Project management para pyme

Autor: Andreína Siller

Pequeñas y medianas empresas, PyME

08-2005

La disciplina de Project Management ha tomado un auge significativo durante los últimos años. Si bien su traducción es "Administración o Gestión de Proyectos", el concepto y alcance actual de Project Management rebasa por mucho lo que tradicionalmente se entiende por administración de proyectos, idea que ampliaremos
más adelante.

Esta administración tradicional de proyectos ha sido imperativa en el área de la construcción debido a la complejidad y magnitud de sus proyectos, y han sido precisamente ellos, los miembros de la industria de la construcción, quienes comenzaron a impulsar fuertemente la "profesionalización" de esta disciplina:

Project Management.

Sin embargo, en nuestros días, cuando las empresas están cambiando de una
producción masiva y uniforme a una producción para satisfacer las necesidades específicas de cada cliente, cuando la nueva era del e-business está revolucionando la manera de hacer y conducir negocios, cuando los clientes y proveedores, alianzas y canales de venta se comienzan a considerar parte integral de una empresa, es cuando la necesidad de realizar PROYECTOS de magnitudes importantes se vuelve una realidad para cualquier empresa de cualquier tamaño.

Prácticamente todas las empresas se están renovando y las PYMES no son la excepción. Las empresas que buscan mantenerse rentables, no digamos crecer, necesitan llevar a cabo esta renovación. Y un buen camino para lograrlo es a través de. PROYECTOS de transformación, de re-ingeniera de procesos, de certificación de Calidad (ISO's por ejemplo), de adquisición e implantación de nuevas tecnologías, etc.

Hoy en día todas las empresas requieren llevar a cabo más y más PROYECTOS... además de continuar con la operación diaria lo más eficientemente posible.

El reto para nuestra pequeña y mediana empresa es la modernización inteligente que la lleve a elevar su eficiencia, su productividad. Una manera de lograrlo es mediante la selección y ejecución INTELIGENTE de PROYECTOS de MODERNIZACIÓN. Estamos viviendo una era donde todo gasto o inversión deben ser altamente productivo, debe generar valor, y ese valor debe poder hacerse visible para la empresa.

En este punto de nuestra reflexión es cuando regresamos al comentario inicial, donde decía que la actual disciplina de Project Management rebasa por mucho el concepto tradicional que aplicamos a la administración de proyectos. Ahora un Project Manager Professional (PMP) no sólo debe cumplir con 36 meses y acumular 4,500 horas de experiencia trabajando directamente en proyectos, sino que además debe aprobar un examen que certifica su dominio en la Administración de:

Recursos Humanos, es decir, de todos las personas que se verán involucradas o afectadas por el desarrollo del proyecto.
Comunicaciones entre todos los involucrados o afectados por el proyecto.
Alcance del Proyecto y del producto o servicio que éste va a entregar.
Tiempos y programación del Proyecto.
Costos en los que incurrirá el proyecto.
Calidad, tanto en la ejecución del proyecto como en el producto o servicio que
se va a entregar.
Contratos, Compras y Negociaciones que se requieren para la ejecución del
proyecto.
Riesgos que amenazan el éxito del proyecto.
El proyecto como un TODO, verificando todas las interrelaciones e impactos que
ocurren durante la vida del mismo.

Lo anterior lo certifica el Project Management Institute (PMI), instituto internacional que ya goza de gran reconocimiento, así como de aproximadamente 42,000 miembros alrededor del mundo.

La experiencia de una persona que haya administrado proyectos a base de "fuerza bruta" y que después haya aplicado los conceptos y procesos de Project Management podrá confirmar que estos son algunos de los beneficios que se obtienen:

a) El proyecto no tiene "sorpresas" durante su ejecución ni al final, ya que desde antes de iniciarlo se realiza un ejercicio profesional de planeación y análisis de
riesgos.

b) El producto o servicio que se entrega al final del proyecto es ni más ni menos lo que el cliente ha solicitado, ya que esto también se valida detalladamente con el cliente al iniciar el proyecto, y cualquier cambio que pueda impactar al producto final, es autorizado por el cliente.

c) El tiempo real de ejecución del proyecto es muy cercano al tiempo planeado. El proyecto no se va a "colgar en tiempo", como ocurre con mucha frecuencia, debido a que se logra contemplar la totalidad del trabajo que debe realizarse y se consulta con especialistas para estimar el tiempo que dura cada actividad.

d) El costo real del proyecto no se dispara del costo estimado, por similares
razones que el inciso anterior.

e) Los inevitables cambios no afectan la salud del proyecto ya que son
debidamente analizados y, en su caso, aprobados o rechazados por la persona
indicada, el proyecto se actualiza y los involucrados son informados de los impactos que este cambio puede o va a ocasionar.

f) La moral del equipo de trabajo llega al final del proyecto sin deterioros, ya
que se realizan procesos para nivelar y vigilar la ejecución del trabajo, reduciendo el trabajo fuera de horas, sobretodo cerca de la fecha de terminación del proyecto.

g) Las relaciones entre todos los involucrados o afectados por el proyecto se
mantienen saludables desde el inicio hasta la terminación del mismo, debido al
cuidado y atención que se presta a la comunicación y administración de los recursos humanos.

La disciplina de Project Management tiene otra ventaja: se puede adecuar a la medida del cliente y del proyecto. Cuando el proyecto es pequeño y no involucra demasiada gente ni mucho tiempo para su terminación, la sesión de planeación del proyecto, incluyendo el análisis de riesgos, se realiza en poco tiempo y el seguimiento a la ejecución se limita a supervisión y reportes básicos de avance.

Los procedimientos para autorización de cambios son muy sencillos, así como los procesos de comunicación. Si el proyecto es mayor, el tiempo de planeación también se incrementa. Sin embargo debemos tener presente que la inversión en tiempo para planear profesionalmente un proyecto reduce de manera muy significativa su tiempo de ejecución y aumenta considerablemente sus oportunidades de éxito.