Preparación de la negociación

Autor: Msc. Edgar Timor Sánchez

NEGOCIACIÓN

08 / 2003  

No existen dos negociaciones iguales, son tan diversas como la gama de productos, servicios, actividades y acciones que brindan y desarrollan las diferentes instituciones y empresas involucradas en este tipo de función.

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La preparación de la negociación es una actividad interna del grupo negociador que se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea, dominar el tema de negociación, buscar la información necesaria y definir los roles, de manera que cada uno de los integrantes del equipo conozca los aspectos generales de la negociación y las particularidades de su participación, para lograr con ello, una mayor coherencia e integración del grupo.

No existen dos negociaciones iguales, son tan diversas como la gama de productos, servicios, actividades y acciones que brindan y desarrollan las diferentes instituciones y empresas involucradas en este tipo de función.

Para una preparación exitosa de la negociación se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

1.      Ubicación del grupo en la tarea de negociación:

        Qué se pretende conseguir.

        Por qué se pretende conseguir.

        Intereses en conflicto. Coincidencia de intereses.

2.      Objetivos de la negociación:

        Qué se tiene que conseguir.

        Qué se quisiera conseguir.

3.      Información sobre la contraparte:

        Integrantes: cargos, nivel cultural, estilo y antecedentes.

        Poder de los negociadores.

        Puntos fuertes y débiles.

        Actitudes en la comunicación sostenida con el grupo negociador.

        Pronóstico de sus objetivos de negociación: orden de prioridad.

        Pronóstico de los resultados que se proponen alcanzar: orden de importancia.

        Definición de la información que se brindará. Estimar cuándo se trabajará la desinformación.

4.      Planeamiento:

        Elaboración del plan de acción (estrategia) para alcanzar los objetivos. Así como de las medidas concretas (tácticas).

        Decisión del enfoque general de la negociación: atacar, esperar, apoyarse en el poder, etc.

        Decisión de la posición a mantener y oferta inicial. Nivel de flexibilidad.

        Preparación del escenario: ambiente que favorezca el tono deseado de la negociación; lugar, atenciones, servicios, etc., que ayuden a crear un ambiente acorde a la estrategia seleccionada, el nivel de la negociación y la imagen que se pretende proyectar.

5.      Definición de la Agenda de Trabajo:

        Lugar y hora de la reunión, condiciones, contexto.

        Orden del día: asuntos a tratar por orden de importancia.

        Resultados deseados por orden de prioridad.

6.      Roles:

        Definición de los roles de los miembros del equipo para el inicio de las negociaciones. Revisión al final de cada sesión de trabajo.

INFORMACIÓN


La preparación de la negociación depende, en buena medida, de la organización del sistema de información de la entidad. Éste debe basarse en la estructura, misión y posibilidades propias de la entidad. Entre las principales actividades de información se destacan: la captación de información interna y externa sobre el objeto de la negociación, la contraparte y sus negociadores, así como la evaluación y análisis de esta información y su diseminación a los miembros del Grupo Negociador y otros implicados.

El conocimiento de esta información permite:  

·         Evaluar las fortalezas y debilidades de la contraparte e identificar las propias con respecto al objeto de la negociación.

·         Conocer opiniones de la otra parte. Conocer opiniones sobre ella.

·         Disminuir la incertidumbre y evitar sorpresas.

·         Elaborar propuestas y sus variantes.

·         Reconocer y enfrentar cambios en el desarrollo de la negociación.

COMUNICACIÓN  

La comunicación en la negociación es importante, porque a través de sus formas se expresa la gestión de la entidad y se proyecta la imagen de su cultura organizacional, de ahí su importancia en la preparación del Grupo Negociador.

De esta manera, negociar es también una forma de comunicación entre dos o más partes con intereses comunes y con intereses opuestos. Durante la negociación se brindan puntos de vista; se reciben otros, que se intercambian, para arribar a soluciones convenientes y  alcanzar un compromiso aceptable para todos.

Como el personal de dirección, especialistas, vendedores, promotores y otros de la entidad, con frecuencia participan en negociaciones con clientes, proveedores, distribuidores u otras personas vinculadas con la actividad, la comunicación que se establece en la preparación de la negociación y durante ella, crea, mantiene y desarrolla las relaciones humanas, que en ocasiones, son más importantes que el logro de un acuerdo aislado.

Formas de comunicación  

En la negociación, las formas de comunicación pueden ser diversas: escritas, verbales y no verbales.

Mediante la forma escrita se intercambian mensajes que podrían contribuir a la preparación del Grupo Negociador y su información respecto del tema de negociación o su contraparte, también a establecer o mantener, las relaciones y a crear un clima de confianza mutua.

La forma verbal es la primordial en el desarrollo de la negociación y define su curso y culminación exitosa.

La forma no verbal se utiliza durante el desarrollo de la negociación.  Está constituida por gestos y acciones que actúan como señales o significantes y pueden ser empleados de forma independiente o en combinación con la forma verbal.

En todas estas formas de comunicación se debe prestar atención a que el mensaje que se quiere transmitir llegue y sea entendido por el receptor.

Es que negociar es también una forma particular de comunicación semiótica que por su confluencia de códigos (lenguaje administrativo, legal, técnico, artístico, etc.) adquiere características específicas pues, en este proceso comunicativo, cada parte emite mensajes destinados a su comprensión por la otra. Recuérdese que en el acto de comunicación intervienen en una especie de cadena: emisor,  receptor, mensaje, código, referente:

El emisor es quien elabora y emite el mensaje.

El receptor es quien recibe este mensaje. (El conocimiento del receptor y sus códigos contribuye a que se diseñe mejor el mensaje).

El código, a su vez, es el sistema de signos convencionales necesarios para la comunicación, cuyo conocimiento es imprescindible para elaborar y comprender el mensaje. El conocimiento del código (técnico o artístico, o el conocimiento del idioma en que se desarrolla) es necesario para el desempeño de una negociación específica. El negociador debe conocer estos códigos y saber utilizarlos en la comunicación.

El referente, por su parte, es el sujeto u objeto al que se hace referencia en el mensaje.

Elaboración del mensaje

Convencionalmente, la comunicación se explica como un proceso mediante el cual un emisor, a partir de determinados códigos, elabora un mensaje que transmite por un canal, que al ser recibido, es descodificado por su receptor, quien dará una respuesta que puede consistir en un mensaje de retorno, en una actitud, una decisión o un comportamiento.


Ahora bien, la elaboración del mensaje es también un proceso, solo que se realiza de forma inversa: Se comienza por definir cuál es la respuesta deseada del receptor, a partir del conocimiento de los códigos de este receptor, se define el canal más conveniente y que mejor se adecue al mensaje que se quiere emitir. Luego, se elabora el mensaje con los códigos (lenguaje) empleados. De esta manera, la respuesta que se logra tiene mayores posibilidades de corresponder con la respuesta prevista.

El mensaje puede tener dos tipos de significados fundamentales: directo e indirecto.  El significado directo expresa el sentido recto de lo que se expresa. Su manifestación más frecuente es en forma verbal.  El significado indirecto expresa un sentido entre líneas, a veces, metafórico.

Toda la variedad de significados que pueden recibirse en un mensaje apuntan a la complejidad del proceso de comunicación y a la necesidad de analizar cada uno de estos factores en aras de una mejor comprensión de los significados de los mensajes recibidos y emitidos durante la negociación.

Marco de referencia

La interpretación de un mensaje depende de los códigos que se reconozcan. Esto es lo que se denomina marco de referencia. En la medida que el marco de referencia entre emisor y receptor sea diferente o semejante, así estará favorecida o no la comunicación.

Como la cultura del individuo juega un importante papel pues caracteriza y define su comportamiento, en el marco de referencia esta condicionante debe tenerse muy en cuenta para la elaboración del mensaje y para estimar su comprensión. Cuando se trata de emisores y receptores de culturas diferentes, el proceso puede ser más complejo.

 No debe olvidarse que los individuos que reciben un mensaje suelen relacionarlo con el imaginario social y con las experiencias de los grupos sociales a que pertenecen. Juzgarán el mensaje, lo considerarán negativo o positivo; aceptable o condenable, según éste ayude o confiera valor a su grupo social. Este marco de referencia constituye una especie de “filtro” de la información pues diferentes grupos pueden asimilar el contenido manifiesto como contenido implícito y viceversa, o pueden también llegar a transformar los contenidos manifiestos en su opuesto.

Barreras en la comunicación

Muy variadas pueden ser las barreras que se encuentren en la comunicación durante la negociación. Una de ellas es la percepción diferente que puedan tener las partes o sus miembros con relación a un problema o aspecto de la negociación. Esta percepción  depende de la formación profesional, cultura, vivencias, códigos y  lenguaje del individuo.

Otra barrera puede ser la falta de control de las emociones.  La ira, las actitudes defensivas, el miedo o la vergüenza, que pueden suscitar conflictos innecesarios.

Si bien el lenguaje es medio de comunicación por excelencia, junto a él la influencia de los movimientos corporales, el modo de vestir, los gestos y la expresión del rostro comunican significativamente durante determinadas situaciones de negociación si el observador es atento. El conocimiento de ello permite advertir cuándo no hay correspondencia entre la comunicación verbal y no verbal, si es así, es que evidentemente ha surgido una barrera en la comunicación.

La desconfianza es otra barrera que existe por el desconocimiento mutuo de las partes, no obstante, puede ser superada en el desarrollo de la negociación, o mejor aún, en la etapa de su preparación.

Como ha sido expuesto, todo el trabajo de preparación de la negociación se pone de manifiesto durante el desarrollo de la negociación y de sus sesiones de trabajo, estas constituyen una especie de puestas en escena (sin ensayo), en las que no siempre hay tiempo para consultas y  que por lo general, alcanzan resultados que dependen de la habilidad y de la agilidad de acción y respuesta de los integrantes del grupo negociador.

Notas, fuentes y recursos

Bibliografía:

Administración Quinta Edición. Capítulo dieciocho. Comunicación y negociación. pp 563 - 594.
Centro de Servicios al Comercio Exterior. Técnicas de negociación internacional. México, 1992.
Guiraud, Pierre. La semiología. Ed. Siglo XXI Editores, ed. 23, México, 1997. 133 pp.
Lesiker, Raymond V. “A General Semantics Approach to Communication Barrers in Organizations” en: Organizational Behavior: A Book of Reading. NY. Mc Graw Hill. 1977.
Masvidal, Mario. Conferencias en el módulo "Cultura y comunicación" de la Maestría en Desarrollo Cultural. ISA. Enero del 2000.
Paoli, J. Antonio. Comunicación e información. Perspectivas teóricas. Ed. Trillas. México, 1989. 138 pp.
Roy Lewicki y Josepth Litterer. Negotiation and Negotiator. reedings, exercises and cases, Homewood III. Irwin, 1985

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Msc. Edgar Timor Sánchez

Master en Desarrollo Desarrollo Cultural. Profesor Auxiliar Adjunto del Instituto Superior de Arte (Universidad de las Artes de Cuba). Profesor Adjunto del Centro Nacional de Superación para la Cultura. Investigador Agregado.

edgar_timorarrobahotmail.com  

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