EL GRUPO NEGOCIADOR

Autor: Msc. Edgar Timor Sánchez

NEGOCIACIÓN

02 / 2003  

Para la conducción del grupo negociador se deben seguir determinadas pautas metodológicas. En primer lugar se debe definir la tarea, el objetivo del grupo, responder a la pregunta ¿para qué?. A continuación el contenido de las sesiones, la temática a abordar, que debe responder a la pregunta ¿qué?. Siguen los procedimientos para desarrollar su actividad, es decir, las técnicas de negociación que se aplicarán, que responden a la pregunta ¿cómo?. Todo esto requiere de una coordinación que guíe el proceso grupal y de las formas en que se llevará a cabo la tarea: dinámica.

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Negociar requiere de conocimientos, habilidades y actitudes. Para lograr éxito en una negociación es necesario una preparación previa, entre cuyos aspectos principales se encuentran: definir los objetivos, aspiraciones y barreras; trazar la estrategia, táctica y técnicas a aplicar; establecer los límites de la negociación y sus posibles variantes; conocer el marco legal en que se desarrollará la negociación; caracterizar a la contraparte, a su grupo negociador y a las personas que lo integran.

Para ello la formación del grupo negociador es de vital importancia, ya que de su preparación dependerá, en gran medida, el éxito de la negociación en cuestión.

El enfoque que aquí se expone acerca del grupo negociador, aplica y reconoce la utilidad de las dinámicas del trabajo grupal, que definen al grupo como “conjunto restringido de personas por constantes de tiempo y espacio, en mutuo contacto, articuladas por su representación interna y que se propone –de forma explícita o implícita– una tarea..."[1].  

Así, el grupo negociador puede ser visto como un grupo centrado en la tarea se caracteriza por la ejecución de una tarea específica de negociación, para lo cual se requiere el encuadre previo del grupo para un mejor desempeño de los diferentes roles de sus integrantes. Otra de sus características es la definición de un líder (coordinador) y la existencia de redes de comunicación centrífugas, (del grupo hacia el entorno) y centrípetas (del entorno hacia el grupo) en su dinámica.  

La preparación del grupo negociador es fundamental, para que pueda dirigir la negociación hacia sus objetivos y aprovechar las oportunidades que aparezcan en su desarrollo.

Durante las negociaciones son disímiles las tareas que debe enfrentar el grupo negociador, por ello y como se refería anteriormente, es necesario asumir diferentes roles por parte de sus integrantes.  

Rol es un modelo organizado de conducta que define la posición que deberá asumir un individuo. En el grupo negociador los roles se determinan de antemano, de acuerdo a la estrategia a seguir en la negociación y los objetivos de la misma. Entre los más importantes el autor considera:  

Conductor (Líder).  Es el encargado de la formación y preparación del grupo negociador. Debe asumir la responsabilidad del equipo durante la negociación aún cuando no sea el jefe en otras oportunidades. No es indispensable que sea el de mayor jerarquía, inclusive pudiera ser una táctica que no lo fuera.  

Es el que abre la sesión de negociación, habla y da la palabra a los integrantes de su grupo; detecta y señala los obstáculos que presente la tarea; analiza la funcionalidad de los roles; cierra la sesión de negociación e informa a los jefes superiores.  

Sintetizador.  Se encarga de formular preguntas, hacer aclaraciones, resumir las generalidades, ganar tiempo en la negociación a favor de su grupo o de su conductor. Aclara las propuestas. Es un auxiliar del conductor.  

Observador.  Su labor fundamental durante la negociación consiste en escuchar, registrar señales, captar sutilezas y matices, "leer" el ambiente general y analizar las reacciones, la preparación y las relaciones entre los miembros de la contraparte.  

Emergente.  Puede preverse o surgir en la negociación. Da respuesta a la interpretación de una situación específica. Ayuda al clima y a la dinámica del proceso negociador.  

Enuncia o transmite algo como propio pero que en todo momento se corresponde con los intereses del grupo negociador y con los objetivos de la negociación. En diferentes situaciones pueden aparecer distintos emergentes.  

Chivo expiatorio.  Es un tipo especial de emergente al que se le asignan determinados aspectos negativos en la negociación. Esto le crea una imagen desfavorable con la contraparte y con frecuencia es eliminado del grupo negociador una vez cumplido su rol.  

Para la conducción del grupo negociador se deben seguir determinadas pautas metodológicas.  En primer lugar se debe definir la tarea, el objetivo del grupo, responder a la pregunta ¿para qué?.  A continuación el contenido de las sesiones, la temática a abordar, que debe responder a la pregunta ¿qué?.  Siguen los procedimientos para desarrollar su actividad, es decir, las técnicas de negociación que se aplicarán, que responden a la pregunta ¿cómo?.  Todo esto requiere de una coordinación que guíe el proceso grupal y de las formas en que se llevará a cabo la tarea: dinámica.  

PAUTAS metodológicas para conducir el grupo negociador
1. Tarea: Objetivo del grupo. ¿para qué?
2. Temática: Contenido de las sesiones. ¿qué?
3. Técnicas: Procedimientos para desarrollar la actividad. ¿cómo?.
4. Coordinación: Guía el proceso grupal.
5. Dinámica: Formas de llevar a cabo la tarea.

Tarea

El objetivo del grupo es preparar y llevar a cabo una negociación dada, actividad en la que se centrará la tarea. La diversidad y complejidad de las negociaciones requiere, con frecuencia, que el grupo esté integrado por personas de diferentes especialidades (comerciales, abogados, economistas, psicólogos, etc.).

El dominio de la tarea permite un mayor esclarecimiento, comprensión, aceptación y movilidad de roles que deben desempeñar cada uno de los integrantes del grupo.

Temática

El contenido de las sesiones de trabajo del grupo se agrupa en dos etapas: una previa a la negociación y la otra de desarrollo de la negociación.

En la etapa previa a la negociación el contenido de las sesiones estará dirigido a esclarecer la tarea y buscar toda la información necesaria que permita su dominio por parte de cada uno de los integrantes del grupo. En este momento es importante la definición de los roles de cada uno de sus miembros en la etapa posterior.

Durante el desarrollo de la negociación el contenido estará determinado por el avance que se tenga en las negociaciones y la habilidad con que se manejen y apliquen la diferentes técnicas. Todo el trabajo previo se pone en manifiesto en esta puesta en escena en la que no siempre hay tiempo para consultar y en ocasiones los resultados dependen de la habilidad de los integrantes del equipo y su agilidad de acción y respuesta.

Técnicas  

Con frecuencia se tiende a confundir las técnicas con la dinámica. Ambas son  elementos de gran importancia. Las técnicas de negociación son diversas y deben ser de dominio del grupo en correspondencia con la tarea asignada y la estrategia a seguir. Tanto las técnicas como la estrategia deben ser discutidas con el grupo, nunca impuestas. De esta manera el grupo estará más comprometido con esa tarea que debe ver como suya.

Las técnicas (¿cómo?) deben responder a la temática (¿qué?) y validar la tarea (¿para qué?).

Coordinación

El coordinador del grupo debe ser un facilitador de la comunicación y participar activamente con el grupo. Tiene entre otras las funciones siguientes:

1.       Mantener y sustentar el encuadre.

2.       Crear, fomentar y mantener la comunicación.

3.       Facilitar el vínculo y la tarea.

4.       Detectar y señalar los obstáculos que se presenten en la tarea.

5.       Promover la indagación y el descubrimiento de nuevos aportes.

6.       Detectar situaciones emergentes: oportunidades y amenazas.

7.       Analizar la funcionalidad de los roles.

8.       Reflexionar acerca de las relaciones de los integrantes.

Dinámicas

La temática está relacionado con la tarea central, su claridad y objetividad. Las dinámicas con las formas de llevar a cabo esta tarea (¿cómo?), el movimiento de roles y el clima o ambiente que rodea ese espacio grupal, entendiéndose por tal, el espacio generado por la interacción individuo-grupo en el proceso de su desarrollo.

Los elementos temático y dinámico deben estar balanceados para que contribuyan el mejor desarrollo y desenvolvimiento de la tarea sin generar tensiones entre los integrantes del grupo.

Se puede afirmar que no hay dos negociaciones iguales, por lo que un mismo grupo negociador afrontará cada negociación de manera creadora, aún cuando se trate de un mismo producto y de una misma contraparte la negociación tendrá características diferentes, pues el entorno en que se desarrollara no igual que el anterior ni sus participantes serán ya exactamente iguales. Saber negociar, dominar estas técnicas y hacerlo de una manera culta contribuye a dar una buena imagen de la entidad.

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Msc. Edgar Timor Sánchez

Master en Desarrollo Desarrollo Cultural. Profesor Auxiliar Adjunto del Instituto Superior de Arte (Universidad de las Artes de Cuba). Profesor Adjunto del Centro Nacional de Superación para la Cultura. Investigador Agregado.

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