Razones por las cuales la implementación de un sistema (ERP, CRM, etc.) Tiene éxito y por otro lado fracasa

05 / 2003

Hoy en día ser empresas competitivas viene siendo requisito para sobrevivir. Muchas empresas han tomado como un factor de sobrevivencia el contar con algún tipo de sistema de software que ayude a ser mejores y por consecuencia ser mas competitiva. Algunos de estos sistemas son ERP, CRM, SAP, FS, etc.

Pero para varias empresas no ha resultado exitoso el implementar este tipo de sistemas pues el éxito o fracaso de la implementación de un ERP depende de contar con los recursos técnicos y humanos adecuado, además de considerar una administración efectiva del proyecto pues no basta con adquirir el sistema y ya.

Contar con el equipo de personas adecuado resultará definitivo. A partir de este punto y hasta completar la implantación de algún tipo de software la empresa deberá conformar un equipo de trabajo altamente calificado que le permita llevar a cabo las definiciones críticas del proyecto, tales como cuáles módulos habrán de implantarse, los ajustes o modificaciones que requieren y el orden en que deberán ser implantados. Este grupo de trabajo, generalmente conformado por gerentes de diferentes departamentos, deberá involucrase plenamente con el sistema hasta llegar a conocer los detalles de su funcionamiento.

A continuación se presentan algunas de las razones del porque una empresa consigue el éxito al implementar cualquier de estos tipos de software o porque una empresa fracasa a pesar de contar con uno de estos.

Los beneficios que recibe cualquier negocio en relación con su desarrollo es ilimitada. De acuerdo con las compañías como NIKE, DHL, Tektronix, Fujitsu, Millipore, Sun Microsystems, algunas de las razones por la que tuvieron éxito al implementar un tipo software (ERP, CRM, SAP, FS, etc.) son:

Tuvieron más control para el personal que manejaba las cuentas por pagar, facturación, por lo que aumentaros su productividad y eliminaron la necesidad de personal para la operación en las computadoras.

Mayor rapidez al entrar al sistema y recobrar información en vez de buscar esa documentación en archivos de papel. Reducción de tiempo.

La nueva información que ocurre día a día se captura al momento de la operación y no se tienen que esperar cada dos semanas o cada mes para capturarla.

La información es mas precisa con la cual los auditores quedan satisfechos.

Los sistemas ha ayudado para el control de los costos.

Se tiene una rápida respuesta y seguimiento de los clientes.

Se monitorea de una manera mas eficaz para consultar cualquier tipo de información.
Mejoran los vínculos de oferta y demanda con sitios remotos y sucursales gracias a ligas que se tienen con diferentes países.

Se cuenta con una base de datos unificada de clientes que pueden utilizar para todas las aplicaciones.

Mejora la operación internacional al soportar una variedad de estructuras de impuestos, esquemas de facturación, múltiples monedas, múltiples periodos contables y lenguajes.

Provee soluciones a problemas como Y2K y SMU (Single Monitory Unit) o moneda en Euros.

En algunos de los casos exitosos se encuentran resultados en el área operacional como incrementos de ventas hasta del 43% por vendedor, incrementos de la satisfacción de los clientes del 22%, reducciones del ciclo de ventas del 24%, etc. Pero no todo es color de rosa, algunos datos sobre este tipo de sistemas no nos motivan para implementar alguno de ellos. Según Meta Group, entre el 55 y el 75 % de los proyectos CRM no alcanzan sus objetivos. Gartner Group afirma que, actualmente, un 65% de los proyectos CRM fracasan, y ese porcentaje crecerá hasta el 80% en el año 2003. Estos fracasos están principalmente originados en no alcanzar las expectativas, así como en un aumento importante de los presupuestos iniciales.

Algunas de las razones por las cuales las empresas fracasan al implementar este tipo de software son las siguientes:

Piensan que al implementar este tipo de tecnología, va a resolver todos los aspectos de la empresa por si sola y no es así pues muchas veces este tipo de software no es la solución para lo que la empresa requiere es decir no se tienen bien definidos los objetivos del negocio.

No existe en la organización pasión por aprender nuevas formas de operar.

No se tiene una estrategia definida y no existe una correcta asignación de recursos y no hay una correcta metodología para el desarrollo del proyecto.

No se redefinen los procesos del negocio para conseguir los resultados deseados.
No se tienen datos o información de calidad, pues en muchos de los casos los datos e información de clientes es básica pues de ella se pueden extraer conclusiones.
No se gestiona correctamente el cambio.

No se cuenta con una parte analítica y sin esta se pierden muchas de las ventajas que estos sistemas ofrecen.

Otras razones de fracaso también podrían ser causas relacionadas con la inmadurez del mercado: soluciones poco evolucionadas y validadas, falta de soluciones "verticales", falta de consultores especializados, etc. Pero en si, los motivos por los cuales fracasan este tipo de proyectos es por el cambio organizacional, las practicas en la empresa, la falta de entendimiento al sistema, la mala planificación, los fallos en el manejo, los problemas presupuestarios entre otros, etc.

Como conclusión, el éxito o fracaso de una empresa al implementar algún tipo de software ya sea ERP, SAP, CRM, etc., depende de los objetivos y manera de implementación de esta, pues la empresa debe estar abierta a los cambios que ser crearan con el nuevo sistema y debe tener definido cuales son las expectativas con las que se tiene pensado contar.

Bibliografía:

ERP's cómo evitar historias de horror. 20 de Octubre de 2002. Available at: http://www.chein.com.mx/articulos/2jul-2002.htm
Ningún ERP se adapta 100% a las necesidades de las organizaciones, aunque los proveedores digan lo contrario. El Economista. Lunes 10 de abril del 2000 Por: Francisco Javier Sinta Moreno. 20 de octubre de 2002. Available at: http://www.baquia.com/com/20020506/bre00012.print.html
¿Por qué fracasa un proyecto de CRM?. Enterese, actualidad-informatica. Ventajas y Desventajas de los Sistemas ERP por Eduardo Navarro - Socio Dtor Improven Consultores. 06/05/2002, 00:00 GMT+1. Baquia.com. 20 de octubre de 2002. Available at: http://www.microsede.com/REVHTML/ENTER.HTML

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Norma Monjardin

Artículo aportado por Norma Monjardin, estudiante del 5to semestre de la carrera de Administración Financiera del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey.

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