Benchmarking: desarrollo conceptual y caso práctico

El benchmarking a nivel nacional ha sido considerado dentro de las herramientas administrativas como una solución de corto plazo que implica la comparación cuantitativa y no el aprendizaje. Para que su aplicación sea correcta y se  amolde a las necesidades del país, diferentes consideraciones en su ejecución deben incorporarse a lo que generalmente se conoce como Benchmarking. Es indispensable tomar en cuenta elementos que permitan una contextualización de este instrumento a la cultura empresarial local que tradicionalmente presenta impedimentos cuando se trata de compartir información acerca de sus políticas, procesos o estrategias.  Con este propósito, se realizó un ejercicio de conceptualización del Benchmarking para el caso específico del  sector Biotecnológico del país, lo que permitió,  gracias a las propuestas y recomendaciones de asesores expertos (en Gestión tecnológica, Benchmarking y, Biotecnología)  formular una metodología propia y un concepto acorde a las expectativas del sector productivo.

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones hoy en día se enfrentan al reto de posicionarse en un mundo competitivo. Factores como nuevas tecnologías, fuentes de productos y procesos  innovadores, exigencias del sistema de costos y las preferencias de los consumidores obligan a las empresas a realizar cambios en el corto y en el largo plazo encaminados a mejorar su capacidad competitiva.

La gestión tecnológica ofrece a las empresas oportunidades para mejorar su desempeño. Sin embargo, obtener la eficacia y la eficiencia requeridos tiene un costo que exige un cambio de pensamiento, un nuevo modelo de gerencia y finalmente  centrar la atención en la integración de las partes del sistema. La gestión tecnológica dentro de un marco administrativo eficaz, permite una apropiada interacción entre la tecnología, el recurso humano y el conocimiento generado y/o asimilado, lo que conlleva a aumentos en la calidad de los bienes o servicios ofrecidos, en la productividad y en la competitividad.

En las empresas colombianas, incluyendo las del sector biotecnológico, la gestión tecnológica ha tenido poca importancia, precisamente por circunstancias ligadas principalmente con el estímulo a la creatividad y a la innovación, como medios para competir y progresar ( Bernal, 1995).

EL proceso de transferencia de tecnologías en administración  y gestión ha venido creciendo conjuntamente con el proceso de modernización del país. Evaluar hasta qué punto pueden llegar a ser eficientes estas tecnologías implica: considerar  el contexto socioeconómico en el cual surgen, analizar detenidamente las problemáticas que se presentan en el proceso de implementación de la mismas y finalmente delimitar cuáles de sus características fundamentales son aplicables en una cierta organización. Una de las herramientas que se ha utilizado con mayor éxito a nivel internacional es el Benchmarking; en al ámbito nacional  su aplicación; así como la de muchas otras herramientas de calidad y competitividad;  no ha sido muy extendida;  una de las principales razones es la fuerte tendencia a considerarla  como una solución a corto plazo que implica únicamente la comparación  y no el aprendizaje.

De otro lado, la biotecnología moderna ha abierto un sin número de oportunidades para los países en desarrollo, principalmente en los  campos de la salud, agricultura, industrias farmacéutica y e alimentos, manejo ambiental y energía, entre otros. Debido precisamente a su potencial y a su impacto en aspectos económicos, sociales, culturales y políticos, no se puede ser indiferente a los avances de la bio revolución. La biotecnología se define como la utilización de organismos vivos, o bien sistemas o procesos biológicos para la producción industrial o su empleo en los servicios de saneamiento ambiental. ( Spinks, 1980) La aplicación de la Biotecnología se ha tenido un avance vertiginoso en las últimas décadas, muchas industrias de sectores totalmente diversos han recibido( y recibirán) el impacto de la biotecnología como soporte a sus productos y procesos. Los principales son: Industria Farmacéutica, Industria Química Fina, Sector agrícola y ganadería, Industria de alimentos, sector energético, sector minería, sector medio ambiental,  Informática (biosensores y biochips por ejemplo). A nivel nacional , la mayoría de los avances en Biotecnología se han hecho a nivel laboratorio; con una carencia significativa de la relación empresa-universidad- centros de investigación, imposibilitando a esta industria  tener mejores índices de participación en el contexto económico nacional. Por esta razón se requiere estimular la transferencia de tecnología de las universidades y centros de investigación a el sector productivo. Surge entonces la necesidad de desarrollar una línea de investigación en este campo particular que no sólo indague en el problema sino que también ofrezca soluciones reales y tangibles acordes con los modelos organizacionales manejados por las empresas de este sector. El presente trabajo se enmarca en esta línea de investigación que esta siendo actualmente impulsada por la facultad de Ingeniería en coordinación con otras facultades de la Universidad Nacional.  Dentro de esta área se han desarrollado importantes proyectos en gestión de tecnología. ^[1]

El diagnóstico de las 25 empresas del sector biotecnológico (Bebidas alcohólicas; biopesticidas, vacunas principalmente) participantes en  los proyectos anteriores , presentan  como  principales falencias: apoyo deficiente por parte de las instituciones estatales que financian la innovación ; pobre desarrollo de las habilidades creativas de los profesionales que se desempeñan en el área y finalmente la falta de elementos de gestión tecnológica acordes con los procesos de innovación y transferencia de tecnología de las empresas. Se ha evidenciado que a nivel nacional y en general en los países en vía de desarrollo no se tienen estrategias  y procesos de gestión tecnológica estructurados y definidos. Se manifiesta la necesidad de fortalecer los mecanismos de gestión de las empresas por medio de la transferencia de tecnologías administrativas, por ello y de acuerdo al plan nacional de Biotecnología (1999 – 2004) se plantea  la posibilidad de trabajar con un proceso/herramienta como el Benchmarking. Este proyecto es el inició en la búsqueda de alternativas de mejoramiento para el sector en el área administrativa y su relación con el factor tecnológico.   El Benchmarking se tomó como una de ellas y se desarrolló teniendo en cuenta  algunos  casos estudiados; las recomendaciones de asesores consultados y finalmente las características propias del sector Biotecnológico. A partir de estos resultados se realizó un estudio de Benchmarking en el que participaron 4 empresas que utilizan procesos Biotecnológicos; en donde se comparó a nivel cualitativo y cuantitativo la gestión tecnológica orientada al manejo de la innovación tecnológica y transferencia de tecnología. Esta comparación, permitió dar a las empresas propuestas para fortalecer esas variables.

Metodología

La investigación inicia realizando una consulta bibliográfica acerca de Benchmarking; la primera etapa se enfoca principalmente a la búsqueda de bases conceptuales del Benchmarking (Origen; metodologías; tipos; etc).  Una vez identificado el marco conceptual;  se recopilan casos prácticos de aplicación de  Benchmarking a nivel internacional en donde se evalúan los aspectos positivos; obstáculos ; metodologías y resultados de los estudios.  En este proceso se contactan también las principales instituciones que practican y fomentan el benchmarking a nivel internacional con el fin de obtener mayores bases conceptuales   y enriquecer el estudio con experiencias documentadas.

La segunda etapa comienza con la búsqueda de desarrollos teóricos y prácticos del Benchmarking en Colombia;  se contactó el centro de desarrollo Tecnológico que fomenta prácticas de calidad y gestión: Corporación Calidad; con el fin de evaluar el estado de aplicación del Benchmarking a nivel Nacional. Posteriormente se elaboró un cuestionario que consta de 14 preguntas las cuales  buscaban identificar los siguientes aspectos:

Concepto de Benchmarking y su aplicación a nivel Nacional, Concepto general de factores críticos de éxito en las organizaciones, Determinación de los FCE (Factores críticos de éxito )  en empresas de biotecnología, Evaluación del grado de aplicabilidad de un estudio de benchmarking para mejorar las prácticas de Innovación y transferencia de tecnología, Indagación de las diferentes opiniones de los encuestados en cuanto a la posibilidad  de medición de  las actividades de Innovación tecnológica y transferencia de tecnología.

La encuesta se aplicó a asesores de diferentes áreas de formación y del sector productivo; entre ellas están: Ingeniería Química,  Economía,  Química Farmacéutica, Ingeniería Industrial; Ingeniería Mecánica; Derecho y Sicología, (que coincidían con su experiencia referente a la gestión tecnológica), Consultores y expertos en Benchmarking (CORPORACIÓN CALIDAD y Grupos de Consultoría) ;  Instituciones relacionadas con la Biotecnología (Corporación para el  desarrollo industrial de la biotecnología CORPODIB; Instituto Colombiano para el desarrollo de la ciencia y la tecnología “Francisco José de Caldas” – COLCIENCIAS- ; Corporación para el desarrollo de la biotecnología – BIOTEC-); ;  empresas que han realizado Benchmarking ( ACES; IAC- Instituto de automatización y codificación comercial colombiano)-; y  profesionales y grupos relacionados con la gestión de tecnología (TECNOS).  Se contó con 13  participantes en total.

Resultados encuesta a asesores

La información que se obtuvo en las encuestas enriqueció el direccionamiento de la investigación;  cada una de las preguntas del cuestionario se elaboró con el fin de evaluar las opiniones, percepciones y conocimientos sobre el benchmarking y su aplicación práctica a algunas de las empresas que manejan procesos biotecnológicos.

Concepto de Benchmarking

El Benchmarking ha sido definido como el “Proceso de identificación, aprendizaje y adaptación de prácticas y procesos sobresalientes de cualquier organización, en cualquier parte del mundo, para ayudar a otra organización  a mejorar  sus procesos y mediante esto su desempeño. Es la comparación y medición contra otra organización para conocer filosofías, políticas, prácticas e indicadores que la hacen destacada’”(APQC[2]; 1995)

En un estudio realizado por  MJS (Michael J Spendolini) Associates se buscaba  describir la situación de  “mejores prácticas y  benchmarking” incluyendo definiciones,  aplicación y lo que representaría el benchmarking en los próximos años,  en encuestas aplicadas a empresarios norteamericanos, se identificaron tres niveles diferentes de interpretación del benchmarking (Spendolini; Friedel; Workman 1999): NIVEL I: Comprende el 85% de las actividades que hoy son reportadas; está ligado al análisis competitivo- comparativo entre organizaciones. La información primordial es cuantitativa reflejada en indicadores, NIVEL II: Usada por el 10% de los practicantes del benchmarking;  es la búsqueda de información más cualitativa que cuantitativa. Los socios[3] de benchmarking brindan información como ejemplos; anécdotas; datos y documentación sobre la que se basan sus actividades y procesos. Se enfoca a lo que hace mejorar el desempeño (cómo se disminuye costos; ciclos de tiempo; cómo se aumenta la calidad etc), NIVEL III: en este nivel los socios son más prescriptvos que descriptivos; es decir de acuerdo a sus experiencias; otorgan recomendaciones de mejoramiento y no descripciones exactas de sus procesos.

Estos resultados fueron evaluados en el ámbito norteamericano; a nivel nacional la situación es la siguiente: Con respecto al concepto otorgado por los asesores es fácil inferir que es muy nuevo para algunos sectores,  aunque de manera común se mencione el Benchmarking son  muy pocas las entidades y sectores que  tienen claro su alcance y fácilmente se simplifica al término de análisis o referenciación  competitiva dominada esencialmente por la comparación de indicadores; eliminando sistemáticamente los beneficios de análisis cualitativo del benchmarking.  Para la mayoría de los asesores consultados es claro que el Benchmarking es principalmente una HERRAMIENTA para disminuir brechas competitivas entre organizaciones y que  a largo plazo  genera la sostenibilidad y  la competitividad de los sectores y la incursión en mercados internacionales,  dado  que la comparación con las mejores prácticas posibilita igualar factores competitivos de las empresas exitosas.

Los diferentes puntos de vista enriquecen el análisis, aunque el IAC clasifique el benchmarking como una estrategia es claro que este puede hacer parte y constituir el soporte de las estrategias de mejoramiento continuo de cualquier organización , pero por si solo no constituye una estrategia; la formulación de estrategias   hace parte de los resultados de un proceso de benchmarking. Es claro,  observando la consulta bibliográfica realizada, que el Benchmarking  es definido como un proceso que genera bases para la posterior toma de decisiones y definición de estrategias.

En general la asimilación del concepto esencial de benchmarking es buena; aunque los beneficios y el alcance que pude lograr no son muy conocidos; ya sea  por la escasa difusión de casos exitosos y/o  la dificultad inicial de  emprender estudios de este tipo. Por esta razón la utilización del Benchmarking en Colombia no ha sido adecuada, las pocas empresas pioneras en la práctica de esta herramienta lo desarrollan de una forma intuitiva y con metodologías propias que no siempre les garantizan el éxito. Con respecto a este punto se debe evaluar el trabajo de direccionamiento  que está realizando la Corporación Calidad con esta teoría, esta se ha identificado como la Infraestructura Científico Tecnológica de la transferencia de esta herramienta^[4]; y por tanto es conveniente fortalecer la difusión de sus actividades en el sector empresarial  y dimensionar hasta qué punto las PYMES tienen capacidad de acceso a la asesoría que brinda esta entidad.

Posibilidades de aplicación Benchmarking

La implantación del benchmarking como mecanismo de mejoramiento no ha sido exitosa, así fue plasmado por varios de los asesores, las principales razones expuestas fueron la existencia de  dificultades para compartir información de las mejores prácticas ,sumado a la escasez de estudios sectoriales y el desconocimiento de los empresarios  del concepto y  la metodología acorde para este tipo de proyectos. Sin embargo es importante mencionar que de alguna manera se practica el Benchmarking de forma intuitiva, pero corriéndose el riesgo de que la metodología utilizada no conlleve al éxito en las mejoras planteadas. De otro lado se han desarrollado varios proyectos en diferentes sectores, pero generalmente se enfocan a la comparación de indicadores o análisis cuantitativo (Nivel I mencionado por MJS); tal es el caso del IAC[5]; COLCIENCIAS entre otros.

El Estado, en respuesta a la problemática de competitividad y productividad de los sectores industriales colombianos, impulsó la creación del Sistema de Referenciación Competitiva coordinado por la Corporación Calidad, al indagar sobre el desarrollo y la importancia  del mismo en el sector fue claro observar que su labor es muy poco conocida  ya que mas del 50% de los asesores manifestó no conocerlo.

Beneficios del Benchmarking

En cuanto a las características de un proceso que puede considerarse para un estudio de Benchmarking las opiniones convergen al punto común de identificar un proceso de alto impacto para la organización o para un sector particular que sea medible, específico y que se encuentre debidamente documentado, aunque se limita en algunas ocasiones a la evaluación mediante indicadores. Otro aspecto importante es evaluar qué tan viable para la organización es realizar una modificación de cualquier índole, desde el punto de vista financiero ,  estructural y la capacidad de integrarse a los demás procesos de la organización. Se solicitó a los asesores que  valoraran los aspectos en los que un estudio de benchmarking podría influir de manera positiva;  los resultados se presentan en la siguiente gráfica:
Se encontraron opiniones en común a pesar de que los asesores se desempeñen en sectores diferentes, se evalúa  como variable mas importante la competitividad, seguida por la productividad, valor agregado de producto, calidad de producto y liderazgo empresarial. La categoría otros incluye aspectos como: tecnología;  eficiencia talento humano y crecimiento empresarial.

Metodologías para un estudio de Benchmarking

Una vez identificado el proceso a ser evaluado es importante determinar una metodología clara y específica que permita cumplir con las metas postuladas para el proyecto. Dentro de las más genéricas esta la postulada por la Corporación Calidad que se fundamenta en el Ciclo de Deming Teniendo claro que el concepto no está asimilado en el medio, la metodología  tampoco es identificable claramente por los asesores y generalmente se limita a otras técnicas de estudio de administración utilizadas como  el análisis DOFA. Existe un punto importante en común en cuanto a la metodología propuesta por los asesores; este es el diagnóstico inicial de la empresa que busca mejorar su desempeño; en este aspecto inicia un estudio de Benchmarking, es decir, evaluar que fortalezas y debilidades posee una organización en general o en un proceso específico, para determinar en gran medida el éxito en el éxito en el proceso de implantación de esta tecnología.

Las etapas desarrolladas por la IAC para adelantar sus estudios de Benchmarking fácilmente encajan dentro de la mayoría de metodología utilizadas a nivel nacional; se mencionan las siguientes:  Planeación, Análisis, Integración, Acción, Madurez; destacando ante todo el proceso de mejoramiento continuo involucrado en la  etapa de madurez que sólo es alcanzada cuando la organización obtiene liderazgo en el mercado y  se logra con la asimilación de las mejores prácticas y la aplicación repetitiva del Benchmarking dentro de la empresa. Es claro que los empresarios no contemplan este aspecto ya que  no se ha apropiado del todo esta fase. Institutos como el IAC son un buen ejemplo de continuidad en evaluación de indicadores logísticos; desde 1997 se han realizado tres estudios que cuentan cada vez con un mayor número de empresas participantes; lo que permite a una organización referenciarse continuamente por medio de indicadores y le da la posibilidad de formular estrategias de mejoramiento.(Nivel I; enunciado por Spendolini en el  análisis de la situación del Benchmarking)

Casos de Aplicación en Colombia

En general, los asesores desconocen casos específicos de la aplicación del benchmarking en Colombia;   quienes han estado (o están)  vinculados de alguna manera a la corporación Calidad  mencionan el estudio realizado en la empresa ACES; pero  aspectos específicos sobre metodología e implicaciones no han sido difundidos ampliamente y los asesores no los conocen. El mayor beneficio generado del benchmarking en ACES ha sido la disminución del  tiempo de servicio en tierra , este aspecto es relevante ya que para las aerolíneas  el tiempo que se utiliza para servicio en tierra debe ser el mínimo. El director de asistencia en tierra de ACES afirma: ‘los resultados se nos han dado en dos sentidos: Económicos con ahorros reales los cuales en el primer año fueron del orden de 260 millones de pesos ; mas o menos el 5% del presupuesto de gastos de la división y  segundo en productividad de personal y de ordenamiento de los procesos”

Otro  de los casos exitosos ha sido la realización de tres estudios de Benchmarking por parte del Instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial – IAC;  en indicadores logísticos y Scorecard en ECR (Respuesta eficiente al consumidor) y EHCR (respuesta eficiente al consumidor en salud); es la iniciativa más completa  a nivel nacional y latinoamericano que analiza el desarrollo logístico de una cadena de abastecimiento. Comprende los principales resultados en cuanto a nivel de servicio, días de inventario, transporte y mejores prácticas en la gestión logística. En cuanto al caso del Instituto de Automatización comercial algunos de los empresarios participantes en los estudios  afirman lo siguiente( IAC; 2000): i) “La aplicación del Benchmarking genera un efecto muy importante tanto para la distribución, como para toda la cadena de abastecimiento, ya que crea en las empresas la disciplina de ser cada vez más eficientes” Diego Sáenz. Gerente General distribuidora Farmacéutica ROMA, ii) “El Benchmarking nos permite contar con una herramienta mediante la cual podemos medir nuestra empresa frente a los líderes del mercado, de modo que podamos saber la manera de hacer mejor las cosas y ser mucho más productivos” Hernán Méndez. Presidente de Alpina Productos alimenticios, iii)“Nunca se podrá llegar a la excelencia de una organización sin benchmarking” Víctor Pedroza. Gerente general Laboratorios Baxter

La realización de un estudio de Benchmarking formal  no se ha difundido; existe  también la consideración por parte de los asesores de casos de ‘visitas empresariales’ a organizaciones  calificadas como sobresalientes; lo cuál se puede considerar como un inicio a la  valoración de las mejores prácticas. Son muy pocas las empresas que han aplicado una metodología de Benchmarking estructurada en sus organizaciones, la única asesoría que pueden recibir es por parte de la Corporación Calidad o de empresas especializadas en Consultoría, donde los costos son  elevados y las pequeñas y medianas empresas no tienen acceso a esta herramienta como soporte de su mejoramiento organizacional. A  nivel nacional solo algunas de las empresas que han realizado este tipo de estudios son: ACES, ECOPETROL, CARVAJAL, IAC, COMPAQ, entre otras, entidades que poseen la solidez financiera para soportar una inversión cuantiosa en estos estudios. De igual forma, se han adelantado proyectos  de este tipo para organizaciones transnacionales con sucursales en Colombia; pero la generación de la idea y su desarrollo son impulsados generalmente por la casa matriz.

Factores críticos de éxito en empresas de biotecnología

Los asesores concuerdan en dar mayor relevancia a las siguientes consideraciones: Capacidad de innovación tecnológica como aspecto  fundamental en el desarrollo empresarial (cualquiera que sea la organización), El tipo de tecnología utilizada en la empresa, El conocimiento del mercado y los alcances del producto en el mercado, El ambiente interno empresarial, El entorno legal y de apoyo financiero.

Así mismo, se reafirmó que la innovación tecnológica  constituye un factor crítico de éxito para cualquier organización,  dando gran importancia a esta variable en empresas que manejan tecnologías de punta para su sostenibilidad y crecimiento en un mercado cada vez más globalizado. El sector biotecnológico es dinámico, combina diferentes áreas del conocimiento  y se soporta en alta tecnología, variables como innovación y transferencia hacen que una empresa pueda mantenerse y destacarse en un sector con estas características.

Posibilidad de medir prácticas de Innovación Tecnológica

Las opiniones dadas por los asesores son divergentes en el aspecto de cuantificación y medición de variables como la innovación tecnológica. Esto refleja la complejidad de tratar de medir actividades de ciencia y tecnología. Los esfuerzos que se han realizado han generado algunos indicadores de actividades de innovación.  En la actualidad se reconoce cada vez más la complejidad de los procesos de innovación y la limitación de los indicadores desarrollados para describir su estado y dinámica. En este mismo sentido, se acepta que el grado de acierto de las estrategias de innovación que se formulen con ayuda de indicadores dependerá en gran medida de la comprensión que se tenga sobre el fenómeno mismo de la innovación. La literatura sobre la construcción de indicadores, sus usos y limitaciones es abundante y ha ocupado la atención de la sociología de la ciencia de manera permanente. Así mismo, los esfuerzos metodológicos en su construcción han sido importantes La determinación de indicadores para la innovación tecnológica es una tarea excesivamente compleja , debido a los múltiples y diversos  factores que intervienen en ella, y que el carácter cualitativo preponderante  de los elementos involucrados , hace  difícil la cuantificación.  El Manual de Oslo es un intento temprano por dar algunos parámetros para la medición de actividades de Innovación Tecnológica. (Colciencias; 1992)

Los asesores conciben  la posibilidad de crear algunos indicadores que pueden incluir: número de innovaciones por periodo,   productividad de los factores capital y trabajo, valor agregado, rentabilidad  y algunos otros indicadores financieros.  Con estas apreciaciones; se puede deducir  que para el proceso de innovación es viable generar algunos indicadores, pero los que se enumeran en su mayoría son de resultados; la dificultad radica entonces en generarlos para el desempeño de las diferentes actividades que constituyen un  proceso de innovación.  Es en este punto en donde la carga cualitativa del proceso de innovación se hace evidente. Algunos expertos  indican que el proceso de innovación tecnológica no es sensible de cuantificación y medición;  los argumentos principales se enfocan a las variables de carácter cualitativo como: cultura empresarial, asimilación de conocimientos y aprendizaje como eje fundamental para el desarrollo de innovaciones exitosas. Aunque la innovación tecnológica tiene un alto grado de dificultad para su medición; hay características determinantes de este proceso  que se pueden evaluar cuantitativamente.

En esa dirección, los indicadores utilizados tradicionalmente para innovación tecnológica (por ejemplo, gastos de investigación y desarrollo, número de patentes y publicación de artículos científicos) han sido criticados ya que no permiten explicar el adecuado comportamiento de empresas y países que con reducidos gastos en I&D tuvieron un crecimiento industrial significativo y mejoraron su situación competitiva sin efectuar un gran esfuerzo formal en actividades innovativas (Malerba 1993, Archibugi y Evangelista 1993) . En esos casos, el uso de un indicador de gastos en I&D subestima el comportamiento innovador de las empresas Pymes (Kleinknecht 1987, Acs y Audretsch 1988, Malerba 1988, 1993, Cohen y Levin 1989, Lassini 1992). Incluso los autores que siguen utilizando los indicadores tradicionales para medir el producto innovativo de las Pymes (Baldwin 1995, Malerba y Orsenigo 1993)  consideran a dichos indicadores parciales y sesgados

La información más útil en benchmarking se relaciona con el proceso. Los estudios que se dirigen completamente a la información cuantitativa deben ser definidos como Análisis competitivo – comparativo; y no como Benchmarking. Mientras la mayoría de actividades en benchmarking incluye información relacionada con números e indicadores, no se tiene en cuenta que estos están soportados en una serie de recomendaciones de procesos. (Spendolini; Friedel; Workman 1999)

ANÁLISIS y RECOMENDACIONES

Una vez evaluadas todas las opiniones, comentarios de los asesores y las interpretaciones teóricas encontradas en la literatura nacional e internacional acerca del concepto de benchmarking podemos definir como: UNA HERRAMIENTA DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL BASADA EN LA EVALUACIÓN Y ANÁLISIS CONTINUO  DE PRÁCTICAS; PROCESOS; POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS RECONOCIDAS EN EL MERCADO COMO EXITOSAS;  PARA SU POSTERIOR ADAPTACIÓN Y ASIMILACIÓN EN UNA  ORGANIZACIÓN. Partiendo de esta definición y de los resultados antes mencionados es posible detectar cuáles han sido los principales obstáculos para su aplicación exitosa a nivel nacional:

1. Con la llegada de las modas administrativas al país el Benchmarking hizo parte de “fórmulas” empresariales que se aplicaron sin tener en cuenta el contexto local, lo que condujo a considerarla como panacea a la problemática empresarial que se daba y no como una HERRAMIENTA de mejoramiento.
2. Desconocimiento de las bases teóricas.
3. Escasez o dificultad para acceder a estudios sectoriales que permitan identificar la posición de una organización en el mercado.
4. En muchos casos la evaluación de las mejores prácticas en forma intuitiva (visitas empresariales, análisis de estados financieros de otras empresas) no garantiza su asimilación.
5. Poca difusión por parte de entidades relacionadas con el tema de los beneficios; conocimientos y asesoría en este tema.
6. Limitación del concepto a análisis competitivo – comparación de indicadores. La transferencia de tecnologías administrativas debe estar supeditada a una correcta asimilación y evaluación de condiciones de adaptación .Proponer una metodología rígida para la aplicación del Benchmarking es limitar su flexibilidad de adaptación a diferentes casos y sectores, es mas útil identificar que aspectos hacen que la metodología sea exitosa. (Ver figura 1)
   En primer lugar es determinante realizar un diagnóstico interno que permita identificar aquellos factores que son de alto impacto en la organización; (Factores críticos de éxito) y que por alguna razón requieren de mayor atención; mejora o modificación. Una vez identificados;  establecer como pueden ser mejorados  o reforzados; implica realizar un análisis de  no solo su componente cuantitativo (por ejemplo resultados financieros directos;  estadísticas;  porcentajes); también es fundamental el ‘cómo’ de su desempeño;   es decir el carácter cualitativo (cultura empresarial; know how; características del recurso humano etc).Si se ha iniciado el proceso de Benchmarking la asimilación de los resultados se hace posible si se tienen las condiciones adecuadas para su implantación. Esto requiere que se evalúe el impacto a nivel financiero, estructural, físico (instalaciones), cultural (recurso humano; valores empresariales) y tecnológico. El Benchmarking es una herramienta de mejoramiento continuo,  la retroalimentación debe ser parte fundamental de este proceso dado  el carácter dinámico  del entorno en el que se desarrolla una organización. El caso de ACES es un ejemplo positivo de que el Benchmarking puede funcionar a nivel nacional y los resultados generan beneficios potenciales en el corto, mediano y largo plazo;  Luis Lema, Director de Asistencia en Tierra de la empresa finaliza la encuesta con la siguiente apreciación acerca de esta herramienta: “Considero que el benchmarking es una herramienta de mejoramiento de procesos inigualable,  ya que a través de la experiencia de otros, podemos obtener resultados en menos tiempo y a menor costo, además es una herramienta que nos permite globalizar en el aprendizaje pues no tiene fronteras”

   CONDICIONES DE APLICACIÓN

   De acuerdo a la literatura, las recomendaciones de los asesores y la experiencia recogida en el trabajo de campo que soporto la investigación que se basó en la realización de un estudio de Benchmarking desarrollado en empresas del sector Biotecnológico Colombiano, las principales estrategias exitosas de aplicación se resumen como sigue:

   1. La participación de los directivos y de los miembros involucrados con el proceso no sólo facilita la aplicación de estrategias resultantes del estudio; también hace posible la recolección de datos que permitan identificar y visualizar las causas de las brechas a nivel de toda la organización y a nivel departamental o de área.
   2. Para asegurar la calidad de los resultados; se recomienda que estos sean minuciosamente examinados con respecto a inconsistencias, contradicciones y errores en la información; y si es necesario, sean transformados apropiadamente para asegurar la comparabilidad de los resultados en las situaciones particulares para cada organización.
   3. Con respecto a los mecanismos de recolección de datos, es primordial evaluar todas las posibilidades hasta seleccionar las que mejor se acomoden al tipo de estudio y al tipo de organización en la que se aplicarán; uno de los más enriquecedores es la entrevista personalizada con los directivos y con los miembros involucrados directamente con los procesos a evaluar; así se puede descifrar que hay detrás de los datos numéricos de las encuestas tradicionales.  Las entrevistas permiten a los empresarios explicar el porqué  de los datos brindados en las encuestas y un mejor entendimiento del contexto empresarial que rodea los procesos a ser evaluados.
   4. La definición de factores críticos de éxito para las empresas debe partir de un análisis profundo de la importancia estratégica de diferentes variables en la organización; también fundamentarse en un alto grado de entendimiento de las prácticas; procesos políticas etc,   que requieren un mejoramiento. Si es posible; se deben documentar estos procesos e identificar los directos involucrados en la organización; los inputs y outputs y los habilitadores.
   5. Los criterios de selección de las mejores prácticas; deben consignarse claramente antes de llevar a cabo el estudio; una vez definido el factor crítico de éxito; se deben buscar empresas destacadas en este aspecto (publicaciones, instituciones, bases de datos, Internet, etc.) y al contactarlas se deben considerar factores como: acceso a la información de los socios; facilidad para realizar visitas constantes; contar con un contacto fijo en la organización y el  potencial de mejoramiento que ofrecen estas empresas.
   6. Los datos deben ser recopilados; representados gráficamente, analizados e interpretados.

   A los empresarios se debe presentar un resumen ejecutivo que incluya:

   • Identificación del problema
   • Descripción de la metodología
   • Presentación de datos
   • Resumen e interpretación de datos
   • Presentación de los hallazgos más importantes ( incluye identificación de fortalezas, debilidades y oportunidades de mejoramiento)
   • Recomendaciones: acciones específicas.

   Estas consideraciones dieron lugar a la elaboración de un modelo metodológico de Benchmarking que se propone para el sector Biotecnológico Colombiano. Gráfico anexo.
   Conclusiones

   1. El benchmarking es una herramienta válida en gestión que como muchas otras ha entrado a Colombia sin inicialmente considerar los siguientes aspectos fundamentales :el contexto socioeconómico en el cual se va a aplicar, las posibles limitantes de su aplicación a nivel nacional y finalmente las características de dicha herramienta que sean aplicables a una organización particular.
   2. La conceptualización con los asesores permitió entender que el Benchmarking en Colombia presenta como una de las principales limitantes de resultados exitosos reducirlo a la comparación de indicadores, en el proceso se debe analizarlos y generar estrategias de mejoramiento que sean asimiladas por la organización. La formulación de estrategias en un estudio de Benchmarking debe indicar a una organización cuales son los habilitadores[6] para que las brechas existentes con las reconocidas como mejores prácticas se puedan reducir y superar.
   3. A partir de la consulta a expertos se puede ver que la asimilación del concepto presenta las siguientes características:
      • Evidencia de un amplia gama de interpretaciones y definiciones dentro de las cuales es importante mencionar: referenciación competitiva; comparación de indicadores, identificación de mejores prácticas; entre otras; cada una de ellas se dirige a un objetivo común pero con metodologías distintas.
      • No existe un consenso acerca de los procedimientos y alcances del benchmarking, se generaliza limitándolo a la comparación cuantitativa dejando de lado el mayor beneficio de esta herramienta: el “cómo” de las prácticas destacadas como exitosas.. Por lo tanto se requieren términos de referencia homogéneos para la utilización del Benchmarking que permitan contextualizarlo en nuestro medio.
   4. A nivel Nacional, el Benchmarking no ha sido divulgado ampliamente, una de las razones principales es el  desconocimiento de casos formales de aplicación con resultados importantes pues no han  sido publicados proyectos como los de ACES; CARVAJAL; ECOPETROL etc.
   5. El análisis de los procesos; estrategias; funciones o políticas susceptibles de realizar Benchmarking genera mejores resultados si se incluyen factores cualitativos y cuantitativos.
   6. La retroalimentación es una característica fundamental del Benchmarking; ya que la comparación continua y dinámica hace posible alcanzar niveles de desempeño iguales y superiores a los de la empresa o sector que posee las ‘mejores prácticas’.
   7. Debido a los diferentes enfoques o metodologías que existen de Benchmarking, las empresas interesadas en realizar un estudio de este tipo, deben evaluar y seleccionar el proceso que mejor se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades; también considerar socios potenciales que cuenten con  proceso similares sensibles de comparación y estandarización

   AGRADECIMIENTOS

   Agradecemos a las siguientes personas y entidades por su aporte al desarrollo de la investigación: Doctor Alvaro Araujo y Doctor Luis Javier Jaramillo de la Fundación TECNOS. Doctor Pedro  Amaya. Doctor Ricardo Torres y Doctor Ricardo Fournier de COLCIENCIAS. Doctor Ernesto Guerra Universidad Nacional de Colombia – Teleconsorcio. Doctora Saadia Pinilla de la Corporación para el Desarrollo Industrial de la Biotecnología – CORPODIB. Doctora Marta Emilia Rueda de CAMBIOTEC. Doctora Alma Guevara de Corporación Calidad. Doctor Fernando Alemán de International Business Clearinghouse – IBC Consulting. Doctora Consuelo Montes coordinadora de la unidad de servicios de información en  la Corporación para el desarrollo de la biotecnología – BIOTEC-. Doctor Luis Lema Director de Asistencia en tierra de ACES. Doctora Yara Montaña Directora Investigación y desarrollo del Instituto Colombiano de automatización y codificación comercial. IAC.

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   • ZOLTAN. Szabo. ‘La gestión de la Innovación Tecnológica en la Biotecnología ‘ en: Biotecnología : Legislación y gestión para América Latina. 1993.

   [1] Los diferentes estudios de la línea se encuentran referenciados en la Bibliografía y pertenecen a los temas de tecnología dura y tecnología blanda, innovación tecnológica y  transferencia de tecnología.

   [2] American Productivity and Quality Center

   [3] Empresas seleccionadas como mejores prácticas

   [4] La Corporación Calidad está directamente vinculada a la American Productivity and Quality Center (APQC) como impulsadora de herramientas de gestión y calidad en Colombia.

   [5] Instituto de Automatización Comercial.

   [6] Prácticas, procesos o métodos que facilitan la implementación de una mejor práctica y permiten satisfacer un factor crítico de éxito, ayudan a explicar el porqué del desempeño indicado por un benchmark. (C.Calidad, 1995)