ADMINISTRACIÓN PARTICIPATIVA

Autor: Grupo Kaizen

Teoría y pensamiento administrativo

12-2005

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William C. Byhan, escribió hace ya bastante tiempo el libro titulado "Zapp, la energía inspiradora y vigorizante que aumentará el éxito".

Este libro recuerda muchos otros como Gung Ho, La Paradoja, Empowerment, Equipos de Alto Rendimiento, Insectos Sociales etc., todos los cuales resaltan la importancia de la administración compartida.

La Administración Científica, que nace con Taylor, nos legó la triste historia de que:

Los gerentes pensaban
Los supervisores hablaban
Y los empleados hacían.

A pesar de tantos libros y tantos seminarios sobre la importancia de la administración participativa, muchas empresas siguen los principios de Taylor y de Adam Smith, por la forma en como se administran.

¿Cuál es el problema a que se enfrentan las empresas, según Byhan?

El problema consiste en que los jefes quieren más, porque la gerencia necesita más, porque los clientes demandan más, porque los competidores están dando más y porque es difícil que la gente haga algo más que el mínimo.

Primero ha que entender porqué el personal no da más que el mínimo:

En algunas empresas se ve que las personas se emocionan muy poco con cosas relacionadas con el trabajo y lo que si los emociona está fuera del trabajo. A muchas solo les interesa el pago del mes, las vacaciones, los feriados y las prestaciones. La actitud es: "No hagas algo que no tengas que hacer. Luego has lo menos posible.". Común en la administración pública, pero tampoco se salva el sector privado.

Cuando se habla de hacer un mejor trabajo, todos se vuelven a ver, nadie asume más responsabilidad de la necesaria, se hace lo suficiente para que no se les despida o se les grite. Hoy día lo estamos viendo en empresas certificadas bajo ISO 9000. A muy pocos les importa las mejoras, todos temen al cambio. Cuando se trata de motivar a la gente, los resultados, cuando los hay, son de corta duración.

¿Cuál es la solución?

Existen varias alternativas

• Esperar a que la gerencia tome la iniciativa
• Comenzar a buscar un nuevo trabajo
• Hacer usted mismo algo.

Recientemente escuchamos a un líder empresarial costarricense, que la única forma de enfrentar el Tratado de Libre Comercio es con un cambio de actitud de la gerencia, esperamos que su mensaje cale en muchos de los empresarios que lo escuchaban.

Diferentes autores, gurús, etc, han hablado de la importancia del involucramiento del recurso humano en la toma de decisiones. ISO en uno de sus principios recomienda "El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización".

Las empresas necesitan seguir un modelo que sea posible utilizar en cualquier departamento, que ayude a mejorar el desempeño, en donde el trabajo sea agradable, en donde las personas se sientan bien y sobre todo sean más productivas.

"La administración participativa surge de la idea de involucrar a los empleados en el proceso de la toma de decisiones. La idea básica ha existido desde hace mucho tiempo, pero ha tenido sus altibajos en cuanto a popularidad". Harvard recientemente ha desarrollado el concepto de Insectos Sociales, el cual no ha tenido mucha divulgación en nuestro medio.

"Uno de los problemas más grandes fue que casi nadie comprendió lo que realmente significaba la administración participativa. En los años 50´s, se pensaba que significaba ser amable con los empleados. En los 60´s, pensaban que significaba ser sensible a las necesidades y motivaciones de la gente. En los 70´s, los administradores pensaban que significaba pedir ayuda a los empleados (Recordamos los famosos Círculos de Calidad, de grata memoria). En los 80´s significaba celebrar numerosas reuniones de grupo"

Diferentes gerentes obtenían diferentes resultados, conocemos muchos gerentes exitosos (Ver artículo Empowerment), pero también muchos que no quieren oír hablar del tema. El mismo nombre de administración participativa, implica que se trata de algo que la administración hace (lo que a su vez parece limitar el grado en que los empleados pueden o deben participar). La participación de los empleados es un concepto que va de la mano con la administración participativa, y ambos términos son equivalentes.

Han existido cantidad de modelos y programas que han buscado este propósito: "Enriquecimiento del Trabajo", "Calidad de Vida del Trabajo", Sistemas de Sugerencias, Equipos de Mejora Continua etc. Pero también las empresas han pasado por Reingeniería, "Downsizing", etc. Los resultados fueron, por lo general, inciertos, de corta duración, desalentadores, contraproducentes, confusos, insignificantes.

Muchas encuestas sobre clima organizacional muestran lo que a la mayoría de los empleados le disgusta:

• La falta de confianza
• No ser escuchados ni tomados en cuenta
• Falta de tiempo para resolver problemas y las cosas importantes
• Políticas burocráticas
• Ignorar cuando se están haciendo bien las cosas
• Un jefe que despoja a otros del mérito
• Falta de recursos para hacer un buen trabajo
• Un trabajo simple que carece de significado
• Personas a las que se trata como piezas intercambiables
• Falta de respeto como persona

Comparando una empresa utilizando administración participativa con otra que no la tiene se observa:
 

Lo que la gente necesita es:

Responsabilidad, confianza, ser escuchada, trabajo en equipo y resolución de problemas en equipo.

Brindar retroalimentación positiva, reconocer las buenas ideas y el trabajo bien hecho. Además un trabajador necesita saber que es importante para la organización.

Se debe dar dirección clara sobre las áreas de resultados clave, en esto ayuda mucho el despliegue de objetivos e indicadores que plantea el Balanced Scorecard que todavía no es muy común en nuestras empresas centroamericanas, como una forma de alinear los objetivos del trabajador con la estrategia.

La administración participativa, también requiere de conocimiento, esto es, contar con las competencias necesarias para el buen desempeño de su trabajo, para lo cual se deben desarrollar las habilidades, brindar el entrenamiento, la información y aclarar las metas que se espera cumpla. Pero sobre todo: ayuda, apoyo, retroalimentación y estímulo. La comunicación debe ser en ambos sentidos como se expuso en el artículo sobre "Información alineada".

¿Qué hacer como gerente?

Indiferentemente de su nivel gerencial, hay una serie de recomendaciones de lo que debe hacer para lograr una administración participativa:

• Mantener la autoestima
• Escuchar y responder con empatia
• Pedir ayuda para resolver los problemas
• Ofrecer ayuda sin tomar la responsabilidad.

Cuando se delega la responsabilidad mediante la administración participativa, es importante que usted encomiende el trabajo a la persona adecuada, pero delegar significa brindar la autoridad para llevar a cabo el trabajo y tomar decisiones. Un jefe que sobre controla, desmotiva a su gente al igual al que abandona el control, es necesario mantener un control situacional.

Compartir responsabilidad no significa abandonar la responsabilidad. Es importante que como jefe usted sepa que está sucediendo para poder dirigir el rumbo de su departamento y tomar aquellas decisiones que ellos no pueden tomar. Pero sobre todo asegurar que la gente va por buen camino, ofreciendo guía.

También es importante valorar el desempeño y ser un administrador inteligente.

Si la empresa cuenta con un Balanced Scorecard (o Cuadro de Mando Integral), debe definir cuáles son las áreas de resultados clave, esto equivale a definir la dirección que se quiere tomar. Cada área clave debe contar con la medición, los indicadores que permite saber que se está moviendo en la dirección correcta, así como una meta que indique cuando se alcanza el objetivo.

Aunque un gerente debe brindar constantemente retroalimentación sobre el desempeño relacionado con las metas, es importante que las personas administren su propio sistema de retroalimentación, preferiblemente mediante forma gráfica.

El proceso de entrenamiento hacia la administración participativa, requiere de una serie de pasos:

1. Explicar el propósito y la importancia de lo que se intenta enseñar
2. Explicar el proceso que será utilizado
3. Mostrar como se hace
4. Observar mientras la persona practica el proceso
5. Dar retroalimentación inmediata y específica
6. Expresar confianza en la habilidad de la persona para tener éxito
7. Ponerse de acuerdo en las acciones de seguimiento.

Por último es importante recordar que se aprende más rápido de los éxitos que de los fracasos.

Base: Zapp!, William C. Byhan y Jeff Cox, Editorial Diana, México
 

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