ERP Y NEGOCIOS ELECTRÓNICOS

Autor: ISC Carlos Mario Sosa Silva

Internet y tecnología

06 / 2003  

En un siglo en donde los cambios en la sociedad se dan a un ritmo vertiginoso, así mismo en donde la globalización ser un gran reto, el manejo de la información en tiempo real se convierte en vital para cualquier empresa lo cual le permita reaccionar o bien anticiparse a cualquier injerencia externa que amenace su mercado de operaciones, en otra palabras planear su estrategia corporativa. Con el presente artículo se pretende abrir las mentes del lector para pensar en las alianzas estratégicas basándose en la tecnología como una buena oportunidad para reducir el costo del manejo de inventarios, ampliando de esta manera el margen de utilidad. 

Contenido
 
En los tiempos actuales toda empresa se ve afectada directa o indirectamente por la globalización, toda causa tiene un efecto y lamentablemente se refleja en todo el mundo y por lo regular abarca todos los mercados e industrias.
 
Crecer y salir avante ante la aparición de nuevas empresas además de nuevos canales de ventas, exigen la búsqueda de nuevas formas de incrementar los ingresos, existen dos formas de hacerlo una es vender más y la otra disminuir cosos de operación buscando maximizar las ganancia; debido a que es más fácil la segunda opción ya que depende exclusivamente de uno el lograrla, es una magnífica idea el considerar parte de la estrategia de negocios la inversión en tecnologías de información que logre este fin.
 
En la década de los 80's se buscaba la integración de todos los departamentos de una empresa mediante un software computacional para tener la información en tiempo real, este concepto tenía el limitante de estar ubicados en una misma área física, o en caso contrario se necesitaba una gran inversión por demás onerosa como eran las redes privadas basadas en EDI (Electronic Data Interchange).
 
Con la aparición del Internet, en la década de los 90´s toma más fuerza la idea de integración con otras empresas del mismo mercado (vertical), con lo que la cadena de valor (proveedores-empresa-clientes) es agilizada y optimizada a tiempo real.
 
La integración vertical basada en la tecnología de información permite recomponer la cadena de valor de las empresas ya que reduce la presencia humana para hacer órdenes o bien surtir pedidos, permite un intercambio de información con los proveedores,..etc, con lo que se logra la reducción del costo de hacer negocios (Thomson & Strickland. 2002).
 
A la tecnología que permite la reorganización e integración de todas las áreas de una empresa se le conoce con el nombre de ERP (Enterprice Resource Planning), que si bien es un software, permite concentrar toda la información que se genere en un medio digital, actualizado y disponible en cualquier momento con lo que se conoce el estado de la compañía en tiempo real, mismo que puede servir de base para la toma de decisiones y así apoyar la estrategia de competitividad de la empresa.
 
La principal característica del ERP es la de servir como medio de enlace y concentrador de la información de todos los departamentos de la compañía (o bien una parte) mediante un software (Ventas, Contabilidad, Producción, RH,Marketing,.etc) sin necesidad de que estas áreas estén en la misma área física. Para lograr este cometido se basa en el e-Business además que la utilización del Internet le permite eliminar las distancias de una forma rápida y económica.

Ante cualquier inversión en tecnología y más del tipo ERP, existe siempre una resistencia al cambio la cual debe estar prevista y planificada con las correspondientes acciones correctivas o preventivas (plan de contingencia) según sea el caso para permitir que esta solución en verdad sea de valor a la empresa.
 
La forma de adquirirlo puede ser mediante compra o bien rentarlo, la decisión es tema de una gran meditación ya que se tienen que tener en cuenta puntos vitales como el grado de integración, la forma de implementarlo, selección del software en general todo el apoyo que ofrece el proveedor del servicio y lo más importante a considerar es el cambio organizacional que implica una inversión de tal magnitud.
El tiempo de implementación de un ERP varía de la cantidad de áreas de negocio que estarán en él y va de seis meses a un par de años de dura labor para cambiar el comportamiento organizacional, se dice que aproximadamente el 66% de los ERP's implementados fallan, debido a que las empresas no pueden adaptarse completamente a ellos, el problema viene de origen; una mala elección de software, por lo que es conveniente invertir gran cantidad de esfuerzo para analizar la diferencia que hay entre los procesos ofrecidos por el ERP con los que realiza la empresa, así mismo se deben hacer planes referentes a la calidad del trabajo que desarrollarán los usuarios (Carlo, Mike, 2003).

Debido a que los ERP's están basados en el e-Business, existe una mutua relación para determinar que segmento o áreas de la compañía serán habilitadas con dicha tecnología.

Fig a) Matriz ERP/e-Business tomada de (Norris, Hurley, Hartley, Dunleavy,Balls, 2000)

Para entender mejor la figura anterior, supóngase que una empresa desea habilitar un canal de venta vía web (Channel Enhancement), se procede a determinar con que tecnología ERP cuenta actualmente la empresa además con que tipos de sistemas backoffice está trabajando, de esta manera se determina que tanto esfuerzo se espera invertir (humano, monetario y tiempo posible) para implementar el ERP.
 
Si bien es cierto el ERP es una magnífica estrategia tecnológica para alcanzar las metas corporativas, lamentablemente se pueden citar al menos diez errores típicos al momento de implementar un ERP ( Weightman, Clive. 2003) entre los cuales se encuentran:
1. Asegurar que todo el proceso de implantación del ERP estará respaldado por el negocio. (Es básico, establecer los mecanismos para que esté contemplado dentro del presupuesto todas las actualizaciones necesarias y no quedarse cortos en estimaciones).
 
2. Tratarlo como un proyecto técnico y no como un proyecto que balancea gente, procesos y tecnología. (El ERP es más que una herramienta técnica viene tener injerencia en la forma de trabajar de toda la empresa incluyendo personas y procesos).
 
3.  Intentar crear una solución incompatible con la cultura organizacional. (se debe prever por parte del CEO con los managers de segundo nivel, que tanto afectará el ERP a la forma en que han trabajado y con qué esfuerzo se puede lograr este cometido).
 
4. Seleccionar un fuerte sistema integrador y no hacer caso a sus advertencias. ( Compatibilidad, registro de eventos, investigar y determinar si se apega a la industria,..etc).
 
5. Iniciar sin un administrador senior efectivo (toda estrategia debe ser implementada de arriba abajo para que en verdad sea eficaz).
 
6. Fallar con la elección del equipo “A” por parte de la empresa. ( Se debe a una mala selección de las empleados con conocimientos críticos por parte de la compañía).
 
7. Inicio tardío para los datos que serán manejados. (Se debe tener una concordancia con los datos manejados actualmente con los que serán introducidos una vez implementado, debe ser ahora y no unos meses antes del término de la implementación).
 
8. Fallar en las necesidades y la capacidad de integración en la búsqueda de un rápido impacto al negocio. (Los resultados deben ser expresados ahora y no       dentro de 15 o 20 meses que se instale completamente).

 9. No planear o minimizar los cambios internos. (Es común que el negocio sufra un cambio interno en la forma de realizarlo, lo que se dificulta reacondicionar el módulo del ERP para que surta tal efecto).
 
10. Pensar que el trabajo está listo cuando ya está en producción. (Frecuentemente existen errores y dudas por parte de los usuarios lo que dificulta el flujo de la información ya que los consultores y la gente que lo instaló ya no se encuentran físicamente).
La tendencia actual es ampliar el ERP de la empresa para transformarlo en ERP Extendido, la idea es que cubra toda la cadena de valor del negocio proveedores-empresa-clientes o lo que es lo mismo abarcar el SCM (Cadena de suministros ) y darle mejor atención a sus clientes mediante el CRM (Administración de la relación con el cliente) con lo que una empresa “A” tiene acceso al ERP de la empresa “B” y así sucesivamente con lo cual puede obtener inventarios, seguir pedidos, facturaciones, etc.
 
Con esto se tiene una gran eliminación de tiempos y de inventarios físicos con lo que la empresa obtiene los beneficios de trabajar en línea y a tiempo real reduciendo costos y volviéndose más competitiva.

Conclusión

Los ERP´s son una muy buena opción por todo lo anteriormente planteado lamentablemente presentan un limitante que lo hace exclusivo de ciertas empresas, el cual es la cantidad de erogación monetaria necesaria para implantarlo, software, gente, capacitación, hardware lo que sin lugar a dudas implica modificaciones a la cultura organizacional.

También se dice que uno de los grandes vacíos de los ERP´s es que no contemplan ciertas relaciones jerárquicas entre los empleados, lo que provoca una inconsistencia e incertidumbre por parte de los trabajadores de la empresa.

Sin lugar a dudas antes de adquirir una solución ERP, es necesario considerar quien será nuestro proveedor de tecnología así mismo quien se encargará de la implantación ya que todos los elementos inmiscuidos estarán casados literalmente con el proyecto durante varios meses o quizás años. Siempre hay que pensar a futuro y considerar que si se tomaran las mejores soluciones del mercado (diferentes vendedores) para cada módulo, con esto se tendría un alto costo monetario, así mismo si se compra a un solo proveedor, se sacrificará funcionalidad. Cabe mencionar que muchos vendedores combinan diferentes soluciones ERP y e-Business a través de un solo portal, lo que hace muy atractiva esta propuesta ya que se tiene una estandarización con lo que se disminuye el tiempo de implementación. Con ello, los tres impactos benéficos principales que obtendrá la empresa según PeopleSoft, son procesos generales para todas las necesidades empresariales y no aplicaciones individuales; en segundo lugar, permite que las aplicaciones de proveedores diferentes se integren en línea en un ambiente de portal, y por último, se garantiza que siempre estén activos los procesos empresariales (Cortés Alejandra, 2003)

Como se puede observar hay muchos aspectos que considerar para desarrollar o implementar un ERP, pero suena muy interesante y prometedor a cualquier empresa alinear su infraestructura tecnológica con la estrategia corporativa buscando integración en el mercado vertical, siempre pensando en el producto final así mismo en la aceptación por parte del cliente además de optimizar recursos.

En México solamente el 4% de las compañías utilizan aplicaciones del SCM principalmente para los sectores financieros y de distribución (Reforma, Feb-19-2003).

El éxito del ERP depende de la clara definición del éxito o metas que tiene el cliente con lo que está se está logrando, así mismo hay que señalar que el beneficio no es el mismo para todas las áreas que abarque.

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ISC Carlos Mario Sosa Silva
Profesor de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Autónoma de Campeche

Estudiante de la Maestría en Administración de Tecnologías de Información del ITESM sede Campeche

carlosmsosasarrobahotmail.com