LAS REGULACIONES GUBERNAMENTALES Y SU NEGOCIO

Autor: Diana Fontanez

Herramientas para emprendedores

08-2005

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Tal vez le sea inconcebible que el servicio que usted realiza como consultor desde su hogar o desde su pequeño negocio de suéteres tejidos a mano deba cumplir con numerosas regulaciones locales, estatales y federales; sin embargo, lo más probable es que lo tendrá que hacer. Evite la tentación de ignorar los detalles reguladores. Si usted no cumple evitará los trámites burocráticos a corto plazo, sin embargo, eso podrá convertirse en un obstáculo al crecer su negocio. Tómese el tiempo para investigar las regulaciones aplicables a su negocio, pues eso es tan importante como conocer su mercado.

A continuación le presentamos una lista de cumplimiento de los requerimientos más comunes que afectan a los negocios pequeños, pero de ninguna manera se debe considerar esta lista completa. Tenga presente que las regulaciones son diferentes para las distintas industrias. Si usted está en el negocio de servicios alimenticios, por ejemplo, tendrá que tratar con el Departamento de Salud. Si utiliza solventes químicos, tendrá que cumplir con las regulaciones ambientales. Investigue cuidadosamente las regulaciones que afectan su industria. Si no las cumple, esto le puede llevar a una posición sin protección legal, le hará incurrir en caras penalidades y pondrá su negocio en peligro.

Licencias Comerciales

Hay muchos tipos de licencias. Se necesita una para operar legalmente en casi cualquier lugar. Si el negocio está situado dentro de los límites municipales incorporados, debe obtener una licencia de la ciudad. Si está fuera de los límites municipales, debe obtener una licencia del condado. Para mayor información, comuníquese con la oficina del condado o de la ciudad en su área o visite estos sitios de la Internet que brindan información sobre las licencias comerciales.

También puede visitar el sitio de la Internet de su estado. Puede utilizar la opción para hacer búsquedas ["SEARCH"] y escribir "business license" [licencia comercial] o "county information" [información sobre el condado].

Certificado de Ocupación

Si está planeando tomar posesión de un edificio nuevo o usado para un nuevo negocio, tal vez tenga que solicitar un Certificado de Ocupación del Departamento de Zonificación de la ciudad o del condado. Para mayor información comuníquese con la oficina municipal o del condado en su área.

También puede visitar el sitio de la Internet de su estado. Puede utilizar la opción para hacer búsquedas ["SEARCH"] y escribir "certificate of occupancy" [certificado de Ocupación] o "county information" [información sobre el condado].

La Organización Comercial

Hay muchas diferentes formas de estructura legal que usted puede seleccionar para su negocio. Las estructuras más comunes son los de Propietario Unico, Asociaciones Limitadas y Generales, las Corporaciones C y S y las Compañías de Responsabilidad Limitada. Cada estructura legal brinda opciones de organización que son apropiadas para diferentes situaciones personales y que afectan los niveles de responsabilidad y los impuestos. Sugerimos que investigue completamente cada estructura legal y que consulte con un abogado y/o con un contador con experiencia en asuntos de impuestos antes de tomar su decisión.

Nombre Comercial de un Negocio

Los negocios que utilizan un nombre que no sea el del dueño deben inscribir su nombre comercial con el condado según los requisitos de la Ley de Inscripción de Nombres Comerciales ["Trade Name Registration Act"]. Esto no se aplica a corporaciones que operan bajo su nombre corporativo o a las personas que practican cualquier profesión bajo el nombre de una asociación. Para mayor información comuníquese con su gobierno local y estatal.

También puede visitar el sitio de la Internet de su estado. Puede utilizar la opción para hacer búsquedas ["SEARCH"] y escribir "trade name registration" [inscripción de nombre comercial] o "county information" [información sobre el condado].

Cómo Proteger su Idea

Tal vez a usted le haga falta completar una solicitud para marcas registradas, patentes y derechos de autor según la naturaleza de su negocio. La información referente a estas solicitudes se encuentra más abajo en este documento.

Las Marcas Registradas

Las marcas registradas son nombres o símbolos que se utilizan en cualquier comercio que está sujeto a las regulaciones del gobierno estatal o del Congreso de los EE.UU.

Inscripción Estatal de una Marca Registrada:

Las marcas registradas y las marcas de servicios se pueden insribir en el estado por un período de diez años. Para mayor información sobre las Solicitudes para la Inscripción de una Marca Registrada o de Una Marca de Servicios en su estado, comuníquese con su gobierno estatal.

Registro Federal de Patentes y Marcas Registradas

Para inscribir una marca registrada, comuníquese con:

U.S. Department of Commerce 

Trademark Office

[Departamento de Comercio de los EE.UU., Oficina de Marcas Registradas]

2021 Jefferson Davis Highway

Arlington, Virginia 22202

(703) 305-8341 ó (800) 786-9199

Para inscribir una patente, comuníquese con:

Asst. Commissioner for Trademarks, Patent Applications

[Comisionado Auxiliar para Marcas Registradas, Aplicaciones de Patentes]

Washington, D.C. 20231

(800) 7869199

También visite su sitio de la Internet al http://www.uspto.gov

Advertencia: Las marcas registradas federales pueden estar en conflicto con los nombres de negocios y de productos inscritos a nivel estatal. En ese caso los registros federales reemplazan a los estatales. Se recomienda que los negocios averigüen si existen conflictos con marcas registradas federales.

Las Patentes

Comuníquese con: 

Superintendent of Documents

[Superintendente de Documentos]

P.O. Box 371954

Pittsburgh, Pennsylvania 15250-7954

(412)512-1800

Se pueden proteger las invenciones nuevas y útiles con una patente de los EE.UU. Le recomendamos enfáticamente que reciba ayuda profesional de un abogado de patentes, porque los procedimientos para una patente son detallados y técnicos. Se realiza una búsqueda de las patentes para determinar si actualmente existe una patente para el mismo aparato o uno muy parecido, y si no existe, se somete la solicitud apropiada a la Oficina de Patentes.

Nota: Sólo los abogados y los agentes inscritos con la Oficina de Patentes pueden representar a los inventores en los asuntos que tienen que ver con las patentes.

La oficina tiene listas geográficas y alfabéticas de más de 11,000 agentes registrados. Sólo estos agentes pueden realizar las búsquedas de las patentes en dicha oficina. Los inventores o sus abogados pueden hacer arreglos con uno de esos agentes. El Comisionado Auxiliar en Washington, D.C. para las Patentes expide las patentes de los EE.UU.

Se proporciona información adicional en la publicación, General Information Concerning Patents ["Información General Concerniente a Patentes"] y en otras publicaciones distribuidas mediante la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de EE.UU. [U.S. Patent and Trademark Office]


Los Derechos de Autor

Comuníquese con:

U.S. Library of Congress

[Biblioteca del Congreso de los EE.UU.]

James Madison Memorial Building

Washington, D.C. 20559

(202)707-9100 Order Line

(202)707-3000 Information Line

Los derechos de autor protegen los pensamientos y las ideas de los autores, los compositores y los artistas. Los derechos de autor previenen que se copie las materias escritas, las obras de arte o los programas informáticos (de computadoras). Para asegurar la protección de los derechos de autor, el dueño de los mismos debe siempre incluir la notificación en todas las copias de la obra.

Información Sobre Impuestos

Se requiere que los dueños del negocio retengan los impuestos a los sueldos que se pagan a los empleados: los impuestos federales sobre los ingresos, los impuestos estatales sobre los ingresos y el Seguro FICA (Seguridad Social).

Los gobiernos federales y estatales también recaudarán los impuestos sobre los ingresos del negocio. Por lo tanto, cada negocio debe someter una declaración de impuestos sobre los ingresos del mismo ante las dos agencias. Además, se puede requerir que los negocios emitan declaraciones del cálculo aproximado de impuestos y que paguen esos impuestos calculados trimestralmente.

Para información sobre los impuestos federales, comuníquese con el:

U.S. Internal Revenue Service (IRS)

[Servicio de Rentas Internas de EE.UU]

Puede visitar la sección comercial del sitio de la Internet del IRS o llamar a su oficina local del IRS para recibir una variedad de publicaciones que están a la disposición de los negocios pequeños con sólo solicitarlas. Una de las más útiles es Your Business Tax Kit [Su Conjunto de Información sobre los Impuestos Comerciales] que incluye los datos y los formularios para solicitar los Números de Identificación Federal Para Patronos y una guía de impuestos para los negocios pequeños que se puede encargar llamando al Departamento de Formularios y Publicaciones al (800) 829-3676 o haciendo una visita a su oficina local del IRS.

Tal vez desee comunicarse con su Oficina de Seguridad Social local para información sobre el seguro FICA o visite uno de estos sitios útiles de la Internet en la Administración de Seguro Social:

Información Para Patronos

Formularios Para Seguro Social

Para información sobre impuestos estatales, visite estos sitios de la Internet de los estados para información tributaria. Llame a su gobierno estatal o visite el sitio oficial de la Internet de su estado.

Impuesto Federal al Empleo Por Cuenta Propia

Todas las personas deben pagar los Impuestos de Seguro Social. Si usted está autoempleado, hace su contribución al Seguro Social mediante el impuesto de empleo por cuenta propia. Necesitará calcular la mejor manera de reportar sus ingresos y pagar sus impuestos comerciales.

Comuníquese con el IRS al (800) 829-1040, o visite la oficina local del IRS, o vaya al sitio oficial de la Internet del IRS para mayor información. Quizás el IRS le parezca como un laberinto complicado, pero ellos ponen a su disposición publicaciones, consejeros y talleres para ayudarle a entender todo.

Seguro Comercial

El seguro comercial protege el contenido de su negocio contra incendios, robos y otras pérdidas de la forma en que lo hace el seguro de su casa. Comuníquese con su agente de seguros. Lo más prudente para cualquier negocio es comprar varios tipos de seguros básicos. La ley requiere algunos tipos de cobertura de seguro, otras clases de seguros sencillamente son sensatos, hablando comercialmente. Los tipos de seguros que se enumeran a continuación son algunos de los que se utilizan ordinariamente y sólo son el punto de partida para evaluar las necesidades de su negocio.

El Seguro de Responsabilidad Civil: Los negocios pueden incurrir en varias formas de responsabilidad en el curso de sus actividades normales. Uno de los tipos más comunes es la responsabilidad por los productos, en la que se puede incurrir cuando un cliente sufre daño al utilizar el producto del negocio. Hay muchos otros tipos de responsabilidad, que están frecuentemente relacionados con negocios de industrias específicas. La responsabilidad civil está cambiando continuamente. Un análisis de su seguro de responsabilidad civil hecho por un profesional competente es vital para determinar un nivel de protección apropiado para su negocio.

De la Propiedad: Hay muchos tipos diferentes de seguros de propiedades y hay una gran variedad de niveles de cobertura que están a su disposición. Es importante determinar la propiedad que se necesita asegurar para poder continuar su negocio y el nivel de seguros que se necesitan para reemplazar o reconstruir. Además, usted debe entender los términos del seguro, incluso las limitaciones o las renuncias de la cobertura.

De las Interrupciones Comerciales: Mientras que el seguro de la propiedad puede pagar lo suficiente para reemplazar equipos o edificios dañados o destruidos, usted debe preguntarse ¿cómo pagaré por los costos de los impuestos; los servicios de agua, electricidad, gas, etc.; y otros gastos que continúan durante el período entre el momento en que ocurrió el daño y el momento que se reemplaza su propiedad? El seguro de las interrupciones comerciales (o de "ingresos comerciales") puede proporcionar suficientes fondos para pagar sus gastos fijos durante el tiempo en que su negocio no pueda operar.

De "Empleado Clave": Si usted (y/u otro individuo) es tan importante para la operación de su negocio que éste no puede continuar si usted se enferma o muere, debe considerar el seguro de "Empleado Clave" ["key man"].

Frecuentemente los bancos o los programas gubernamentales de préstamos requieren este tipo de póliza de seguro. También se puede utilizar para proporcionar continuidad en las operaciones durante un período de transición causado por la muerte o la incapacitación de un dueño o de otro empleado "clave".

De Automóvil: Es obvio que un vehículo propiedad de su negocio debe estar asegurado tanto por la responsabilidad civil como para reemplazarlo. Lo que es menos obvio es que puede ser que uno necesite un seguro especial (que se llama "cobertura de un vehículo que no sea propiedad") como por ejemplo si usted utiliza su vehículo personal para los negocios de su compañía. Esta póliza cubre la responsabilidad civil del negocio por cualquier daño que pueda resultar debido a esa utilización.

De Oficina y Director: Bajo algunas circunstancias, los oficiales y los directores de una corporación pueden ser personalmente responsables por sus acciones en nombre de la compañía. Este tipo de póliza cubre dicha responsabilidad.

De Oficina en el Hogar: Si usted está estableciendo una oficina en su hogar, es una buena idea comunicarse con la compañía de seguros de su casa para poner al día su póliza a fin de incluir la cobertura de los equipos de oficina. Esta cobertura no está incluida automáticamente en las pólizas ordinarias de seguros de las casas.

Número de Impuesto Sobre Ventas

En su estado hay un impuesto sobre las ventas y la utilización que se aplica a las compras al por menor, el alquiler, el almacenamiento, el sitio de ventas al por menor, el uso o el consumo de la propiedad personal tangible y ciertos servicios. Es decir, el impuesto sobre las ventas se debe cobrar para casi cualquier artículo tangible que se venda.

Se requiere que cada negocio tenga un número de impuesto sobre ventas antes de que empiece a operar. El número y las instrucciones para cobrar el impuesto, reportarlo y remitirlo al estado mensualmente lo proporciona su gobierno estatal.

Otras Consideraciones...

Se requiere que todos los negocios con empleados cumplan con las regulaciones estatales y federales referentes a la protección de los empleados. Para información sobre las leyes laborales estatales, la disponibilidad de los trabajadores, los sueldos corrientes, el seguro de desempleo, la sindicalización, los beneficios que se proporcionan y los servicios de empleo, comuníquese con la oficina local de su gobierno estatal.

Puede obtener información federal comunicándose con el:

U.S. Department of Labor

[Departamento del Trabajo]
Los Impuestos Para Seguro de Desempleo

El estado requiere que los negocios paguen un impuesto para cubrir el seguro de desempleo si la compañía tiene un empleado durante más de 20 semanas al año, o si ha pagado sueldos brutos de $1,500 o más en un año natural. Los impuestos se pagan a razón del 2.7 por ciento por los primeros $8,500 del sueldo anual de cada empleado. Visite el sitio de la Internet de su estado para averiguar las cantidades en su estado. El seguro de desempleo debe reportarse y deben hacerse las declaraciones al estado.

La Ley de Inmigración

La Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 1986 ["The Federal Immigration Reform and Control Act of 1986"] requiere que todos los patronos verifiquen la elegibilidad para el empleo de los nuevos empleados. La ley obliga a los patronos a procesar el formulario I-9 para la Verificación de Elegibilidad para un Empleado. El Servicio de Inmigración y Naturalización ["Immigration and Naturalization Service", INS, por las siglas en inglés] ofrece una selección de boletines de información y ayuda de representantes de la organización para este proceso mediante la Línea Directa para los Patronos. Además, las planillas del INS y el Manual para los Patronos se pueden obtener llamando a la Línea Directa para Formularios.

Para Formularios: (800)870-3676

Línea Directa para Patrones: (800)357-2099

Salud y Seguridad

La Administración Federal de Salud y Seguridad Ocupacional [The Federal Occupational Safety and Health Administration (OSHA)] resume las normas de salud y de seguridad específicas que los patronos deben proporcionar para proteger a sus empleados. Muchos estados tienen normas parecidas.

Para la información estatal comuníquese con su oficina de OSHA local.

Compensación Para Trabajadores

Si un negocio emplea a tres personas o más, debe estar asegurado con el seguro de compensación para trabajadores a fin de proporcionar protección a los que se lesionen debido a accidentes en el trabajo. La Junta Estatal de Compensación para Trabajadores ayuda a las personas que necesitan hacer una reclamación.

Para mayor información comuníquese con su gobierno estatal.

Sueldo Mínimo Por Hora

Casi todas las entidades comerciales están sujetas a las leyes del sueldo mínimo por hora, a las de las horas extra de trabajo y a las del trabajo para menores. La información sobre estas leyes y otras leyes federales, se pueden obtener del:

U.S. Department of Labor

[Departamento del Trabajo]

División de Pagos y Horas

Los Códigos de Barras

El "Uniform Code Council, Inc." [Concilio de Códigos Uniformes] (el cual no es una agencia gubernamental) les asigna un código de identificación a los fabricantes para el uso de los códigos de barras. Muchas tiendas requieren los códigos de barras en los productos que venden. Para información adicional, comuníquese con el: Uniform Code Council Inc., P.O. Box 1244, Dayton, Ohio 45401, (513) 435-3870.
 

Diana Fontanez - www.comerciohispano.com

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