Sistemas de soporte a la decisión: ¿qué son y por qué son necesarios?

Autor: José Iván Lara Treviño.

Otros conceptos de administración

01 / 2005

Resumen

Este artículo tiene como finalidad explicar al lector ¿qué son los sistemas de soporte a la decisión? y justificar las razones por las que son importantes.

Mostrando definiciones, las características, componentes, ventajas y ejemplos de aplicación de estos sistemas, así como una breve descripción del proceso de toma de decisión que se ve involucrado en el tema. Buscando hacer conciencia de que las decisiones son parte de la vida de las personas y de las empresas, y por lo tanto lo ideal es realizarlas lo mejor posible.

Palabras Clave

Sistema de soporte a la decisión, toma de decisiones, DSS.

Introducción

Conforme pasa el tiempo, tal pareciera que las cosas se vuelven más complejas en todos los sentidos, si platicáramos con nuestros abuelos, y les preguntáramos que opinión podrían dar comparando sus tiempos cuando eran jóvenes, con la actualidad, seguramente dirán que antes era más tranquilo, más seguro, no se tenían problemas de contaminación, etc. Y lo primero que saldría a relucir, es que en su época la vida era más sencilla y tranquila, no había que quebrarse la cabeza para tomar decisiones.

Definitivamente la palabra clave es “decisiones”, durante todo el transcurso de nuestra vida, continuamente tenemos que decidir, por una cosa o la otra, hago esto o lo otro. Y para las empresas es la misma situación, actualmente todo se ha acelerado, la tecnología avanza drásticamente segundo a segundo, el mercado se vuelve muy dinámico e inestable, surge la economía digital, hay más competencia, la información que necesitamos a aumentado en grandes cantidades, y el tiempo que se tiene para decidir es cada vez menor.

Es por eso que las organizaciones necesitan herramientas acordes al momento que se está viviendo, para que puedan salir adelante, e ir cambiando en sincronía con el ambiente que las rodea. Una de estas herramientas surge gracias a la tecnología, y es conocida como Sistemas de Soporte a la Decisión o DSS por sus siglas en inglés, que vienen a apoyar un proceso fundamental que es la toma de decisiones.

¿Qué es un DSS?

Hay diferentes definiciones sobre un DSS y éste término no es nada nuevo, sin embargo ha ido evolucionando con el tiempo. El término de DSS comenzó en 1971 con los profesores G. Anthony Gorry y Michael S. Scott Morton de MIT. Ellos proponían apoyar a la toma de decisión mediante la elaboración de aplicaciones de cómputo, que les permitieran agrupar a los problemas y niveles administrativos de forma estructurada, así como implementar reglas o procesos específicos. (Bobadilla, 2001). Después es definido más ampliamente por Turban, McLean y Wetherbe (2002), ellos dicen que es un sistema de información basado en computadora que combina modelos y datos en una tentativa para resolver problemas semiestructurados con un involucramiento pleno del usuario. Una definición más es la que hace Elizondo(2002) quien dice que un DSS generalmente se compone de reglas y mecanismos, una base de conocimiento organizacional donde se encuentran diferentes alternativas a la solución de un problema específico. Con esto, el administrador puede visualizar que pasará si decide tomar una decisión o si decide cambiarla y combinarla con otros escenarios.

Así como hay diferentes términos o conceptos pero que en esencia pueden coincidir en puntos críticos, también significa diferentes cosas para diferentes personas. Un DSS puede ser visto como un acercamiento o una filosofía, más que como una metodología.

Herramientas

Las herramientas de Sistemas de Soporte para la Decisión, enumeradas por su complejidad creciente, y que cada vez son utilizadas con más frecuencia como apoyo a la toma de decisiones, y que Roque (2001) menciona son:

· Procesamiento de Transacciones (TPS)
· Sistemas de Información Gerencial (MIS)
· Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
· Sistemas Expertos (ES)
· Sistemas de Información Ejecutivos (EIS)
· Redes Neuronales(NN)
· Automatización de Oficinas (OA)

¿Por qué es necesario un DSS?

La información es un factor crítico para el éxito empresarial, ésta es cada día más abundante y diversa, procedente de múltiples fuentes, que llega en diferentes formatos, que hay que recoger, ordenar, explotar, y manipular para obtener un valor agregado, forma parte de la estrategia competitiva de las organizaciones.

Si la información de una empresa no es administrada adecuadamente y no está disponible para su uso en el momento adecuado, puede perder todo valor ante el proceso de toma de decisiones. Esto hace evidente la necesidad de procesos y herramientas que faciliten el manejo e interpretación de los datos que arrojan los sistemas de operación y producción. (Roque, 2001). Para entender un DSS es necesario entender también lo que es la toma de decisiones.

La toma de decisiones.

La toma de decisiones es una parte esencial en la existencia y supervivencia de las organizaciones, y por desgracia en muchas ocasiones no es una actividad sencilla y rápida, además de que para tomar un buena decisión están involucrados otros factores como por ejemplo, Información y el juicio de la persona.

Conforme van pasando los años esto se vuelve más y más complejo, debido a la dinámica de las empresas y el ambiente en el que están inmersos, y conforme pase el tiempo esto se irá incrementando. De ahí surge la necesidad de estar siempre actualizados en cuanto a información relevante para la compañía, ya no solo interna, sino externa, y por otro lado contar con las herramientas necesarias que apoyen el proceso de la toma de decisión.

Según un estudio realizado, algunas razones por las que ahora se vuelve más complejo y difícil, son las siguientes (Bobadilla, 2001):

· El número de alternativas disponibles es ahora mayor debido al surgimiento de la tecnologías y los sistemas de comunicación

· El costo de los errores administrativos puede ser muy grande por la complejidad y la magnitud de las operaciones y las reacciones que estos errores pueden causar.

· La información necesaria para tomar decisiones puede ser difícil de accesar y se ha incrementado exponencialmente.

· Las decisiones deben ser tomadas rápidamente.

Para comprender mejor la toma de decisión es importante conocer las etapas que están involucradas en este proceso. Rivera (2001) y Turban (2001) las dividen y describen de la siguiente manera:

· Inteligencia: Es la etapa en la que el individuo recopila información para identificar los problemas que ocurren en la organización.

· Diseño: Es cuando el individuo concibe las posibles alternativas al problema en la organización.

· Selección: El individuo selecciona una alternativa entre las posibles soluciones.

· Implantación: Aquí finalmente el individuo ejecuta la decisión e informa el progreso de su decisión.

Características

Como se mencionaba anteriormente, a pesar de que para distintas personas, un DSS tenga diferentes significados, hay en común ciertas características que lo identifican. Turban, McLean y Wetherbe (2002) primeramente definen los componentes o subsistemas, estos se muestran en la siguiente figura.

Una vez visto los componentes, es necesario saber que el DSS trabaja con modelos, dentro de estos se encuentran:

· Modelos de escala
· Modelos análogos
· Modelos matemáticos (son los más utilizados)
· Simulación

No basta con utilizar un modelo para implementar el DSS, también es necesario seguir un proceso de toma de decisiones, el cual se mencionó anteriormente.

Otra de las cosas que es necesario también definir, es el tipo de análisis que se realizará, para esto hay dos opciones; What if y goal seek). El análisis what if es una característica importante de los DSS e indica que pasará con la solución si una variable de entrada es cambiada. Y por el otro lado el análisis goal seek calcula el valor de las entradas necesarias o qué es lo que se necesita para lograr un objetivo o una meta.

Ventajas del uso de un DSS

Las ventajas que se listan a continuación, son comentadas por diferentes autores como son Bobadilla (2001), Elizondo (2002) y Turban (2001).

· Una alta calidad en la toma de decisiones.
· Mayor comunicación.
· Reducción de costos.
· Mayor productividad.
· Ahorro de tiempo en la toma de decisiones.
· Mayor satisfacción del cliente y los empleados.
· Analizan y procesan grandes volúmenes de información, necesaria para la correcta toma de decisiones.
· Rápido acceso a la información.
· Algunos de estos sistemas ya vienen preparados para poner en marcha rápidamente sistemas integrados de medición de objetivos u otros indicadores clave, por áreas estratégicas o áreas de responsabilidad y su control a través de avisos que concentren la atención en los puntos débiles de la organización y permitan actuar directamente sobre ellos.

· Presentan a través de una interfaz amigable y de fácil manejo, una visión clave de la organización según los factores críticos definidos en su creación.

· Permiten el análisis de datos "on line" y en tiempo real, a través de múltiples perspectivas: geográfica, productos, distribución, etc.; buscar patrones estadísticos significativos: relaciones entre datos, segmentación, etc., construir sistemas de información sinóptica y orientada a la alta dirección o la distribución electrónica de información a través de servidores de documentos.
Ejemplos de áreas de aplicación

Algunos ejemplos de aplicaciones más específicas según Sterling (2003) son:

· Investigación y planeación de mercado
· Planeación operacional y estratégica
· Soporte a ventas

Conclusiones

Las empresas ya no pueden seguir usando las mismas herramientas de hace 10 o 20 años, necesitan evolucionar en todos los aspectos, no solo se trata de hablar de automatización y ya, el papel de las Tecnologías de Información incluyendo los DSS está cambiando, y ahora deben estar alineadas con los objetivos y estrategias de las empresas, para que puedan ser un punto de apalancamiento para las organizaciones.

Los Sistemas de Soporte a la Decisión definitivamente son herramientas indispensables para los negocios, estos ya no pueden seguir usando las mismas herramientas que usaban hace 10 o 20 años, tampoco son una simple moda, ya que la toma de decisiones es un factor crítico para la supervivencia de las organizaciones, debido a que las decisiones correctas son la clave para el éxito empresarial. (rivera 2001).

Sin embargo no hay que olvidar que el DSS debe estar implantado y diseñado correctamente para que funcione bien, y que no viene a sustituir al tomador de decisiones (persona), este sistema solo es una herramienta para que quien sea el o los responsables de decidir y puedan hacer mejor su trabajo. Si usted fuera un tomador de decisiones, ¿Implantaría o no, un sistema de soporte a la decisión? ¿Considera que son útiles? ¿Qué decide?.

Referencias Bibliográficas

Clave empresarial (2001). Manuel Rivera Aguirre. Consultado el 7 de junio de 2004 en http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010326b.shtml

Clave empresarial (2001). Martha Patricia Bobadilla. Consultado el 7 de junio de 2004 en
http://www.forums.alimerka.com/soluciones/notas/nota010507b.shtml

Gestiopolis (2001). Silvia Roque Moranchel. Consultado el 8 de junio de 2004 en
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/busint.htm

Monografias.Com (2004). Omar Arzate Carrasco. Consultado el 9 de junio de 2004 en
http://www.monografias.com/trabajos15/uso-soportes/uso-soportes.shtml

Netmedia.info (2003). Jorge E. Sterling Bernal. Consultado el 9 de junio de 2004 en
http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php

Netmedia.info. (2002). Mónica Elizondo Gzz Consultado el 9 de junio de 2004 en
http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php

Turban E., McLean E., Wetherbe J. (2002). Information Technology for Management: Transforming Business in de Digital Economy. Ed. Wiley.

Turban E., Aronson J. E. (2001). Decisión support systems and intelligent systems. Ed. Prentice.