Factores clave de éxito: sistemas y tecnologías de información; ventajas y problemáticas en la industria
Autor: Oliver Eduardo Martínez Pelayo
Categoría NUEVA ECONOMÍA, INTERNET Y TECNOLOGÍA
11-2004
El presente articulo
pretende mostrar como los sistemas y tecnologías de información son
factores clave de éxito para las empresas, sus ventajas una vez
implementados, como la integración de procesos, control de flujos,
requisiciones de materiales, control de inventarios, desde una misma
plataforma, se vera también los conflictos que se generan cuando se
fusionan compañías para poder integrar los sistemas así como la
distintas plataformas tecnológicas y se concluye que a pesar de estos
obstáculos los sistemas de información una vez integrados pasan a ser un
arma competitiva para este mundo de negocios globalizados.
Palabras Clave:
Sistemas de información, tecnologías de información, ventajas
competitivas fusiones, integración tecnológica.
1. Introducción
Los sistemas de información son en la actualidad una herramienta que
bien implementada se convierte en un arma competitiva en los negocios,
así como las empresas buscan diferenciarse de su competencia, los
sistemas de información (SI) son una manera de hacerlo.
Existen tres clasificaciones en los sistemas de información: los
sistemas transaccionales; los cuales se enfocaban básicamente en la
simplificación de procesos operativos y tardados, cuando surgieron estos
sistemas fueron muy bien aceptados porque ayudaban a la empresa en sus
funciones de Contabilidad, Nomina, Cobranza, Facturación etc.
Después aparecieron los sistemas de apoyo a la toma de decisiones; como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, sistemas de apoyo a la toma de decisiones grupales, sistemas ejecutivos de información y los sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones, que solían introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales. Ejemplo de este tipo de sistemas están la programación de producción, programación de compra de materiales, flujo de fondos, simulaciones de negocios etc.
En nuestros días es importantísimo que las empresas integren este tipo de tecnología a través de plataformas que con un solo movimiento repercuten en otros departamentos de la empresa. Así por ejemplo una orden de producción implica la orden de compra de materiales al proveedor, descontar de los materiales disponibles el inventario, generar información de costos, generar una cuenta por pagar y finalmente descontar el flujo del efectivo cuando esta orden de materiales sea pagada en el futuro, todo esto integrado en una infraestructura que pueda ser utilizado por varios usuarios simultáneamente; haciendo consultas, capturas y finalmente arrojando reportes para la toma de decisiones.
2. Ventajas de la implementación de SI y TI
“Una empresa debe adquirir la infraestructura que le ayude a tomar decisiones rápidas y a resolver los retos de la actualidad; de lo contrario se quedará en el pasado”, (El Economista, 2002)[1] , según Luis Díaz, consultor de negocios y especialista en SCM y ERP de J.D. Edwards, firma que provee software y servicios de consultoría, asegura que desde 1990 la complejidad de los negocios aumentó y surgió la necesidad de integrar todas las funciones dentro de la empresa en un ambiente dinámico.
Explica que mientras en los años setenta, la dinámica de una empresa de manufactura sólo consistía en fabricar una pieza o dos y no el reto que ahora tienen las compañías manufactureras; hoy, lo importante es conocer lo que sucede dentro de la empresa y fuera de ella. De manera particular, lo que sucede con su producto y su cliente.
Pero no cabe duda que cuando estos sistemas están implementados proporcionan grandes beneficios como, algunas de estas ventajas las menciona El Economista (2002) [1] :
Integran la administración de la empresa, las finanzas, la administración de las tesorerías, los recursos humanos entre otras.
Es posible analizar la cadena de valor ya sea de un producto o un servicio para identificar que actividades no están generando valor, poder eliminarlas y disminuir los costos.
Integran nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia como el Supply Chain Management Software que aprovecha las funciones del Internet y comunicaciones con costo realmente bajo.
Ayudan a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
Puede proporcionar ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con esta tecnología.
La información está disponible para todos los usuarios en tiempo real.
Vence la barrera de la distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos distantes.
Es el primer paso a la integración de la Cadena de Valor, ya que integra la parte interna-administrativa de los negocios.
Figura 1: Cadena de Valor del software; [6]
También ayuda a la disminución de los costos en mermas,
el control de los inventarios aunque sean distintos tipos de líneas de
productos, la relación y facilidad de la ordenes de compra y pago.
Por mencionar un ejemplo; en compañías como Kodak con más de un siglo,
me di cuenta que Fourth Shift ®[2] , le brindo la solución a sus
problemas de comunicación e integración de sistemas como las bases de
datos, la conexión y comunicación entre departamentos y grupos de
trabajo. De acuerdo información emitida por SAP ® [3] en Burger King,
se anuncio en Junio 25 de 2002 que se utilizaría el sitio mySAP.com como
plataforma para integrar su tecnología de información de esta manera
incrementar la efectividad de sus operaciones de negocio.
3. Integración de SI y TI
Alguna vez, hemos escuchado de grandes compañías que se fusionan, y sí
en la mayoría de los casos se integran, pero algunas compañías sufren
más con la integración de tecnología ya que normalmente ésta es distinta
en cada una de las empresas.
De este modo se ve la importancia de crecer; de ser más grande. Una de
las estrategias de crecimiento es las fusiones; hay distintos tipos de
uniones; la fusión donde de dos compañías y se crea una nueva, compra es
cuando una empresa compra una parte o la totalidad de otra compañía y
por último las alianzas, donde se crean estrategias conjuntas pero cada
compañía tiene su identidad propia y recursos para tomar sus propias
decisiones.
En cada uno de estos caso se puede aplicar la integración de sistemas de
información para tener mayores ventajas competitivas, según Floyd,
1992,[4]
1. En la adquisiciones: cuando una compañía compra una empresa la
controladora esta sumamente interesada en “controlar” las operaciones y
toma de decisiones, para esto se necesita un sistema de información (que
normalmente ya existe en cada una de estas grandes compañías), pero la
integración de las mismas se vuelve en un gran reto para las empresas.
2. En las fusiones; aplica la misma idea.
3. En las alianzas; cuando existen alianzas entre compañías el
abanico de ayuda o estrategias que se pueden generar es inmenso, pero
centremos este punto cuando la empresa hace alianzas con sus clientes,
todo lo relacionado con el CRM (Customer Relationship Management) sale a
relucir. Lo mismo cuando una empresa quiere integrar procesos o
información con sus proveedores, hay se enfrentan al reto de la SRM
(Supply Relationship Management).
4. Problemáticas enfrentadas al implementar SI y TI
Los problemas de adaptación de los sistemas de información, entre los
problemas más significativos de estos sistemas, están el costo, el
tiempo de implementación, la resistencia al cambio de los usuarios,
también los problemas técnicos como por ejemplo la rapidez de respuesta
del sistema, ya que con los sistemas LAN no son suficientes, dado que se
necesitan sistemas de switchs y ruteadores para que el tiempo de
respuesta de la red, sea adecuado a las necesidades de los usuarios,
estamos de acuerdo que la velocidad de red 10/100 que conocemos no es
suficiente cuando están conectados hasta 500 estaciones de trabajo.
Según Guerrero, 2004 [5] , cuando los sistemas ERP no dan el ancho en
las organizaciones existe otra alternativa para tomar en cuenta, esta es
los EAI (Enterprise Applications Integrations) en comparación de ERP
radica en que la implementación de este último es considerada como
“push-oriented”, se obliga a la organización a adaptarse a la linealidad
del ERP, de ahí nace gran parte de la resistencia al cambio que ocurre
durante los proyectos de implementación de ERP, uno de los principales
problemas que se encuentran.
El enfoque de EAI es “pull-oriented”, es decir, que se parte de los
procesos y aplicaciones existentes para “mapear” e integrar funciones
que actualmente están desagregadas, lo cual ocurre de una manera más
flexible para la empresa, desgraciamente esta metodología aplica de
mejor manera a la Pequeña y mediana empresa, en la Tabla 1 se muestra las
diferencias entre los ERP y los EAI:
Tabla 1: Comparativo entre ERP y EAI, Guerrero, 2004[5]
|
|
ERP |
EAI |
|
|
Técnico |
Grado de Reingeniería |
Medio / Alto |
Bajo / Medio |
|
|
Método de Integración |
Integración de Procesos |
Mapeo de Procesos |
|
|
Período Implementación |
Largo |
Medio |
|
Cultural |
Grado de Resistencia |
Alto |
Bajo |
|
|
Procesos de Negocio |
Centralizado |
Descentralizado |
5. Conclusiones
Sabemos que una de las estrategias de crecimiento de las empresas son
las alianzas, adquisiciones y fusiones y que la etapa que se crea
posterior a este hecho es uno de los factores más importantes para la
percepción de valor por parte de los accionistas de las empresas, de ahí
que la integración es un factor clave para el futuro éxito o fracaso de
la compañía.
De hecho, en un estudio del Boston Consulting Group reportado por Zollo,
1999, [7] se menciona que los factores mas importantes al tomar en
cuenta una fusión es el candidato y el monto adecuado de compra de la
compañía, pero lo interesante es que una vez hecho la fusión, los
factores críticos de éxito son la integración de los sistemas de
información y la motivación en el personal.
Y es que para muchas compañías que deciden crecer utilizando estas
metodologías ven como atractivo las ventajas de utilizar “algo de la
otra compañía”, por ejemplo la manera de administrar, la experiencia de
mercado, el uso de la información que ellas mismas generan y por este
motivo es muy importante tener un equipo de expertos en la
administración del cambio de plataforma de sistemas de información para
poder implementar la congruencia de dicha tecnología y se logre el éxito
de la compañía.
Por eso recomendamos finalmente algunos factores para poder integrar las
plataformas tecnológicas y de sistemas de información:
1. Personal que haya estado durante el proceso de la compra
2. Una detallada metodología (planeación) de la integración de sistemas,
procesos etc.
3. Plan de contingencia para las cosas que pueden salir mal
4. Tomar en cuenta los factores propios de cada empresa; culturales, de
comunicación entre ambas.
6. Referencias:
[1] “ERP, Columna vertebral del negocio”: Publicación: El Economista -
Suplemento Tecnología, Fecha Elaboracación: 19/08/2004, consultado:
16/11/2004.
[2] Fourth Shift página oficial, consultado 16/11/2004, disponible en:
http://www.fs.com/successes/caseStudies.cfm
[3] SAP, página oficial; consultado el 16/11/2004 “Burger King
Corporation Selects SAP to Enable Information Technology Strategy:
disponible en: http://www.sap.com/company/press/press.asp?pressID=1344
[4] Floyd A. Beams, Advanced accounting, Prentice Hall, Quinta edición,
1992, Chapter 1.
[5] ERP al alcance de las PyMes, Jaime Guerrero, consultado; 05/11/04;
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/erppymes.htm#fig1
[6] Figura 1: imagen de cadena de Valor; accesada 16/11/2004;
http://www.hipernet-sa.com.ar/espanol/Servicios/Software%20factory/cpo_04_02.htm
[7] Zollo, Maurizio. “M & A - the challenge of learning to integrate”;
Proquest-ABI/INFORM Global database, Surveys edition Financial Times.
London (UK): Dec 6, 1999. pg. 06, consultado: 21/10/04.
7. Otros apoyos (Biblioteca Digital y www)
[1] Donald H Newsom “Why be an IT director, manager, or CIO?”; Proquest
-ABI/INFORM Global database. Pulp & Paper San Francisco: May 2002. Vol.
76, Iss. 5, p. 27 (1 pp.)
[2] Steven G Popovich. “Meeting the pressures to accelerate IT
integration” Proquest -ABI/INFORM Global database. Mergers And
Acquisitions Philadelphia:Dec 2001. Vol. 36, Iss. 12, p. 30-35
[3] William Benedon. “Book review: Information Management Issues in
Mergers and Acquisitions: A Manager's Briefing”. Proquest -ABI/INFORM
Global database Information Management Journal Lemexa: Jul 2001. Vol.
35, Iss. 3, p. 51 (1 pp.).
[4] C.R. Coombs, N.F. Doherty and J. Loan-Clarke. “Factors affecting the
level of success of community information systems” Proquest -ABI/INFORM
Global database Journal Of Management In Medicine Bradford:1999. Vol.
13, Iss. 3, p. 142-153
[5] Grover, Varun, Cheon, Myun Joong, Teng, James T C. “The effect of
service quality and partnership on the outsourcing of information
systems functions” Proquest -ABI/INFORM Global database Journal Of
Management Information Systems Armonk:Spring 1996. Vol. 12, Iss. 4,
p. 89 (28 pp.)
[6] Thomas, Guy H., Langemo, Mark. “A New Look at Information Systems
and Records Management”. Proquest -ABI/INFORM Global database Arma
Records Management Quarterly Prairie Village: Jul 1992. Vol. 26, Iss. 3,
p. 3 (4 pp.)
[7] “Seeking Out a Merger Made in Heaven” Proquest -ABI/INFORM Global
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[15] Somers, T.M. Nelson, K. “The impact of critical success factors
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Publication Date: 3-6 Jan. 2001 On page(s): 10 pp. Number of Pages:
CD-ROM Inspec Accession Number: 6859525 Disponible en:
http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:23
Oliver Eduardo Martínez Pelayo - oliver.martinezarrobaitesm.mx
Asistente de la Dirección de Carrera de Licenciado en Contaduría Pública y Finanzas División de Administración y Ciencias Sociales Tecnológico de Monterrey, Campus Guadalajara. Visita nuestra página: www.gda.itesm.mx/lcpf
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