En la actualidad los DSS (Sistemas de Soporte a la Decisión) juegan un rol importante dentro del desempeño de la toma de decisiones en las empresas, Los sistemas de información son un conjunto de componentes muy importantes dentro de una organización porque permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información y al mismo tiempo realizar un proceso de retroalimentación, para evaluar y corregir los procedimientos de planeación y toma de decisiones.
Actualmente la computadora es una herramienta clave para el desarrollo y éxito de las organizaciones. Las Tecnologías de Información juegan ya un papel importante en el desarrollo, éxito y crecimiento de una empresa ya que han proporcionado a las empresas un sinnúmero de oportunidades para mejorar los procesos. Ahora más que nunca la información y el cómo utilizarla es una llave fundamental en las organizaciones. Uno de los objetivos de las Tecnologías de Información es el apoyo a los administradores en la resolución de problemas que se presenten dentro y fuera de la organización, pudiendo así concretar y tomar decisiones de una manera más rápida, eficiente y de esta forma ayudar al éxito y desarrollo de la organización. Las tecnologías de información permiten la construcción y operación de los sistemas de información. Pero es importante resaltar que estos avances dependen de la infraestructura económica, política y cultural de cada país. En México, los DSS empiezan a jugar un papel muy importante en el desarrollo y superación de las empresas pero falta un largo trecho por recorrer.
Los sistemas de información son un conjunto de componentes muy importantes dentro de una organización porque permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información y al mismo tiempo realizar un proceso de retroalimentación, para evaluar y corregir los procedimientos de planeación y toma de decisiones. En el mundo de los negocios, la toma de decisiones es siempre un concepto delicado, no solamente por los riesgos que hay que asumir, sino por el tiempo en el que se logra tomar la decisión para corregir un problema o incluso prevenirlo. La dinámica de los negocios es cada vez más compleja y requiere de estar actualizados y de utilizar herramientas que ayuden a este proceso.
La evolución y la necesidad de tener información exacta y a tiempo, ha traído como resultado que los sistemas de información hayan incrementado el auge de los sistemas de soporte administrativo. Estos constituyen un grupo de herramientas que apoya a los ejecutivos y administradores en sus tareas en general y en la toma de decisiones.
Dentro de los sistemas de información más importantes tenemos:
Al Sistema de Soporte a la Decisión o DSS (Decision Support System) que es un sistema interactivo basado en computadora, diseñado con el propósito de ayudar a los ejecutivos y gerentes a tomar decisiones. Los DSS los auxilian a recuperar, resumir y analizar información relevante e importante, en otras palabras, los DSS son herramientas basadas en cómputo que auxilian en la toma de decisiones, presentando información e interpretaciones de estrategias a seguir para evaluar y seleccionar entre varias alternativas, visualizándolas desde diversos puntos de vista o escenarios. Se caracterizan por su interactividad, frecuencia de uso, variedad de usuario, flexibilidad, desarrollo, interacción ambiental, comunicación interorganizacional, acceso a bases de datos y simplicidad.
Encuestas y estadísticas realizadas han identificado las razones por las cuales las organizaciones deberían de integrar un sistema de soporte a la decisión. Algunas de ellas son:
- La competencia ha incrementado día a día.
- Han aumentado los requerimientos de información rápida, clara y actualizada en tiempos casi inmediatos.
- Reducción de costos es una ventaja al usar un DSS.
- El comercio electrónico es una forma de vida para las organizaciones.
Actualmente los sistemas de información juegan un papel fundamental para el éxito de las empresas. Es un gran reto el que una organización pueda tener controladas las variables de planeación, organización, control y dirección de la empresa. Para poder tener un control de las mismas, se requiere de tomar decisiones acertadas que puedan llevar a la organización en la dirección deseada.
Dentro de la implementación debemos tomar en cuenta algunos elementos estratégicos como son:
- Definir la situación que se desea analizar, definiendo claramente el objetivo que se desea obtener. Lo importante de definir un objetivo es establecer una medida, en ocasiones se desea minimizar el objetivo pero en otras se desea maximizar. Por ejemplo el gerente de ventas esperaría un incremento en las ventas, por otro lado el administrador esperaría una disminución en los costos.
- Una vez definido el objetivo se debe identificar las variables o causas que afectan o influyen en la obtención de dicho objetivo. Normalmente la persona(s) que definen el objetivo son los que mejor pueden establecer cuáles son las variables que afectaran el objetivo.
- Se debe definir el modelo(s) para la situación que se desea analizar. El modelo o modelos son los pasos o procedimientos de como las variables de entrada modifican el objetivo. Pueden definirse varios modelos, esto permitirá una mayor gama de alternativas para simular la situación. Los modelos pueden ser matemáticos o modelos heurísticos definidos por las personas expertas en la situación.
- Se debe definir los tipos de análisis «What if”. Uno de los objetivos de un DSS es permitir generar varias situaciones modificando los valores o variables de entrada, para ver QUE PASA con el objetivo. Por ejemplo se puede cambiar la cantidad de unidades producidas en un periodo y la cantidad de nuevos clientes y ver qué pasa con las ventas en el periodo.
- Se debe definir los tipos de análisis «Goal Seek». Otro objetivo de un DSS es permitir que se modifique el objetivo directamente y ver como las variables o valores de entrada deben adaptarse o modificarse para obtener el objetivo deseado. Pueden generarse varias situaciones alternas para obtener el mismo objetivo, así que se pueden definir filtros adicionales, que permiten definir que variables deseamos que se ajusten y cuáles no. Por ejemplo desearíamos que las ventas en un periodo fuesen algún valor específico, y deseamos ver como se deben ajustar la cantidad de nuevos clientes para que esto suceda.
Lo anterior son algunos de los pasos básicos para entender todo lo que debe tener un DSS para su implementación y desarrollo. Sin embargo hay que aclarar que para desarrollar un DSS juega un papel muy importante la persona que conoce la situación que se desea modelar o simular. Las personas encargadas de desarrollarlo solamente se encargan de la parte técnica.
Se recomienda tomar en cuenta diversos factores que permitirán al DSS que sea un factor de éxito o fracaso dentro de la organización:
- Planes de crecimiento y expansión del negocio a mediano plazo.
- Evaluación de la Infraestructura tecnológica actual.
- Evaluación del capital humano de las áreas claves para implementar un DSS.
- Evaluación del capital humano en las áreas claves para implementar un DSS.
- Situación financiera de la empresa
Un DSS es una importante tecnología de información para el gerente, que puede ser usada para proveerle datos y análisis oportunos que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple juicio o intuición, sino en información generada a través de métodos deductivos y analíticos. Como parte de una organización, la implantación de un Sistema de Soporte a la Decisión requiere de un proceso de cambio dentro de la misma, especialmente para los actores primordiales del área: los administradores.
Cuando se origina un cambio en cualquier organización y más si es un cambio severo se origina un fenómeno denominado «resistencia al cambio «, que se produce por la incertidumbre que se genera en la gente, incluso a nivel administrativo, al percibir un cierto grado de amenaza en la nueva forma de hacer las cosas, o incluso por la incomodidad al tener que cambiar la forma convencional de hacerlas.
Como cualquier tipo de tecnología, la inclusión de un sistema de soporte a la decisión en la organización puede provocar una resistencia al cambio. Y es aquí donde tendríamos que implementar acciones que nos permitan realizar cambios, pero sin tener resistencia al mismo.
Una forma de disminuir el impacto negativo del cambio en una organización, es a través de su gestión. Para lograrlo, se puede recurrir a algunos recursos como son: la gente (a través del desarrollo personal, la formación permanente y la armonía hombre-trabajo), el conocimiento (a través de la gestión de la tecnología y manejo de los riesgos y oportunidades), la información (compartida, útil, con manejo de una planificación visible y compartida) y liderazgo (con la articulación de la visión, la convicción personal, la participación y el reconocimiento de los logros).
Algunas metodologías que pueden facilitar el manejo del cambio en la organización se basan en el desarrollo de equipos de trabajo de alto desempeño, el manejo de las mejores prácticas, y la minimización de la resistencia al cambio mediante la participación, comunicación y capacitación. El proceso de cambio debe ser una actividad consensada, es decir, que cuente con el involucramiento de todos los interesados, ya que se ha demostrado que el cambio totalmente controlado o paralizado no funciona. Ningún cambio puede darse exitosamente sin la participación de todos los interesados.
Conclusión
Los DSS son herramientas de software poderosas que permiten a personas en los diferentes niveles de una empresa, recolectar los datos necesarios y procesarlos de diferentes formas para simular una situación de la realidad. Esto permite que estas personas tomen decisiones más acertadas debido a la amplia y rápida forma de generar escenarios de la misma situación en la cual deben tomar una decisión. La falta de conocimientos de lo que es, su implementación y sus costos han impedido el desarrollo de estos sistemas, muchas empresas se han quedado en el intento de sistematizar sus procesos o lo han logrado solo parcialmente. Esto se debe a una o varias de las razones antes expuestas. Es lamentable que la tecnología no apoye las demandas de las empresas del siglo XXI cada día la tecnología es cada vez más necesario, sin embargo esta en nosotros dar ese valor agregado el cual permita que pertenezcamos a las empresas de éxito sin depender únicamente de la tecnología, claro, sin dejar de ser esta necesaria para este fin.
Referencias
1) Turban, E., Aronson, J. (2001), “Decision Support Systems and Intelligent Systems”, 6ª. Edición, Prentice Hall
2) cohen, Daniel (1998) «sistemas de información para la toma de decisiones». Segunda reproducción. Mc Graw-Hill. México, 243 p.
3) Turban, R., McClean, E., Wetherbe, J. (2001) “Tecnologías de información para la administración”, Primera Edición, CECSA
4) Senn A. James (1995). Sistemas de Información para la Administración. Segunda Edición, México. Grupo Editorial Iberoamérica.
5) Capacitar para aceptar el cambio. Mercadeo en Línea.
6) Introducción para el usuario orientado a los sistemas de soporte a la decisión.
7) Marolla, Julio. 1993. ¿Quién se opone al cambio? El manejo del componente humano en la introducción de nuevas tecnologías. Management y Gestión. Septiembre 1993.
8) Power, D.J. Decisión Support Systems Web Tour. Versión 4.1.
9) Torres, Maritza: El cambio en las organizaciones. Equipo Sinergia.
10) Bañuelos Álvarez, Víctor Manuel., La necesidad de los DSS en las PYME’s, Soluciones Empresariales.
11) Caldera Borja, Bethzy., Los Sistemas de Soporte a la Decisión y la resistencia al cambio.
