La nueva tecnología empresarial: ERP

Autor: Eduardo Andrés González López

Internet y tecnología

09 / 2003  

Las nuevas tendencias de comercio han sido el cimiento de una creciente gama de oportunidades empresariales; nuevas prácticas como el Internet, e-commerce, negocios en línea y la creciente demanda de los consumidores han sentado las bases de una nueva era de hacer negocios y con ello, una nueva manera de administrar los recursos económicos.

Actualmente podemos observar la gran batalla comercial entre diversas compañías, la fuerte demanda de productos y el surgimiento de consumidores más exigentes en cuestiones como calidad, producto y tiempo; somos parte de un mundo globalizado donde se pretende y se busca la expansión de todas las actividades comerciales más allá de las propias fronteras.

Todas estas prácticas han traído consigo un sinnúmero de preguntas a los administradores de los negocios. Se enfrentan ante un ambiente nuevo, donde la manera de hacer negocios cambia día con día, se enfrentan a nuevas tendencias organizacionales para ofrecer mejores productos en menor tiempo, se encaran a nuevos competidores no sólo nacionales sino de todo el mundo, donde algunos de ellos pueden ofrecer los mismos productos a mejores precios; en suma, es una manera nueva de comercializar en el cual sólo sobrevive el más fuerte, es decir, el que esté a la vanguardia en tecnología, en procesos de producción, en información relevante y en un mejor servicio al cliente. ¿Cómo pueden lograr todo esto las empresas?

Las empresas con el fin de alcanzar diversos objetivos y permanecer como líderes por muchos años en un segmento de mercado, han creado soluciones administrativas llamadas tecnologías de la información los cuales transforman los datos en información o conocimiento, siendo su principal función el almacenamiento, procesamiento y difusión de la información por todos los departamentos de la compañía.

Uno de los principales sistemas de información es el que se conoce como Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés ERP, dichos sistemas han ayudado enormemente a las compañías en su crecimiento y expansión mundial ya que básicamente las apoya en su integración por medio de los diferentes módulos de que está compuesta.[1] 

El origen de los sistemas ERPs fue en los años 70, cuando se comenzó a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de las organizaciones empresariales; uno de los primeros sistemas MRP fue el llamado Mapics, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en México.[2]

Posteriormente, el concepto de los MRPs se modificó cuando las actividades que englobaba dicho sistema abarcaba desde el departamento de producción hasta la logística y se integraron departamentos empresariales tales como finanzas, recursos humanos, contabilidad, compras, ventas, entre otras lo que dio origen a lo que actualmente conocemos como ERPs. 

Básicamente los ERPs son sistemas inteligentes los cuales ayudan a la toma de decisiones en los niveles directivos de las empresas, ya que se concentra toda la información de varias áreas de la compañía para poder pronosticar y mantener una mejor organización de los datos actuales y futuros de diferentes procesos del negocio, como son: finanzas, contabilidad, ventas, mercadotecnia, entre otros.

Entre las funciones principales de los ERPs se encuentran: 
Organizar y estandarizar procesos o datos internos de la empresa.
Administrar de manera integrada y eficiente la información de la empresa.
Comunicar diferentes áreas de las empresas mediante procesos y datos electrónicos.
Procesar la información convirtiéndola en conocimientos para su aplicación en la toma de decisiones.

Automatizar una gran parte de los procesos básicos de las empresas.
Como todo sistema de reciente aplicación tiene sus ventajas y limitantes propias de su uso cotidiano bajo condiciones específicas, las cuales varían de empresa a empresa.

A continuación presento las ventajas más importantes en la aplicación de los planeadores de los recursos empresariales:

Se puede mencionar que estos sistemas, junto con Internet y las nuevas tecnologías, conforman una estrategia de comercio electrónico, donde su uso y aplicación otorga una mejora en la productividad de la empresa y con ello ofrece una gran ventaja competitiva en contraste con las demás empresas del ramo. 
Con su aplicación, se puede obtener gran cantidad de información útil a través de los diferentes departamentos de las empresas, unidades de negocios, franquicias, o a través de las diferentes áreas geográficas donde se encuentra la empresa; además, el acceso eficiente a la información es un beneficio mayor.

El tiempo y el costo requerido para la administración de áreas funcionales como atención a clientes, recursos humanos, manejo de inventarios, proveedores, etc se optimizan y se benefician gracias al manejo y el uso oportuno de los datos convertidos en información relevante.

Se optimiza la toma de decisiones gerenciales así como todo lo relacionado con los diferentes procesos empresariales, por tener la capacidad de contar con información confiable, oportuna y veraz.

Estos sistemas cuentan con herramientas flexibles para trabajar en red, lo que beneficia enormemente a las empresas que tienen diferentes departamentos, además de aquellas que tienen negocios en diferentes zonas geográficas. El entorno de red permite a los usuarios capturar la información en el momento real y hacer uso de ellas cuando se necesite en su propia estación de trabajo.[3]

Ya que los sistemas ERPs constituyen la base para el buen manejo y organización de los datos comerciales de una empresa, se convierte en un gran factor competitivo para las empresas, ya que podrán responder con mayor rapidez a los cambios del ambiente y a las demandas cada vez más exigentes de los clientes.

Por otro lado, algunas de las limitantes de dichos sistemas son:

Cuando se comienza la implementación de dicho sistema en la empresa, los cambios en el control y registro de los datos impiden contar con información veraz, además, puede verse afectados los registros que se tenían con anterioridad.

Cierta información está organizada de manera muy compleja lo que hace poco práctico y difícil el acceso y la interpretación de dichos datos.

Como todo cambio importante en una organización, la implementación de dicho sistema requiere de cierta capacitación al personal para el correcto uso, administración, obtención, y lo más importante, la interpretación correcta de la información contenida en él.

Por las diversas maneras de hacer negocios, las formas de presentar reportes, informes y resultados varía de empresa a empresa lo que resulta crucial en este tipo de sistemas, ya que no existe flexibilidad para la personalización y elaboración de ciertos reportes necesarios para las empresas.

El uso e implementación de estos sistemas es casi un lujo puesto que el costo del sistema así como la infraestructura necesaria para su aplicación es alto; es por esto que solamente empresas grandes pueden contar con este tipo de herramientas administrativas, es decir, solo un grupo selecto hace uso de este tipo de tecnología.

Para concluir, es importante mencionar que dichos sistemas se están convirtiendo día a día en una necesidad vital para las empresas, los cambios en la tecnología y los mercados más competitivos están exigiendo nuevas formas de hacer negocios, más rápidamente y sin necesidad de estar presentes en las transacciones; es decir, las formas electrónicas de comercio están desplazando las prácticas anteriores de comercialización, donde la tendencia esperada será compras por Internet no sólo con proveedores nacionales sino con los de todo el mundo, es por eso que las empresas más aventajadas tecnológicamente tendrán la facultad de enfrentar el futuro, ser competitivas y permanecer en el mercado global.

Para permanecer en el mercado global es necesario adoptar las nuevas tendencias tecnológicas; permitir y capacitar a los gerentes para tener la capacidad de interpretar la información contenida en el sistema, transformándola en conocimiento para su correcta aplicación en la toma de decisiones de la compañía.

1. "El portal de las tecnologías de la información" (15-Sept-03) Última Actualización http://www.vnunet.es/Actualidad/Análisis/Infraestructuras/Soluciones/20030214036 (12-Sept-03) 
2. IBM México "Press Room" http://www.ibm.com/mx/press/news/2002/08/news_eb_05082002.phtml (12-Sept-03) 
3. Workstation (Estación de Trabajo): Puesto de trabajo o computadora de un usuario. Similar al concepto de Cliente. También se llama así a pequeños servidores con gran capacidad gráfica. Definición tomada de: http://www.catalogodesoftware.com/software/glosario.asp?pid=W "Catálogo del Software" (12-Sept-03)

 

Eduardo Andrés González López

Estudiante del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey ITESM.

Campus Guadalajara

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