PROCESO DE SELECCIÓN ERP

Autor: Lic. Carlos Nevárez Reyes

Internet y tecnología

06 / 2003  

La inmersa globalización actual hace que las organizaciones sean operadas en una escala global, con múltiples sitios de fabricación, distribución y socios situados alrededor del mundo, por lo tanto las aplicaciones ERP, fueron planeadas para la gestión y la optimización del concepto de cadena de suministros. 

Resumen

Estas posibilitan la integración de diferentes topologías de tecnologías de información (TI) y protocolos de transmisión electrónica de datos (EDI), a través de las empresas con un grado de flexibilidad excelente, siendo el potencial de este tipo de sistemas las capacidades de una organización internacional con diferentes unidades de negocio que utilizan diferentes procesos operacionales y de producción, usando además diferentes lenguajes y monedas. pero la respuesta de los sistemas ERP es que son fácilmente configurables a la estructura particular de cada organización, soportando operaciones multi-sitio, centralizadas o descentralizadas.

Esta solución ayuda a las organizaciones a integrar toda la información a través de sus módulos interrelacionados entre sí. Para la implantación de un ERP las compañías consultoras se basan en procesos y metodologías probadas en algunas industrias y esto es mejor conocido como "las mejores prácticas" . El llevar a la práctica esta implantación lleva a las organizaciones a hacer un cambio organizacional y crea una nueva forma de hacer negocios lo cual implica integrar y optimizar los procesos de las compañías. 

ERP es una forma de modelar el flujo de información en los negocios, ya que este beneficia el intercambio de información entre sus divisiones. ERP no es un sistema cualquiera, es una red de todos los sistemas de la organización, incluyendo las herramientas administrativas, producción, etc. Son aplicaciones que están muy asentadas en el mundo empresarial y que tienen un gran presente y un prometedor futuro. Los que se consideran expertos en estos temas consideran que en los próximos años, prácticamente todas las empresas dedicadas a la fabricación estarán usando alguna ERP.

Contenido

Los principales motivos para instalar un software ERP son dos: la necesidad de contar con datos más precisos y actualizados, e información íntegra y fiable, además de la necesidad de simplificar y unificar los procedimientos de los diferentes departamentos.

Estos sistemas de administración corporativa de recursos cuentan con funciones financieras que integran la información del negocio y los procesos de gestión:

1) Mejoramiento de la comunicación con los inversionistas
2) Colaboración con clientes y proveedores en las actividades de pago y liquidación
3) Reducción de los costos de transacción y aumento de la eficiencia operativa

La importancia de un ERP es recalcada cuando identificas incrementos en la eficiencia de la empresa, los cuales se ven clarificados en los siguientes puntos:
 
1.Integración de información entre diferentes áreas
2.Información disponible e inmediata para la toma de decisiones
3.Incremento en la productividad
4.Mejoría en los tiempos de respuesta
5.Rápida adaptación a los cambios
6.Escalabilidad del sistema
7.Integridad de los datos
8.Seguridad definida por el usuario para el manejo de información

Sin un ERP no se podrían tener las corrientes antes mencionadas, por esto resulta de vital importancia el entender estos sistemas y poder seguir en el mundo de la globalización.

Posteriormente de entender la herramienta ERP, tenemos que entrar a la etapa de investigar y seleccionar el proveedor adecuado para nuestras operaciones, o bien realizar un plan para buscar un desarrollo a la medida de la empresa, es aquí donde se elabora todo un análisis global, analizar desde la misión, visión, y los objetivos del negocio para realizar una comparación de a donde vamos y a donde queremos llegar. Elementos a considerar:

1) El desarrollo de una herramienta a la medida suele ser más caro que comprarla. Pero hay que tener cuidado, ya que si no se cuenta con infraestructura puede ser peligroso y más costoso.
2) En bastantes ocasiones el software vía desarrollo de la empresa se queda a medias o lleva mucho más tiempo que es estimado en la planeación desde un principio.
3) Para cualquier implementación debe considerarse previamente que se cuenta con el apoyo necesario para llevarla a cabo y contar con la estructura tecnológica suficiente para soportar esta herramienta.

Sin un ERP no se podrían tener las corrientes antes mencionadas, por esto resulta de vital importancia el entender estos sistemas y poder seguir en el mundo de la globalización.

La implementación de una herramienta ERP para la organización es todo un proceso organizacional, de aprendizaje y cuyo estudio precisa instrumentos de investigación adecuados. A continuación mencionaré un proceso de investigación llamado SHERPA (Systematic Help for an ERP Adquisition), metodología de selección de Sistemas ERP para pequeñas y medianas empresas.

SHERPA es un método de utilidad para responsables o consultores involucrados en procesos de selección de sistemas ERP e involucra varios pasos que se mencionan a continuación:

1.-Estudiar la estrategia y los procesos de negocio.
Involucra un análisis global de la organización acerca de sus procesos, además de identificar su estrategia en su forma de negocio.

2.-Decidir adoptar un ERP o no
Incluye los procesos de la organización, revisar la organización, evaluar las diferentes opciones en el mercado y seleccionar la más adecuada.

3.-Búsqueda de candidatos y eliminar el primer filtro
En la búsqueda de candidatos tenemos que comenzar a revisar que es lo que necesitamos, cuales son nuestros requisitos mínimos, estudiar el mercado ERP, visualizar las diferentes propuestas en el mercado, revisarlos y aprobarlos.

4.-Analizar a detalle los candidatos a efectuar un segundo filtro
Refinar criterios de evaluación, evaluar candidatos a detalle, realizar una segunda selección de candidatos, además de su respectiva revisión y aprobación.

5.-Análisis y Demostración de candidatos, además de visita a proveedores.
En este etapa se revisaran los aspectos ya en su funcionamiento, en un principio los proveedores explican las operaciones que realizan sus herramientas pero ya en la práctica es muy diferente, por lo que en esta etapa se presentan demostraciones de las bondades de los ERP's.

6.-Decisión Final, negociación y planificación
En esta etapa se determina el mejor proveedor para la organización, y se revisan cuestiones de contrato, pólizas, licencias, entre otros.

Todo el proceso de selección de un ERP puede considerarse un proceso social muy complejo debido a:
a) Participación de personas en diversos centros de responsabilidad organizacionales.
b) Tiempo que se consume en reuniones y toma de decisiones, además de su inversión y recursos disponibles.
c) Dominio tecnológico especializado.
d) Costo o la inversión en capital humano.

La herramienta ERP es una reorganización de la empresa en sus procesos y su forma de manejar su información hacia dentro de la organización, por tal motivo, nos obliga a cambiar y ver de otra forma como se llevan a cabo y manejan los negocios. Este proceso tan marcado en la organización la transformará en una empresa inteligente y permitirá obtener ventajas competitivas a su favor para posicionarse en el mercado de una mejor forma.

"Una solución ERP no constituye ningún riesgo para la empresa", una herramienta como el ERP cambia la operación de su negocio para que el empresario tenga todo el control de su compañía, tome decisiones a tiempo y sea más competitivo, pero no hay que olvidar que la adquisición e implantación de una herramienta ERP no es algo tan sencillo que transformará a las empresas de un día para otro, tenemos que estar concientes de que requiere de un gran esfuerzo de toda la organización para alcanzar el éxito, que en gran parte depende del capital humano, al igual que la organización, que transmita sus necesidades a los encargados de la implantación y que a su vez exista un compromiso formal por parte de la alta dirección para minimizar posibles situaciones problemáticas.

Por los elementos anteriores, la selección de la herramienta adecuada para la organización se vuelve importantísima y se tiene que trabajar en ella muy detalladamente.

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URL: http://www.cfo.com/article/1,5309,6627||M|162,00.html
Consultada 17 Mayo de 2003

 

Lic. Carlos Nevárez Reyes
Universidad Virtual ITESM

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