EL USO DE SSD EN LAS MIPYMES MEXICANAS

Autor: Ing Sandra P. Treviño A.

NUEVA ECONOMÍA, INTERNET Y TECNOLOGÍA

06 / 2004

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Las MiPyMEs por su tamaño tienen ventajas, tal como su facilidad administrativa, pero, por su mismo tamaño tienen desventajas, tales como razones de tipo económico, viven al día de sus ingresos, por lo tanto se les dificulta crecer, y estas mismas razones ponen en peligro su existencia. Todo esto resultado de una administración empírica por parte del dueño, que afecta el rendimiento general de la empresa.

Resumen
 
Las MiPyMEs por su tamaño tienen ventajas, tal como su facilidad administrativa, pero, por su mismo tamaño tienen desventajas, tales como razones de tipo económico, viven al día de sus ingresos, por lo tanto se les dificulta crecer, y estas mismas razones ponen en peligro su existencia. Todo esto resultado de una administración empírica por parte del dueño, que afecta el rendimiento general de la empresa.
 
Las MiPyMEs en México tienen el gran reto de adecuarse a un mundo globalizado y rápido en sus cambios y demandas. Ya no se deben de conformar con los mercados internos, ya no es más su ventaja comparativa. y para poder mantenerse y crecer requieren de apoyarse en herramientas de Tecnologías de Información (TI) como los Sistemas de Soporte a la Decisión (SSD).
 
Introducción

La definición de una empresa sin importar su tamaño, es igual en cualquier parte del mundo, ya que su definición, siempre gozará de los mismos componentes necesarios para que pueda decirse que es una empresa. De acuerdo con (Andersen, 1999) citado en (Zorrilla), una empresa se puede definir como:
 
“Una unidad económica de producción y decisión que, mediante la organización y coordinación de una serie de factores (capital y trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando productos o prestando servicios en el mercado”.
 
De manera muy general todas las micros, pequeñas y medianas empresas (MiPyMEs) comparten casi siempre las mismas características (Zorrilla). Entre las más importantes se encuentran:

· El capital es proporcionado por una o dos personas que establecen una sociedad.

· Los propios dueños dirigen la marcha de la empresa; su administración es empírica.

· Su número de trabajadores empleados en el negocio crece y va de 1 hasta 250 personas.
 
De las anteriores características podemos observar que, como ventajas las MiPyMEs se caracterizan por su facilidad administrativa, pero, en cuanto a sus desventajas, se tienen razones de tipo económico, como son la inflación y devaluaciones; viven al día de sus ingresos, por lo tanto se les dificulta crecer, y estas mismas razones ponen en peligro su existencia. Todo esto resultado de una administración empírica por parte del dueño, que afecta el rendimiento general de la empresa (Zorrilla).
 
Las MiPyMEs tienen el gran reto de adecuarse a un mundo globalizado y rápido en sus cambios y demandas. Ya no se deben de conformar con los mercados internos, ya no es más su ventaja comparativa. (Vázquez) y para poder mantenerse y crecer requieren de apoyarse en herramientas de Tecnologías de Información (TI) como los Sistemas de Soporte a la Decisión (SSD).

Importancia de las MiPyMEs

Las tendencias mundiales actuales en el campo empresarial reconocen en las MiPyMEs una parte fundamental de la economía de cualquier nación. Más del 98% del universo de empresas formales e informales en los distintos países se ubican en este grupo, participando también de forma muy elevada en las ventas totales, las exportaciones, el PIB y el empleo en sus países(Marcelo & Echeverría). Cualquier dificultad general en estas organizaciones menores repercute desfavorablemente en los indicadores macroeconómicos y sociales del país de que se trate.
 
De acuerdo con la Secretaría de Economía de México, el total de MiPyMEs asciende a 531,222 empresas, las cuales representan el 97% del total de las empresas en el país, como se muestra en la Tabla 1.

Tabla 1. Composición y Distribución de las MiPyMEs en México (Secretaría de Economía de México).

Por su gran volumen, es indudable la importancia de las MiPyMEs en la innovación y su rol en el enfrentamiento de los retos de la competitividad de cada país, dado que estas organizaciones cubren un alto % del empleo (Vázquez Las MiPyMEs en México emplean al 78% de la población económicamente activa, y que aportan el 68% del PIB de acuerdo con la Secretaría de Economía.
 
Se estima que las MiPyMEs son 4 veces más ineficientes que las grandes empresas (Vázquez). Es aquí donde la inversión privada y el Gobierno deberán de coordinarse para avanzar en los campos económicos y tecnológicos. De hecho, existe un programa bajo la Secretaria de Economía en el cual intenta impulsar este sector. También trabaja con empresas privadas para apoyar a las MiPyMEs. Por ejemplo, en conjunción con Microsoft ofrecen servicios en red para el pequeño empresario, como apoyo para transacciones comerciales, renta de uso de Microsoft Office 2000 para pequeñas empresas, etc., con esto el Gobierno Federal demuestra que está conciente y es parte de su estrategia el apoyar a las MiPyMEs.

Soporte a la Toma de Decisiones en las MiPyMEs

La administración en toda empresa forma parte de un proceso en el cual las metas de la organización son su principal objetivo y sus actividades giran alrededor de la toma de decisiones. Los resultados organizacionales están vinculados de manera directa a la efectividad de esas decisiones; y si lo hacen utilizando SSD, reducen drásticamente los riesgos de esas decisiones (Bobadilla, 2001) y los administradores pueden realizar más eficientemente su tarea primordial dentro de la organización: la toma de decisiones (Caldera, 2001).
 
Hoy en día las empresas operan en un medio ambiente que va cambiando constantemente y esta tendencia se va incrementando, por lo que algunas de las razones por las cuales las decisiones son más difíciles de tomar que en el pasado son (Bobadilla, 2001):

· Mayor número de alternativas disponibles.
· Mayor costo en los errores administrativos por la complejidad y la magnitud de las.
· Difícil acceso a la información necesaria para tomar decisiones.
· Rapidez con la que se deben de tomar las decisiones.
 
En la actualidad es un gran reto el que una organización pueda tener controladas las variables de planeación, organización, control y dirección de la empresa en el ambiente tan cambiante en el que operan. Para poder tener un control de las mismas, se requiere de tomar decisiones acertadas que puedan llevar a la organización en la dirección deseada (Arzate).
 
Viéndolo así, un SSD es una importante TI para el gerente, que puede ser usada para proveerle datos y análisis oportunos que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple juicio o intuición, sino en información generada a través de métodos deductivos y analíticos (Caldera, 2001).
 
Un SSD todavía no es capaz de tomar decisiones por si solo, simplemente ayuda a los administradores y directores a poder desarrollar mejores estrategias, e incluso simular que podría pasar en un futuro con las decisiones tomadas. Lo que si es un hecho es que un SSD es un complemento único que más empresas deberían de estar adoptando, en especial las MiPyMEs que son las empresas que tienen que lidiar con mucha competencia y saber siempre tomar el mejor rumbo y desarrollo de sus productos y servicios (Arzate).
 
En México las grandes compañías cuentan con tecnologías que los ayuden a tomar estas decisiones. Pero en las MiPyMEs no es así, aún y que son un factor muy importante en el desarrollo del País. En las MiPyMEs la toma de decisiones muchas veces se lleva a cabo por sentido común, o por lo que piensan los administradores, pero no se lleva un control o procedimiento para poder tomar esas decisiones (Arzate).
 
Es evidente que en las MiPyMEs se requiere de una nueva cultura empresarial para tomar las decisiones adecuadas y mejorar la producción, tener una integración total de la empresa, y mejorar las relaciones con los clientes. De aquí la necesidad de la MiPyMEs de recurrir a las TI y los SSD.

Necesidad de las MiPyMEs de recurrir a los SSD

Las empresas empiezan a darse cuenta que, ante la globalización, el uso de tecnología ya no es un lujo, y pasa a formar parte integral del modelo de negocio de las empresas. Ante ello surgen necesidades que para satisfacerlas requieren el desarrollo e implantación de proyectos que involucran a las TI (Valenzuela), algunas de las cuales son (Valenzuela) (Bobadilla, 2001):

· Mejorar producción y administración productiva
· Mejorar administración de la empresa
· Mejorar la confiabilidad de la información
· Mejores estrategias ante la competencia
 
El común denominador de estas necesidades es el mejoramiento, lo que implica automatización y eficiencia en los procesos tanto internos como externos de toda empresa (Valenzuela), lo cual se logra tomando decisiones apoyadas en la tecnología.
 
En el caso de la MiPyMEs, la toma de decisiones se realiza de forma empírica por su propio dueño a administrador conforme se presenta cada situación. Además la toma de decisiones en estas situaciones semiestructuradas o no estructuradas se complica por los recursos limitados de la empresa y la falta de personal con experiencia (Gupta, & Harris, 1989).
 
Aunque las MiPyMEs son rubro importante de la economía de todos los países y muy en especial en el nuestro, las MiPyMEs mexicanas no han participado de manera activa en el uso de TI, incluyendo los SSD y corren el riesgo de perder competitividad en este mundo globalizado (Vázquez). Esto se muestra en la Tabla 2, la cual presenta un estadístico de las empresas mexicanas divididos por actividades y por tamaños en cuanto al uso de computadoras (Vázquez), donde solamente el 28% de las microempresas, que constituyen gran parte de los negocios en México, cuentan con al menos una PC (Valenzuela).

Tabla 2. Establecimientos con Equipo Informático en México en el 2000 (Valenzuela).

Estos datos nos indican que las grandes industrias cuentan en su mayoría con equipo de cómputo, más no así las MiPyMEs (Vázquez). El hecho de que las MiPyMEs necesiten de TI no necesariamente significa que están invirtiendo en este rubro, o con la rapidez suficiente para poder mantener un nivel admisible de competitividad en el mercado. Lamentablemente, en la actualidad muchas empresas no cuentan con este tipo de sistemas, estancándose en la innovación de productos, adquisición de nuevos clientes y proveedores, así como la correcta automatización de procesos (Arzate).
 
Las MiPyMEs necesitan incorporar tecnología a sus estrategias de negocio para poder ser más productivas y aumentar su grado de eficiencia, ya que logrando su modernización, se logra la modernización del país en general. De acuerdo a lo anterior se proponen diferentes acciones para lograr la modernización de México, y en gran parte de ellas la presencia del Gobierno es inherente. Así pues, puede decirse que la tarea de la incorporación de las TI, en especial de los SSD a las MiPyMEs resultaría en la modernización de México, y que la tarea involucra a 3 agentes (MiPyMEs -Gobierno-Empresas de TI) (Valenzuela).

Barreras para la utilización de SSD en la MiPyMEs

Las MiPyMEs requieren la incorporación de tecnología para poder adaptarse a los nuevos tiempos. Esto permitirá que la eficiencia, rapidez en el tiempo de respuesta a clientes y proveedores, le permita ser a la organización más productiva. (Arzate). Sin embargo, cabe mencionar que existen obstáculos o barreras que intervienen en la adquisición e implantación de TI y SSD dentro de las MiPyMEs: 1) resistencia al cambio, 2) definición de requerimientos y 3) hardware y software (Valenzuela)
 
La resistencia al cambio es la barrera más influyente y la causante de que muchas MiPyMEs estén rezagadas en lo referente a tecnología. Esta resistencia al cambio incluye diferentes aspectos, tales como: 1) el temor al uso de alguna tecnología por parte de los trabajadores, 2) los errores en el uso de la nueva tecnología, 3) el cambio de cultura y comportamiento y 4) la escasa participación de los usuarios finales en el levantamiento de los requerimientos, diseño y desarrollo de las aplicaciones (Valenzuela).
 
El cambio que produce un SSD requiere que los representantes principales, es decir, los administradores, estén dispuestos a usar las TI para poder modificar la forma en como toman sus decisiones. Debe, por supuesto, haber formas de disminuir la resistencia al cambio e ir adoptando gradualmente estas tecnologías que ayudarán no sólo al desarrollo de la empresa, sino también del País en general (Arzate).
 
Para que la implementación de un SSD sea exitosa, requiere de un plan bien establecido que considere no sólo los aspectos técnicos del proceso de cambio, sino sobre todo, la resistencia que pueda encontrarse entre los actores principales de dicho proceso (Caldera, 2001).
 
La segunda barrera es la mala definición de los requerimientos de la aplicación que se quiere implementar, ya sea específica o estándar. Esta barrera incluye 1) la falta de compromiso de los involucrados, 2) la escasa coordinación entre los niveles jerárquicos de la empresa y 3) la falta de experiencia en el desarrollo e implementación de proyectos de esta índole (Valenzuela).
 
Por otro lado está el obstáculo del hardware y el software donde muchas de las veces las empresas no cuentan con un soporte técnico eficiente, el equipo computacional existente en las compañías es insuficiente para el desempeño de las actividades básicas.

La oferta de SSD para las MiPyMEs

Anteriormente había dos factores claves que afectaban que la persona que toma decisiones hiciera uso de un SSD: 1) El costo de estos sistemas y 2) la necesidad de requerir del apoyo de una persona técnica para el uso del SSD (Chandler, Trone & Weiland, 1983). Pero en la actualidad esto ha cambiado.
 
Por su potencial crecimiento y número de éstas, Las MiPyMEs son un nicho que ya algunas empresas de TI están considerando atacar. Compañías como Oracle, Microsoft, Avaya y Nortel son algunas de las que cuentan dentro de sus estrategias de negocio maximizar ventas en ese amplio mercado (Vázquez).

En los últimos años las empresas de TI han volteado sus ojos hacia las MiPyMEs. Esto se debe al gran potencial existente y a que con una propuesta de solución de calidad, con costos accesibles y capacidad de soporte técnico pueden atacar un mercado que ha ido cobrando importancia. Las empresas de software comienzan a darse cuenta que pueden crear economías de escala que se verían reflejadas en importantes ganancias dentro de la industria de la informática (Valenzuela).
 
Las empresas que proveen de TI a las MiPyMEs no tienen una tarea fácil. Tienen que estar conscientes de que la adquisición de tecnología por parte de las MiPyMEs tiene que estar justificada, ya que implica un gasto. La justificación de cualquier inversión tecnológica implica conocer a ciencia cierta cuál será el retorno de la inversión y el costo beneficio que traerá consigo, así como el impacto tangible que tendrá en el negocio (Valenzuela).
 
Además, para poder ofrecer una solución de calidad y a la medida de las MiPyMEs, las empresas de TI necesitan conocer realmente, mediante un análisis profundo, las necesidades del usuario de la tecnología. El reto para los proveedores es la diversificación y la orientación al segmento empresarial a través de la generación de soluciones prácticas y funcionales a los requerimientos (Valenzuela).
 
En la Tabla 3 se muestran algunas de las grandes empresas de TI que en los últimos tiempos han enfocado parte de sus esfuerzos a desarrollos de proyectos enfocados a las MiPyMEs (Valenzuela).
 
Una de las empresas que mayor esfuerzo está realizando por ofrecer soluciones de TI y de SSD es Microsoft, quien en México continúa su esfuerzo por acercarse a las MiPyMEs, a través de su evento denominado Días de Negocios Microsoft (Microsoft Business Days), con el objetivo de recolectar las necesidades de las compañías locales y ofrecerles soluciones que puedan resolver sus problemáticas existentes echando mano de tecnología de punta. 
 

ing. Sandra P. Treviño A.

sandra.trevinoarrobaitesm.mx