¿Qué es lo que quiero?
Quizás no esté consciente de que tiene algunas opciones reales para el manejo de su tiempo. Puede optar por dejar de hacer, de una vez por todas, algunas actividades que absorben mucho tiempo y que son de escasa productividad, sin afectar negativamente su trabajo o vida personal. De hecho, al dejar de hacer conscientemente algunas actividades poco productivas e innecesarias, quedara a tiempo para invertirlo en tareas más satisfactorias y productivas.
¿Cuál es su trabajo?
Administrar el tiempo laboral requiere, primero que nada, revisar «Que es lo que hace», de esta manera puede averiguar porque lo lleva a cabo, que es lo que quiere conseguir, y si lo está haciendo de la forma adecuada.
Si quiere organizarse en serio, puede empezar anotando las distintas tareas que lleva a cabo durante una semana. Tal vez resulte muy fastidioso pero solo cuando sepa cómo está empleando su tiempo, podrá emitir juicios acerca de sí lo empleo en lo que debe o no. Entonces puede pensar en cómo debería organizar la jornada y decidir que tareas son prioritarias.
Elabore una grafica para el análisis del tiempo y tareas; apunte toda actividad que emprenda conforme le sea asignada y el tiempo que le ha ocupado. Probablemente se sentirá aterrado al ver cuánto tiempo pasa atendiendo, interrupciones no programadas, como pueden ser llamadas telefónicas que quiere atender inmediatamente, en vez de esperar a terminar la tarea que está efectuando actualmente, o en hablar con un compañero que pasa por la oficina para charlar un rato.
Seguramente no se ha dado cuenta de cuantas tareas ha iniciado y no concluido, o del poco tiempo que ha empleado en asuntos muy importantes.
Las funciones y responsabilidades no definidas pueden provocar tremendas pérdidas de tiempo y eficiencia. Cuanto más claros estén los convenios, expectativas, funciones y responsabilidades, mas serán las posibilidades que tiene uno para administrar su tiempo.
Un análisis de la grafica de análisis de tiempo y tareas actuarían como puntos de referencia para que tanto el subordinado como el gerente comiencen a aclarar cuanto tiempo debe invertirse en cada área.
El caso en que la persona está ocupando un nuevo puesto administrativo, el primer paso es trabajar estrechamente, al principio, con su supervisor inmediato para determinar cuáles son las funciones y las expectativas. Cualquiera que sea la función o responsabilidad determinadas que usted quiera aclarar, es cosa de usted, por tanto es solo responsabilidad suya tener lo más claro posible lo que se espera de usted en su puesto.
El tiempo y el proceso de administración.
Cuando los seres humanos queremos cambiar algo, modificarlo, ganar eficiencia, por ejemplo, uso de nuestro tiempo, por lo común estamos hablando de dos cosas: ¿Cómo estamos? y ¿Como nos comportamos en relación a lo que queremos lograr?. Esto es lo que hace la diferencia entre determinar nuestro camino o ser juguetes de las circunstancias.
La mayor parte de las actividades que tiene el hombre en la vida moderna son complejas, sufriendo la interacción de muy diversos factores. Pretender que en forma espontánea converjan hacia nuestros objetivos y bienestar, es tanto como pretender que todo nos salga perfecto por arte de magia.
Todos, de una manera u otra, tenemos que administrar, en el sentido de que a todos nos toca manejar recursos heterogéneos y situaciones que nos abren caminos hacia el logro de objetivos deseados.
Administrar el tiempo es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración del sí mismo; el manejo adecuado de recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
La administración es un proceso que pasa a través de, por lo menos cuatro fases:
- Planeación
- Organización
- Operación
- Control
La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (Objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (Objetivos a mediano y corto plazo) y saber manejarlo como un proceso que requiere revisión.
Establecer prioridades
La clave para dar prioridades a las tareas productivas es comprender claramente nuestras metas y valores. Si no hemos tenido tiempo para determinar lo que es importante para nosotros, nos va a ser difícil darnos cuenta incluso de lo que merece nuestro tiempo.
Cuando sabemos que hay varias cosas por hacer durante el día o durante la semana próxima, es útil conceder a cada tarea una prioridad en relación con las otras.
Una sugerencia valida que le ayudara a poner en claro como se establecen prioridades; es confeccionar una lista de todo lo que tenga que hacer, no solo de los problemas inmediatos cotidianos, sino de los objetivos y tareas a largo plazo. No tiene que seguir un orden concreto, analícelo a fondo y escriba lo que se le ocurra. La lista de lo que tiene que hacer contiene tareas pequeñas o grandes, urgentes y no tan urgentes, aburridas y emocionantes, a corto y a largo plazo. Lo primero que debe hacer es determinar cuáles de estas son activas y cuales son reactivas.
Activas: Son las tareas que debe llevar a cabo para conseguir los objetivos de su trabajo. Son las que responden a la pregunta; ¿Para qué estoy aquí?
Reactivas: Son las tareas que componen la rutina cotidiana y que deben ir completándose para que las cosas funcionen. Nunca le elogiaran ni le agradecerán que las lleve a cabo, por lo tanto debe procurar quitárselas de encima antes de lo posible.
Es necesario saber dos cosas acerca de una tarea antes de concederle cierta prioridad:
¿Cuánto tiempo tiene que emplear en la tarea? Determinado por lo importante de la tarea.
¿Con qué rapidez debe terminar la tarea? Determinada por lo urgente que sea la tarea.
La importancia y la urgencia no son lo mismo. Una tarea urgente no tiene porque ser importante. Puede ser urgente pero trivial.
Las tareas reactivas no suelen ser importantes, mientras que las activas son casi siempre importantes. Si algo es importante y urgente, hay que concederle la máxima prioridad.
Planificación y fijación de metas.
Planificar significa actuar de forma proactiva o de anticipar los eventos. Una vez que se define exactamente qué es lo que va a ejecutar, de acuerdo a los criterios importancia y urgencia, de inmediato se aplica la estrategia para la fijación de metas.
En forma secuencial se parte de la meta, se fija el tiempo, se asignaba otros recursos, se establecen las actividades, se prevén los obstáculos y se fijan los niveles de excelencia. Este proceso es cognitivo, afectivo e implica acción; De tal forma que genera una manifestación de motivación al logro o tendencia a la superación.
