Objetivos y cuestionario de control interno para el disponible

Autor: Giovanny E. Gómez

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

06 / 2001 

La evaluación realizada al sistema de control interno de una empresa debe estar sustentada en las respuestas que arrojen los cuestionarios de control interno realizado en los programas y procedimientos que el auditor financiero tenga a bien ejecutar, en este caso en el manejo del disponible de la entidad

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Objetivos generales:

1. Verificar la correcta valoración de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y su adecuada presentación en los estados financieros.

2. Obtener seguridad razonable acerca de:

a. Todos los conceptos relacionados con el disponible han sido estimados adecuadamente.

b. Los valores correspondientes a las cuentas del componente estén debidamente clasificados y revelados de acuerdo a sus condiciones.
Objetivos específicos:

1. Verificar la existencia física de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta la entidad.

2. Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de disponibilidad.

3. Comprobar si se presentan todos los fondos y depósitos existentes.

4. Determinar si los fondos de efectivo y de depósitos a la vista que se representan en los estados financieros son auténticos

5. Examinar el manejo adecuado de los procedimientos políticas y prácticas que se siguen en la administración de los recursos de liquidez.

6. Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del efectivo.


Precisamente

El control es una herramienta de apoyo para la obtención de los objetivos empresariales

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Periodo evaluado: Enero 01-Diciembre 31/20XX
Fecha de evaluación: Enero de 20XX  
Fecha de elaboración: Febrero de 20XX

    

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

 

SI

NO

N/A

OBSERVACIÓN

1.

CAJA

 

 

 

 

1.1

PROTECCIÓN

 

 

 

 

1.1.1

La dependencia de caja es una área restringida.

 

 

 

 

1.1.2

Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos.

 

 

 

 

1.1.3

Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente.

 

 

 

 

1.1.4

Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su deposito en bancos.

 

 

 

 

1.1.5

Se encuentran con pólizas de manejo el tesorero y el cajero.

 

 

 

 

1.1.6

Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables.

 

 

 

 

1.1.7

Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos.

 

 

 

 

1.1.8

Son adecuados los custodios para salvaguardar físicamente el dinero en operación

 

 

 

 

1.2

Recaudo

 

 

 

 

1.2.1

Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja.

 

 

 

 

1.2.2

Son registrados en respectivo libro.

 

 

 

 

1.2.3

Se expiden los respectivos recibos de caja.

 

 

 

 

1.2.4

Están debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos.

 

 

 

 

1.2.5

Están debidamente registrados los recaudos en libro auxiliar.

 

 

 

 

1.2.4

Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo

 

 

 

 

1.2.5

Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancías, servicios entregados o vendidos.

 

 

 

 

1.2.6

Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos.

 

 

 

 

1.2.7

Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregárselos a este.

 

 

 

 

1.3

Recibos de caja

 

 

 

 

1.3.1

Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de valores.

 

 

 

 

1.3.2

Existe numeración consecutiva y prenumerada.

 

 

 

 

1.3.3

Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva.

 

 

 

 

1.3.4

Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte.

 

 

 

 

1.3.5

Se confrontan los valores estipulados en números y letras.

 

 

 

 

1.3.6

Se confrontan los originales con las copias posteriormente.

 

 

 

 

1.4

Caja menor

 

 

 

 

1.4.1

Existe un fondo fijo para caja menor.

 

 

 

 

1.4.2

Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables.

 

 

 

 

1.4.3

Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin.

 

 

 

 

1.4.4

En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.

 

 

 

 

1.4.5

Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor.

 

 

 

 

1.4.6

Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor.

 

 

 

 

1.4.7

Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuó el gasto.

 

 

 

 

1.4.8

Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para este tramite.

 

 

 

 

1.4.9

Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor.

 

 

 

 

1.4.10

El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo.

 

 

 

 

1.4.11

Esta prohibido que los fondos de caja menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores.

 

 

 

 

1.4.12

Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor.

 

 

 

 

1.4.13

Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja menor.

 

 

 

 

1.4.14

Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolución del dinero o bien la comprobación del gasto.

 

 

 

 

1.5

Arqueos

 

 

 

 

1.5.1

Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados.

 

 

 

 

1.5.2

Existen formatos apropiados para realizar los arqueos.

 

 

 

 

1.5.3

Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias.

 

 

 

 

 

2

 

BANCOS

 

 

 

 

2.1

Apertura de cuentas

 

 

 

 

2.1.1

Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes.

 

 

 

 

2.1.2

Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella.

 

 

 

 

2.1.3

Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente.

 

 

 

 

2.1.4

Las firmas giradoras están debidamente autorizadas.

 

 

 

 

2.1.5

Las cuentas corrientes tienen destinación específica, según la naturaleza del gasto.

 

 

 

 

2.2

Protección

 

 

 

 

2.2.1

Es verificado el número de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco.

 

 

 

 

2.2.2

Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco.

 

 

 

 

2.2.3

Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados.

 

 

 

 

2.2.4

Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos

 

 

 

 

2.2.5

Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.

 

 

 

 

2.2.6

Se mantienen permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorización para expedir cheques.

 

 

 

 

2.2.7

Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados.

 

 

 

 

2.3

Giro de cheques

 

 

 

 

2.3.1

Están prenumerados todos los cheques.

 

 

 

 

2.3.2

Se giran en orden secuencial

 

 

 

 

2.3.3

Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor.

 

 

 

 

2.3.4

Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos.

 

 

 

 

2.3.5

Existe verificación de soportes antes del giro.

 

 

 

 

2.3.6

Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma.

 

 

 

 

2.3.7

Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario.

 

 

 

 

2.3.8

Existe más de una firma en el giro de pagos por cheque.

 

 

 

 

2.3.9

Se expiden cheques con firmas mancomunadas

 

 

 

 

2.3.10

Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos por sumas superiores a $500.000.

 

 

 

 

2.3.11

Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista.

 

 

 

 

2.3.12

Son entregados los cheques previa presentación de la respectiva autorización del beneficiario.

 

 

 

 

2.3.13

Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques.

 

 

 

 

2.3.14

Se utiliza sello protector de cheques.

 

 

 

 

2.3.15

Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado  aquellos cheques en transito que no hayan sido cobrados.

 

 

 

 

2.4

Conciliaciones

 

 

 

 

2.4.1

Se realizan conciliaciones de manera periódica.

 

 

 

 

2.4.2

Se descuentan oportunamente las notas débito.

 

 

 

 

2.4.3

Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones.

 

 

 

 

2.4.4

El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes.

 

 

 

 

2.4.5

Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones.

 

 

 

 

2.5

Boletines diarios

 

 

 

 

2.5.1

Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos.

 

 

 

 

2.5.2

Llevan una numeración estrictamente consecutiva.

 

 

 

 

2.5.3

Se determinan claramente  los conceptos por ingresos y por pagos.

 

 

 

 

2.5.4

Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización.

 

 

 

 

2.5.6

Se elaboran informes y programas  de flujo de efectivo para prever tanto la inversión de excedentes, como la obtención de créditos para cubrir necesidades.

 

 

 

 

2.5.7

Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores.

 

 

 

 

 

3

 

GENERALES A CAJA Y BANCOS

 

 

 

 

3.1 

Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos.

 

 

 

 

3.2

Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operación.

 

 

 

 

3.3 

Las monedas extranjeras propiedad de la entidad , se valúan para efectos del balance general, a precios de cotización a la fecha del referido.

 

 

 

 

Al final de este análisis se espera que el auditor o la persona que está realizando la evaluación empresarial de la gestión y el cumplimiento de los controles, pueda tener una clara visión de la entidad y su comportamiento frente al rubro del disponible.

La información que se recopile de éste examen es vital para la toma de decisiones del auditor y por ende de la gerencia.

El examen que el auditor realiza del disponible no debe estructurarse sobre un sistema de control débil o sobre procedimientos que afecten el óptimo funcionamiento de esta dependencia

El análisis del control interno en el área del efectivo, los bancos, las corporaciones y las cajas es fundamental para alcanzar el logro de los objetivos organizacionales de la empresa, por ello es importante ponerle atención a cada uno de los puntos que se presentó anteriormente, ya que cualquier desviación que se tenga de estos puede cambiar el rumbo que se tenía de la planificación financiera.  

Parte del activo corriente

El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico

 

 

Giovanny E. Gómez

giogosarrobagestiopolis.com

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