Factores críticos de la implementación de sistemas de soporte a la decisión

Autor: Guahivi Medina Beltrán

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL TALENTO HUMANO

06 / 2004

Abstract

Los sistemas de soporte a la decisión, son sistemas de información que basan sus procesos en el conocimiento proporcionando soluciones a problemas no estructurados. Para la implementación de estos sistemas se requiere de una gran inversión de trabajo y el éxito del sistema consiste en definir y analizar ciertos factores antes de la implementación.

Factores críticos de la implementación de sistemas de soporte a la decisión

Los sistemas de información han evolucionado hasta nuestros días y son capaces de proporcionar ventajas económicas y estratégicas que facilitan y agilizan los procesos rutinarios de cualquier organización. En la actualidad, los sistemas más avanzados y que proporcionan mayores resultados a las organizaciones son los sistemas que tienen sus fundamentos en una base de conocimientos.

Una clase de estos sistemas son los sistemas de soporte a la decisión, los cuales,  analizan los datos almacenados en la base de conocimientos y proporcionan soluciones a través de modelos para solucionar problemas no estructurados.

Fernando Álvarez (citado por Ramón Arroyo, 2001) establece que la historia de los sistemas de soporte a la decisión se remota a la década de los  70’s cuando en la Universidad de Massachussets, por primera vez, empezaron a manejar un cuadro computacional para mejorar la toma de decisiones.
 
A pesar de que desde hace aproximadamente 30 años se conoce de los sistemas, la implementación en las empresas ha empezado recientemente. Quizá una de las causas por las cuales pocas empresas lo utilizan se debe a su compleja implementación.


Para que el sistema de soporte a la decisión cumpla con su objetivo se tienen que definir y analizar varios factores importantes antes de su implementación:
 
1. Crecimiento de la organización a mediano plazo.
 
Además de conocer la situación actual de la empresa, es imprescindible estudiar la visión actual para conocer los planes de crecimiento, la posibilidad de nuevos mercados, las estrategias, las próximas inversiones, los productos nuevos que se piensan desarrollar. Todo esto con el objetivo de evitar que el sistema no alcance a cumplir las necesidades y requerimientos de la empresa a largo plazo.
 
En el caso de que se tenga planeada una reestructuración dentro de la empresa, se tendrá que estimar los costos y beneficios tangibles e intangibles. También se deberán contemplar los nuevos roles y funciones para planificar la capacitación del personal afectado.
 
2. Infraestructura tecnológica actual.
 
El costo de los sistemas de información es una de las principales razones por lo que muchas compañías no quieren implementar nueva tecnología, debido a esto se debe analizar tanto el hardware como el software que se tiene, para que, a medida de lo posible, no se tenga que realizar una inversión extra.
 
Otro motivo por el cual es necesario determinar los recursos tecnológicos con los que cuenta la compañía, es porque en base a estos recursos se diseñará la propuesta del nuevo sistema.
 
Los elementos que se tienen que analizar en cuanto a hardware son:

Servidores: tipo de servidor, capacidad, cantidad.
Terminales: capacidad, cantidad, ubicación.
Computadoras personales: tipo de computadoras, cantidad, capacidad.
Red: estructura, cableado, ancho de banda, alcance, repetidores.
Instalaciones eléctricas: plantas generadoras, cableado.
 
En lo que se refiere al software hay que analizar los aspectos de:

Licencias
Sistemas actuales
Versiones de sistemas y aplicaciones actuales (ERP, Sistemas transaccionales, aplicaciones de bases de datos, etc.)
Actualizaciones y mantenimientos periódicos que se realizan a los sistemas
Identificar si el desarrollo de los sistemas se realiza interna o externamente.
El análisis anterior nos proporcionará la información necesaria para que el sistema por implementar pueda ser soportado por la infraestructura del sistema, o de ser necesario se podrá identificar la inversión que se tiene que realizar.
 
3. Capital humano para la implementación.
 
Sin restar importancia a los otros factores, uno de los factores más importantes, sin duda alguna, son los recursos humanos de la compañía. Los problemas principales que se detectan en esta área son la resistencia al cambio y el compartir información.
 
Aguado, R.J. citado por Caldera (2001) menciona que debido a que el cambio también repercute en la gente, se debe cuidar los niveles de tolerancia al estrés, puede provocar un daño tanto físico como psicológico en los individuos.
 
Para prevenir estos problemas en la implementación de nuestro sistema se puede utilizar cualquier metodología de administración de recursos humanos, puede ser basada en competencias, en grupos autodirigidos, etc. lo importante es contar un equipo de trabajo bien integrado que tenga los conocimientos suficientes para el proceso de la toma de decisiones, que conozca profundamente las necesidades del sistema y sobre todo que pueda explotar al máximo la información.
 
Una evaluación de la resistencia al cambio podrá determinar la manera en que se implementará el sistema:
 
Evolutivo: se refiere a que la implementación sea gradual.
Revolucionario: indica un cambio rápido y total.
Sistemático: es una combinación de los dos anteriores, es un cambio total pero poco a poco.

4. Situación financiera.
 
Este factor implica conocer los estados financieros de la compañía que nos permitan determinar la factibilidad económica de implementar el sistema de soporte a la decisión. O bien, que nos permitan conocer el presupuesto máximo con el que cuenta la empresa para desarrollar el proyecto.
 
Esta evaluación nos permitirá visualizar las características del sistema que es posible implementar e identificar oportunamente si el sistema cumplirá con las necesidades de la empresa.
 
Además del análisis de los factores anteriores Cerezo (1999), establece que para que se haga una correcta selección de un sistema de soporte a la decisión se deben seguir los siguientes pasos:

1.  Tener muy en claro qué es lo que se quiere hacer, el objetivo que se persigue.
2. Involucrar todas las áreas de la empresa con el fin de establecer las necesidades y requerimientos reales de los usuarios.
3. Detallar y catalogar las necesidades que se desean satisfacer, en un orden de prioridades.
4. Comenzar a buscar los proveedores y la mejor manera de encontrarlos es investigando en el mercado cuáles son los productos y los distribuidores que pueden satisfacer las necesidades primordiales.
 
Conclusiones

Implementar un sistema de soporte a la toma de decisión, es una tarea ardua y compleja. Se necesitan tener datos precisos para que esta herramienta pueda proporcionar ventajas significativas a la organización. Cualquier detalle que se descuide traerá un riesgo a la empresa donde las pérdidas serán igual o mayor de cuantiosas que las ganancias que pudieran ser obtenidas.
 
Sin embargo con una buena planeación e identificación de factores críticos, el éxito y el cumplimiento de los objetivos del sistema están garantizados.
 
Bibliografía

Cerezo, Claudia (1999). “Software empresarial: optimice su negocio de manera inteligente” y “Más allá de la integración de los procesos internos de su empresa: ERP´s en el WEB”. Red.
 
Turban, E. (2001). Decision support systems and intelligent systems. (6th ed.) Upper addle River, New Jersey. Prentice Hall.
 
Arroyo, Ramón (2001). Ventaja competitiva a través de sistemas de información. Netmedia. Consultado en junio 7, 2004 en http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=32&id_art=2260.
 
Caldera Borja, Bethzy (2001). Los sistemas de soporte a la decisión y la resistencia al cambio. Netmedia. Consultado en junio 7, 2004 en http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=32&id_art=2263.
 
Merchand, Francisco (2001). ¿Estamos listos para implementar nuestro DSS?. Netmedia. Consultado en junio 7, 2004 en http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=30&id_art=2084.

 

Guahivi Medina Beltrán

Maestría en Administración de las Tecnologías de Información, en el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey (México)

guahiviarrobaitesm.mx   

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