Use la negociación para cerrar contratos

Autor: Ing. Ricardo Bolaños Barrera

Pequeñas y medianas empresas, PyME

09-2005

Tradicionalmente los Modelos de negociación los relacionamos con compra-venta de empresas, liberación de rehenes o venta de valiosos bienes raíces. Sin embargo, todos, día a día, usamos negociación para una cosa u otra, sin saberlo estamos negociando toda nuestra vida.

Existen cientos de modelos de negociación, sin embargo tienen ciertas características en común. Todos recomiendan prepararse, desarrollar la negociación, generar opciones y cerrar el trato. La preparación consiste en investigar todo lo que podamos de la otra parte y del negocio en sí. El desarrollo es a partir de las primeras conversaciones hasta casi las últimas.

Se sugiere tener más de una alternativa al trato, y tener bien claro cual es el objetivo, recuerde que lo que busca es cumplir con su objetivo, no lograr que se cumpla su opción. Finalmente el cierre, es dejar claro cual fue el trato, y formalizarlo.

Podemos usar la negociación para ganar dinero. Suponga que está vendiendo un contrato de mantenimiento para computadoras e impresoras, incluyendo el soporte técnico para la red, 250 computadoras y 100 impresoras. Todo el equipo repartido en tres ubicaciones: Monterrey, Nuevo León; Tlalnepantla, Estado de México; y Polanco, D.F.

¿Cuáles son los puntos medulares que deberá tomar en cuenta? ¿Qué deberá preguntar? ¿Qué deberá aclarar? A continuación enuncio una guía que puede servirle de base. Puede agregar o quitar preguntas según sea la situación. Lo más importante es seguir los pasos tal cual lo menciono.

Preparación.

Defina cuál es el asunto que quiere cerrar, claramente: un contrato de mantenimiento.

Establezca sus límites, ¿Cuál sería el precio más bajo en que lo vendería?, ¿Con cuánto iniciaría? ¿Usaría un precio base, y de ese no se movería a menos que quitara servicios?

Defina todos los gastos involucrados: inmediatos, corto y largo plazo y periódicos. ¿Cuándo le va a costar el arranque del contrato? ¿Cuánto cada mantenimiento? ¿Cuánto los viáticos? ¿Qué porcentaje se gastará en refacciones? ¿Cuánto se gastará en servicios correctivos? ¿Incluirá todas las refacciones?

Defina claramente lo que incluye el precio que está cobrando. ¿Qué servicios incluye? ¿Cada cuando? ¿Piensan agregar servicios posteriormente? ¿Las refacciones cambiadas pasarán a ser propiedad del cliente?

Además de usted, ¿alguien más está cotizando?

¿El cliente es formal? ¿Cómo paga? ¿Es la primera vez que contrata? ¿es una renovación? ¿Usarán su cotización para completar "las tres" cotizaciones que necesita su cliente?

Desarrollo.

Una vez que conozca todos los puntos anteriores, esta listo para negociar. Busque el mejor trato, evite cerrar con el precio más bajo. Hágale ver al cliente todo el paquete de servicios que usted ofrece y exíjale que lo compare contra una cotización que incluya el mismo paquete de servicios. Probablemente su cliente no necesite parte de los servicios que usted le ofrece, y al quitarlos pueda bajar su precio. Si conoce los precios de la competencia, podrá negociar tranquilamente sabiendo su precio es el más competitivo. Busque lograr su objetivo, más que satisfacer su propuesta inicial. Si termina vendiéndole un contrato por menos pesos, pero también menos servicios, estará cumpliendo su objetivo, que era: cerrar el contrato.

Opciones.

Antes, durante y después del trato piense en varias alternativas en caso de que la primera que se le ocurrió, no funcionase. Escriba las opciones, de lo contrario, las puede olvidar. De vez en cuando, regrese a sus opciones y revíselas, mejórelas, actualícelas o elimínelas. Llegado el momento de la negociación, úselas. Incluya el precio de cada una, o el descuento que daría en caso de que pasara tal o cual cosa.

Cierre.

Deje un documento escrito con los puntos más importantes del trato. Recuerde que "a las palabras se las lleva el viento". Probablemente usted ya tenga un formato de contrato, de preferencia vea que lo revise un abogado.