Sistemas de participación - círculos de calidad en Manuelita S.A. parte II

Autor: Juan Carlos Fernández Valderrama

CALIDAD

02 / 2001

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Metodologías de calidad:

Se establece como metodología para sus reuniones de trabajo, la RUTA DE LA CALIDAD ó PROCESO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS (PSP).

Es una secuencia normalizada de actividades que facilita la solución de problemas o la realización de mejoramientos en una forma organizada y científica.

Este proceso comprende seis pasos y está basada en el ciclo de calidad Planear, Hacer, Verificar y Actuar (P.H.V.A.) como puede verse a continuación: CLICK AQUÍ

Explicación:

PASOS	DESCRIPCIÓN
1. Identificación y selección del problema	a. Listado de problemas :Clarificación , Evaluación y Calificación de Cada una. b. Descripción del problema con base en TIEMPO, UBICACIÓN, IDENTIDAD Y MAGNITUD. c. Identificación del diagrama del proceso. Visite el lugar donde ocurre y fije una meta.
2. El análisis (Causas del problema)	a. Identificación de las causas principales del problema, se utiliza la técnica de TORMENTA DE IDEAS y se hace un listado de posible causas que ocasionan el problema. Estas causas se ubican en un Diagrama Causa-efecto b. Determine la acciones necesarias para eliminar o disminuir las causas.
3. Generación de soluciones	Con la técnica TORMENTA DE IDEAS se consideran varias alternativas de solución. Selección de la mejor solución.
4. Selección y planificación de la solución	a. Diseño de un plan de desarrollo que contesta a las preguntas: Qué, Cómo, Cuándo, Quién, Dónde. b. Elaboración de un presupuesto estimado de la inversión que se necesita c. Obtención de la aprobación y colaboración necesaria.
5. Implantación	Se comunica a las personas lo que se va a hacer. Se entrene a las personas en Qué hacer y Cómo hacerlo bien. Se implantan las acciones de acuerdo al plan elaborado. Registros de los recursos utilizados.
6. Evaluación y normalización	Se Verifica y se compara la efectividad de las acciones que se han desarrollado, confirme si la meta propuesta fue alcanzada. Establezca un documento si hay un nuevo procedimiento Calcule el análisis costo-beneficio del mejoramiento

Elaboración de actas:

Para garantizar que un trabajo se complete con éxito después de una reunión, debe elaborarse un documento (acta) que consigne los elementos necesarios para realizar el seguimiento a los compromisos y decisiones tomadas en dicha reunión.

Los elementos mínimos que deben contener el acta son:

1. Fecha y hora	Cuándo tuvo lugar la reunión (fecha, hora de inicio y hora que finalizó) ?
2. Asistentes	Quiénes asistieron a la reunión ?
3. Temas de la agenda que se discutieron	Describa los temas brevemente
4. Alternativas presentadas	Qué ideas se presentaron y quién las presentó ? Incluya breves comentarios o puntos claves, y el nombre de la persona que las presentó
5. Soluciones acordadas	Cuál fue el resultado? Explique la verdadera solución sobre la cual acordaron actuar los asistentes para resolver el problema
6. Tareas asignadas y aceptadas	A qué personas se les asignaron tareas? Si asistieron indique que reconocieron y aceptaron el trabajo y que comprendieron la tarea; si no asistieron comente que es necesario hacer un contacto de seguimiento.
7. Fechas límites	En qué fecha debe estar terminado el trabajo?
8. Acciones de seguimiento	Qué acciones hay que realizar después de la reunión? Quién es el responsable? Quien supervisará el seguimiento, y cómo se informará a la persona responsable?

Acta de reunión No.___

Grupo:__________________________

Fecha :_________________

Orden del día:

a. Lectura del acta anterior y de los compromisos anteriores

b. Temas a tratar :

c. Varios:

Desarrollo: (Temas que se discutieron, alternativas presentadas, soluciones acordadas)

Compromisos: (tareas asignadas y aceptadas, fechas límites, acciones de seguimiento)

Fecha próxima reunión: (sitio y hora)

Incentivos:

Cada circulista recibe un premio en especie por cada presentación que hace a la Alta Dirección de la empresa de los mejoramientos desarrollados, usando las metodologías enseñadas por los Facilitadores de Calidad. Lo anterior le da derecho a participar en el paseo de fin de año con su esposa e hijos menores de 18 años con todos los gastos pagos de refrigerios, almuerzos y entrada a un centro de recreación escogido en consenso por todos los círculos.

Plan de trabajo:

Los GRUPOS DE TRABAJO organizan sus reuniones de trabajo de acuerdo a un plan que se elabora con la orientación del Facilitador General. Esto hace que las reuniones sean organizadas aprovechando el tiempo efectivo de sus reuniones.. He aquí el formato que se tiene para dicho plan:

PLAN DE TRABAJO PARA CÍRCULOS DE CALIDAD

NOMBRE DEL CÍRCULO________________________________

LÍDER:__________________________________ FECHA:____________

# REUNIONES		TEMA A TRATAR		RESULTADO ESPERADO	FECHA REUNIÓN	PROGRAMA DE VISITAS
CÍRCULOS
NUEVO	ENTRENADO	No.		(OUTPUT)	(AÑO-MES-DIA)	NUEVO	ENTRENADO
1,00		1,00	PRESENTACIÓN DEL GRUPO OBJETIVOS	GRUPO DISTENSIONADO
2,00	1,00	2,00	ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO	GRUPO COMPROMETIDO
3,00		3,00	DESARROLLO HUMANO - CONSENSO - EQUIPO	IDENTIFICAR Y ROMPER BARRERAS
4,00		4,00	MISIÓN DEL GRUPO (ÁREA)	MISIÓN CONOCIDA
5,00		5,00	TORMENTA DE IDEAS - NOMBRE CIRCULO	CONOCER IMPORTANCIA Y APLICACIÓN
6,00		6,00	REUNIONES EFICACES (PAUTAS)	CÓDIGO ÉTICO TRAZADO
Y así sucesivamente...

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

1) Los Círculos de Calidad deben su existencia al compromiso de la Alta Dirección, que apoya y promueve este sistema de participación en toda la organización.

2) El Sistema hace parte integral del proceso de CALIDAD TOTAL de la Empresa y ha servido de apoyo para desarrollar programas de aseguramiento de calidad, mejoramiento continuo, control de los procesos, análisis de la competencia y comparación con los mejores.

3) Los Círculos de Calidad no son una solución inmediata ni garantizada de los problemas de una empresa, implican un esfuerzo continuo a largo plazo donde se busca principalmente una mejora en las comunicaciones y actitudes . Su mayor aporte es el afianzamiento de la cultura de calidad y adicionalmente los mejoramientos se revierten en beneficios económicos para la Empresa.

4) Nuestro Sistema de Círculos de Calidad está en una constante evolución, donde se adaptan herramientas de manejo en el proceso de solución de problemas e ideas que se han desarrollado en grupos de trabajo de otras empresas de la región.

5) La idea central de tener un Sistema de Círculos de Calidad es integrar un concepto de participación activa en toda la organización, basado en el principio de que sólo amalgamando la potencialidad y sinergia de un grupo humano, se pueden gestar cambios. La misma gente de la empresa es la que puede ofrecernos más ideas sobre cómo enriquecer nuestros productos o servicios.

6) El proceso de capacitación del Sistema de Círculos de Calidad contribuye al desarrollo del trabajador en el campo de la formación humana, aprende a relacionarse adecuadamente, no solamente con sus compañeros de trabajo sino con su pareja, hijos, familia, amigos y comunidad. Se le acrecientan valores de la comunicación activa, compromiso, organización y crecimiento personal (aprende a expresarse, dar ideas, hablar en público).

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Juan Carlos Fernández Valderrama

Juan Carlos es Ingeniero Químico egresado de la Universidad Nacional de Colombia (1983), con especialización en Administración de Empresas, Universidad del ICESI - Cali (2001). Toda su experiencia laboral ha sido en procesos productivos y administrativos de un Ingenio Azucarero (17 años), Labora en la Gerencia de Calidad y Recursos Humanos de Manuelita S.A., Área de Mejoramiento Continuo, coordinando los Sistemas de Participación de Círculos de Calidad a nivel operativo y Grupos Primarios a nivel administrativo. Además es Docente interno en las áreas de Mejoramiento Continuo, Comunicaciones, Trabajo en equipo, Relaciones Interpersonales y Asesorías en Herramientas de la Administración de la Calidad Total

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