Cuanto más sencillo mejor
Autor: Pablo Belly
Gestión del conocimiento
06 / 2003
En el océano tecnológico, las olas de la evolución, de lo distinto, de lo nuevo nuca cesan, y si no sabe nadar es probable que se muera ahogado en el mar de la incertidumbre.
La revolución tecnológica como muchos la han denominado a esta era trae
consigo muchas ventajas para aquellas corporaciones que las saben
aprovechar y puede ocasionar perdidas para aquellas que la incorporen de
manera incorrecta.
El constante avance de sistemas operativos mas efectivos obliga a las
empresas a mantenerse actualizadas incorporando software y hardware que
resulten mas eficientes. Estas actualizaciones llevan implícitos costos
que en la mayoria de los casos superan mas de 5 veces el dinero
invertido en el soft y el hard.
La actualización del hardware y el software no es lo que aumenta de
precio, por el contrario, a medida que van transcurriendo los años se ve
una notoria disminución de precios en lo referente a productos de
computación, tanto duros (hardware) como blandos (software).
Los costos están dado por la complejidad para estar al tanto de la
tecnología y su consecuencia directa; mantener actualizado al empleado
de manera que sepa aprovechar al máximo el tiempo que esta sentado
delante de su computadora y esa maximización del tiempo se transforme en
beneficios para la compañía.
La Revista Gestion publicó un Informe titulado "¿Cuál es el verdadero
costo de una PC?" en el articulo se menciona el estudio que realizó la
consultora Gartner Goup sobre una empresa que tenía 600 computadoras, el
estudio reveló que el costo por poseerlas durante el año 1987 fue de U$S
2,3 millones de dólares anuales. Siete años mas tarde esta misma
compañía tenia 2.347 computadoras y el costo por mantenerlas era de U$S
19,7 millones de dólares anuales, es decir una suma 8 veces mayor a la
de 1987.
Los costos de una incorrecta utilización se ven materializadas en esos
momentos donde los empleados no son productivos. "Paradójicamente, el
solo uso de la herramienta se está convirtiendo en el trabajo. Los
ejecutivos se vuelven artistas gráficos y operadores de procesadores de
palabras. Los diseñadores pierden mucho más tiempo manteniendo sus PC
que diseñando. Los contadores buscan ayuda en los manuales en lugar de
usar sus máquinas para devorar números. La gente del equipo de ventas
llama a los "0800" pidiendo ayuda en lugar de tender una mano a sus
clientes. Y los de informática de la compañía están abrumados, incapaces
de liberar a los usuarios del peso de trabajar con una PC". Argumenta el
estudio de Gartner Group. Esta situación le debe resultar familiar a
usted o acaso nunca justificó un insulto a su computadora preferida.
La solución radica en hacer lo mas sencillas posibles todas las
actividades en donde el empleado se vea cara a cara con la computadora y
para ello muchas organizaciones están optando por incorporar sistemas
(programas) que se adapten a las necesidades especificas de la empresa.
Al instalar sistemas homogéneos se evidencian diferencias notorias en
relación de costos.
En este aspecto el Gartner Group explica en el articulo su experiencia:
"Un cliente industrial tenía un arco iris de computadoras: Macintosh,
máquinas con sistemas DOS, con UNIX y con Windows. Cada tipo de
computadora soportaba docenas de aplicaciones, con una amplia variedad
de hardware a mantener, software a actualizar y usuarios a asistir.
Se le recomendó estandarizar el sistema. La compañía se decidió por dos
tipos de computadoras (UNIX y Windows) y un portafolio estándar de
aplicaciones para cada uno. La vida se volvió mucho más fácil para cada
uno de los empleados. ¿Los ahorros? Alrededor de 35%" .
AT&T incorporo un sistema tecnológico mediante el cual habilita a una
persona asociada en el servicio al consumidor acceder a información en
centrales e integrar herramientas de escritorio como el fax, la edición
de imágenes y el procesamiento de texto. Antes de incorporar este
sistema la tecnología estaba tan fragmentada que se le hacia difícil a
los empleados encontrar una solución para los clientes, ahora el
personal puede ver el potencial para mejorar de forma radical el tiempo
de respuesta a sus clientes.
Homogeneizando los sistemas tecnológicos internos es indudable que se
logran reducir los costos que ocasionan la no-productividad de los
empleados frente a la computadora, pero aún resta los pasos anteriores y
posteriores a su aplicación.
La inversión en capacitación es un recurso indispensable antes de poner al
usuario-empleado frente a la computadora, y no se debe realizar en forma
individual sino mas bien en forma masificada y si es posible
paralelamente en todos los niveles.
Durante un periodo inicial es conveniente mantener una ayuda constante
para aquellos que tengan inconvenientes con su equipo, ya que en lugar
de buscar ayuda en un compañero lo pueda hacer con un responsable de
sistemas (help desk) internos o externo.
© Pablo L. Belly Todos los derechos reservados. Se puede redistribuir, reenviar, copiar, imprimir, o citar este articulo siempre que no modifique su contenido y no lo use para fines comerciales. Debe incluir esta nota, así como el nombre de la compañía Belly Knowledge Management International y de su autor: Pablo L. Belly, el correo pbelly@bellykm.com y la dirección www.bellykm.com
Pablo L. Belly es reconocido como el máximo exponente del Knowledge Management y el Capital Intelectual a nivel mundial y considerado como un pionero y padre fundador de la Gestión del Conocimiento en IberoAmerica.
Mas información sobre Pablo L. Belly en http://www.bellykm.com/belly.html
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