Sistemas de participación y círculos de calidad en Manuelita S.A.

Los Círculos de Calidad son el resultado de las investigaciones en el área humanística de Maslow, McGregor y Hersberg, así como de las técnicas desarrolladas por los doctores Deming y Juran y que el profesor Ishikawa concretó hacia 1961 en el Japón. En 1985, con la ayuda y asesoría de Carvajal S.A. comenzamos a implantar este sistema de participación en Manuelita S.A. y hasta la fecha ( 2000 ) ha demostrado, ser uno de los mejores para lograr la participación y colaboración de todos los integrantes de la Organización. El desafío planteado por este sistema en Manuelita S.A. es lograr incorporar a los trabajadores a un movimiento productivo en el que voluntariamente se empeñen en hacer mejor su trabajo y en equipo, con sus compañeros, busquen optimizar los recursos que manejan; el proceso exige modificar la actitud personal hacia el trabajo mediante el compromiso con la Organización, rompiendo el esquema tradicional de la empresa paternalista y despierta la necesidad de realizar las actividades diarias en cooperación y armonía con los compañeros

Historia:

Los Círculos de Calidad tuvieron su origen en el Japón en 1962, con el nombre de círculos de control de calidad, y fueron extendiéndose hasta constituir un sistema altamente desarrollado por las compañías japonesas.

En julio de 1985, con el ánimo de establecer un sistema participativo que contribuyera más efectivamente al desarrollo del personal y de la Empresa, se decidió iniciar un programa piloto de grupos de trabajo a lo que denominamos «Círculos de participación» con la asesoría de Carvajal S.A. Estos Círculos de Participación estaban integrados por personas que desarrollaban trabajos similares o relacionados, y que voluntariamente querían participar en forma regular en la identificación de problemas de su área de trabajo, analizarlos y recomendar soluciones a la alta dirección.

La idea básica de los Círculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así como el apoyo recíproco. Todo ello, para el estudio y resolución de problemas que afecten el adecuado desempeño y la calidad de un área de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua.

La popularidad de los Círculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios trabajadores compartan con la administración la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinación, productividad y por supuesto de calidad. Adicionalmente, propician la integración y el involucramiento del personal de la empresa con el objetivo de mejorar, ya sea productos o procesos. En otras palabras los Círculos de Calidad se dan cuenta de todo lo erróneo que ocurre dentro de una empresa, dan la señal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto.

La misión:

• Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa.
• Respetar el lado humano de los individuos y edificar un ambiente agradable de trabajo y de realización personal.
• Propiciar la aplicación del talento de los trabajadores para el mejoramiento continuo de las áreas de la organización.

Definición:

Los Círculos de Calidad son un Sistema de alta participación en que los propios trabajadores identifican sus problemas y buscan por sí mismos las soluciones más viables, pues el Sistema parte del principio que quien mejor conoce el trabajo es quien lo realiza y por lo tanto es quien lo puede optimizar.

Los C. C. se concentran en una sola área con trabajadores de la misma y con sus propios problemas; esto les permite hablar un solo idioma, entendiendo todos la naturaleza del problema, actitud que obviamente facilita el planteamiento de soluciones factibles. Como son los trabajadores mismos los encargados de llevarlo a la práctica, se van a asegurar que sus ideas alcancen el éxito, y por lo tanto tendrán el orgullo y la satisfacción de ser ellos mismos quienes lograron la solución.

Objetivos:

• Reducir los errores y aumentar la calidad.
• Generar más efectividad en los resultados.
• Promover el involucramiento en el trabajo.
• Incrementar la motivación.
• Crear una actitud para prevenir problemas.
• Crear la capacidad de resolver problemas.
• Mejorar la comunicación.
• Desarrollar relaciones más armoniosas entre jefes y subordinados.
• Establecer un genuino ambiente de higiene y seguridad.
• Promover el desarrollo personal.
• Organización: (Tomado de la norma «Organización del Sistema..»)

En 1992 se elaboró y se aprobó una Norma de Funcionamiento del Sistema de Círculos, con modificaciones en 1994 y en 1997.

Esta norma permite:

a. Orientar a los Jefes de área, Facilitadores y Líderes en las funciones y responsabilidades con respecto al Sistema de Círculos (Ver figura 5).

b. Usar apropiadamente algunas herramientas que agilizan el uso de la metodología en Líderes y facilitadores. Esto permite desarrollar los mejoramientos en 32 reuniones para los grupos nuevos y 24 reuniones para los grupos que llevan más de años trabajando, teniendo como base 1 (una) reunión por semana de 1 (una) hora de duración. El análisis de los resultados en 1995 y 1996 y el número de mejoramientos terminados mostró factores que no se pueden controlar sin la ayuda de los Jefes de área, estos son:

• Facilitar el tiempo de reunión de los círculos. No permitir aplazar reuniones por exceso de trabajo de los líderes y de los circulistas.
• Motivar a los líderes desanimados por factores de salarios o expectativas no colmadas en sus puestos de trabajo.
• Facilitar los recursos en la ejecución de los mejoramientos.

Los Círculos de Calidad tienen su organización interna que les permite desarrollar sus actividades con disciplina y eficiencia. Pueden pertenecer todos los trabajadores de la empresa y se rigen con las siguientes reglas generales:

• Reuniones cada ocho días o al menos cada quince días dentro de su horario de trabajo.
• Duración de las reuniones: Máximo una hora, o dos horas para las quincenales.
• Sitio de reunión cómodo y con los recursos necesarios para hacer las reuniones.
• Preparación previa del orden del día.
• Temas de trabajo (que estén bajo control del grupo)

1. Organización del área: Identificación de cosas útiles, orden, limpieza, seguridad, higiene y bienestar social, autodisciplina y manejo de utensilios de trabajo. (Utilización de las 5S)

2. Defectos de los productos, fallas en las entregas, errores en instrucciones de trabajo, errores en reportes, desperdicios, reprocesos.

3. Pasos que se pueden simplificar en el proceso, diseño de herramientas para un mejor trabajo, reducción de mantenimiento, reducción del tiempo perdido, aumento de la seguridad.

4. Para Círculos maduros (con más de tres años y continuidad en el 80% de los integrantes) podrán trabajar en temas (propuestos por los Gerentes) que ayuden a mejorar sus indicadores de gestión.

Organización interna:

• El líder: Generalmente es el Supervisor o Jefe inmediato del grupo, pero después de cierto tiempo otra persona del grupo puede desempeñar esta labor.
• Un secretario: Es escogido por el grupo para elaborar las actas de las reuniones, también colabora con el líder para organizar el orden del día, y recordar las tareas y compromisos del grupo.
• El administrador: Es escogido por el grupo y se encarga de organizar el sitio de la reunión, asegurándose que esté limpio y se disponga del papelógrafo, marcadores, lápices, libretas u otros elementos que se necesiten para la reunión.
• Facilitador General: Asignado por la Gerencia de Calidad y Recursos Humanos es la persona encargada de enseñar y asesorar en las metodologías de calidad a los círculos.

Metodologías de calidad:

Se establece como metodología para sus reuniones de trabajo, la Ruta de la calidad ó proceso de solución de problemas (PSP).

Es una secuencia normalizada de actividades que facilita la solución de problemas o la realización de mejoramientos en una forma organizada y científica.

Este proceso comprende seis pasos y está basada en el ciclo de calidad Planear, Hacer, Verificar y Actuar (P.H.V.A.)

Explicación:

Elaboración de actas:

Para garantizar que un trabajo se complete con éxito después de una reunión, debe elaborarse un documento (acta) que consigne los elementos necesarios para realizar el seguimiento a los compromisos y decisiones tomadas en dicha reunión.

Los elementos mínimos que deben contener el acta son:

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Incentivos:

Cada circulista recibe un premio en especie por cada presentación que hace a la Alta Dirección de la empresa de los mejoramientos desarrollados, usando las metodologías enseñadas por los Facilitadores de Calidad. Lo anterior le da derecho a participar en el paseo de fin de año con su esposa e hijos menores de 18 años con todos los gastos pagos de refrigerios, almuerzos y entrada a un centro de recreación escogido en consenso por todos los círculos.

Plan de trabajo:

Los grupos de trabajo organizan sus reuniones de trabajo de acuerdo a un plan que se elabora con la orientación del Facilitador General. Esto hace que las reuniones sean organizadas aprovechando el tiempo efectivo de sus reuniones.. He aquí el formato que se tiene para dicho plan:

Conclusiones y recomendaciones:

1) Los Círculos de Calidad deben su existencia al compromiso de la Alta Dirección, que apoya y promueve este sistema de participación en toda la organización.

2) El Sistema hace parte integral del proceso de calidad total de la Empresa y ha servido de apoyo para desarrollar programas de aseguramiento de calidad, mejoramiento continuo, control de los procesos, análisis de la competencia y comparación con los mejores.

3) Los Círculos de Calidad no son una solución inmediata ni garantizada de los problemas de una empresa, implican un esfuerzo continuo a largo plazo donde se busca principalmente una mejora en las comunicaciones y actitudes. Su mayor aporte es el afianzamiento de la cultura de calidad y adicionalmente los mejoramientos se revierten en beneficios económicos para la Empresa.

4) Nuestro Sistema de Círculos de Calidad está en una constante evolución, donde se adaptan herramientas de manejo en el proceso de solución de problemas e ideas que se han desarrollado en grupos de trabajo de otras empresas de la región.

5) La idea central de tener un Sistema de Círculos de Calidad es integrar un concepto de participación activa en toda la organización, basado en el principio de que sólo amalgamando la potencialidad y sinergia de un grupo humano, se pueden gestar cambios. La misma gente de la empresa es la que puede ofrecernos más ideas sobre cómo enriquecer nuestros productos o servicios.

6) El proceso de capacitación del Sistema de Círculos de Calidad contribuye al desarrollo del trabajador en el campo de la formación humana, aprende a relacionarse adecuadamente, no solamente con sus compañeros de trabajo sino con su pareja, hijos, familia, amigos y comunidad. Se le acrecientan valores de la comunicación activa, compromiso, organización y crecimiento personal (aprende a expresarse, dar ideas, hablar en público).