En el presente artículo explicaremos las etapas del Benchmarking. El benchmarking se asocia con la emulación y el aprender de quienes hacen las cosas bien; es aprender de los mejores o más capaces para nuestra propia mejora y es un proceso técnico en donde conoceremos las prácticas de los más competentes.
Existen 5 etapas básicas en el desarrollo del Benchmarking:
- Elección o planificación del área a trabajar
- Determinación de las empresas «Top» o «Mejores en su Clase» para comparar
- Obtención de la información
- Comparación y análisis de datos
- Adopción de procesos o políticas aplicables
Explicaremos cada una de las etapas del Benchmarking pero primero una noción básica de concepto de Benchmarking:
El benchmarking es una metodología para mejorar la dirección y correcto funcionamiento de una empresa y se define como un proceso continuo de medición de productos o procesos propios con respecto a los competidores que se encuentran más aventajados o líderes en el mercado con el fin de aprender de ellos y mejorar las prácticas propias para ser más competitivos.
Definición complementaria:
BMK: Comparar una empresa (productos, servicios y procesos) con otra que es líder en el mismo mercado, con el fin de reproducir lo que la ha llevado al éxito
Entender el porqué del éxito de los demás se convierte entonces en el pilar del benchmarking, no necesariamente para copiar sino más bien como para entender el porqué del éxito de los demás y el cómo podemos mejorar nosotros mismos.
Aunque este post solo se enfocará en las Etapas del Benchmarking, el siguiente video puede resultar de mucha utilidad para entender el Concepto, tipos y principales características de esta técnica empresarial. Por UNMSM.
Etapas del Benchmarking:
Como todo proceso, el benchmarking debe cumplir ciertas etapas o fases las cuales deberán generar resultados concretos para poder avanzar.
En benchmarking este proceso implicará analizar nuestro propio negocio o empresa, definir nuestro objetivo de estudio externo o el Top sobre el que queremos enfocarnos para luego investigarlo, obtener la información relevante y eventualmente procesar y sacar las conclusiones y los posibles puntos de mejora de este aprendizaje para nuestro propio negocio. Ahora si las etapas del Benchmarking
1. Elección o planificación del área a trabajar
El primer paso al hacer Benchmarking es identificar las áreas o productos que se van a analizar en comparación con los mejores. Es importante identificar claramente hasta donde se quiere llegar con la comparación y delimitar claramente qué se va a medir, cómo se va a medir y cuál va a ser el alcance del trabajo.
Para poder cuantificar y comparar debemos responder a preguntas precisas, por ejemplo:
- ¿Cuál es el costo de generar un proceso de fabricación de un producto?
- ¿Cuántos pasos se generan para sacar un producto al mercado?
- ¿Qué materiales son usados para fabricar un producto según la regulación existente?
Al tener claro lo que se va a medir tendremos que hacer las mediciones correspondientes en nuestra propia empresa y lógicamente tener nuestra base propia de comparación.
2. Determinación de las empresas «Top» o «Mejores en su Clase» para comparar
La segunda etapa del benchmarking es básicamente mirar el mercado, la competencia e identificar a los mejores en las áreas que vamos a analizar y que no se salgan del entorno o proceso que estamos analizando.
En la actualidad se habla de competencia genérica (básicamente un análisis global del mercado) y de competencia directa, pero al final el asunto es saber quien, cómo y por qué el competidor o el mercado lo hace mejor que nosotros.
Para evitar sesgos en la medición es imperativo ver cifras exactas y confiables y contestar preguntas que pueden acercarnos a los mejores en el mercado, pero que claramente se encuentren en un espacio parecido al nuestro. No tiene sentido analizar una empresa multinacional si nuestro producto es local o ver cifras de empresas que tienen condiciones de mercado fundamentalmente diferentes a las propias.
3. Obtención de la información
Es imperativo buscar la mayor cantidad de fuentes de información, analizar el producto de la competencia, mirar sus procesos, recursos, distribución, compañeros logísticos etc., y lógicamente centrarse en las métricas que se quieren estudiar y comparar.
Analizar a los mejores es básicamente el corazón del Benchmarking y obtener información sobre lo que hacen nuestros pares es probablemente la dificultad más grande para hacer Benchmarking.
El benchmarking tiene una fuerte relación con el análisis de la competencia y por lo tanto analizar de una manera clara, precisa y sobre todo real a los demás será clave del éxito en este proceso.
4. Comparación y análisis de la información obtenida
Al tabular y organizar la información obtenida se empezarán a ver los puntos de mejora y las fortalezas de los mejores en las áreas investigadas, al analizar la información se verán las diferencias en las prácticas, productos o procesos investigados y del análisis de la información se sacarán conclusiones acerca de los puntos débiles y las oportunidades de mejora para quien hace el análisis.
A partir de dicho análisis saldrán respuestas específicas que nos ayudarán a responder las preguntas planteadas en la primera parte del proceso, por ejemplo:
- La empresa competidora hace 5 procesos menos que nuestra empresa sin sacrificar calidad y maneja un costo 10% menor al fabricar.
- Nuestra compañía a analizar tiene su propia red de distribución de productos y entrega sus productos en promedio un 20% más rápido.
- La competencia usa materiales de fabricación importados desde otro país y puede reducir el costo de producción un 35% respecto a los costos que maneja nuestra empresa.
Con la comparación de la información deben entenderse los puntos que hacen más competitivos a nuestros competidores.
5. Adopción de procesos y políticas aplicables para mejorar el desempeño del área analizada
Del análisis realizado partirán los principios de cambio organizacional o las llamadas oportunidades de mejora que deberá aplicar la empresa.
Como respuesta al análisis de benchmarking realizado la empresa corregirá, actualizará o mejorará sus procesos y de esta manera a largo plazo llegará a un nivel de competitividad y eficiencia parecida a la de las empresas Top del mercado y eventualmente tratando de llegar a ser un referente del mercado mismo.
Etapas del Benchmarking
Reconocer que no somos los «número 1» y que podemos emular siempre lo mejor, es la esencia primordial en la implantación del Benchmarking
