COMPRA DE SOFTWARE 

Autor: Jesús Antonio Gaxiola Meléndrez 

Pequeñas y medianas empresas, PyME

08-2005

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Compra de software. ¿Dolor de Cabeza?

Introducción:

El avance tecnológico del cual somos testigos ha hecho posible que el mercado de las computadoras tenga un desarrollo importante y por lo tanto nos ha facilitado el acceso a hardware barato y con buenas características de desempeño para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYME's). Pero al invertir en equipo de cómputo para una empresa olvidamos un paso muy importante ¿Qué software vamos a usar? de toda la amplia gama de opciones ¿cuál es el apropiado para mi empresa?. El gran dilema de comprar un sistema de información comienza.

El mercado del software para la PyME's ha crecido increíblemente, además el desarrollo natural de las empresas empieza a aumentar el número de sus operaciones a un grado que el control se hace mas difícil, la competencia es cada vez mas agresiva y las dificultades por sobrevivir a las condiciones económicas hacen que la información necesaria para la toma de decisiones sea cada vez más importante. Es aquí donde complementar el hardware con un programa orientado a la administración adquiere relevancia.

Desarrollo

Invertir más dinero para complementar la inversión en equipo de cómputo hace que comprar software se convierta en un dolor de cabeza, más para usted que no es experto y además ésta operación la realiza rara vez. Pero en lo que si es experto es en el conocimiento de su negocio, y eso le ayudará a realizar la mejor elección.

A continuación le sugiero algunos pasos para guiar su compra de software

Paso 1:
He aquí unas preguntas para iniciar el proceso y que usted si puede contestar.
¿Qué áreas de mi empresa es necesario controlar con el software?
¿Qué información deseo conocer de esas áreas?
¿Qué operaciones es necesario registrar?
¿Qué volumen de datos o operaciones representan actualmente?
¿En futuro cercano como visualizo mi empresa en proporción a las operaciones que realizo actualmente?
¿Cuanto puedo invertir?
¿Es realmente necesario para la administración eficiente la compra de software?

Paso 2.
Asesórese con un experto y comuníquele su intención de adquirir software, además de exponerle claramente sus necesidades y razones.

Paso 3:
Pregunte e investigue con proveedores de software, en internet, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información. Es necesario evaluarlas tomando como referencia las respuestas obtenidas en el paso 1.

Paso 4.
Si encontró tres o más opciones felicidades realizó un excelente trabajo, pero no hemos terminado. Es necesario contactar a los proveedores y pedirles una demostración completa incluso con los usuarios finales del sistema (esto sin importar el tamaño de la inversión en pesos). Además investigar referencias con usuarios actuales del software (estos datos se los puede solicitar al proveedor que sin dudar debe de proporcionarlos. ¿O no?)

Paso 5.
El proveedor debe presentar "por escrito" una propuesta con varios aspectos que aseguren su seriedad. Aquí les sugiero algunos aspectos importantes a revisar antes de la decisión final:
* Qué el software se ajuste a nuestras necesidades expresadas midiendo el grado de satisfacción que nos ofrece.
* Garantice la sencillez de uso del paquete con respecto al usuario final presentado por el comprador
* Facilidad de instalación y política de licencias.
* Experiencia y recomendaciones históricas de clientes del proveedor
* Manuales, soporte técnico y capacitación a usuario de nuestra empresa
* Soporte por parte del proveedor para atender problemas difíciles de resolver por el personal de mi empresa.
* Garantías y condiciones del contrato legal.
* Precio ya con impuestos y condiciones de pago.
* Más los que su experiencia en negocios le recomienden.

Paso 6:
Si al llegar ha este paso todo esta de su agrado, inicie el tramite de compra. Si por alguna razón, algo no lo convence, tómese el tiempo para revisar el impacto de su decisión, es altamente recomendable antes de invertir cualquier cantidad de pesos, por lo general escasos ¿No lo cree?

Conclusión

Al unir nuestro equipo de cómputo con un software adecuado nos reditúa en un uso efectivo de la tecnología de Información para el control de las operaciones dentro de la empresa y para una toma de decisiones con menos riesgo.

En resumen, el acceso a equipo de cómputo a precios accesibles es muy sencillo el problema empieza cuando se hace necesario elegir la compra de software para ese equipo y que además cumpla con las necesidades de procesamiento de información de mi empresa.

Contestar algunas preguntas de reflexión sobre nuestras necesidades, platicar nuestras intenciones de compra con expertos para que nos aconsejen, investigar con otras empresas, voltear a ver lo que la competencia tiene, pueden darnos pistas valiosas sobre las opciones adecuadas, tomarse el tiempo necesario para evaluar las marcas o paquetes de software disponibles en el mercado, contactar a los posibles proveedores y saber que debemos pedir en una cotización de paquetes de software nos puede llevar a realizar una compra-inversión realmente productiva para nuestra empresa.
 

Jesús Antonio Gaxiola Meléndrez 

http://www.itson.mx/dii/jgaxiola 

Profesor-Investigador del Instituto Tecnológico de Sonora