Sistemas de soporte a las decisiones: el rol que desempeñan en las organizaciones

Autor: Ing. R. Carlos Borjas Puente

ESTRATEGIA Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

06 / 2004

En una economía cada vez más globalizada, la toma de decisiones en las organizaciones se vuelven más complejas, pues se debe considerar una mayor cantidad de información y esta debe representar los datos reales de lo que esta ocurriendo en la empresa, por lo que directivos y administradores, deben hacer uso de herramientas que les permitan analizar esa información y finalmente tomar la decisión correcta sobre cómo dirigir la empresa.

Palabras clave

Sistemas de soporte a la decisión, toma de decisiones, optimización de recursos, procesos de negocio, ventaja competitiva.

Abstract

Los sistemas de soporte a la decisión han tomado una fuerte importancia como herramientas poderosas para soportar la toma de decisiones en momentos críticos, así como para encontrar oportunidades de mercado y expansión dentro de la industria o ramo al que pertenece la empresa. En el siguiente documento se abordara el rol que juegan estos sistemas dentro de los procesos de las organizaciones y los beneficios que se pueden lograr al implementar alguna de estas herramientas dentro de los procesos de negocio con el fin de obtener una ventaja competitiva frente a los rivales.

Contenido

En una economía cada vez más globalizada, la toma de decisiones en las organizaciones se vuelven más complejas, pues se debe considerar una mayor cantidad de información y esta debe representar los datos reales de lo que esta ocurriendo en la empresa, por lo que directivos y administradores, deben hacer uso de herramientas que les permitan analizar esa información y finalmente tomar la decisión correcta sobre cómo dirigir la empresa.

Los sistemas de soporte a la decisión iniciaron a principios de los 70’s y uno de los pioneros fue Scott Morton, al ser el primero en definir el concepto de estos sistemas. Básicamente lo definió como: “Sistema interactivo basado en computadora, que ayuda a los tomadores de decisiones a utilizar datos y modelos para resolver problemas no estructurados” (Turban, 2001)

Existen diferentes tipos de sistemas que dan apoyo a la toma de decisiones, por lo que se deben analizar las necesidades de la organización y seleccionar el que mejor se adapte a ella. Algunas de las razones más comunes para hacer uso de estos sistemas se pueden mencionar las siguientes: (Turban, 2001)

Mayor velocidad de procesamiento: Los sistemas de soporte a la toma de decisiones, permiten que los administradores puedan realizar un mayor número de procesamiento de información de una manera más rápida y a bajo costo.

Incremento de la productividad: El formar grupos especializados para la toma de decisiones puede ser realmente costoso para la organización. A través de los sistemas computarizados, los grupos pueden ser más reducidos y encontrarse en diferentes lugares, lo que implicaría una reducción de costos y optimización de recursos.

Soporte técnico: Muchas de las decisiones de los administradores, involucran interacciones complejas de información en diferentes bases de datos dentro de la organización. Los sistemas de soporte a las decisiones, permiten acceder a toda la información de la organización y a través de la Web se puede tener acceso desde cualquier lugar donde se necesite. Además que se puede obtener apoyo a través de gráficas, sonidos y análisis de sensibilidad, entre otros, de una manera rápida y económica.

Calidad en las decisiones: La calidad de las decisiones de los administradores se ve mejorada notablemente, ya que se tiene una mayor alternativa para realizar evaluaciones, los análisis de riesgos pueden ser obtenidos rápidamente y ser comunicados a los demás miembros de la organización a muy bajo costo. Finalmente permiten crear simulaciones complejas y un sin fin de escenarios, que permitirán al administrador conocer el impacto de sus decisiones en la organización.

Dentro de los sistemas de soporte a las decisiones se encuentran los sistemas expertos, sistemas de inteligencia artificial, redes neuronales y sistemas de información ejecutivos, entre otros; sin embargo todos estos sistemas tienen un mismo rol dentro de la organización: mejorar el proceso de toma de decisiones, a través de la interacción de variables complejas con menos esfuerzo, tiempo y a menor costo.

Dentro de los beneficios que puede obtener la organización, al implementar sistemas de soporte a las decisiones, se encuentran los siguientes: (Rivera, 2001)

Elevar la calidad en la toma de decisiones
Mayor comunicación en la organización
Lograr una reducción de costos y optimización de recursos
Incremento en la productividad de la empresa
Optimización y ahorro de tiempo
Satisfacción de clientes y empleados

Los sistemas de soporte a la decisión serán cada vez más complejos y con características más poderosas, otorgando a los administradores una mayor facilidad en la toma de decisiones. A continuación se mencionan algunas características a futuro de los sistemas (Restrepo, 2004)

Apoyo a las decisiones simultaneas: Los sistemas de apoyo a las decisiones, tendrán una fuerte tendencia a apoyar el proceso de toma de decisiones grupales entre diferentes unidades organizacionales, gracias al desarrollo e innovación de las telecomunicaciones y comunicación de datos, tales como correo electrónico, redes locales y tele conferencias.

Apoyo gráfico: El soporte gráfico proporcionado por los sistemas de apoyo a las decisiones, agilizarán el entendimiento de la información y las decisiones serán ejecutadas en menor tiempo.

Computadoras Personales: Las computadoras personales serán de mayores capacidades de procesamiento y el uso de hojas de cálculo, procesadores de texto y bases de datos personales serán clave para el desarrollo de reportes.

Reconocimiento de voz: La tecnología en reconocimiento de voz, permitirá que la interacción en la entrada de datos al sistema pueda darse de una manera más rápida y minimizará la entrada de información por medio del teclado.

Descentralización del proceso de toma de decisiones: Las organizaciones de tiempos pasados se caracterizaban porque las decisiones eran centralizadas. En la actualidad esto ya no puede ser posible, puesto que los constantes cambios del ambiente y necesidades de las personas, hacen que el personal de la organización disponga de información actual y oportuna en todos los niveles de la empresa.

Finalmente se puede concluir que las decisiones incorrectas, son pagadas por las organizaciones con tiempo y dinero, sin embargo el tener la información estructurada, oportuna y confiable, permitirá que el administrador tenga un marco de referencia lo suficientemente amplio y claro, para optimizar los recursos de la compañía y crear la estrategia que le permita dirigir la organización hacia los objetivos establecidos (Bobadilla, 2001)

Conclusiones

Las oportunidades de negocio y la ventaja competitiva de las organizaciones frente a los competidores, dependen de una buena toma de decisiones. Los administradores deben analizar variables cada vez más complejas, para ejecutar la decisión correcta sobre como dirigir la empresa y lograr las metas de producción, ventas o servicio establecidas.

Los sistemas de apoyo a las decisiones son herramientas que facilitan la decisión de los administradores ya que ofrecen una gran variedad de análisis de información, lo que se refleja en una optimización de recursos y disminución de tiempos muertos, generando finalmente una mayor satisfacción a los clientes y todos los miembros que componen la empresa.

Fuentes de Información

Bobadilla, Martha Patricia (2001); “El impacto en los negocios del DSS”; Clave Empresarial; Documento WWW
http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010507b.shtml
[Accesado el 8 de Junio del 2004]

Restrepo Ramírez, Sandra Cristina (2004); “Trayectoria de los Sistemas de Apoyo / Soporte a las Decisiones”; Documento WWW (Word)
http://dis.eafit.edu.co/labs/labgic/ARTICULOS_%20PUBLICAR/STD.doc
[Accesado el 8 de Junio del 2004]

Rivera, Manuel (2001); “DSS, impacto en el proceso de toma de decisión”; Clave Empresarial; Documento WWW
http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010326b.shtml
[Accesado el 8 de Junio del 2004]

Turban, E., Aronson, J. (2001), “Decision Support Systems and Intelligent Systems”, 6ª Edición, Prentice Hall