Mediante la elaboración de los papeles de trabajo, el Contador Público deja constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional
La Federación Internacional de Contadores Públicos (IFAC) se fundó el 7 de octubre de 1977, como resultado de un acuerdo firmado por 63 asociaciones profesionales de la Contaduría Pública que representaron a 49 países. El objetivo de la Federación es el desarrollo y fortalecimiento de la profesión contable, coordinada mundialmente con normas armonizadas.
Para cumplir con este objetivo el Consejo de la IFAC ha establecido el Comité de Prácticas Internacionales de Auditoría (IAPC), para desarrollar y emitir en nombre del Consejo, Normas sobre prácticas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), servicios afines y sobre la forma y contenido de los informes de auditoría.
Las Normas internacionales de Auditoría emitidas por el IAPC no se imponen sobre las leyes o reglamentaciones de cada país. En los casos en que las normas de un país estén en conflicto sobre un asunto en particular, las asociaciones miembros deberán actuar procurando su armonización.
En este caso en especial se tratará el tema de los papeles de trabajo y su incidencia e importancia en el examen que hacen los auditores de la información contable de las organizaciones.
Generalidades
Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el contador público, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo; junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión.
Los contadores públicos deben establecer y conservar los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre las cuentas que haya examinado. Los papeles de trabajo deben prepararse a medida que se completa el trabajo de auditoría y deben ser lo suficientemente detallados y claros para permitir a un contador sin previo conocimiento de la auditoría en cuestión seguir las incidencias del mismo.
Unidad
Los papeles de trabajo se preparan conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas mediante los papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGA).
Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos por la ley. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco años, contados a partir de la fecha de su elaboración.
Estos papeles que prepara y mantiene el contador, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas en este caso la que dice que «Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisión».
Los papeles de trabajo pueden tomar forma de planillas contables, las cuales permiten al análisis de cuentas de la contabilidad.
Dichas planillas pueden ser sumarias o de detalle. Otros pueden constituir en copias de correspondencia, extractos de actas de asambleas de accionistas y juntas directivas, gráficas de organización, programas de auditoría, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones etc.
Estas planillas, hojas de análisis, listas, documentos, que integran los papeles de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que:
- El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exigen las NAGA.
- Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de auditoría.
- Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.
La obligación para el contador público parte de las leyes que regulan la profesión del contador público para realizar la auditoría de una organización.
Objetivos de los papeles de trabajo
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
- Facilitar la preparación del informe.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
- Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
- Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados.
- Servir de guía en revisiones subsecuentes.
- Cumplir con las disposiciones legales.
Principios fundamentales de los papeles de trabajo
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe.
Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.
Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo.
A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.
Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión.
En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.
La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso del trabajo.
Planeación y contenido de los papeles de trabajo
A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel que presente la evidencia en la forma más efectiva.
Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo.
Es conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior.
En algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podrá considerarse totalmente inapropiada.
Regularmente se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación, sin embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes relacionadas entre sí.
Preparación: Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad.
En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla informaciones relacionadas tales como los documentos por pagar, los intereses pagados, las depreciaciones, los gastos y toda la relacionada con la ejecución del trabajo.
Las hojas de trabajo deben tener un estándar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo.
Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el Contador Público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categorías generales de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo.
- Programas de auditoría.
- Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.
- Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
- Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.
- Cuestionarios con evaluación de controles.
- Asientos de ajustes y de reclasificaciones.
- Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.
- Extractos de actas y otros papeles narrativos.
- Certificaciones y confirmaciones.
- Escrituras de constitución y reformas.
- Borradores del dictamen de los Estados Financieros y de las notas.
Expedientes de auditoría
Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de acuerdo con el tamaño del ente que se examina, pero regularmente se clasifican, para cada ente, dos clases de expedientes:
- El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece exclusivamente al examen o revisión del año o periodo que cubre.
- El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la información que normalmente no cambia de un periodo a otro y que por lo tanto no requiere ser duplicada. El archivo permanente cumple entre otros los siguientes objetivos:
- Refrescar la memoria del Contador Público acerca de partidas aplicables a varios ejercicios.
- Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las políticas y de la organización del cliente.
- Conservar los papeles de trabajo correspondiente a partidas correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparación ejercicio tras ejercicio.
El archivo permanente debe tener un índice que permita la rápida referencia de los papeles de trabajo que utilizo el contador para realizar su evaluación.
La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente es obtenida en el curso del primer año de trabajo y una considerable parte del tiempo invertido en el primer trabajo se dedica a la obtención y evaluación de información general como:
- Extracto o copia de la escritura de constitución de la entidad.
- Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.
- Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.
- Contratos de arrendamientos, patentes, estudio actuarial de pensiones de jubilación, participación de utilidades y bonificaciones, contratos de obligaciones a largo plazo y garantías.
- Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios.
- Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.
- Extractos de actas de las asambleas generales de accionistas y de la junta directiva.
- Análisis de cuentas permanentes tales como terrenos, capital social y pasivos a largo plazo.
Esta información debe ser cuidadosamente conservada por el Contador Público en el expediente de archivo permanente, de tal manera que puede evitar una innecesaria repetición del trabajo durante exámenes subsecuentes.
Con esta información debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser planeados en forma más eficiente, los nuevos auxiliares pueden obtener en consecuencia una conveniente disposición hacia las políticas y problemas del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el curso de cada trabajo, haciendo los cambios a que haya lugar.
Normas para la preparación de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.
Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden de consciente atención al detalle aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.
Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparación de papeles de trabajo:
- Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una descripción de la información presentada, el periodo cubierto.
- Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo.
- Cada papel de trabajo debe contener el nombre o iniciales de la persona que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y el supervisor que los revisó.
La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y los documentos examinados es indispensable para lograr un buen trabajo.
Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacione con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función básica, a la cual se refieren todos los papeles de trabajo detallados.
Al aplicar estas recomendaciones y a medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación.
En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado estos puntos, en una destinada a esta finalidad se pospone su revisión.
La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto.
