Project managers

Autor: Andreína Siller 

Pequeñas y medianas empresas, PyME

08-2005

En nuestro artículo anterior comentamos algunos de los beneficios que se obtienen al
utilizar los procesos y conceptos de Project Management.

a) El proyecto no tiene "sorpresas" durante su ejecución, ni al final.

b) El producto o servicio que se entrega al final del proyecto es, ni más ni menos, lo que
el cliente ha solicitado.

c) El tiempo real de ejecución del proyecto es el esperado por todos los involucrados.

d) El costo real del proyecto no se dispara significativamente del costo autorizado.

e) Los inevitables cambios no afectan la salud del proyecto.

f) La moral del equipo de trabajo llega sin deterioros al final del proyecto.

g) Las relaciones entre todos los involucrados o afectados por el proyecto se mantienen saludables desde el inicio hasta la terminación del mismo.

Alguno de ustedes puede mostrarse escéptico y pensar que lograr lo anterior es una utopía.

Yendo más allá, quizá alguno haya participado en un proyecto donde se siguieron procesos de Project Management y algunos resultados del proyecto fueron adversos. También es probable que hayan vivido proyectos que se administraron sin utilizar metodologías o procesos específicos y sus resultados fueron estupendos.

Es claro que para una administración profesional de proyectos no sólo basta conocer y seguir una serie de procesos y procedimientos, también es necesario que el Project Manager posea una serie de habilidades (de las que hablaremos más adelante) y haya acumulado cierta experiencia. Finalmente este es el aspecto más importante para el éxito de cualquier proyecto: Asignar el equipo adecuado, tanto el Project Manager como el resto del equipo deben ser los idóneos para el proyecto. Los más adecuados en actitud, conocimientos,
habilidades, experiencia.

Project Management, de acuerdo a la definición que nos ofrece el PMI (Project
Management Institute) es la correcta "aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades que conforman un proyecto para satisfacer las necesidades y expectativas de los involucrados".

Al analizar esta definición observamos que son varios los elementos que la conforman. Por una parte están las técnicas y herramientas que son tremendamente útiles, pero por la otra nos encontramos con el lado humano: los conocimientos, las habilidades, las necesidades y las expectativas de los involucrados. En mi experiencia, esta parte humana tiene gran relevancia para lograr el éxito de cualquier proyecto.

¿Cuáles son las habilidades que se espera encontrar en un buen Project Manager?

a) Liderazgo. Adicional al liderazgo formal que se le puede conferir al nombrarlo
Project Manager de un proyecto específico, él debe ser capaz de ejercer un liderazgo de facto. Esto debido a que el liderazgo formal que recibe no siempre tiene el peso suficiente para ser un liderazgo efectivo -no muchos en la organización reconocen este liderazgo-

b) Comunicación. Uno de los pilares de éxito de un proyecto es precisamente la efectiva y oportuna comunicación entre todos los involucrados (Stakeholders). Es necesario que el Project Manager sea capaz de realizar y provocar esta comunicación efectiva durante la vida del proyecto. Una buena comunicación con los clientes, por ejemplo, evita generar expectativas incorrectas o imprecisas.

c) Negociación. Una de las actividades que el Project Manager realiza con más
frecuencia a lo largo del proyecto es precisamente negociar. Hace acuerdos y negocia con el equipo del proyecto, con el cliente y con el patrocinador (sponsor) y eventualmente con otros participantes e involucrados.

d) Solución de problemas. Como dijimos, la mejor planeación no evita que se presenten problemas durante la vida de un proyecto. Un buen Project Manager primordialmente debe ser capaz de identificar oportunamente y luego resolver los problemas de manera inteligente, minimizando las consecuencias y repercusiones negativas, tanto del problema como de la solución.

e) Influenciar la organización. Para lograr que las cosas ocurran de la manera en que se necesita que sucedan, el Project Manager debe ser capaz de entender las organizaciones con las que el proyecto se relaciona (el cliente, la organización que realiza el proyecto, los proveedores, los contratistas, etc.) y ser capaz de influir en ellas a fin de lograr los resultados esperados.

f) Pensamiento sistémico. Un proyecto es un sistema en sí mismo, donde una serie de "entradas" interactúan mediante ciertos procesos y procedimientos para obtener ciertas "salidas" o resultados. Afectar cualquier elemento involucrado finalmente repercute en el proyecto. Por ello es indispensable la capacidad de pensamiento global o sistémico. 

Por el otro lado está la experiencia. Los proyectos exitosos, que fueron administrados sin utilizar metodologías y/o procesos específicos generalmente deben su éxito a la experiencia y habilidades de la persona que lo administró.

La actitud del Project Manager es otro aspecto importante a considerar, sobre todo su actitud y creencias respecto al proyecto que se espera administre. En la medida que el Project Manager crea y tenga una actitud positiva hacia el proyecto, las posibilidades de éxito aumentan.

En nuestros días se hace cada vez más importante el uso de herramientas digitales ya que ellas, bien utilizadas, nos proveen caminos seguros para incrementar la productividad y efectividad de cualquier proceso, incluyendo los de Project Management. De ahí que, si bien, podemos aseverar que la combinación experiencia - habilidades - conocimientos - actitud aumenta la posibilidad de éxito de un proyecto, el agregar el uso de procesos y herramientas adecuados lo llevan a una ejecución óptima, a lo que yo llamo: Proyectos de alto rendimiento.

Si está usted por comenzar un proyecto importante, donde la inversión y los beneficios son considerables, dé una segunda pensada a asignar un Project Manager y un equipo calificado para llevar a cabo el Proyecto, y obtenga los beneficios de dicho proyecto cuanto antes y al mínimo costo posible.
 

Andreína Siller - nina_sillerarrobae-strategia.com