La función de control como parte integrada a la gestión de la producción

Autor: Marisol Pérez Campaña

Producción y procesos

09 / 2003  

En la actualidad existe un elevado número de organizaciones, en el ámbito empresarial, que considera necesario mejorar su sistema de gestión de la producción y solo muy pocos de ellos consideran que a la par de mejorar los factores elementales (Inputs: materias primas, materiales, mano de obra, energía y tecnología), deben mejorarse los factores dispositivos (planificación, organización y control), lo que implica la introducción de sistemas avanzados de gestión de la producción (MRP, JIT, OPT, TOC y otros) lo que le permitirá a la empresa, prestar un mejor nivel de servicio a los clientes, tener un mayor control de inventario, un mayor control de las operaciones en planta, mejorar la efectividad de la administración, y otras ventajas relacionadas con los costos y la calidad de la producción.

RESUMEN:

La empresas están obligadas a definir estrategias que le permitan el acceso al mundo competitivo de hoy, y si estas estrategias no van acompañadas de las herramientas de gestión que garanticen su materialización, los esfuerzos serán inútiles. Se deben implementar sistemas avanzados que apoyados en las técnicas informáticas permitan valorar alternativas y tomar decisiones acertadas.

En el presente trabajo pretendemos abordar algunos conceptos sobre los temas de control y gestión de la producción, así como diferentes enfoques utilizados por reconocidos autores en la materia tratada.

Entre los innumerables sistemas existentes, el que constituye nuestro objeto de estudio, es el sistema productivo y debido a su complejidad a continuación se tratarán aspectos de cómo se diseñan estos.

Diseño de Sistema Productivo:

El diseño del sistema productivo quizás es uno de los aspectos del subsistema de producción en el que mayores y más innovaciones se han experimentado. En tal diseño los principales puntos son:

1. Establecimiento de la capacidad productiva de la planta o plantas, lo que lógicamente está relacionado con el tamaño de las plantas.
2. La selección del proceso de producción, dentro del cual se puede elegir desde una ordenación por el proceso hasta una ordenación por el producto – línea o cadena de montaje pasando por concepciones mixtas.
3. Programación y control de la producción, en la que sistemas como el J.I.T, M.R.P, sistemas flexibles, aquellos como CAD-CAM o CIM, en los que el apoyo de sistemas informáticos es básico, es uno de los puntos de mayor progreso.
Antes de continuar tratando el tema del Sistema productivo y su gestión es importante comentar brevemente el concepto de la producción como función.

Producción:

Producción, es una definición de la cual se han dado diferentes interpretaciones a lo largo de la historia, suele definirse como el por qué se crean bienes y/o servicios a partir de unas entradas en las que a su vez se encuentran también bienes y servicios. Es la creación de bienes y/o servicios (productos acabados) a partir de factores de otros bienes (factores de producción), todo esto motivado por el hecho de que los productos tienen una utilidad superior a la de los factores.

También se le llama producción a la transformación de unas entradas (intputs), por medio de un sistema productivo conformado por un conjunto de elementos materiales y conceptuales, un sistema físico de producción que gobierna los elementos materiales y un sistema de gestión de producción encargado de la dirección y el control.

La función de producción es conocida también, sobre todo en la literatura anglosajona, como función operativa; y a la gestión de producción se le denomina entonces gestión de las operaciones. La gestión de la producción, o de las operaciones se orienta a la utilización más económica de unos medios (máquinas, espacios, instalaciones o recursos de cualquier tipo) por unos empleados u operarios, con la finalidad de la transformación de unos materiales en productos o la realización de unos servicios.

El término producción se utiliza frecuentemente con diferentes significados. En sentido restringido se aplica a la producción de los bienes materiales que se precisan por una sociedad. Esto es, bienes de consumo, como alimentos, vestidos, automóviles, y bienes de inversión, como máquinas, herramientas o generadores eléctricos. Por tanto, en este caso se excluyen los servicios, como la sanidad, la educación o el comercio.

No obstante, en este artículo se utiliza el término producción en otro sentido más amplio: el de una de las funciones necesarias en toda empresa u organización que realice una actividad económico-social, sin importar si se trata de una empresa de producción o de servicios.

En efecto: en toda empresa que actúa en el mercado se pueden distinguir, al menos, tres funciones principales: la función comercial, la función financiera y la función de producción.

La función comercial se orienta a conseguir clientela para los productos o servicios, por tanto, no existe cuando se trata de una institución no mercantil, como un ayuntamiento o un hospital de la seguridad social.

En cambio, la función de producción, cuyo objeto son las operaciones físicas que se precisan realizar para la transformación de los materiales en productos o para la realización de un servicio, existen siempre, tanto si se trata de una fábrica, como de un supermercado o de un ayuntamiento.

En nuestro caso nos ocupa lo relacionado con la transformación de las materias primas en productos mediante operaciones físicas, o sea, la gestión de la producción. 

Gestión de Producción:

Adelso Díaz (1993) plantea que “la gestión de la producción se ha convertido en un arma fundamental para la mejora de la competitividad en las que se hayan inmersas la mayoría de las empresas. Es necesario disminuir el nivel de existencias, hay que realizar una mejor planificación, es preciso conseguir, para la empresa, una imagen de calidad... son frases que continuamente pueden escucharse en los despachos de dirección”.

Este autor expone, que la división del trabajo en la empresa, da lugar a organizaciones internas o subsistemas de gestión tales como PRODUCCIÓN, MARKETING y FINANCIERA, aparte de que existen otras como dirección de la tecnología o de los recursos humanos, política de salarios, formación del personal, normativa laboral e informática. Además, ve la gestión de la producción como un problema económico, al considerarlo como un problema de decisión, es decir, como un proceso de determinación de una acción concreta de entre un conjunto de alternativas, de tal manera que se maximice o satisfaga cierto criterio. Analiza que son muchos los conceptos y problemas con los que está asociada la gestión de la producción por las relaciones e interrelaciones del sistema productivo y el resto de las funciones, tales como: técnicas de gestión de proyectos, gestión y control, planificación de la producción, gestión del mantenimiento, etc.

Por otra parte la Gestión de la Producción es un conjunto de responsabilidades y de tareas que deben ser satisfechas para que las operaciones de la producción sean realizadas respetando las condiciones de calidad, plazo y costo que se desprenden de los objetivos de la empresa (Boris Avgrafoff). 

Objetivos de la Gestión de la Producción:

· Conseguir que se entreguen los productos pedidos en las cantidades, fecha y calidad requerida
· Conseguir que estos productos se fabriquen dentro de los costos previstos y estos sean mínimos.
· Crear un procedimiento que devenga rutinario de forma que se minimicen los roces y conflictos interpersonales e ínter departamentales.

Funciones de Gestión de la Producción.

Planificación: Para entregar los productos en los plazos acordados, primero hay que calcular qué recursos y qué cantidad se necesita, a continuación hay que estimar una fecha de ejecución, todo esto se resume en un presupuesto de gasto.
Control: Para saber si estamos cumpliendo con el programa y manteniéndonos dentro de los costes, hay que supervisar el comportamiento de existencias, proveedores, mano de obra y máquinas, para lo que hay que establecer unos índices de control relevantes.

Seguimiento: Para poder efectuar el control se necesita información, una documentación que se rellene con la información pertinente en el momento oportuno.

La gestión de producción no siempre ha sido tratada con el nivel de integración con que se estudia actualmente, como por ejemplo la trata el “enfoque logístico de producción”, muy utilizado por organizaciones de clase mundial como ventaja competitiva, sino que en su evolución histórica se ha parcializado con determinados criterios y concepciones que para el momento en que fueron utilizadas elevaron la eficiencia y eficacia de las operaciones.

En tal sentido han ido evolucionando los sistemas de Gestión de la Producción, sus técnicas y filosofías.

Para Ochoa y Subillaga (1991) se pueden agrupar en cinco escuelas diferentes:

1. Clásica: Técnicas que existen desde que Taylor y su equipo (Gilberto, Gantt..) crean la “Dirección Científica de Plantas Industriales”, haciendo aportes como: el estudio del trabajo, el diseño de los puestos de trabajo y la distribución de estos en la planta, los gráficos de la programación de tareas, etc.
Se incluye también dentro de este ” estilo clásico” de gestión de la producción todos los aportes de las matemáticas, la investigación de operaciones, los modelos cuantitativos de previsión de la demanda, los modelos de gestión de stock, los algoritmos de programación y evaluación de proyectos, los de optimización de recursos y los de redes de soporte a las decisiones; además los sistemas de planificación económica (presupuestos) y los de control de gestión basados en el desarrollo de los sistemas de costo y contabilidad analítica.

2. Materials Requirements Planning y Manufacturing Resources Planning ( M.R.P. I y M.R.P. II )

Filosofías y técnicas que van ligadas al desarrollo de la informática. De origen Norteamericano, al igual que la teoría “clásica” de gestión de producción, presenta con la anterior, diferencias de orden conceptual y no sólo de proceso de datos. Las primeras realizaciones prácticas datan de los últimos años de la década de los sesenta en la industria norteamericana, llegando a Europa con una nueva orientación y con nuevos soportes de hardware a mediado de los setenta, donde desde entonces ha venido consolidándose.

3. Just in Time ( J.I.T. )

Filosofía y conjunto de técnicas que se integran en lo que puede llamarse “Escuela Japonesa” de la gestión de Empresa que tiene su difusión en Europa a principios de los 80, como resultado del éxito de las empresas industriales japonesas. Conocida también como la filosofía de los ceros, por estar dirigida a eliminar todo tipo de despilfarro de recursos, incluido el tiempo.

4. Optimizad Production Tecnology ( O.P.T. )

Consiste en una aplicación informática tipo caja negra (es decir no se sabe lo que hay dentro), que se implanta sobre un sistema M.R.P. y que sirve para hacer la programación de recursos críticos.

5. Theory of Constraints ( T.O.C. )

Teoría desarrollada por E. Goldratt, mismo creador de la O.P.T., muy popularizado por la best seller “La Meta”. Pretende desarrollar un sistema de gestión integral de la empresa a través del reconocimiento y aprovechamiento de los recursos críticos.  

Niveles de control de producción.

El control de producción, como ocurre con todos los sistemas eficientes de planificación, es una función progresiva. Comienza por formular un objetivo único y una política general. Hay tres niveles principales de planificación progresiva establecidos y admitidos con carácter general en el control de la producción. Son conocidos con los nombres de programación, ordenación y lanzamiento. La programación planifica los volúmenes de producción salida de la fábrica en su conjunto, la ordenación planifica la obtención de los diferentes suministradores y departamentos, de los componentes necesarios para cumplir el programa y el lanzamiento es responsable de la emisión de las órdenes de trabajo a los ejecutores.

Para diseñar un sistema de Control de la Producción se recomiendan los siguientes pasos.

1. Prestar atención simultanea a los siguientes factores.
- Relación entre las elecciones estratégicas de la empresa, las estrategias tecnológicas derivadas y sus contribuciones especificas.
- Visión global de la empresa, que integran el sistema de diseño, las características del producto, la tecnología transformadora y la metodología de control.
- Identificar las características operativas necesarias para incorporar la tecnología de control a las operaciones actuales de la empresa.
2. Considerar que el sistema de control de la producción depende del proceso de realización de la misma y de las características de cada uno de ellos.
3. Las funciones del control operativo de la producción.
4. Reglas que se deben seguir para proyectar un sistema de control de la producción.
5. El papel de los Recursos Humanos en el control de la producción.
6. Establecer las siguientes relaciones: O = f (F); P = f (F, O); I = f (F, P, O)

A continuación comentaremos algunos elementos de los pasos mencionados.

El Sistema de Control de Producción depende del proceso de realización de la producción, en tal sentido se distinguen los siguientes procesos básicos: continuo, intermitente y proyectos especiales, describiéndose a continuación sus características fundamentales.

Continuo: 

1. Emplea una directriz del producto.
2. Producto final normalizado de rutina en la fabricación.
3. Un elevado volumen de producción fabricado por un equipo especial.
4. El equipo está dispuesto físicamente dentro de la fábrica de acuerdo con el producto fabricado.
5. Los medios para la manipulación de materiales están dispuestos en función del flujo de trabajo.
6. Un inventario bajo durante el proceso y corridas largas de producción.
7. Niveles mínimos de aptitud del trabajador, sólo se necesitan obreros especialistas.
8. Flexibilidad limitada del proceso.

Intermitente:

1. Emplea una directriz del proceso.
2. Producto final que no está normalizado y que requiere de extensos controles de la producción.
3. Volumen medio de rendimiento producido por un equipo de propósito general.
4. El equipo está dispuesto físicamente dentro de la fábrica de acuerdo con su similitud funcional (grupos homogéneos).
5. Los medios para la manipulación de materiales se convierten en parte importante del proceso de producción requiriéndose de una cantidad considerable de equipos de transporte.
6. Inventario alto durante el proceso y corridas más cortas de producción.
7. Niveles de calificación del trabajador que van desde el medio hasta el alto.
8. Procesos más flexibles debido a que el equipo es versátil para el manejo de materiales.

Proyectos especiales:

1. Con frecuencia emplea la de posición fija.
2. Un producto final único que requiere controles extremos en su producción.
3. Bajo volumen de producción que requiere a menudo de varios subcontratistas.
4. El equipo suele ser de tipo general para ser utilizado con una gran variedad de tipos de trabajo y su disposición se efectúa por la función realizada.
5. El equipo para la manipulación de materiales suele ser móvil para que se pueda utilizar en una gran variedad de trabajos.
6. Inventarios altos durante el proceso con una sola corrida de producción.
7. Niveles altos de calificación del trabajador.
8. Alta flexibilidad del proceso.

En dependencia del tipo de proceso de fabricación los sistemas de control de producción diseñados deberán tener presentes las características a considerar en cada uno de ellos.

Proceso o flujo continúo.

1. El objetivo es mantener un rendimiento de producción óptimo constante.
· Los materiales y diversas partes deben circular a lo largo de la       producción en cantidad constante.
2. No hay apenas cambio en el tipo de producto que se fabrica cada día.
3. La planificación previa es uno de los elementos más importantes de este sistema, porque parte de él se construye sobre la disposición física del flujo de trabajo.
· Se necesita una medición muy exacta del trabajo.
· Se necesita en alto grado conocimientos de ingeniería.
· El equilibrio de la línea es un factor extremadamente interesante y es uno de los problemas más importantes en la planificación previa.
-La mano de obra es más fácil de equilibrar que la carga de las máquinas.
-Se deben eliminar las operaciones que constituyen cuellos de botella.
-Se deben aumentar al máximo la dependencia entre línea y equipo.
· La asignación, del trabajo a las personas es prácticamente automática.
4. No es necesario la planificación y programación de los trabajos individuales. Solamente se debe establecer el plan general de la cantidad de producción; después, la llegada de las unidades de trabajo procedentes de la etapa previa es el origen de la segunda etapa.
5. Los trabajadores de la línea de producción continua no necesitan instrucciones diarias. Solamente al principio de la fabricación es necesario impartir instrucciones para cada producto que va a la línea de fabricación. Después de esto como el trabajo es muy repetitivo no necesitan instrucciones posteriores.
6. El control diario se simplifica extraordinariamente.
· La producción es fija.
· Los informes de producción consisten solamente en la contabilización de la producción de una hora, de un turno o de un día.
7. El control de los costos de producción por medio de los lotes es innecesario y no se intenta realizarlo. La información que figura en las normas de la planificación previa basta para efectuar el control.
8. La cantidad de producción sólo puede variar modificando las horas que esté trabajando la línea de producción:
· Cambiando las horas de trabajo
· Añadiendo turnos extras
· Utilizando operaciones que ayudan a eliminar las paradas de la línea durante los descansos.
· En las operaciones manuales como los montajes, la producción se puede cambiar aumentando o disminuyendo el número de trabajadores que realizan el montaje.
9. La entrada de materias primas y las salidas de productos acabados deben igualar a la cantidad de producción. El control de inventarios debe asegurar que no hayan paradas por falta de materiales.
10. Las paradas de la línea por cualquier razón suelen ser caras.
· Los informes sobre paradas de máquinas y la información sobre mantenimientos son fundamentales para el control de tiempo perdido.
11. Es extremadamente importante que la compra, recepción y embarque estén estrechamente coordinados y programados para que sea posible un suave flujo de la producción.
12. En las operaciones de un flujo continuo, el control de la producción consiste en dirigir la cantidad de productos que hay que fabricar. En la fabricación continua están presentes todas las funciones de control de producción, pero no siempre aparecen claramente porque se incorporan a la línea en el momento de establecerse ésta.

Proceso o flujo intermitente:

1. Normalmente cada orden se diferencia de la anterior en varios aspectos.
· En la cantidad.
· En las especificaciones y en la calidad.
· En los materiales.
2. La planificación previa suele ser difícil con anterioridad a la recepción de la      orden.
· La producción de submontajes y partes para el almacén en grandes cantidades es muy cara.
· Puede no haber un alto grado de normalización entre los pedidos de los clientes.
3.  A cada “trabajo” se le asigna un número por medio del cual se controla.
· El control de la producción mantiene el control de la orden individual utilizando el número.
· El control de costos recoge y analiza la información para cada orden por medio del número de la misma.
4. Todas las funciones básicas del control de la producción están incluidas en los sistemas intermitentes.
5. Se necesita un alto grado de control. Se debe utilizar un sistema de control de producción detallado porque los problemas de control son muy difíciles.
6. El flujo intermitente depende completamente del proceso y de la planificación del producto.

Control de proyectos especiales:

El sistema de control de proyectos especiales es un tipo particular del sistema de control intermitente. La mayor parte de los principios y características aplicables a este sistema intermitente lo son también al sistema de control de proyectos especiales.

1. Para cada orden se debe realizar el proceso y la planificación del producto.
2. La programación debe estar basada generalmente en experiencias pasadas.
· El principal problema es la falta de experiencia sobre la que basa una buena estimación para la producción y los costos.
· Los programas detallados son prácticamente imposibles y normalmente se establecen en forma de datos que se pretenden alcanzar.
3. En algunos casos es prácticamente imposible realizar parte de la planificación del proceso hasta después de empezar el trabajo.
4. Las fases de continuidad y acción correctiva del sistema de control de producción son de importancia fundamental.
· Un buen sistema de comunicación es extremadamente importante.
· Se debe mantener una información completa y al día en todo momento.
5. Aunque se han logrado buenos sistemas de control de producción para el tipo de funcionamiento de proyectos especiales, se incurren en costes muy elevados en la corrección.

Se debe observar que éste es uno de los tipos de operaciones más complejos de controlar. Si la actividad relacionada con proyectos especiales tiene cierto volumen se puede eliminar gran parte de los costes y confusiones, implantando sistemas efectivos de control de producciones.

Las Funciones del Control Operativo de la Producción.

Programación:

Se define como la asignación de trabajo a un medio y la especificación del momento y orden en que se debe realizar el mismo.
Es decir está formado por tres subfunciones que son:

Asignación: Es la asignación de carga de trabajo a un medio de producción, este medio puede ser personas, equipos o grupos de trabajo.
Secuenciación: Es la decisión del orden en que deben ejecutarse los diferentes trabajos. Es la parte más compleja de la programación, ya que en la práctica es difícil determinar previamente para todas las operaciones a realizar en un taller una secuencia u orden estrictamente definidas de ejecución. Tiene como objetivo minimizar el tiempo total de producción y para su aplicación se han desarrollado algoritmos y reglas de decisión.
Temporización: Es la definición de las fechas de inicio y terminación de cada orden de producción por las distintas operaciones.
Para que la programación se pueda realizar correctamente, es necesario tener información completa sobre: el orden de las operaciones con el objetivo de asignar el trabajo a los medios adecuados en correcta sucesión, las normas de tiempo para determinar el tiempo total de cada operación, la disponibilidad de herramientas y materiales, así como se debe conocer la situación normal de carga de la producción.

Lanzamiento:

El lanzamiento se define como la libertad física de la autorización de trabajo para el funcionamiento del medio de producción, de acuerdo con un plan de actividades previamente establecido desarrollado por la función de programación. Para lanzar la autorización de trabajo normalmente se espera que el lanzador: 

1. Autorice al almacén la entrada del material que se necesita.
2. Autorice a la sección de herramientas la entrega de las herramientas que se necesitan, así como los dispositivos de inspección.
3. Proporcione al trabajador las normas de tiempo apropiadas.
4. Notifique al departamento de inspección las inspecciones necesarias.
5. Autoricen el movimiento de materiales de un medio de producción a otro.
Se puede apreciar que el trabajo de lanzador es un punto muy importante para lograr el eficiente funcionamiento de un medio de producción; sin un estrecho control, existe poca seguridad de que el trabajo se va a realizar de acuerdo con el plan establecido.

El lanzamiento es una de las funciones más importantes del control de producción; por tanto, se debe planear y establecer cuidadosamente.

Control:

Control de avance: se define como la transmisión de una información sobre el cumplimiento del trabajo del medio de producción al grupo de planificación y la interpretación de dicha información para adoptar la acción correctiva necesaria.
Un sistema de control de producción bien concebido en sus fundamentos puede resultar inefectivo simplemente porque el sistema de informar los avances realizados no está diseñado adecuadamente. Uno de los principios de un buen sistema de control de producción es; “el sistema debe suministrar la información exacta, adecuada en el momento oportuno”; es decir debe haber una buena información del avance de la obra.

Control de existencia: comprende el control de materiales, de producción en proceso y de productos terminados. Consta de dos partes principales: Control Físico y Mantenimiento de los Registros Correspondientes.
 
Reglas que se deben seguir al proyectar un sistema de control de producción.

1. Suministrar información periódica, adecuada y exacta: Toda la información obtenida del sistema debe tener estas tres cualidades, el flujo de información o comunicación es la base de cualquier sistema de control de producción, sin él no hay sistema.
2. Ser flexible: Capacidad del sistema para ajustarse a las variaciones de la carga de trabajo, y las posibilidades que tiene de modificarse para acomodarse a los cambios de funcionamiento o a las condiciones que existen en la actividad.
3. Ser simple y comprensible: Se entiende por sistema simple aquel que sea comprensible para todos aquellos relacionados con él.
4. Ser económico: Desde luego, la economía es la razón básica para contar con un sistema de control de producción. Esta es una de las etapas más difíciles de valorar. Muchos de los beneficios obtenidos del control de producción son intangibles y no se le puede asignar una valoración. La economía se puede medir exactamente sólo comparando el coste de funcionamiento cuando no exista un sistema formal de control de producción y el costo cuando hay en funcionamiento un sistema de tal tipo.
5. Que empuje a una planificación previa y a una acción correctiva: El sistema en sí debe necesitar una planificación previa y una acción correctiva y no puede ser efectivo a no ser que se hagan éstas cosas. El sistema debe realizar su propia labor de policía.
6. Permitir la dirección por excepción: Es un sistema que informa a la dirección sólo de aquellas cosas que exigen su acción. El sistema debe asegurar a la dirección que las cuestiones de las que no se les informa van de acuerdo con los planes trazados. Aquí la cuestión más interesante es que la dirección sea capaz de suponer que las cosas de las que no se les informan van de acuerdo con los planes y que no es necesario que esté siguiendo continuamente los detalles.

Los Recursos Humanos en el Control de Producción.

Los recursos humanos constituyen un elemento importante a tener presente en la proyección y utilización de controles de producción tanto desde el punto de vista de formación (saber) y de la motivación (querer).

En ocasiones el control de producción afecta a alguna persona o grupos de personas de la Organización, por lo que se requiere la máxima colaboración de todos los niveles, desde el ejecutivo de máximo nivel hasta el empleado en más simple, pues de lo contrario se hace imposible su efectividad.
En la medida en que los recursos humanos estén más identificados con Organización y tengan posibilidades de tomar decisiones (enfoque participativo) se facilitará la concepción y funcionamiento del control y se podrán incorporar elementos de autocontrol.
 
En toda empresa productiva deben coexistir:

Un sistema de fabricación (F)
Un sistema de organización (O)
Un sistema de planificación y control (P)
Un sistema de información (I)
Debiendo establecerse las siguientes relaciones:
1. O = f (F)
2. P = f (F, O)
3. I  = f (F, P, O)
 
Esperamos les puedan ser de utilidad estos apuntes y recomendaciones. 

BIBLIOGRAFÍA

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Marisol Pérez Campaña

Ingeniera Industrial, graduada de la Universidad Central de las Villas, Cuba (1986), con más de quince años de experiencia en la docencia y las investigaciones, Master en Gestión de la Producción (1997), ha participado en diferentes eventos y forum científicos efectuados en el país, en la actualidad se desempeña como la Jefa del Departamento de Ingeniería Industrial de la Universidad de Holguín y realiza su doctorado en la temática del control de gestión aplicado a la gestión de la producción.

mpcarrobafaceii.uho.edu.cu

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