SISTEMAS DE SOPORTE A LA DECISIÓN: TECNOLOGÍA AL ALCANCE DE LAS PYMES

Autor: Ing. Jorge W. Palazuelos 

ESTRATEGIA Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

06 / 2004

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Las Pymes nacionales representan un aporte muy importante al desarrollo económico del país, por lo que debemos estar al pendiente de la manera en la que estas empresas buscan competitividad en un mercado cada vez más abierto y global. La supervivencia en un mercado que cada vez es más exigente está haciendo que las empresas busquen maneras de mantenerse a flote y un DSS representa precisamente un salvavidas para estas empresas.

ABSTRACT

Las Pymes nacionales representan un aporte muy importante al desarrollo económico del país, por lo que debemos estar al pendiente de la manera en la que estas empresas buscan competitividad en un mercado cada vez más abierto y global. La supervivencia en un mercado que cada vez es más exigente está haciendo que las empresas busquen maneras de mantenerse a flote y un DSS representa precisamente un salvavidas para estas empresas. Los beneficios esperados a la implementación de un DSS van desde ahorros en costos hasta la satisfacción de nuestros clientes, pero el principal problema es que los empresarios Pyme no saben esto. Los requisitos para la implementación de un DSS en una Pyme no son más complejos que la iniciativa del empresario y muchas decisiones que tomar, con esto nos damos cuenta de que los DSS son una tecnología que están al alcance de las Pymes.

INTRODUCCIÓN

Hoy en día podemos encontrar una gran cantidad de definiciones acerca de lo que son las Pymes (pequeñas y medianas empresas), pero para efectos de simplificación en este trabajo consideraremos como una Pyme a la que dependiendo de su giro y a su número de empleados se clasifique como pequeña o mediana de acuerdo a la siguiente tabla:

Las Pymes en México, que emplean al 78% de la población económicamente activa y aportan el 68% al PIB, representan un aporte muy importante al desarrollo económico del país, es por eso que debe de preocuparnos la manera de desarrollar una estrategia que les permita sortear la gran cantidad de riesgos y obstáculos a los que se enfrentan en una economía globalizada. El presente trabajo busca presentar de manera clara como es que tecnologías de información que consideramos tan avanzadas y/o caras, específicamente los sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés), están al alcance de las pequeñas y medianas empresas y forman parte esencial de esta estrategia de supervivencia. (Vázquez, 2003)

DESARROLLO

Regularmente, la manera ideal en que se debería de llevar a cabo el proceso de toma de decisiones en las Pymes sería de la siguiente manera (Emily, 2002):
 
Determinar la necesidad de la decisión, definir los motivos que nos llevaron a la situación actual y porque es necesario tomar una decisión para arreglarla.
Identificar los criterios de decisión, es decir tener un conocimiento de que variables entrarán en juego al momento de tomar nuestra decisión.
Asignar peso a los criterios, una vez definidas las variables pasamos a determinar cuales de ellas son más importantes para nosotros y nos cuestionamos porqué.
Desarrollar todas las alternativas, se deben de generar escenarios todos los escenarios posibles que presenten una posible solución al problema que se nos presenta.
Evaluar las alternativas, se debe de evaluar de manera crítica cada una de las alternativas o escenarios que se desarrollaron en el paso anterior.
Seleccionar la mejor alternativa (tomar la decisión), siendo totalmente objetivo y lógico se selecciona la mejor alternativa para la situación específica que se nos presenta.
 
Un sistema de soporte a la toma de decisiones tiene como objetivo primordial apoyar este proceso en al menos los últimos 5 pasos, es decir que los sistemas de este tipo permiten y promueven la manipulación de datos a fin de poder relacionarlos con distintos criterios y presentar esta información de forma tal que permita rápidamente visualizar tendencias, posiciones y ubicaciones con respecto a una planeación original, con el fin de tener los elementos para tomar una decisión (Bañuelos, 2001). En una empresa existen básicamente tres niveles de administración (operativo, táctico y estratégico), cada nivel presenta necesidades de información particulares por lo que el sistema de soporte para la toma de decisiones debe de estar diseñado de manera tal que cubra las necesidades de los tres niveles. A continuación se muestra una gráfica que explica este comportamiento. (Anónimo, 2001)
 

Fig. 1
 
La necesidad de implementar un DSS, por complejo o simple que este sea, en una Pyme crece día a día. Con la inevitable apertura económica de nuestro país el mercado ha sufrido una gran transformación, las empresas exigen más calidad a los proveedores, mayor calidad y rapidez en los servicios y con el menor costo, por lo tanto se requiere que las decisiones sean tomadas de manera más rápida y más certera (Vázquez, 2003). El destino de una empresa está conformado en base a las decisiones que toma el administrador y que mejor manera de asegurar un futuro prometedor que con una herramienta de apoyo a la toma de decisiones tan poderosa como lo es un DSS.
 
Los beneficios que se esperan obtener por parte de una Pyme al implementar un DSS no están en relación directa con su tamaño, es decir los beneficios para una Pyme son los mismos que para una empresa de gran tamaño. A continuación se listan algunos de los beneficios surgidos de una encuesta realizada en más de 200 organizaciones norteamericanas (Rivera, 2001):
 
· Una alta calidad en la toma de decisiones
· Mayor comunicación
· Reducción de costos
· Mayor productividad
· Ahorro de tiempo
· Satisfacción de clientes y empleados
 
Todo lo anterior suena muy lógico y hasta se podría decir que cualquier administrador lo pudiera llevar a cabo utilizado su sentido común, pero nuestras Pymes se enfrentan a grandes barreras que les impiden poder implementar DSS a fin de ser más competitivas y mantenerse con vida. La principal de estas barreras es indudablemente la falta de información que tienen los administradores de las Pymes que en su mayoría cuentan con más buenas intenciones que preparación para la dirección de un negocio. La resistencia al cambio es otra de estas barreras que se requiere sean vencidas por las Pymes, ya que la implementación de un DSS requiere cambios radicales en los procesos que se llevan a cabo en la empresa, desde el administrador al tomar la decisión, hasta los operativos que serán los encargados de acumular la información con la cual se alimentará el DSS.
 
Después de haber hablado de lo que es un DSS, sus beneficios, la necesidad de su uso y las posibles barreras para su implementación dentro de una Pyme, me resta hablar de los requisitos para el desarrollo e implantación de un DSS dentro de una empresa de este tipo, a fin de que los administradores puedan darse cuenta de que un sistema de soporte a las decisiones está a su alcance y no es una utopía salida de un libro de negocios. A continuación se listan estos requisitos:
 
Disponibilidad del administrador
Tener información histórica y presente de las operaciones
Un asesor informático profesional y sensibilizado con el negocio.
Un sistema administrador de bases de datos.
Un sistema de información que procese los datos de los bases de datos y que muestre la información requerida para la toma de decisiones
Una inversión en el desarrollo o compra del sistema.
y decisiones importantes que tomar
 
Como podemos darnos cuenta estos requisitos no son tan descabellados y podría decir que todas las Pymes los tienen. El punto que podría preocupar más es la inversión que se tenga que hacer, pero se debe de tener en cuenta que el tamaño esta inversión estará en medida de los requerimientos de ayuda en la toma de decisiones y en lo complejo que se quiera el sistema.

CONCLUSIONES

Hoy en día los administradores se enfrentan a una cantidad inimaginable de retos, pero uno de los más demandantes para las organizaciones es el de la toma de decisiones. El administrador moderno debe de estar conciente de la importancia que tienen las decisiones que toma hoy para el futuro de la empresa recordemos que “los problemas de hoy son consecuencias de las malas decisiones del pasado” (Chong et al., 2003). El apoyo que los sistemas de información ofrecen a esta proceso de toma de decisiones es muy importante, por no decir que esencial, de aquí la importancia de los DSS en las Pymes.
 
Actualmente las Pymes encuentran un gran apoyo por parte del gobierno a través de la Secretaría de Economía, apoyo que se traduce en capacitación y asesorías a los administradores de este tipo de negocios. El principal problema aquí es la falta de difusión de estos apoyos combinado con la nula actualización y falta de información que tienen la mayoría de los empresarios Pyme. El gobierno ya se ha dado cuenta y busca reducir de cierta manera la brecha digital que se está haciendo cada vez más amplia entre las Pymes y los grandes corporativos para que las Pymes tengan un uso correcto de las tecnologías de información tal y como sucede con sus similares en los países desarrollados.
 
Existen en el mercado una gran cantidad de productos que se pueden utilizar como DSS y que están alcance de las Pymes. Una sencilla hoja de Microsoft Excel™ con los datos y las fórmulas adecuadas, bien se podría usar como un DSS, pero si lo que se quiere es algo un poco mas formal se puede pensar en una solución como lo es el paquete Exión™ de la empresa Computación en Acción que además de controlar inventario, gastos y cobranza entre otras cosas, ofrece reportes de todos los rubros de la empresa lo que asiste en gran medida a la toma de decisiones y a un precio bastante accesible. Otro paquete que está accesible para las empresas es la solución integral vendida por la empresa Aspel, la cual se puede ir comprando por módulos dependiendo de las necesidades de la empresa.
 
Las Pymes deben aprovechar su principal ventaja ante los grandes corporativos que es la flexibilidad, en gran medida debido a su tamaño, y darse cuenta que la implementación de un DSS o cualquier otro sistema de información es más viable en este tipo empresa que en las grandes. La competitividad dada por el hecho de estar actualizados en el uso de sistemas de información y en la toma de decisiones de calidad en tiempo, les permitirá a las Pymes sobrevivir a un mercado cada vez mas abierto y duro a la vez. A las Pymes no les debe de preocupar tanto la llegada de los grandes multinacionales, sino la llegada de productos y servicios de Pymes extranjeras que si se supieron adaptar a las condiciones que les ofrecía el mercado gracias al uso extendido de los sistemas de información. Esperemos pues que nuestras Pymes nacionales no sólo sean competitivas en el mercado local, sino que sean capaces de salir a luchar como iguales  a los mercados extranjeros.


REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Anónimo (2001). Introducción a las bases de datos. Consultado en Febrero, 11, 2003 en http://www.upseros.net
Apyme (2001). Por qué decimos NO al ALCA. Consultado en Junio, 05, 2004 en http://www.apyme1.com.ar/alca06.asp.
Arzate, Omar (2002). Uso de los Sistemas de Soporte a la Decisión en Empresas Mexicanas. Monografías. Consultado en Junio, 05, 2004 en http://www.monografias.com
Bañuelos, Víctor Manuel (2001). La necesidad de los DSS en las PyMe. Clave Empresarial. Consultado en Junio, 04, 2004 en http://www.claveempresarial.com/
Chong, K., Grewal, M., Loo, J. & Oh, S. (2003). A simulation-enabled DSS for allocating check-in agents. Infor. Consultado en abril, 23, 2004 en http://0-gateway.proquest.com.millenium.itesm.mx
Emily, Mary B. (2002). Toma de decisiones. Monografías. Consultado en Febrero, 05, 2003 en http://www.monografias.com/trabajos12/decis/decis.shtml.
Rivera, Manuel (2001). DSS, impacto en el proceso de toma de decisión. Clave Empresarial. Consultado en Junio, 04, 2004 en http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010326b.shtml.
Salom, G. y Shulterbrandt, S. (2002). Las Microempresas, las PYMES y Latinoamérica. Inter - Forum. Consultado en Junio, 03, 2004 en http://www.revistainterforum.com/espanol/articulos/020302artprin3.html.
Vázquez, Raúl (2002). Pymes y la vanguardia tecnológica en sistemas de información. Gestiópolis.
 

Ing. Jorge W. Palazuelos 

Ingeniero en sistemas de información por el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey en el 2001, y actualmente es estudiante de la Maestría en Administración de Tecnologías de Información en la misma institución.

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