EL LUGAR DE LOS DSS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIÓN

Autor: Mónica López Gutiérrez

ESTRATEGIA Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

06 / 2004

Un sistema de soporte a la decisión es un sistema de información gerencial que combina modelos de análisis (de información, procesos, etc.) y datos para resolver problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al usuario a través de una interfaz amigable. Su propósito principal es dar apoyo y mejorar el proceso de toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo: inteligencia, diseño, selección e implementación.  Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde ejecutivos de la alta administración hasta gerentes de línea, y se pueden utilizar de manera individual (por usuarios) o de manera grupal. Los DSS principalmente se utilizan para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión a nivel superior, donde las situaciones consideradas como problemáticas se presentan con baja frecuencia más sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la organización debe enfocarse a encontrar solución y obtener resultados benéficos a largo plazo.  

Un sistema de soporte a la decisión es un sistema de información gerencial que combina modelos de análisis (de información, procesos, etc.) y datos para resolver problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al usuario a través de una interfaz amigable. Su propósito principal es dar apoyo y mejorar el proceso de toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo: inteligencia, diseño, selección e implementación.  Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde ejecutivos de la alta administración hasta gerentes de línea, y se pueden utilizar de manera individual (por usuarios) o de manera grupal. Los DSS principalmente se utilizan para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión a nivel superior, donde las situaciones consideradas como problemáticas se presentan con baja frecuencia más sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la organización debe enfocarse a encontrar solución y obtener resultados benéficos a largo plazo.
 
Como definición de un sistema de soporte a la decisión es un sistema de información gerencial que combina modelos de análisis (de información, procesos, etc.) y datos para resolver problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al usuario a través de una interfaz amigable. Su propósito principal es dar apoyo y mejorar el proceso de toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo: inteligencia, diseño, selección e implementación.
 
Inteligencia. Es la etapa del proceso de toma de decisión en la que el individuo recopila información para identificar problemas que ocurren en la organización.

Diseño. Etapa en la cual el individuo concibe las posibles alternativas al problema en la organización.

Selección.  Etapa  en la que el individuo selecciona una alternativa entre las posibles soluciones.

Implementación. Es la etapa en la que finalmente el individuo ejecuta la decisión e informa el progreso de su decisión.
 
Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde ejecutivos de la alta administración hasta gerentes de línea, y se pueden utilizar de manera individual (por usuarios) o de manera grupal.
 
Entre las áreas de aplicación típicas del os DSS se encuentran las siguientes: gestión y planificación de negocios, atención sanitaria, militar. Como aplicaciones más específicas en diferentes sectores tenemos: planeación e investigación de mercado enfocados a patrones de compra de los consumidores; predicción, evolución y crecimiento del mercado; operación y planeación estratégica a corto plazo para monitoreo, análisis y reporte de tendencias de mercado, de índices financieros, consumo y producción; MELSIS en el sector salud para la ingeniería médica en la gestión de información y atención sanitaria, educación e investigación médica para atención creciente a los problemas de tratamiento a pacientes; y sistemas de información geográfica (GIS) del INEGI.
 
Los DSS principalmente se utilizan para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión a nivel superior, donde las situaciones consideradas como problemáticas se presentan con baja frecuencia más sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la organización debe enfocarse a encontrar solución y obtener resultados benéficos a largo plazo.
 
Entre los beneficios que se pueden obtener con la implementación adecuada y uso exitoso de un DSS se encuentran: la reducción de costos y baja dependencia de personas ajenas al proceso de toma de decisiones, incremento en la productividad, mejor comunicación, ahorro de tiempo, satisfacción de clientes y empleados, así como flexibilidad para acoplarse a una variedad de estilos de decisión –autocrático, participativo, etc.-, flexibilidad en el desarrollo de modelos de decisión por parte del usuario, interacción externa y comunicación Inter.-organizacional, incremento en la calidad y eficiencia de la cadena de valor, y conseguir una ventaja competitiva en el sector de desempeño debido a una eficiente, concienzuda y veraz transformación de datos a información relevante en los procesos de valor cuyos objetivos y resultados se encuentran alineados con la estrategia de la organización.
 
Dependiendo del tipo de problemática que enfrenta la organización se tienen diferentes tipos de sistemas de soporte a la decisión, tales como los Sistemas de Información para Ejecutivos (Executive Information Systems, EIS), de Ayuda a la Decisión en Grupos (Group Decision Support Systems, GDSS), de Ayuda a la Gestión (Management Support Systems, MSS) o los de Ayuda a los Ejecutivos (Executive Support Systems, ESS).
 
Sin importar el tipo de problemática, estos sistemas de soporte a la toma de decisiones tienen como objetivo el facilitar el conocimiento adquirido por medio de experiencias bajo ciertas circunstancias a través de las cuáles ha pasado la organización. La acumulación de experiencia es uno de los procesos más riesgosos ya que cuanto mayor sea el aprendizaje, la consecuencia de los propios errores y el alcanzar un elevado nivel de experiencia en el mundo empresarial puede llegar a tener un costo alto. Por lo tanto, lo ideal de este tipo de sistemas de soporte a la toma de decisiones se deben utilizar para minimizar riesgos (costo) para que toda la experiencia pueda ganarse sin los efectos que pudieran derivarse de una decisión errónea o, simplemente de una decisión no óptima.
 
El DSS no sustituye el proceso de toma de decisión, sino presenta las distintas alternativas de solución y proyección de resultados a partir del análisis y transformación de datos en información por medio de modelos estructurados para generar información útil con ayuda de interfaces intuitivos y fáciles de usar.  Al transformar datos en información estratégica, el DSS prestará la habilidad para que el tomador de decisiones no solo podrá tener respuesta a las preguntas ¿Quién? y ¿Qué? Sino también a ¿Qué pasaría si...? y ¿Por qué?. El sistema entonces proveerá una visión y ciertas recomendaciones a partir del conocimiento generado que fue proporcionado al sistema de manera transaccional.
 
Dependiendo de las necesidades de la organización se tienen cuatro categorías de herramientas de DSS enlistadas a continuación, las cuáles pueden ser implementadas con diversos productos -desde hojas de cálculo, herramientas de query­, aplicaciones para desarrollo de herramientas, navegadores, sistemas reporteadores a nivel empresarial, paquetes estadísticos, etc.  
Herramientas de Query y Reporteadores
Herramientas OLAP (habilidad slice and dice)
Herramientas de Sistemas Ejecutivos de Información (EIS) – acceso a datos bajo formatos seleccionados por el usuario.
Data Mining o Descubrimiento de Datos de Conocimiento (Knowledge Data Discovery) – para búsqueda de patrones de información en los datos.
Las herramientas mencionadas tienen como función el proveer información de manera oportuna –just in time- cuando las relaciones de datos son complejas y se requiera de ella sin importar la dimensión o el nivel de los datos, para que el usuario no tenga que tener conocimiento de las estructuras relacionales complejas de las tablas del sistema transaccional, facilitando la comprensión de la información y un proceso de toma de decisión agilizado.
 
Hoy en día para asegurar una implementación exitosa de DSS se deben considerar aspectos tecnológicos, de integración de datos y de cultura organizacional. Las metas estratégicas deben ser claramente transmitidas y comprendidas por los usuarios, y la cultura organizacional y sus políticas deberán incluir la administración de información en el proceso de toma de decisiones para estandarizar definiciones, conceptos y acciones. Los ejecutivos de alto nivel deberán estar comprometidos con los objetivos estratégicos y definir las medidas de desempeño e indicadores, ya que una visión clara del alcance de un DSS es factor crítico de éxito debido a que el valor de la organización dependerá del compromiso administrativo y gerencial para basar las decisiones en la información presentada por el sistema, obteniendo así también como beneficio paralelo un valor agregado al proceso de toma de decisiones dentro del a organización.
 

Conclusión
 
Los sistemas de soporte a la toma de decisión facilitan y hacen más eficiente el proceso de toma de decisión en las etapas de inteligencia, diseño y selección por medio del a transformación de datos en información útil (inteligencia) para la aplicación del modelo (diseño) de información necesario para resolver una problemática proporcionando opciones de solución posibles (selección) en el entorno que vive la organización en las áreas administrativa, financiera, productiva, etc. Sin embargo, es esencial que los niveles gerenciales altos y medios estén comprometidos con la estrategia organizacional y objetivos establecidos en el enfoque del modelo del proceso para que el uso del DSS sea exitoso y el retorno sobre la inversión sea conveniente en términos utilidades vs. costos.
 

Referencias:
 
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http://0-gateway.proquest.com.millenium.itesm.mx
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Maya L., Julián. Sistemas de Información para la ayuda en la Toma de Decisiones (DSS). Universidad UEAFIT. [Documento en WWW]
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Moussaoui, L. (2001). El Papel Estratégico De Los Sistemas De Información En Las Organizaciones. DIT. Departamento de ingeniería de sistemas Telemáticos. [Documento en WWW]
http://greco.dit.upm.es/~tomas/cursos/isi/trabajos/2000/estrategia_2001.pdf
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Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos. Facultad de Informática (UPV/EHU). Donosita-San Sebastián. [Documento en WWW]
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http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010326b.shtml
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Turban, E., Aronson, J. E.  Decision Support Systems and Intelligent System, Ed. Prentice Hall, 1998 .6a. edición, 3.1-3.4, pp. 94-100; 8.2-8.5, pp. 306-314.
 

 

Mónica López Gutiérrez

Estudiante de maestría en Administración de Tecnologías de Información, del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM).  Egresada de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales del ITESM y actualmente trabaja en el mismo instituto en la Vicerrectoría de Tecnologías de Infomación.

monica.lopezarrobaitesm.mx