de la importancia del involucramiento del recurso humano en la toma de decisiones. ISO en uno de sus principios recomienda “El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización”.
Las empresas necesitan seguir un modelo que sea posible utilizar en cualquier departamento, que ayude a mejorar el desempeño, en donde el trabajo sea agradable, en donde las personas se sientan bien y sobre todo sean más productivas. Han existido cantidad de modelos y programas que han buscado este propósito: Enriquecimiento del Trabajo, Calidad de Vida del Trabajo, Sistemas de Sugerencias, Equipos de Mejora Continua, Reingeniería o Downsizing, pero los resultados fueron, por lo general, inciertos, de corta duración, desalentadores, contraproducentes, confusos e insignificantes, mejorarlos es el objetivo de la implementación de la administración participativa en una empresa.
La administración participativa
La administración participativa se define como un modelo de gestión en el que se comparten, entre directivos y empleados, la formulación de objetivos, políticas, acciones institucionales y, sobre todo, el proceso de toma de decisiones. Este último se convierte, bajo este enfoque, en un canal de doble vía en el que el poder de decisión no necesariamente surge de los altos niveles jerárquicos, sino que puede fluir de manera inversa.
Comparando una empresa que implementa la administración participativa con otra que no lo hace, se observa:
| Sin administración participativa | Con administración Participativa |
|---|---|
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La idea básica ha existido desde hace mucho tiempo, pero ha tenido sus altibajos en cuanto a popularidad. Uno de los problemas más grandes fue que casi nadie comprendió lo que realmente significaba la administración participativa. En los años 50, del siglo pasado, se pensaba que significaba ser amable con los empleados. Después, en los 60, suponían que significaba ser sensible a las necesidades y motivaciones de la gente. Más adelante, en los 70, los administradores creían que significaba pedir ayuda a los empleados (recordamos los famosos Círculos de Calidad, de grata memoria). Y en los 80 significaba celebrar numerosas reuniones de grupo.
Antes de continuar te sugerimos los siguientes videos a través de los cuales se define la administración participativa y se presentan sus principales características.
Consulta aquí el MOOC sobre administración participativa de la Universitat Politècnica de València
La siguiente gráfica resume los principios sobre los que se asienta esta modalidad administrativa:
Principios de la administración participativa. Fuente: Lépiz, p. 59
Por qué implementar la administración participativa
El problema consiste en que los jefes quieren más, porque la gerencia necesita más, porque los clientes demandan más, porque los competidores están dando más y porque es difícil que la gente haga algo más que el mínimo.
Primero hay que entender por qué el personal no da más que el mínimo: en algunas empresas se ve que las personas se emocionan muy poco con cosas relacionadas con el trabajo y lo que sí los emociona está fuera del trabajo. A muchas solo les interesa el pago del mes, las vacaciones, los feriados y las prestaciones. La actitud es: “No hagas algo que no tengas que hacer. Luego haz lo menos posible”, común en la administración pública, pero tampoco se salva el sector privado.
Cuando se habla de hacer un mejor trabajo, todos se vuelven a ver, nadie asume más responsabilidad de la necesaria, se hace lo suficiente para que no se les despida o se les grite. A muy pocos les importa las mejoras, todos temen al cambio. Cuando se trata de motivar a la gente, los resultados, cuando los hay, son de corta duración.
Muchas encuestas sobre clima organizacional muestran lo que a la mayoría de los empleados le disgusta:
- La falta de confianza
- No ser escuchados ni tomados en cuenta
- Falta de tiempo para resolver problemas y las cosas importantes
- Políticas burocráticas
- Ignorar cuando se están haciendo bien las cosas
- Un jefe que despoja a otros del mérito
- Falta de recursos para hacer un buen trabajo
- Un trabajo simple que carece de significado
- Personas a las que se trata como piezas intercambiables
- Falta de respeto como persona
Lo que la gente necesita, y por lo que propende la administración participativa, es: responsabilidad, confianza, ser escuchada, trabajo en equipo y resolución de problemas en equipo. También que se le brinde retroalimentación positiva, reconocer las buenas ideas y el trabajo bien hecho. Igualmente, un trabajador necesita saber que es importante para la organización.
Hay que dar dirección clara sobre las áreas de resultados clave, en esto ayuda mucho el despliegue de objetivos e indicadores que plantea el Balanced Scorecard como una forma de alinear los objetivos del trabajador con la estrategia.
La administración participativa podría dar a los empleados una motivación intrínseca al incrementar la posibilidad de crecimiento, responsabilidad y participación en el trabajo mismo. De igual manera, el proceso para tomar y poner en práctica una decisión y ver cómo funciones, podría influir a satisfacer las necesidades de responsabilidad, realización, reconocimiento, crecimiento y amor propio. Por tanto, la administración participativa es compatible con los esfuerzos por estimular la necesidad de realización. (García, Rojas y Campos, p. 380)
Cómo aplicar la administración participativa
Indiferentemente de su nivel gerencial, hay una serie de recomendaciones de lo que debe hacer para lograr una administración participativa:
- Mantener la autoestima
- Escuchar y responder con empatía
- Pedir ayuda para resolver los problemas
- Ofrecer ayuda sin tomar la responsabilidad.
Cuando se delega la responsabilidad mediante la administración participativa, es fundamental que usted encomiende el trabajo a la persona adecuada, pero delegar significa brindar la autoridad para llevar a cabo el trabajo y tomar decisiones. Un jefe que sobre controla desmotiva a su gente, al igual el que abandona el control, es necesario mantener un control situacional.
Compartir responsabilidad no significa abandonar la responsabilidad. Es valioso que como jefe usted sepa qué está sucediendo para poder dirigir el rumbo de su departamento y tomar aquellas decisiones que ellos no pueden tomar. Pero sobre todo hay que asegurar que la gente va por buen camino, ofreciendo guía. También es relevante valorar el desempeño y ser un administrador inteligente.
Si la empresa cuenta con un Balanced Scorecard (o Cuadro de Mando Integral), debe definir cuáles son las áreas de resultados clave, esto equivale a definir la dirección que se quiere tomar. Cada área clave debe contar con los indicadores de gestión que permiten saber que se está moviendo en la dirección correcta, así como una meta que indique cuando se alcanza el objetivo.
Aunque un gerente debe brindar constantemente retroalimentación sobre el desempeño relacionado con las metas, es importante que las personas administren su propio sistema de retroalimentación, preferiblemente mediante forma gráfica.
El proceso de entrenamiento hacia la administración participativa, requiere de una serie de pasos:
- Explicar el propósito y la importancia de lo que se intenta enseñar
- Explicar el proceso que será utilizado
- Mostrar cómo se hace
- Observar mientras la persona practica el proceso
- Dar retroalimentación inmediata y específica
- Expresar confianza en la habilidad de la persona para tener éxito
- Ponerse de acuerdo en las acciones de seguimiento.
- Por último, es fundamental recordar que se aprende más rápido de los éxitos que de los fracasos.
La administración participativa, también requiere de conocimiento, esto es, contar con las competencias necesarias para el buen desempeño de su trabajo, para lo cual se deben desarrollar las habilidades, brindar el entrenamiento, la información y aclarar las metas que se espera que cumpla. Pero, sobre todo: ayuda, apoyo, retroalimentación y estímulo.
Referencias bibliográficas
- Byham, William C. y Cox, Jeff. Zapp!: la energía inspiradora y vigorizante que aumentará el éxito. Editorial Diana, 1995.
- García Lizano, Nidia, Rojas Porras, Marta y Campos Saborío, Natalia. La administración escolar. Editorial de la Universidad de Costa Rica, 2002.
- Lépiz Jiménez, Carlos H. La administración a planificación como procesos. EUNED, 1986.
