IMPORTANCIA DEL ERP EN LAS CORPORACIONES

Autor: Luz Maria Duarte Barroso

Categoría NUEVA ECONOMÍA, INTERNET Y TECNOLOGÍA

11-2004

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Entre los cambios más evidentes que un sistema de ERP proporciona a una corporación, sin dudas, está la mayor confiabilidad de los datos, ahora monitorizados en tiempo real, y la disminución del trabajo. Algo que es conseguido con el auxilio y compromiso de los empleados, responsables por hacer la actualización sistemática de los datos que alimentan toda la cadena de módulos del ERP y que, en última instancia, hacen que la empresa pueda interactuar. 

ABSTRACT

El paraíso de la gestión corporativa, con la mejoría de los procesos administrativos y de apoyo a la producción, comenzó a materializarse. Por lo menos ese era el sueño de quien invirtió o tiene la idea de comprar un paquete de gestión. Es verdad que hay un gran número de proyectos de ERP que no evolucionan por una serie de problemas, muchos de orden organizacional interna, pero otros terminan mostrándose eficientes y determinantes para la evolución de los negocios.
 
CONTENIDO

Entre los cambios más evidentes que un sistema de ERP proporciona a una corporación, sin dudas, está la mayor confiabilidad de los datos, ahora monitorizados en tiempo real, y la disminución del retrabajo. Algo que es conseguido con el auxilio y compromiso de los empleados, responsables por hacer la actualización sistemática de los datos que alimentan toda la cadena de módulos del ERP y que, en última instancia, hacen que la empresa pueda interactuar. 

De este modo, las informaciones transitan por los módulos en tiempo real, o sea, una orden de venta dispara el proceso de fabricación con el envío de la información para múltiples bases, desde stock (almacenamiento) de insumos hasta la logística del producto. Todo realizado con datos orgánicos, integrados y no redundantes. 

Para entender mejor cómo esto funciona, el ERP puede ser visto como un gran banco de datos con informaciones que interactúan y se retroalimentan. De esta forma, el dato inicial sufre una transformación de acuerdo con su status, como la orden de venta que se transforma en el producto final localizado en el depósito de la compañía. 

Al deshacer la complejidad del acompañamiento de todo el proceso de producción, venta y facturación, la empresa tiene más subsidios para ser planeados, disminuir gastos y repensar la cadena de producción. Un ejemplo de cómo el ERP revoluciona una corporación es que con una mejor administración de la producción, una inversión, como una nueva infraestructura logística, puede ser repensada o simplemente abandonada. En este caso, al controlar y entender mejor todas las etapas que llevan a un producto final, la compañía puede llegar al punto de producir de forma más inteligente, rápida y mejor, lo que, en otras palabras, reduce el tiempo que el producto queda parado en el stock como se podra observar genera muchas ventajas. 

La toma de decisiones también recibe otra dinámica. Imagine una empresa que por alguna razón, tal vez un cambio en las normas de seguridad, precisa modificar aspectos de la fabricación de uno de sus productos. Con el ERP, todas las áreas corporativas son informadas y se preparan de forma integrada para el evento, desde las compras hasta la producción, pasando por el pañol y llegando inclusive al área de marketing, que de esta forma puede tener las informaciones para cambiar algo en las campañas publicitarias de sus productos. Y todo realizado en mucho menos tiempo de lo que sería posible sin la presencia del sistema. 

De acuerdo con la empresa, es posible dirigir o adaptar el ERP para otros objetivos, estableciendo prioridades que pueden estar tanto en la cadena de producción como en el apoyo al departamento e ventas o en la distribución, entre otras. Con la capacidad de integración de los módulos, es posible diagnosticar en las áreas más o menos eficientes y enfocarse en procesos que puedan mejorar el desempeño con la ayuda del paquete de sistemas.

Cuando mayor es la integración de los módulos del ERP, más eficientes serán los procesos. Estos puede hacer la diferencia a la hora de atender e inclusive de retener un cliente. Sin embargo, ¿cómo saber si una corporación está preparada para utilizar un sistema integrado de gestión? La respuesta puede evolucionar de lo extremadamente complejo hasta abordajes más sencillas. 

Para saber si una empresa está apta para trabajar con un ERP es interesante contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo que se precisa hacer para que el sistema no entre en choque con la cultura organizacional interna, produciendo estudios que indican acciones y adecuaciones posibles. Es imprescindible, por ejemplo, que un equipo de profesionales internos y de distintos departamentos participe en el proyecto para su definición. 

Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseñados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operación. Además, así como la empresa necesita una preparación para recibir el sistema, el software también debe pasar por adecuaciones con el fin de tornarse compatible con la realidad de la corporación, sus objetivos y perfil. La unión debe ser lo más perfecta posible, pero así como en las relaciones en las relaciones humanas, los ajustes y las correcciones de rumbo son inevitables y deben ser puestas en práctica en la forma más transparente posible. 

Es interesante notar que muchas veces el departamento más sensible y de mayor comprometimiento frente a la compra de un sistema de ERP es el de recursos humanos. Las personas, sus funciones y características son una parte primordial en todo el proceso.

La elección del ERP pasa desde la funcionalidad pura y simple hasta por cómo fue la atención del vendedor, de referencias del mercado o inclusive de una mejor actuación de marketing del proveedor. Sin embargo, lo ideal es hacer una investigación detallada que puede involucrar desde fuentes externas - Internet, sites y publicaciones de información especializada, compañías del mismo segmento o de perfil similar y consultoras - hasta investigaciones hechas por los profesionales de tecnología de la información (TI), pasando por las principales áreas de la empresa, con sus motivaciones, reivindicaciones e ideas. 

Nuevamente, la presencia de un consultor o especialista puede disminuir la distancia entre la idea de la adquisición de un ERP y la conclusión del proyecto, pero no es esencial desde que se tenga un área de TI dinámica y que se pueda dedicar exclusivamente a esta tarea. Simultáneamente a la evaluación y comprensión de los procesos para identificar si la empresa está preparada o no para el ERP, se pueden investigar los productos disponibles en el mercado y los abordajes. 

Nunca deje en manos de un tercero la responsabilidad de la elección del sistema que será instalado, ya que la empresa es quien conoce su día a día y necesidades. En la década del 90 no era raro encontrar compañías que comenzaron a utilizar ERP por puro modismo y, en lugar de un proceso cuidadoso y cercado de vías de información confiables, la rapidez era la tónica, lo que costaba caro. 

El aspecto económico cuenta y mucho, pero debe ser pensado no solamente desde la perspectiva del costo y el beneficio como también de inversiones ya realizadas. Una empresa que tiene un sistema de contabilidad eficiente o recursos humanos y que todavía no fue amortizado puede evaluar si vale la pena comprar el módulo equivalente del sistema de ERP, es importante explotar al máximo la característica de la modularidad del software, evaluando la adquisición del paquete entero o en partes y también si el sistema que la corporación posee pude ser adaptado para operar en conjunto con el software de gestión empresarial, y a qué precio se hará todo esto. La necesidad, la adecuación y los costos deben caminar juntos. 

Muchas veces, una composición de productos también puede mostrarse interesante. Como ejemplo se pone la empresa brasileña de transportes aéreos Gol. Sin tiempo para análisis prolongados debido a la competencia, la compañía entró en actividad soportada por un sistema de gestión empresarial de su grupo controlador, el holding Áurea, pero no demoró mucho en identificar el perfil y demanda muy particulares. Por medio de un informe hecho en 60 días por una consultora, la empresa Gol seleccionó el dúo Oracle/RM Sistemas como plataforma corporativa. 

La base tecnológica - aplicaciones en tres capas con la base de datos Oracle - ya había sido prescripta por el equipo de TI, que fue al mercado para identificar los ERPs que cumplían con los prerrequisitos propuestos. En ese lugar, restaron dos opciones que fueron presentadas y aprobadas por los usuarios. Ambas fueron instaladas. El departamento de recursos humanos (RH) prefirió el paquete de la RM sistemas y el financiero optó por el Oracle Financial. 

Sin embargo, no siempre esta combinación es posible, ya sea por el perfil corporativo como por la incompatibilidad y costo del producto. Una corporación puede tener su estrategia como principal motivadora de elección. En ella, son explorados cuáles son los niveles de gerenciamiento deseados y cómo productos y servicios pueden beneficiarse en el proceso. La contrapartida es estudiar cómo los paquetes de ERP pueden proporcionarlo.

CONCLUSIÓN

Es importante entender que el ERP no es simplemente un software que se compra, instala y usa como Windows o un juego de computadora. Más que eso, consiste en una revolución que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de una extensa y, muchas veces, demorada reevaluación de todos los departamentos, sus funciones, mecanismos de decisión y formas de actuación. Sin embargo, no vale la pena esperar que el sistema por sí solo cambie la gestión empresarial. Es necesario tener en mente que es una herramienta importante y decisiva, pero quién lo comanda, la forma en que los datos son inseridos y cómo las informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma importancia. 

BIBLIOGRAFÍA
CIO

1  Computerworld Brasil
 
2  Livro: E-Business e ERP - Transformando as Organizações (E-Busineee y ERP - Transformando las Organizaciones) Autor: Norris, Grant; Hurley, James R.
Editora: Qualitymark
 

Luz Maria Duarte Barroso - luxdbarrobahotmail.com 

ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN