ADMINISTRAR EL TIEMPO ES LOGRAR EL PODER

Autor: B.A. Karin Hiebaum

GESTIÓN DEL CAMBIO

04 / 2004

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Es interesante preguntarnos dónde está realmente el poder en las empresas. El poder estatutario, no nos cabe duda. La autoridad natural, entendida como la capacidad de tener seguidores, ya es más discutible. Pero ¿y el poder de hacer funcionar la organización? y el poder de satisfacer a los clientes, de ganar eficacia, de lograr los objetivos, de mantener un grupo cohesionado, ¿dónde se halla? ¿quién tiene este poder?

Marcelo López, el vendedor, acaba de ser informado de que los máximos responsables de Public Metals, una empresa cuyos pedidos pueden permitir que su empresa supere la crisis que atraviesa, acaban de llegar a recepción.

Avisa a su vez al Director comercial porque la calidad e importancia de los visitantes requiere la presencia de un alto directivo para recibirles.

Cuando el Director Comercial va a unirse a Jorge, su secretaria le avisa que el Director General requiere su presencia en el taller. Con insistencia.

Molesto, el Director Comercial renuncia a atender debidamente a estos importantes clientes para satisfacer a la llamada, injustificada, de su Director General.
Al final terminan perdiendo la venta y el cliente.

Tiempo es poder

Varios de ustedes habrán visto esta escena en la película "Quién asesinó la venta".

Esta impresionante película de formación, realizada en los 60, evidencia los errores cometidos por toda un empresa para perder una venta, sin que nadie de hecho se sienta más culpable que otro.

He elegido centrarme en la citada escena porque pocas cosas han cambiado desde la década de los sesenta en este aspecto: el tiempo es poder.

Cuál de los responsables de una empresa o de un departamento, cuando le surge una preocupación, no convoca inmediatamente a los colaboradores que podrían aclarársela, o si le surge una "gran idea" no improvisa de inmediato una reunión para discutirla.

Y los colaboradores actúan del mismo modo con sus propios colaboradores, sin que nadie se preocupe realmente de si va a desorganizar el trabajo colectivo de la organización.

Existe un reconocimiento implícito, y por tanto jamás replanteado, de que el trabajo de un superior jerárquico es siempre más importante que el de sus colaboradores y, por consiguiente, que su tiempo es más precioso.

Disponer libremente del tiempo de sus colaboradores es afirmar claramente su propia importancia y poder.

Aunque no sea consciente, aunque cada vez se encuentren buenas justificaciones de este canibalismo del tiempo de otros, no deja de ser el síntoma de una organización completamente volcada hacia arriba y enfocada a la centralización jerárquica. Y ya sabemos que no son necesariamente las más eficaces.

En el libro "General Motors: el amargo despertar" Mary Ann Keller explicaba, en referencia a las plazas de aparcamiento reservadas para los directivos, que no hay forma de decir a algunos empleados que son más importantes para la empresa sin decir a los demás que lo son menos. Me pregunto si existe una forma de decirles que nuestro tiempo es más importantes sin decirles claramente que el suyo no lo es tanto.

Poder y contrapoder

Los jefes no son los únicos que pueden disponer del tiempo de otros. En nombre de una política de permanente disponibilidad y de puerta abierta, algunos mandos se ven desbordados por las interrupciones de sus colaboradores en cualquier momento.

¿Un empleado tiene una duda sobre cómo resolver un problema? acude inmediatamente a su jefe para que se lo resuelva. Y como este lo hace, el ciclo se reproduce y algunos mandos se quejan de que "no me han dejado hacer nada hoy".

Otorgar o no su tiempo a la organización cuando lo pide es también una expresión de poder.
- María ¿podría Usted quedarse una hora para ayudarnos a terminar este proyecto hoy?
- Lo siento Señor, hoy he quedado para xyz, Usted sabe que la empresa me debe dos días de vacaciones del año pasado. Hoy me resulta imposible, lo siento.
Del mismo modo que estar en situación de exigirlo es también una manifestación de poder.
- Lo siento yo, María, pero tendrá que cancelar su compromiso. (autoritarismo).
- Lo siento María, Usted sabe lo importante que tiene este proyecto. Sé que su sacrificio no pasaría desapercibido arriba, no me gustaría tener que decir que Usted se negó. (chantaje).
Poder horizontal

La relación entre tiempo y poder también se hace patente a nivel horizontal de la organización. La capacidad que tiene uno de conseguir algo de un colega u otro departamento con prioridad o preferencia (entendemos de forma repetida, no excepcional), es una manifestación de su poder: el poder de que otro renuncie, de forma habitual, a sus prioridades para satisfacer la del demandante.

Puede que sea un mayor indicador del verdadero poder de una persona que el nivel jerárquico oficial. De hecho, hay personas en la organización que se dedican de forma más o menos sistemática a desorganizar el planning de otros, en nombre de un interés mayor, de un requisito que "ya sabe, viene de arriba", o cualquier otra buena razón.
Pero al fin y al cabo, consciente o inconscientemente, con o sin volunta explícita, disponer del tiempo de los demás es un acto de PODER.

Cómo evitar desorganizar a los demás

Aunque parezca una evidencia, la primera respuesta es organizándose a sí mismo. Resulta muy cómodo utilizar a los demás para suplir nuestras propias carencias de planificación.

Cuando tenemos esta "idea genial" o esta "duda urgente", debemos aprender a renunciar a usar la vía de la comodidad. Apuntemos y reflexionemos; intentemos hallar una respuesta por nosotros mismos; aplacemos la urgencia, porque salvo tal vez los bomberos que no pueden planificar los incendios, siempre hay una manera de planificar las respuestas a las urgencias. De hecho, casi nunca las interrupciones de la organización son urgencias. Son comodidades; cuando no muestras de nuestro poder sobre los demás.

Cuando un Director improvisa una reunión de ocho mandos intermedios, está desorganizando el trabajo de ocho personas, pero al mismo tiempo, está dando el modelo de que estas ocho personas pueden, ¿deben?, desorganizar el trabajo de treinta o cuarenta empleados repercutiendo reuniones improvisadas en su propio departamento para aportar la respuesta urgente.

Cómo evitar a los caníbales de tiempo

Si somos aquel jefe de la puerta abierta, debiéramos recordar que resolviendo nosotros mismos los problemas de los demás, los hacemos más dependientes (¡vaya! otra vez esta sensación de poder ¿no?). Si queremos luchar contra la centralización y la delegación hacia arriba, debemos procurar que nuestros colaboradores sean capaces de resolver sus problemas; y hacerlos por ellos no es precisamente la mejor manera de conseguirlo.

Imaginad un momento que sois el coach (entrenador) de un tenista. Este tiene un fallo en el saque, demasiado cortado, demasiado lento. ¿Qué haría? ¿Cogerle la raqueta y sacar en su lugar? "Oye Entrenador, voy atrás en el marcador, ¿podría salir a sacar por mi?" Sin embargo viene a ser lo que muchos jefes hacen en las empresas.

¿Dónde está el poder?

Es interesante preguntarnos dónde está realmente el poder en las empresas. El poder estatutario, no nos cabe duda. La autoridad natural, entendida como la capacidad de tener seguidores, ya es más discutible. Pero ¿y el poder de hacer funcionar la organización? y el poder de satisfacer a los clientes, de ganar eficacia, de lograr los objetivos, de mantener un grupo cohesionado, ¿dónde se halla? ¿quién tiene este poder?

Os dejo con la pregunta. Puede que esta respuesta sea común también a otras muchas preguntas.
 

B.A. Karin Hiebaum

Bachelor en Cs. Económicas, orientación Administración. (Universidad de Graz- Estiria- Asutria)  Licenciada en Comercio Internacional y relaciones Industriales ( UADE- Argentina ). Especialista en Negocios y Comercialización Internacional (Universidad de Graz-Estiria-Austria). Especialista en Marketing, Relaciones Interculturales y Comercialización Internacional.  Cursos y Seminarios de Posgrado en su especialidad. Consultora de empresas en Estrategias de Negocios y Comercialización para el mercado domestico y / o internacional. Coordinadora de Proyectos de Inversión en el Mercosur, Paises del este europeos y Unidad Europea Docente en niveles de grado, posgrado y extensión en distintas universidades publicas y privadas de Austria Docente en diversos centros de estudio, colegiaturas empresariales y centros de capacitación regional.  Autora de diversos artículos y trabajos publicados en distintos medios gráficos y escuelas de comercio ACTUAL: Cursante del estudio de postgrado MBA (Master of Business Administration) en la Universidad de Viena con Cooperación de la Loyolla University of Chicago, 

Temas: Comercio internacional, estrategia, mercadeo, liderazgo 

País de residencia: Austria

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