Factibilidad de SAP en las Pymes

Las Pymes conforman el 97% de las empresas en México y constituyen la base de la economía convirtiéndose en potenciales desarrolladoras de empleo y reactivadoras de la misma. SAP ahora ofrece soluciones de software integrales y accesibles para las Pymes, logrando que al implementar la tecnología las mismas se vuelvan competitivas y rentables, el gran reto es construir la estructura de financiamiento y el cambio de mentalidad necesaria para alcanzar los objetivos de crecimiento. Es importante revisar varias opciones antes de comprar un ERP ya que existen software a la medida que cubren necesidades específicas de cada empresa.

Introducción

Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) se han quedado rezagadas e incapaces de competir y participar en los mercados debido a que no están preparadas para las exigencias que la globalización impone.

En el presente artículo se plantea la inversión en soluciones tecnológicas, como posible solución para buscar la competitividad de las mismas.

En específico nos concentraremos en hablar de una de las más importantes: SAP, que hasta ahora se ve como inalcanzable por su alto costo de adquisición de software y de capacitación del personal que lo debe utilizar.

Acerca de la Pymes

Las Pymes en México constituyen el 97% del total de las empresas, generadoras de empleo del 79% de la población y generan ingresos equivalentes al 23% del Producto Interno Bruto (PIB), lo anterior es una clara señal de debemos poner atención a este tipo de empresas y verlas como lo que en realidad son: la base de la economía mexicana. En la Tabla 1 podemos observar la composición de las empresas mexicanas por tamaño y por sector en términos porcentuales.

En la Gráfica 1 podemos observar la composición de las empresas mexicanas de acuerdo al empleo que generan y el monto del PIB que representan en términos porcentuales.

Tabla 1. Clasificación de empresas en México por tamaño y por sector en términos porcentuales

Fuente:

Gráfica 1. Composición de las empresas mexicanas de acuerdo al empleo que generan y el monto del PIB que representan en términos porcentuales

Fuente:

¿Qué es SAP?

SAP es la cuarta compañía creadora de software para soluciones integrales en el mundo. Es una compañía alemana creada en 1972 que emplea a más de 27 mil personas en 50 países diferentes.

Algunas personas tienen la percepción de que implementar el sistema SAP es inalcanzable por su alto costo y falta de recursos tecnológicos y técnico-humanos, sin embargo, desde hace algunos años la empresa se ha focalizado en ofrecer soluciones accesibles y fáciles de implementar a las Pymes:

• MySAP All-in-One. Soluciones preconfiguradas adecuadas al sector de la industria en el que se encuentra la empresa donde se promete obtener rentabilidad.
• SAP Business One. Software de administración de negocios basado en Microsoft Windows con herramientas de personalización, capacidad para integrarse a otros sistemas, obtener información de diferentes bases de datos y vincularlas en el escritorio, además de que promete ser una inversión económicamente aceptable.

Básicamente SAP ofrece soluciones a la medida de cada empresa que integran todos los procesos internos de una compañía, además de conectar a la misma con otras empresas ya sea proveedores o clientes a través de Internet, logrando incrementar sus ventas y utilidades.

Ventajas y Desventajas de SAP

Una vez instalado y sabiéndolo usar es una herramienta sencilla de entender y que mejora notablemente los rendimientos de la empresa de forma que la diferencia es clara y marcada.

Francisco Guzmán, gerente de proyecto en cadena de suministro de Sintec, en el artículo publicado por Mario Roca Puente “El secreto de planear con estrategia, Mitos y realidades del ERP y el MRP”, menciona que teóricamente la principal aportación del MRP «sería la simplicidad de su algoritmo y la estructura lógica que facilita su administración. Sin embargo, aunque esa sí es su principal ventaja, no es su principal aportación a los sistemas de manufactura. El concepto detrás del MRP es su gran aportación: separar la demanda dependiente de la independiente (que se origina fuera del sistema y no se puede controlar su variabilidad); es decir, planear la producción de la demanda dependiente (de los componentes que ensamblan los productos finales) sólo en la medida en que ésta se ligue con la satisfacción de la demanda independiente.»

SAP señala que uno de los principales problemas que tiene con la implantación del software es la resistencia al cambio, además de la inversión económica en el paquete y la capacitación, la empresa debe invertir tiempo y esfuerzo en hacer el cambio en la forma de trabajar de sus integrantes.

Otra desventaja es que muchas veces la empresa se enfoca mucho en la capacitación técnica pero descuida todas las demás variables, lo que al final da la percepción de que el software no funciona cuando no se obtienen los resultados esperados.

Cuando el sistema no se adecua por completo a las necesidades de la empresa o no se alimenta con la información adecuada puede arrojar resultados erróneos que lleven a tomar decisiones equivocadas.

Importancia de los sistemas de información en las Pymes

De entre todos los rezagos que sufre México hoy en día, el rezago tecnológico es uno de los más importantes por dos cosas principalmente: la globalización, que exige estar actualizado en tecnología para poder subsistir, incursionar en los mercados y después realmente competir y ser rentables; y el uso de la tecnología como principal solución para lograrlo.

Es evidente que necesitamos ser efectivos, la era del auge del comercio con Estados Unidos se terminó, hoy en día el mundo entero es un gran mercado y nuestro principal comprador ya no se limita a mirar al sur para satisfacer sus necesidades.

Las Pymes son la base para el desarrollo de empleos y negocios de nuestro país y la meta no es competir con los grandes corporativos, eso las llevaría al exterminio, pero existe una gran oportunidad en convertirse es sus proveedores, y para lograrlo es necesario contar con tecnología que se adecue a sus sistemas, una gran diferencia con los competidores la harán aquellas empresas chicas o medianas que se adecuen lo más rápidamente posible.

Siendo realistas como país no tenemos la estructura para fortalecer financieramente a las Pymes, aunado a ello están las diferencias culturales que no nos permiten tener una visión del negocio, a duras penas las empresas se enfocan en subsistir, ya no se diga en planear. También tenemos el hecho de que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas siguen siendo empresas “familiares” y en donde el mando de las mismas sigue pasando de generación en generación muchas veces evitando que la empresa se convierta en su razón de ser y deje de ser el “negocito” que se exprime hasta dar el triple de lo que podría, ya que hasta 3 generaciones de familia dueña del mismo viven de ahí.

El reforzar este tipo de empresas logrará el fortalecimiento de la economía mexicana debido a la generación de riqueza y de empleos, sin embargo, se debe contar con gerentes emprendedores, líderes de opinión y de cambio que hagan realmente productivas y competitivas sus empresas.

La potenciación de estas empresas solo puede llegar más rápido a través de integración de tecnologías en las mismas trayendo consigo innovación y competitividad.

Antes del software…

Es muy importante que antes de hacer una inversión en cualquier software de soluciones integrales se haga una evaluación cuidadosa del marco de la empresa con el fin de tomar una decisión adecuada, y lo podemos hacer haciéndonos preguntas como:

• ¿Qué áreas y procesos de la empresa estarán involucradas, cuáles son aquellas áreas que se necesitan impulsar?
• ¿Cuáles son los principales inconvenientes que tendré para involucrar estas áreas en mi proyecto, cuáles son los recursos técnicos, humanos y económicos que estimo utilizar?
• ¿Qué objetivos pretendo alcanzar, con cuál de las estrategias de la empresa estaría trabajando?
• ¿Cuál es el presupuesto que tengo para invertir?, se deben contemplar además del costo del software todos los gastos adicionales en que se pudiera incurrir.
• ¿En cuántas etapas instalaré el software y en cuanto tiempo se debe estar usando al 100%?
• Ya instalado se debe evaluar si se están alcanzando los objetivos establecidos.

Es importante destacar que cuanta más exhaustiva sea la información que tengamos a la mano, mejor será la decisión que tomemos de implementar cualquier tipo de tecnología en la empresa.

En general existe una gran variedad de sistemas ERP, todos ellos son hechos a la medida de la empresa y buscan satisfacer necesidades específicas, por lo que lo más importante es no quedarse con la primera opción, sino tomarse el tiempo de encontrar la más adecuada.

Historias de éxito

Grupo Botao es una empresa de la industria textil creada hace doce años, cuenta con 80 empleados y oficinas en el Distrito Federal y Guadalajara, antes de implementar SAP utilizó otros dos sistemas ERP sin el éxito esperado, ahora han podido automatizar 90% de sus procesos y lograr un estricto control de inventarios y sobretodo contar con la información para tomar decisiones adecuadas. Para más información se puede consultar la página de la empresa: www.grupobotao.com/historia.html.

Propasa Dunosusa es una empresa mayorista y distribuidora de autoservicios de abarrotes del sureste de México. Con ayuda de SAP monitorea 61 almacenes con lo cual logró bajar sus niveles de inventarios y a incrementar sus utilidades quedando satisfecho con el tiempo de implementación y costo del mismo. Se puede revisar más a fondo esta historia de éxito en www.sap.com/mexico/smb/success.asp.

La información detallada de cada una de estas historias y algunas más, así como toda la información de SAP puede ser consultada en su página de Internet www.sap.com/mexico/.

Conclusión

A pesar de que SAP está ofreciendo paquetes más accesibles a las Pymes y está haciendo un gran esfuerzo por llegar a este mercado, mi punto de vista es algo pesimista ya que creo que sin algún tipo de apoyo financiero pocas empresas serán las que puedan implementar el software.

Tal vez algunas empresas medianas que actualmente cuenten ya con algún tipo de software no muy actualizado pero que tienen conocimiento de su manejo y hayan obtenido beneficios reales verían la factibilidad de hacer una inversión en SAP, pero para el resto de las Pymes lo primero sería implementar software que cubran solo algunas áreas de la empresa y de costos mucho más accesibles.

Es imprescindible que las empresas mexicanas se actualicen en tecnología, en específico en soluciones tecnológicas integrales que les permitan ser competitivas e integrarse a las grandes empresas, la diferencia no se diga de éxito sino de supervivencia la harán aquellas que se incorporen lo más rápidamente posible.

9. Bibliografía

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