Calidad de datos: factor crítico

Autor: Gustavo Benítez

Pequeñas y medianas empresas, PyME

08-2005

Introducción

Cada minuto en la operación diaria de un negocio se toman decisiones, la mayor parte de esas decisiones son tomadas con información o cierta intuición de los empleados, mientras más usamos la información y los hechos, y menos utilizamos la intuición, se puede estar más seguro de haber tomado una buena decisión.

Entramos a otro dilema de cuál información utilizamos para tomar una decisión, ¿es una fuente única con la que todos en la compañía tomamos una decisión? , ¿ Hay un sistema
formal que apoye el proceso de toma de decisiones en la empresa? ¿ Existen otras fuentes de información disponibles para validar las existencias de inventarios, los precios de los productos, los pedidos de los clientes, los gastos de un centro de costos, las ventas netas de la compañía?.

Desgraciadamente en la mayoría de las empresas la respuesta es no hay una sola fuente de información, existen diversos sistemas informales en los que mucha gente se basa para tomar decisiones que inciden en la operación de sus negocios, los cuales en caso de ser erróneos pueden tener un fuerte impacto económico en su empresa.

El primer paso para tener una administración basada en información es tener una sola fuente, si existen diversas fuentes siempre vas a dedicar inútilmente recursos a que la información cuadre, o vas a dedicar un doble esfuerzo para mantener actualizados ambos sistemas, tanto los formales como los informales, es conveniente tener una sola fuente de información, con información buena o mala, pero que al menos es la misma para todos.

Una vez logrado este primer paso, pasamos al segundo paso, el cual es asegurarnos que esta fuente única de información, este sistema formal de información tenga la información correcta, expresado de otra forma, que la información de nuestro sistema refleje la realidad de lo que esta pasando en nuestra empresa.

Lograr esto no es nada fácil, ya que muchos empleados no perciben como parte de su trabajo el mantener una información confiable, muchos de ustedes habrán oído decir al almacenista, a mí me pagan por acomodar, cuidar y surtir los productos, no por capturar la información, o a un empleado de la línea diciendo a mi me pagan por producir, no por capturar ticket de fabricación o cerrar ordenes de producción. El problema de calidad de datos es una realidad, la exactitud promedio de los inventarios las empresas de Estados Unidos es de 70 % o menos, las rutas de fabricación no reflejan todos los pasos que se requieren para fabricar un producto o los tiempos definidos no son los que suceden en la realidad, las listas de materiales están incompletas, no reflejan las cantidades correctas o no contemplan las mermas inherentes al proceso, las ordenes de compra no son actualizadas al momento de haber cambios en la fecha o en la cantidad a entregar, la lista de precios no es la misma en diversos almacenes de la republica, los limites de crédito son obsoletos y mandan todos los pedidos a estatus "detenidos por crédito" generando grandes cargas de trabajo al personal de Crédito. En fin podríamos mencionar más ejemplos, pero creo que es claro que la pobre calidad de datos va en contra de la buena administración de los recursos humanos, financieros y materiales de una compañía, va en contra de la creación de valor y de la excelencia operacional, incrementa nuestros costos, impacta nuestros niveles de servicio y reduce la eficiencia de nuestras operaciones.

Dimensiones de la Calidad de Datos

La Calidad de Datos tiene varias dimensiones, relacionadas pero distintas, a continuación describo algunas:

1. Exactitud.
Mide el grado en que la información refleja lo que esta pasando en el negocio (ej. Exactitud de inventarios, exactitud de rutas de fabricación, de listas de materiales, etc.).

2. Totalidad.
Medición que refleje el grado en que las bases de datos cuentan con toda la información critica para el negocio.

3. Oportunidad.
Medición de que la información este disponible cuando se requiere para tomar una decisión.

4. Relevancia.
Que la información le sirva a la persona que se la estas proporcionando.

5. Nivel de detalle.
Que la información tenga el nivel de detalle requerido, dependiendo del nivel
organizacional y al tipo de decisión al cual este destinada la información.

6. Consistencia.
Que la información sea la misma en todas las áreas o sistemas utilizados por la compañía.

En fin, hay que validar trabajar sobre varias de estas dimensiones hasta hacer que nuestro objetivo no sea tan solo proveer información de calidad, sino el de apoyar a la organización a hacer buen uso de la información para apoyar y mejorar el uso de los recursos y las operaciones del negocio.

Método para mejorar la Calidad de Datos

Las empresas y negocios, especialmente los dedicados al giro industrial han pasado años comentando que es imposible llegar a niveles arriba del 95 % de exactitud de inventarios, sin embargo esto es una cuestión cultural y de disciplina, se imaginan ustedes el impacto de una nomina con el 90 % de exactitud, o que la aplicación de medicamentos a los pacientes en un hospital estuviera en un 90 %, o que les parecería que los aviones tuvieran un 98 %
de exactitud en los aterrizajes, o que tu cuenta de cheques del banco tuviera un nivel por debajo del 95 %, sencillamente estos porcentajes en los bancos, hospitales, aeropuertos y nominas son inconcebibles, no podemos vivir con ellos.

Los bancos tienen gente de bajo nivel de remuneración en las cajas, al igual que los mecánicos de los aviones o las enfermeras de un Hospital, sin embargo ellos pueden hacer su trabajo con perfección, pero en las industrias el pretexto eterno, "como quieren que este correcta la información si mis almacenistas, o operarios, o compradores tienen un ingreso bajo y no tienen de mucha capacidad". Esto es cuestión de expectativas, como gerentes debemos crear una alta expectativa para la calidad de la información de nuestra área, ya que
esta no solo nos impacta a nosotros sino a toda la organización.

Una vez creada la expectativa y reconocidos los beneficios de mejorar la calidad de la información, se debe aplicar una metodología para mejorar la calidad de la información en nuestro negocio. Existen muchas metodologías, a continuación les explico brevemente la que me ha dado resultados en varios negocios:

1. Identificar la información crítica para el negocio. Existe tanta información en una organización que difícilmente podemos dedicar suficientes recursos para mejorar la calidad de toda la información, por lo que hay que identificar cual es la información que tiene un mayor impacto en las operaciones del negocio.

2. Definir criterios de Calidad de Datos. Esto es definir cuando un dato es exacto para su organización.

3. Realizar mediciones iniciales para detectar posibles problemas de Calidad de Datos. Este paso es un diagnóstico que nos apoya a medir la calidad actual de la información crítica definida en el paso 1, identificando donde se encuentran los mayores problemas y priorizando las áreas con las que hay que iniciar el esfuerzo.

4. Automatizar Indicadores de Calidad de Información. En este paso se realizan programas que apoyen a medir periódicamente la Calidad de la Información, lo que no se puede medir no se puede administrar y no se puede mejorar. Estos medidores deben estar al alcance de las personas que serán las responsables de monitorear y mejorar la calidad de la información.

5. Definir responsables de Calidad de Datos. Una de los factores críticos de éxito de un proyecto de Calidad de Datos es definir un responsable de cada indicador, esta persona debe monitorear las tendencias del indicador y realizar planes de acción encaminados a la mejora de los indicadores.

6. Diagnósticos de calidad de Datos. En estos diagnósticos se determinan las posibles causas de la mala calidad de Datos y se definen planes de acción con responsables para mejorar el indicador. Entre las planes de acción normalmente se incluye el establecer controles preventivos y correctivos para la mejora de la calidad de Datos.

7. Monitoreo de los indicadores por parte de la Gerencia. Si los empleados no perciben las altas expectativas por parte de la gerencia, el proyecto tendrá resultados limitados, es importante que los indicadores de Calidad de Datos se revisen periódicamente, asegurando su seguimiento y mejora continua.
8. Finalmente, una vez estabilizados los indicadores de Calidad de Datos, se regresa al punto uno para identificar información que tenga impactos en el negocio y que sea necesario su medición y mejora.

Conclusiones :

Espero este artículo les ayude un poco con sus problemas de Calidad de Información, la cual es clave para la implantación de un sistema de administración de los recursos de la empresa (ERP´s) y para mejorar la toma de decisiones de su organización, encontrarán que dedicar tiempo y recursos a la mejora de este importante activo tiene un alto valor de retorno en su inversión.

Gustavo Benítez