Los papeles de trabajo: evidencia inequívoca del examen del auditor (I)

Autor: Giovanny E. Gómez

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

06 / 2002  

Mediante la elaboración de los papeles de trabajo, el Contador Público deja constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional

La Federación Internacional de Contadores Públicos (IFAC) se fundó el 7 de octubre de 1977, como resultado de un acuerdo firmado por 63 asociaciones profesionales de la Contaduría Pública que representaron a 49 países. El objetivo de la Federación es el desarrollo y fortalecimiento de la profesión contable, coordinada mundialmente con normas armonizadas.

Para cumplir con este objetivo el Consejo de la IFAC ha establecido el Comité de Prácticas Internacionales de Auditoría (IAPC), para desarrollar y emitir en nombre del Consejo, Normas sobre prácticas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), servicios afines y sobre la forma y contenido de los informes de auditoría.

Las Normas internacionales de Auditoría emitidas por el IAPC no se imponen sobre las leyes o reglamentaciones de cada país. En los casos en que las normas de un país estén en conflicto sobre un asunto en particular, las asociaciones miembros deberán actuar procurando su armonización.

En este caso en especial se tratará el tema de los papeles de trabajo y su incidencia e importancia en el examen que hacen los auditores de la información contable de las organizaciones.

Generalidades

Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el contador público, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo; junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión.

Los contadores públicos deben establecer y conservar los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre las cuentas que haya examinado. Los papeles de trabajo deben prepararse a medida que se completa el trabajo de auditoría y deben ser lo suficientemente detallados y claros para permitir a un contador sin previo conocimiento de la auditoría en cuestión seguir las incidencias del mismo.

Unidad

Los papeles de trabajo se preparan conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas mediante los papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGA).

Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos por la ley. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

Estos papeles que prepara y mantiene el contador, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas en este caso la que dice que "Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisión".

Los papeles de trabajo pueden tomar forma de planillas contables, las cuales permiten al análisis de cuentas de la contabilidad.

Dichas planillas pueden ser sumarias o de detalle. Otros pueden constituir en copias de correspondencia, extractos de actas de asambleas de accionistas y juntas directivas, gráficas de organización, programas de auditoría, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones etc.

Estas planillas, hojas de análisis, listas, documentos, que integran los papeles de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que:

El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige las NAGA.
Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de auditoría.

Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.

La obligación para el contador público parte de las leyes que regulan la profesión del contador público para realizar la auditoría de una organización.

Objetivos de los papeles de trabajo

Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:

Facilitar la preparación del informe.

Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.

Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados.

Servir de guía en revisiones subsecuentes.

Cumplir con las disposiciones legales.

Principios fundamentales de los papeles de trabajo

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe.

Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.

Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberá estar respaldada en los papeles de trabajo.

A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.

Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión.

En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.

Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.

Siguiente: LOS PAPELES DE TRABAJO: EVIDENCIA INEQUÍVOCA DEL EXAMEN DEL AUDITOR (II)

 

Giovanny E. Gómez

giogosarrobagestiopolis.com

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