Reuniones de trabajo, ¿cómo hacerlas productivas?

Autor: Carlos López

Trabajo en equipo

12 / 2001  

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados,... pero algunas veces resultan poco efectivas por que resultan aburridas y no son tomadas con la seriedad que merecen.

Las reuniones de trabajo son pan de cada día en las empresas y particularmente al interior de grupos y equipos de trabajo, se entiende que son un buen ejercicio de integración y comunicación y que en conjunto resulta más efectivo el desarrollo de ideas y planes de acción para una división, un departamento o toda la empresa, pero tanta reunión aburre a los miembros de los grupos y después de un tiempo los resultados de las mismas son mínimos o nulos.  
Las siguientes son las siete fallas más frecuentes de las reuniones de trabajo y algunos elementos que permiten solucionarlas [1]:

Falla 1. La gente no toma las reuniones con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la reunión no prestan atención.

Para solucionar este problema hay que hacerle entender a la gente que las reuniones hacen parte de su trabajo. La peor frase para dar por terminada una junta es "la reunión terminó, pueden volver a trabajar". Grave error, cómo tomarán los asistentes esta sentencia, ¿qué estábamos haciendo entonces? se podrán preguntar y muy seguramente a la siguiente reunión llegarán tarde, buscarán excusas para salir antes de lo previsto o no asistir y no prestarán la menor atención al desarrollo de la misma.

Una buena táctica para hacerles comprender que las reuniones son parte importante del trabajo es ubicar en lugares visibles del recinto, para cada reunión, una serie de avisos en los que se hagan preguntas como: ¿sabe cuál es el propósito de esta junta?, ¿sabe cuál será su participación en la reunión?, de esta manera se está involucrando a la persona en el desarrollo de la reunión, sabrá de antemano que la junta tiene un propósito específico y que su presencia es necesaria.

Falla 2. Son demasiado largas

Los expertos aconsejan que la duración máxima de una reunión productiva debe ser de 90 minutos. Si se muestra a los organizadores y a los demás participantes, después de una larga junta de tres o más horas, que el tiempo es oro y se les enseña cuánto dinero cuestan las reuniones demasiado extensas seguro que a la próxima irán al grano y se dejarán de rodeos. Se pueden utilizar además herramientas tecnológicas para hacerlas más ágiles.

Falla 3. Se divaga más de lo que se discute.

El aprendizaje en equipo implica dos prácticas, diálogo y discusión, el problema es que las personas se estancan en el diálogo. Hay que estructurar una agenda y ajustarse a ella, determinar tiempos para cada asunto clave y respetarlos, no es cosa del otro mundo.

Falla 4. No pasa nada después que la junta termina, las decisiones no se convierten en acciones.

El problema no está en que la gente sea perezosa o irresponsable sino que cada quien sale de la reunión con una percepción diferente de lo que debe hacerse, por ello lo adecuado es trabajar sobre documentos comunes. No se trata solo de tener una reunión, se trata de crear un documento que lleve a la acción común. La reunión es el medio para conseguir un plan de acción.

Falla 5. La gente no dice la verdad.

Es una falla común que se acentúa por una cultura de negocios orientada a la culpabilización. A la gente le da miedo expresarse sinceramente por temor a posibles represalias o simplemente porque cree que sus opiniones no serán tomadas en cuenta. Para solucionarla se puede habilitar el mecanismo del anonimato, que cada quien exprese lo que verdaderamente piensa y siente sin temor a ser "cogido entre ojos" por ello. La tecnología permite ampliar esta posibilidad, por ejemplo a través de foros de discusión (en internet o intranet) en los que el personal no tenga que revelar su identidad. Claro que esta posibilidad no deja de presentar problemas, por ejemplo para las personas que bajo el anonimato generan una excelente idea que bien podría significarles un aumento o un ascenso y los pierden porque otro avivato se tomó los créditos indebidamente. Antes de implementar el anonimato hay que explicar los problemas que se pueden generar con él, dando la posibilidad de aplicarlo o no, el grupo escogerá.

Falla 6. Siempre hace falta información lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones críticas.

Antes de planear cualquier reunión hay que asegurarse que los datos requeridos ya se han recolectado, de lo contrario la pérdida de tiempo será inmensa y la frustración mayor.

Falla 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos errores.

Muchas veces no mejoran simplemente porque nunca se hacen bien, hay que tratar de mejorar en cada junta, que cada reunión sea mejor que la anterior, que haya más espacios para la creatividad, el aprendizaje en equipo y la diversión, dando prioridad a la acción, a la toma de decisiones y por encima de todo a los resultados, de otra manera jamás se motivará a los individuos para que las tomen en serio y saquen buen provecho de ellas.

1. Eric Matson, "The Seven Sins of Deadly Meetings", En: Fast Company, 2da. edición, Abril de 1996, p. 122.

 

Carlos López

calbarrobagestiopolis.com

Comentarios
comments powered by Disqus

Nuevas publicaciones

⇐ Hazte Fan en Facebook
⇐ Síguenos en Twitter
⇐ Agréganos en Google +
⇐ Suscríbete vía Email
"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
George Bernard Shaw
Comparte conocimiento
Contenidos publicados con licencia CC BY-NC-SA 3.0 a excepción de los casos en los que se indican derechos de autor específicos. Sugerimos contactar a los autores al usar material públicamente.