Los sistemas de acumulación de costos: pilar de la función productiva

Autor: Giovanny E. Gómez

COSTOS

11 / 2001 

Los sistemas de acumulación de costos pueden en un momento determinado fijar las pautas de gestión y cambiar la manera de tomar decisiones de los responsables del área financiera y de la alta gerencia

La mayoría de las personas que no tienen conocimiento profundo de las cuestiones financieras, contables y administrativas de las empresas, creen que el manejo de volúmenes de información soportadas en documentos de trabajo son relativamente fáciles.

Las organizaciones pueden manejar miles de requisiciones, ordenes de compra, informes de recepción, facturas, comprobantes, cheques, salidas de mercancías y todo tipo de documentos comerciales en cada momento, así se pone de manifiesto que se requiere implementar dentro de las empresa algunos sistemas contables que sean efectivos en el momento de solicitar información sobre el sistema empresarial en todos sus campos.

En este escrito se tratará primordialmente de los sistemas de acumulación de costos que son de vital importancia en el manejo de la compañía. 

La acumulación y clasificación de la información referente a los costos de los productos que produce la empresa, son labores muy importantes en la consolidación de la empresa como unidad productiva. 

En general la acumulación de costos se podría catalogar como la recolección sistemática y organizada de datos de costo mediante un conjunto de procedimientos o sistemas. La clasificación de costos se daría como la agrupación de todos los costos de producción en varias categorías con el fin de satisfacer las necesidades de la administración.


Conceptualización

Los costos unitarios facilitan la valuación del costo de los productos vendidos y de los inventarios finales

Pero se debe tener en cuenta que un número de datos indeterminados que solo indique el valor del costo total de producción suministra información inútil acerca de la función productiva y operativa, ya que el volumen de artículos producidos varía de periodo a periodo.

Así, a encontrar esta falencia se debe buscar un común denominador que nos explique de manera clara el comportamiento de los costos dentro de las fases productivas.

Surgen entonces, los costos unitarios como respuesta a la problemática de la implementación de un sistema de costos dentro de la organización, ya que con estos en cualquier momento se pueden comparar varios volúmenes y costos, también expresándose en términos de medición por unidades de producción como costo por tonelada, galón o lotes.

A continuación se presentan los sistemas de acumulación de costos utilizados mayoritariamente por las empresas manufactureras y de producción a gran escala.

ACUMULACIÓN DE COSTOS

Una adecuada acumulación de costos suministra a la gerencia una base para pronosticar las consecuencias económicas de sus decisiones y le da pie para realizar mejoras en sus niveles de producción realizándose preguntas como: ¿Que productos deberían producirse?, ¿Debería ampliarse o reducir un departamento?, ¿Que precio de venta se debe fijar?, ¿Debería diversificarse la línea de productos? y muchas otras que en un momento determinado le ayuden a mejorar su nivel productivo.

SISTEMA PERIÓDICO DE ACUMULACIÓN DE COSTOS

Este sistema suministra información bastante limitada del costo del producto durante un periodo y necesita que se realicen una serie de ajustes al final del periodo para determinar el costo de los productos terminados. Estos son realizados en el sistema de contabilidad financiera.

Los inventarios físicos periódicos se toman para ajustar el inventario para así determinar el costo de los productos terminados.

Un sistema periódico se considera como un sistema incompleto de acumulación de costos, ya que los costos de las materias primas, del trabajo en proceso y de los productos terminados sólo pueden determinarse después de realizar los inventarios físicos. Debido a esta limitación, únicamente las pequeñas empresas emplean estos sistemas de acumulación.

Flujo de costos en un sistema periódico de acumulación

En un sistema periódico de acumulación de costos el costo de los artículos utilizados en la producción más el costo del inventario de trabajo en proceso al comienzo del periodo es igual al costo de los bienes en proceso durante el periodo.

Con el fin de determinar el costo de los artículos producidos, el costo del inventario final de trabajo en proceso se resta del costo de los artículos en proceso durante el periodo. El costo de los bienes terminados más el inventario inicial de artículos terminados es igual al costo de los artículos disponibles para la venta.

Cuando el inventario final de los productos terminados se deduce de esta cifra, se genera el costo de los productos vendidos.

Los costos operacionales totales se calculan agregando al costo de los productos vendidos los gastos por concepto de ventas, generales y administrativos.
Este se representa así:

Los costos pueden acumularse bajo un sistema periódico o perpetuo de acumulación de costos.

SISTEMA PERPETUO DE ACUMULACIÓN DE COSTOS  

En este sistema la acumulación información continua referente a los costos de los productos, frente a las materias primas, del trabajo en proceso, de los artículos terminados, del costo de los artículos fabricados y del costo de los artículos vendidos. Este sistema de costos  por lo general es usado por las medianas y grandes compañías.

Un sistema de este tipo esta diseñado para suministrar información relevante y oportuna a la gerencia, a fin de ayudar en las decisiones de planeación y control. El principal objetivo en este sistema, como en el caso del sistema periódico, es la acumulación de costos, es la acumulación de costos totales y el cálculo de los costos unitarios.

En este sistema la información relacionada con el inventario de materiales, inventario de trabajo en proceso, inventario de artículos terminados, el costo de los artículos manufacturados y el costo de los artículos vendidos, está continuamente disponible, en vez de encontrarse solamente al final del periodo como sucede en el sistema periódico de acumulación de costos.

Flujo de costos en un sistema perpetuo de acumulación

En un sistema perpetuo, el costo de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación fluyen a través del inventario de trabajo en proceso para llegar al inventario de artículos terminados. Los costos totales transferidos del inventario de trabajo en proceso al inventario de artículos terminados es igual al costo de los artículos producidos.

 El inventario final de trabajo en proceso es el balance de la producción no terminada al final del periodo. A medida que los productos se venden el costo de los artículos vendidos se transfiere del inventario de productos terminados a la cuenta de costo de los productos vendidos. El inventario final de artículos terminados es el balance de la producción no vendida al final del periodo.

Los gastos totales son iguales al costo de los artículos vendidos más los gastos por concepto de ventas, gastos generales y gastos administrativos.
Este se representa así:

 La aplicación de cada uno de estos sistemas es de libre albedrío para los responsables del área de costos de la empresa, pero es mucho más recomendable aplicar un sistema de acumulación perpetuo por las ventajas que tiene frente al sistema periódico. Esto se hace evidente en el sentido, que la información debe proporcionarse de una manera eficaz y rápida, ya que sobre esta es que la gerencia toma decisiones.

 

Giovanny E. Gómez

giogosarrobagestiopolis.com

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