UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 

Autor: Ing. Ricardo Bolaños Barrera

Pequeñas y medianas empresas, PyME

09-2005

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Permítame darle un consejo de administración: forme un consejo de administración
para su empresa.

El primer "consejo" al que me refiero es un parecer o dictamen, la
típica opinión que le pedimos a un buen amigo. El segundo es: "una asamblea, junta o reunión de personas que tiene como misión dirigir, guiar o administrar".

Dentro de esta segunda categoría están reunidos los consejos de participación ciudadana, consejos de mejoramiento ambiental, etcétera.

El tradicional y nunca bien ponderado -ni usado- consejo de administración, puede tener una importancia profunda en el buen desempeño de su empresa. Como su nombre lo dice un consejo de administración es un conjunto de personas para guiar la administración de su empresa. La figura del consejo de administración surge de las grandes corporaciones. Esas empresas se conforman por los accionistas -dueños de la empresa- los cuales nombran a un consejo de administración para que "dirija" la empresa. Este consejo de administración a su vez tiene como obligación contratar al personal clave de la empresa para poder iniciar o continuar operaciones. Dentro de las funciones y responsabilidades que tiene un consejo de administración son: analizar la información financiera generada por la empresa, decidir el rumbo de la empresa, aprobar los presupuestos generales y metas estratégicas entre otros.

Bueno, eso es en la grandes, pero en las pequeñas y medianas empresas, el consejo de administración son "esos nombres" que pide el notario para complementar el acta constitutiva: un presidente, un secretario, algunos vocales, un tesorero y hasta un comisario.

Si bien es difícil, en una pequeña empresa, querer cambiar las costumbres, o peor aún, querer constituir un consejo de administración real, podemos beneficiarnos de tener un consejo de administración. Regresando al objetivo del consejo que es guiar las operaciones de la empresa, ¿alguien le podría ayudar a guiar a su empresa? Seguro piensa que no, pues yo pienso que sí.

PLAN PARA FORMAR UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Primero, junte algunos amigos, probablemente cuatro o cinco, que tengan habilidades complementarias y que estén dispuestos a dedicarle un par de horas al mes a su negocio. Tenga cuidado de no seleccionar competidores, aún que sean sus amigos.

Segundo, coménteles su plan, y su objetivo. El plan es formar un consejo de ayuda para la mejora de su empresa. El objetivo es incrementar la posición competitiva de la misma. Lo último significa mejorar utilidades, participación de mercado, satisfacción de clientes y empleados.

Tercero, propóngales un día al mes para reunirse. Invítelos a comer, o a cenar, y ahí entrégueles una copia del reporte de los resultados de la empresa. Platique un par de horas con ellos, pidiéndoles consejo para mejorar su empresa.

Finalmente, haga evaluaciones de la efectividad de su consejo de administración, recuerde que tópico que no se mide, no se puede mejorar.

Ahora déjeme ahondar y aconsejarle algunos puntos para cada etapa. Referente a la primera, lo ideal, sería tener un abogado, un contador y un profesor de administración. Sería bueno contar con un mercadólogo, un diseñador gráfico o publicista. Un abogado, porque le va a decir para cada plan de que forma lo pueden "engañar" y así podrá protegerse. El contador verá los números: cuánto vas a ganar, cuánto vas a invertir, etcétera. El profesor de administración (uno bueno), estará opinando referente a las nuevas tendencias administrativas y aportará ideas frescas. Finalmente el mercadólogo, diseñador o publicista, son creatividad pura. El componente creativo, será algo que podrá diferenciar fuertemente a su empresa de las demás. Si por algún motivo no puede conseguir a estos, inicie con los que pueda, poco a poco podrá ir mejorando su consejo.

Referente al segundo punto, cuando los cite por primera vez, tenga por escrito cuál es su objetivo, cuándo espera reunirse, cuánto tiempo, etcétera. Así podrá diferenciar sus reuniones de pláticas de "cuates". Anote claramente qué es lo que espera de ellos, y a dónde espera que llegue la empresa.

Para el tercer punto, le comentaría que fueran las reuniones formales. Lo más
conveniente será reunirse para cenar, ya que sus amigos hayan terminado su día de trabajo, de lo contrario corre el riesgo de que no asistan, o se tengan que ir temprano.

Haga su reunión en un café o restaurante. No use un bar, ya que se hará plática de amigos más que consejo de administración. Llame a sus consejeros un día antes para recordarles y confirmar la cita. Para la primer reunión lleve los estados financieros de la empresa, así como una lista de los problemas que más le agobian. Entregue una copia de dichos documentos a cada persona que asista.

Para el último paso, tome algunos puntos de control antes de la primer reunión.

Estos puntos de control, pueden ser facturación, gastos de administración, utilidades, número de ventas realizadas, promedio de facturación, etcétera. Cada mes, mida dichos puntos y revise si han mejorado. Tome la medición de los puntos que más le interesan, de nada le serviría medir cuantos clientes entran a su tienda, si a usted no le interesa dicha información.

Es muy importante, para que dicho consejo funcione, que haga usted caso a las
opiniones de los demás. El hecho de escucharlas, no implica ni aceptarlas, ni llevarlas a cabo. Simplemente escuche, pregunte, cuestiónese, APRENDA. Debe de cuidar que sus reuniones no se conviertan en una kermesse, en la que cada quien hace lo que quiere. Tampoco deben de ser un cuadrilátero de boxeo, en las cuales ellos se dedican a atacarlo y usted a defender a la empresa. Otro error común es el desvío, que consiste en divagar del tema central y no avanzar en la reunión. No debe de dejar que la reunión aterrice en la isla de la fantasía, dónde todas y cada una de las soluciones están fuera de la realidad. Para el último punto, no se confunda con bloquear la creatividad, en el proceso creativo de solución de problemas, puede haber mil y un cosas ilógicas e irreales, pero al hacer la solución deberán de aterizarse.


 

Ing, Ricardo Bolaños Barrera