Los libros contables: descripción, aspectos legales y características

Autor: Giovanny E. Gómez

CONTABILIDAD

08 / 2001  

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

LIBROS PRINCIPALES

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:
Libro de Inventarios y Balances
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

Legalidad contable:

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.
La información que debe contener este libro es:

La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.

El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
El valor parcial de las operaciones.
El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuación se presenta un formato 

CANTIDAD CUENTA VALOR UNITARIO VALOR PARCIAL VALOR TOTAL
 

ACTIVO

CAJA

Caja General

MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

TERRENOS

Lotes

EQUIPOS DE OFICINA

Escritorios

Sillas

Archivadores

TOTAL ACTIVO

 

PASIVO

 

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES

Cuotas o partes de interés social

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

     

 En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.

Libro Diario

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:
la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
La descripción del comprobante.
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.
En el se encuentra la siguiente información:
La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de las actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libro mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.
 

 

Giovanny E. Gómez

giogosarrobagestiopolis.com

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