Cómo organizar su oficina en casa

Autor: Artículo Libre de Derechos de Autor

Herramientas para emprendedores

08-2005

En la actualidad, un número creciente de personas están activando la computadora familiar, y trabajando desde el hogar. En estos tiempos de reorganizaciones en las compañías, reducciones de plantilla y economía fluctuante, la carga de trabajo se ha incrementado, pero las horas laborales siguen siendo las mismas. Como resultado, trabajar en casa se ha transformado en una solución viable para aquellos que quieren mantener una vida hogareña, y hacer felices a los jefes.

Pero el trabajo en casa requiere un espacio dedicado a la "oficina". Ya sea una esquina de la mesa del comedor, un escritorio en el sótano o una oficina con todas las de la ley; la organización es esencial para mantener prácticas comerciales apropiadas. Muchas personas dejan que impere el desorden hasta que la situación se hace insostenible, y luego se abruman con la tarea de organizarlo todo. Un escritorio desorganizado y un sistema de archivos caótico pueden consumir ese tiempo precioso, además de energía, concentración y productividad. Razón por la cual debe seguir estos consejos para organizar su oficina en casa:

1. Déle una ojeada sistemática a sus documentos.

No se desespere si se encuentra ante un verdadero caos de pilas de papeles. Dedique un poco de tiempo a examinarlos diariamente. Esto hará que esa tarea se haga más manejable, y si adquiere ese hábito, llegará al final en segundos.

2. Alíese con el cesto de basura.

En la medida que vaya examinando esos papeles, evalúe lo realmente necesario y lo que debe desecharse. Si le horroriza botar, cree un sistema de dos cestos. Coloque los "desechos posibles" en uno, y los "desechos definitivos" en otro. Así podrá recuperar documentos que podría necesitar antes de que sea demasiado tarde. Por supuesto, de más está decirle que vacíe los cestos con frecuencia.

3. Establezca un sistema de archivos.

Mantenga los documentos más actuales en una gaveta profunda o un archivo, al alcance de su escritorio. Almacene los artículos y documentos que usa periódicamente en un sitio menos accesible. Codifique los archivos con colores para una mejor organización. Y en el campo electrónico, déle a los documentos de su computadora nombres lógicos que pueda recuperar con rapidez.

4. Mantenga a mano los artículos y documentos que usa con frecuencia.

Todo lo que usted utilice constantemente debe estar sobre el escritorio: bolígrafos, calendario, bloc de mensajes y otros efectos que forman parte de su rutina diaria. No se olvide de tener el dispensador de cinta transparente, la engrapadora, calculadora, papel, etc. en una gaveta del escritorio para tenerlas a mano, pero que no interfieran con la superficie utilizable.

5. Cree un sistema de "entrada" y "salida" de documentos. Utilice la caja o carpeta de documentos entrantes para guardar documentos que acaba de recibir, y la de documentos salientes para archivar asignaciones terminadas antes de enviarlas al destinatario apropiado.

6. Ubique eficientemente su escritorio.

Coloque el escritorio de manera que vea a toda persona que se aproxime a la puerta. Ubique el monitor de su computadora directamente frente a usted, para evitar las interrupciones que puedan ocasionarle los miembros de su familia. Asegúrese de que el teléfono, fax e impresora estén a su alcance, para no perder tiempo levantándose y sentándose. Compruebe también que su silla sea cómoda y sea la adecuada para el espacio de que dispone.

7. No escriba notas en blocs pequeños.

Los pequeños blocs de notas convencionales y adhesivas son excelentes para ciertas tareas, pero nunca se debe anotar en ellos información relevante. Seguramente no querrá que se le extravíe un teléfono importante o el nombre de un cliente. Utilice un cuaderno empastado para sus notas relevantes. Marque la fecha y cualquier detalle importante que tenga pendiente para el día, de manera que pueda recuperar esa información rápidamente, y tenga un registro de cómo va funcionando su negocio.

8. No mezcle el negocio con la vida hogareña.

La combinación de su negocio y el trabajo personal en su escritorio conduce usualmente a la distracción. No guarde papeles como cuentas, catálogos, folletos y otros documentos personales sobre el escritorio, pues los mismos pueden distraerlo. Tampoco navegue por Internet, utilice el teléfono para conversaciones personales, ni tenga el televisor encendido en horas de trabajo, a menos que sea absolutamente necesario.

9. Pida a sus familiares que respeten su espacio de trabajo. Establezca reglas para su oficina en casa. Si utiliza la computadora de la familia para sus negocios, compruebe que cada cual tenga su propia identidad para la entrada al sistema, de manera que su trabajo no sea alterado ni borrado. Asegúrese de que sus papeles y otros artículos de trabajo estén en su lugar, ¡y que nadie los toque!

10. Establezca un horario de trabajo.

Dedicar horas excesivas al trabajo puede dejarlo agotado y carente de concentración, además de que es camino seguro a errores y descuido. Reconozca cuando llega la hora de apagar la computadora y dedicarse a otras faenas